> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://documentation.efalia.com/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://documentation.efalia.com/produit/acropolis/administration/gestion-des-utilisateurs.md). # Gestion des utilisateurs Ce menu permet d'accéder à la gestion des utilisateurs et à la gestion des listes.
## Utilisateurs Cette fonctionnalité permet de créer des utilisateurs et d'avoir accès à tous les utilisateurs existants. La création d'un nouvel utilisateur s'effectue avec le bouton . Il est proposé (facultatif) lors de la création de se baser sur un utilisateur "modèle" permettant de reprendre les préférences définies dans ce modèle. Il est donc possible de créer plusieurs modèles en fonction des différents profils utilisateurs identifiés dans votre établissement. {% hint style="info" %} La création d'un nouvel utilisateur implique de le relier à un contact existant. L'utilisateur est donc aussi enregistré en tant que contact dans ACROPOLIS. {% endhint %} Dans le cas d'une création manuelle, il est plus simple de créer en premier lieu tous les contacts et ensuite de créer tous les utilisateurs. Pour modifier un utilisateur existant, faire un double clic sur l'utilisateur. {% hint style="info" %} La recherche dans cette fenêtre est plus aisée à l'aide de la zone filtre qui recherche dans le code et le nom des utilisateurs existants. {% endhint %}
### Menus Plusieurs boutons sont disponibles en haut de cette fenêtre.
#### Mot de passe
Permet de changer le mot de passe de l'utilisateur. #### Menu personnel :
Permet d'ajouter ou supprimer des tuiles sur l'écran de l'utilisateur. #### Préférences
Permet de modifier les préférences de l'utilisateur. Pour le détail des préférences, veuillez consulter le support dédié. ### Délégations Une délégation est la possibilité de "confier" à un autre utilisateur (par exemple pendant une période d'absence), les diffusions que l'on reçues et/ou les participations à des workflows. Dans la partie haute de la fenêtre on retrouve les délégations données, dans la partie basse, celle que l'utilisateur à reçue.
Lors de l'ajout d'une nouvelle délégation, l'utilisateur doit sélectionner un autre utilisateur (son délégué) ainsi qu'une période de date pendant laquelle la délégation sera active. Ensuite l'utilisateur doit choisir les éléments à déléguer. * **Déléguer les diffusions nominatives** : autorise la délégation sur les diffusions nominatives reçues. Dans ce cas, le délégué recevra une copie de la diffusion initiale. * **Traiter la diffusion d'origine** : permet, lorsque la diffusion du délégué est traitée, de traiter la diffusion initiale. Cela permet à la personne de retour d'absence de ne pas avoir à traiter les diffusions qui auront été déléguées.
* **Déléguer l'appartenance aux listes utilisateur** : autorise la délégation sur les diffusions envoyées aux listes auxquelles l'utilisateur appartient. * **Déléguer l'appartenance aux domaines, aux droits de l'agenda et droits sur les dossiers** : permet au délégué d'acquérir les droits de l'utilisateur pendant la durée de la délégation. * **Pour ce type de dossier** : permet de préciser et donc de restreindre à un type de dossier. * **Déléguer les workflows en exécution** : permet d'autoriser la délégation sur les workflows. * **Pour ce workflow** : permet de restreindre à une définition de workflow. {% hint style="info" %} Dupliquer les délégations si plusieurs options sont nécessaires (exemple type de workflow). {% endhint %} #### Traitements 3 options sont disponibles :
**Supprimer les exceptions de droits sur les documents :** Supprime les droits exceptionnels apposés sur tous les documents pour cet utilisateur sauf pour les documents ayant une diffusion nominative non traitée.
**Copier les préférences d'affichage vers tous les autres utilisateurs** Copie toutes les préférences concernant l'affichage des listes (suite recherche) vers tous les utilisateurs.
**Appliquer des modifications depuis un utilisateur modèle.** Permet d'appliquer (à partir d'un utilisateur modèle) les applications, domaines, listes, chronos, droits, préférences et droits de gestion.
### Identité Cet onglet permet de gérer les autorisations et valeurs par défaut associées à un utilisateur.
**Login** : 10 caractères (obligatoire lors de la création d'un nouvel utilisateur). Ce login sera utilisé lors de la connexion. **Contact et fiche contact associée** : L'utilisateur doit être relié à une fiche contact. La fiche contact contient les coordonnées de l'utilisateur. Sélectionnez la fiche contact correspondant à la personne que vous inscrivez. Dans la fiche contact, vous devez renseigner impérativement la civilité, le nom, le prénom, ainsi que le nom de la société définie comme entreprise principale pour ce contact. Il est obligatoire de lier l'utilisateur à une fiche pour valider la création. **Domaine** : Le domaine principal indique sur quel domaine (ou service) l'utilisateur se connecte par défaut. Si l'utilisateur appartient à plusieurs domaines utilisez alors l'onglet Domaines pour ajouter les autres domaines. **Chrono** : Le chrono indique sur quelle chrono (armoire) est placé l'utilisateur à la connexion. Si l'utilisateur doit accéder à plusieurs chronos, utilisez alors l'onglet Chronos pour ajouter les autres chronos. **Site :** Le site indique sur quel site géographique se trouve cet utilisateur. **Type d'utilisateur :** * Direct : l'utilisateur se connecte à Acropolis (cas le plus courant) * Indirect : l'utilisateur peut recevoir une diffusion (par mail) mais ne se connecte pas à Acropolis * Inactif : l'utilisateur n'est plus actif mais on garde une traçabilité * Système : Il s'agit d'un programme qui se connecte à Acropolis pour échanger des données. **Compte Active Directory, Domaine Windows et compte LDAP** Le compte Active Directory et domaine Windows doivent être renseigné pour la mise en place du SSO (Single Sign-On ou authentification unique). **Droits de gestion** * Administrateur : Détermine si l'utilisateur est Administrateur de l'application. * Gestion des descripteurs : Autorise ou non l'accès à la gestion des descripteurs. * Gestion des assistants : Autorise ou non à gérer des assistants et les workflows. * Gestion des paramètres : Autorise ou non l'accès à la gestion des paramètres. ### Licences Sont indiquées ici par module, le statut des licences dont vous disposez.
Si un message indique « Vous n'avez pas accès à cette fonctionnalité », cela sous-entend souvent que les licences ne sont pas à jour pour un utilisateur. L'attribution des licences requiert la présence du fichier droits2.xml (fourni par ODYSSEE INGENIERIE). ### Chronos Cet onglet permet de définir à quels chronos ou espaces sécurisés l'utilisateur a accès. Sélectionner ensuite la ou les cases à cocher correspondantes. Le chrono grisé est le chrono par défaut de l'utilisateur, sa modification s'effectue sur l'onglet "identité".
### Domaines Cet onglet permet de définir les domaines auxquels l'utilisateur a accès. Sélectionner la ou les cases à cocher correspondantes. La case ‘Afficher les domaines affectés uniquement' permet de n'afficher que les domaines auxquels l'utilisateurs est rattaché.
Le domaine grisé est le domaine par défaut de l'utilisateur, sa modification s'effectue sur l'onglet "identité". ### Membre de Cet onglet indique de quelle(s) liste(s) de diffusion l'utilisateur fait partie. Un utilisateur peut être membre de plusieurs listes
Les valeurs « liste 1 » et « liste 2 » peuvent être utilisées dans les assistants et les parapheurs. Par exemple : indiquer le N+1 et le délégataire de l'utilisateur. ### Applications Cet onglet permet de définir à quelles applications externes l'utilisateur a accès. La sélection se fait en cochant la ou les cases correspondantes.
Ces applications externes peuvent être : * Des menus personnalisables que l'on peut autoriser à plusieurs utilisateurs en même temps (ex : création d'un menu « recherche » par profil d'utilisateurs). * Des appels de programmes externes depuis ACROPOLIS. * Programme spécifique. Seuls les menus personnalisables peuvent être crées par l'utilisateur, la création des programmes externes spécifiques est réalisée par l'équipe de développement d'ACROPOLIS. ### Autorisations Cet onglet permet de définir les autorisations pour la création, la modification et la suppression des principales entités d'ACROPOLIS. Il permet aussi de gérer l'accès à certaines fonctions (requêtes multicritères, modèles bureautique …).
**Création** : Pour autoriser l'utilisateur à la création d'une entreprise, d'un contact, d'une action, d'un dossier, d'un document. **Mise à jour** : Pour autoriser l'utilisateur à modifier une entreprise, un contact, une action, un dossier, un document. **Suppression** : Pour autoriser l'utilisateur à supprimer une entreprise, un contact, une action, un dossier, un document. **Autorisé à** : Pour autoriser l'utilisateur à gérer : son menu personnel, exporter, importer, synchroniser l'agenda, changer de chrono, changer son mot de passe, gérer les modèles bureautique… * Gérer les états : permet la création d'états. * Gérer le menu personnel : permet de modifier les raccourcis crées sur la page d'accueil. * Gérer les modèles bureautiques : permet la création de modèles bureautiques. * Gérer les listes de son domaine : permet d'ajouter et de supprimer des utilisateurs pour les listes de son domaine. * Gérer les requêtes multicritères : permet la création de requêtes multicritères. * Utiliser les requêtes multicritères : permet l'utilisation des requêtes multicritères. * Utiliser les assistants : permet d'utiliser les assistants. * Utiliser la recherche par texte intégral : donne la possibilité de rechercher en full text (si ce module optionnel est activé) * Exporter : permet l'export de recherche par zones (client riche uniquement) * Importer : permet l'import de données (client riche uniquement) * Changer le mot de passe : affiche le menu changer de mot de passe * Utiliser les programmes externes : permet d'utiliser les interfaces avec d'autres applications et les raccourcis créés par les administrateurs * Utiliser les statistiques : permet dans un résultat de recherche par zones d'avoir une visualisation graphique (client riche). * Synchroniser le répertoire personnel : synchronise le répertoire d'adresses d'Outlook. * Synchroniser l'agenda : synchronise l'agenda avec celui d'Outlook. * Requêtes SQL dans l'interpréteur : permet d'exécuter des requêtes SQL dans l'interpréteur. * Changer le chrono d'un document : permet de modifier le chrono d'un document (sur les chronos autorisés à l'utilisateur). * Intégration via explorateur : ajoute un menu dans le clic droit de l'explorateur de fichier pour intégrer des documents (client riche uniquement). * Gérer les diffusions créées par un utilisateur ayant le même domaine principal : permet de modifier et de traiter les diffusions créées par un utilisateur ayant le même domaine principal. * Gérer les diffusions créées par un utilisateur dont le domaine principal est autorisé : permet de modifier et de traiter les diffusions créées par un utilisateur dont le domaine principal est autorisé. * Utilisation du Shell Acropolis : permet d'exécuter des commandes dans une console (réservé aux administrateurs) ### GED
{% hint style="warning" %} Cet écran n'est plus utilisé et sera prochainement remplacé. {% endhint %} * **Impression de code barre :** affiche ou non le code barre dans les éditions standard. * **Numérisation par lot :** fonctionnalité obsolète. * **Archivage :** autorise l'archivage des documents. * **Publication vers support externe :** donne l'accès aux menus stockage publication FTP. * **Publication vers portail :** donne l'accès aux menus stockage publication SHAREPOINT. * **Autorisé à copier :** fonctionnalité obsolète. * **Autorisé à imprimer :** fonctionnalité obsolète. * **Autorisé modifier les images non archivées :** fonctionnalité obsolète. * **Autorisé à envoyer par mail ou télécopie :** fonctionnalité obsolète. * **Autorisé à utiliser l'OCR :** permet de lancer un OCR à partir du poste client. * **Autorisé à utiliser l'OCR pour la mise à jour d'adresse :** permet de lancer un OCR à partir du poste client pour la saisie d'adresse (en cours de développement). * **Autorisé à enregistrer sous … :** ajoute l'option d'enregistrement du fichier. L'option se base sur les préférences utilisateur / Document. * **Autorisé à remplacer un document PDF :** permet de remplacer un PDF
**Rôle (signature électronique) :** permet d'ajouter le rôle de l'utilisateur dans la signature. ### Types Sur cet écran, il est possible d'affecter des types par défaut lors de la création des entités d'ACROPOLIS, dans le but de faciliter la création de celles-ci.
La case à cocher « Limité » permet de bloquer, si elle est cochée, la sélection des types en mode création. Seul le type défini sera utilisable. **Entreprise** : Permet d'indiquer le type d'entreprise affecté par défaut lors de la création d'une entreprise. **Contact** : Permet d'indiquer le type de contact affecté par défaut lors de la création d'un contact. **Action** : Permet d'indiquer le type d'action utilisé par défaut lors de la création d'une action. **Dossier** : Permet d'indiquer le type de dossier utilisé par défaut lors de la création de dossier. **Document** : Permet d'indiquer le type de document utilisé par défaut lors de la création d'un document. ### Actions Cet onglet permet de définir certaines options qui concernent les actions.
### Dossiers Cet onglet permet de définir certaines options qui concernent les dossiers.
### Documents Cet onglet permet de définir des préférences lors de la visualisation de liste de documents, de la saisie et de l'intégration d'un document.
* **Editeur par défaut** : lors de la création d'un nouveau courrier, permet de définir par défaut la nature du courrier départ (Word, Excel …) * **Ouvrir les documents HTML avec un éditeur** * **Visualiser ou non l'entête des documents non autorisés** : suite à une recherche, donner ou non la possibilité de visualiser l'entête d'un document pour lequel l'utilisateur n'a pas les droits de consultation (fiche et document). Permet de prendre connaissance de l'existence d'un document. Le document doit être dans un chrono autorisé à l'utilisateur. * **Suppression du document après intégration dans Acropolis** (suite à un glisser déposer et clic droit avec le client riche, intégration rapide pour le web). * **Signature numérique** : fonctionnalité plus utilisée dans ce menu (en cours de suppression). * **Afficher un message de confirmation lors de la saisie sans diffusion** : affiche un message d'alerte pour les courriers ARRIVEE, DEPART, INTERNE s'ils sont créés sans diffusion. Toutes ces options peuvent être gérées par l'utilisateur lui-même au niveau du menu « Préférence ». ### Diffusions Cet onglet permet de définir les préférences concernant les diffusions.
Sur cet écran, il est possible de : * Définir le moyen de diffuser (Acropolis uniquement, fiche de diffusion ou Mail) : avec l'option Mail, une diffusion est créée dans Acropolis et, de plus, un mail est envoyé au destinataire. * Recevoir ou non le document en pièce jointe lors d'une diffusion adressée personnellement. * Notifier un destinataire à la création d'une diffusion (\*). * Recevoir un mail pour chaque diffusion adressée (\*). * Recevoir un mail pour les diffusions non traitées (\*). {% hint style="info" %} (\*) Nécessite le paramétrage d'ADC pour fonctionner. {% endhint %} ### Messagerie Cet onglet permet de définir le paramétrage de la messagerie en lien avec Acropolis.
Sur cet écran, il est nécessaire de renseigner : * Le Type de protocole (POP, IMAP, SMTP) pour les mails entrants et sortants. * Le nom des 2 serveurs. * Les ports des serveurs. * L'adresse email et l'adresse de réponse. * Le Nom complet. * L'utilisateur mail ainsi que le mot de passe. ### CTI Cet onglet permet de définir le paramétrage dans le cadre d'un Couplage Téléphonie Informatique (CTI). Le CTI permet de coupler la téléphonie et ACROPOLIS.
### Télécopie Cet onglet permet de définir le paramétrage d'un FAX.
### Champs libres Cet onglet permet de saisir des remarques pour la fiche de l'utilisateur. Chaque Ligne correspond à un champ de fusion et donc peut être exploitée dans un document.
### Images Cet onglet permet de sélectionner des fichiers images à associer à l'utilisateur. Il est ainsi possible d'ajouter : * Une photo * Une signature * Une carte de visite
La signature pourra être utilisée dans le la signature graphique d'un courrier. Elle peut être cumulée avec une signature numérique (certificat). ### Ventes Cet onglet permet l'utilisateur à utiliser des documents vente (module gestion commerciale). Il permet aussi de définir les options de modifications des articles et des remises.
### Système Cet onglet donne les informations concernant la date de création de la fiche.
## LISTES Les listes permettent d'envoyer des diffusions aux utilisateurs qui composent cette liste. La liste peut contenir qu'une seule personne (plus facile à gérer dans le cas de changement de poste). {% hint style="info" %} Dans le cas d'une diffusion à une liste, toutes les personnes de la liste voient la diffusion (dans l'état à traiter) mais la première personne qui traite cette diffusion, le fait pour toutes les personnes de la liste. {% endhint %} Les listes sont autorisées aux domaines fonctionnels (seuls les utilisateurs de ses domaines pourront envoyer des diffusions vers ces listes). Par exemple : * R RH = Responsable du service RH * PE RH = Point d'entrée (gestionnaires) du service RH * RH = Tout le service RH L'écran suivant affiche toutes les listes crées ainsi que le nombre de personnes contenues dans chaque liste.
Un utilisateur peut avoir plusieurs domaines, pas de liste ou une infinité de liste. Suite à un changement d'organigramme (réorganisation), il est nécessaire de recaler le domaine et faire correspondre les listes. Pour créer une liste, Il suffit après avoir cliqué sur le bouton , de saisir le code de la liste, le libellé et de valider votre saisie.
Une liste peut avoir un domaine principal. Si elle a un domaine principal, on donne les droits aux utilisateurs de ce domaine la possibilité d'utiliser cette liste. Dans l'onglet domaine, associer les autres domaines qui seront autorisés à cette liste. Un responsable peut être associé à cette liste, il s'agit d'une information (facultative) qui peut être nécessaire de renseigner si l'on crée des assistants nécessitant cette information. Si une liste n'est plus utilisée (suite changement d'organigramme) on peut cocher la case inactive pour qu'elle n'apparaisse plus. Le bouton permet d'imprimer une page A4 (séparateur) avec un code barre permettant dans le processus de scan par lot de créer une diffusion automatiquement à cette liste pour chaque courrier que l'on est en train de numériser.
Le bouton permet de générer un organigramme de la liste. Fonctionnalité en cours de développement. Onglet Horodatage : Cet onglet permet d'indiquer quel utilisateur a créé la liste et qui la modifié et à quelle heure. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter, and the optional `goal` query parameter: ``` GET https://documentation.efalia.com/produit/acropolis/administration/gestion-des-utilisateurs.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is optional and describes the broader end goal you are ultimately trying to accomplish on behalf of the user. GitBook uses it to tailor the answer towards what is most useful for that goal. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.