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# Tableau de bord des actions de Workflow
Le **tableau de bord** est l'espace central pour consulter et traiter les actions qui vous sont confiées dans les circuits de validation Multigest. Il permet de suivre l'avancement des processus, de valider des actions et d'accéder aux documents associés.
{% hint style="info" %}
**Quelques repères.** Un **workflow** (ou **circuit de validation**) fait circuler un document entre plusieurs intervenants ; à chaque étape, une **action** est confiée à un **acteur** (la personne qui doit la réaliser : valider, signer, viser…). Un **processus** est l'exécution d'un workflow sur un document. Voir le [glossaire](/documentations/multigest/annexes/glossaire.md) pour les autres termes.
{% endhint %}
***
## Accéder au Tableau de Bord
Le tableau de bord Workflow est accessible depuis :
* La **page d'accueil** de Multigest (onglet Workflow)
* Le **menu principal** en haut de l'interface
📸 **CAPTURE : multigest-taches-01-tableau-bord.png**
> Vue d'ensemble du tableau de bord Workflow avec les trois zones principales
***
## Structure du Tableau de Bord
Le tableau de bord se compose de trois zones :
| Zone | Description |
| ----------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Barre d'outils principale** | Actions globales (accueil, aide, filtres, statistiques, notifications, rafraîchissement) |
| **Panneau de filtres** | Formulaire de recherche et filtrage des actions |
| **Liste des actions** | Tableau hiérarchique avec statut, délais et actions disponibles |
{% hint style="info" %}
💡 Par défaut, le contenu est filtré sur les 6 derniers mois à partir de la date de démarrage des processus.
{% endhint %}
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## Comprendre la Liste des Actions
### Hiérarchie des Actions
Les actions s'organisent sur deux niveaux :
* **Niveau 1 — Actions principales** : listées directement dans le tableau
* **Niveau 2 — Actions secondaires** : dépendantes des actions principales, accessibles en dépliant l'arborescence
### Quelles actions s'affichent ?
À l'ouverture, le tableau affiche par défaut **vos actions** (« Mes actions »). Vous pouvez changer le périmètre affiché :
* **Mes actions** — les actions dont vous êtes l'acteur ;
* **Les actions non attribuées** — celles sans acteur attitré ;
* **Toutes les actions** — y compris celles des autres acteurs.
{% hint style="info" %}
Voir les actions **d'autres utilisateurs** que vous nécessite une **habilitation** adéquate (superviseur, par exemple). Plus largement, les opérations proposées sur une action dépendent de vos **habilitations**.
{% endhint %}
### État d'avancement (délai)
La colonne **« État d'avancement »** affiche une échelle de temps colorée traduisant le temps restant avant que l'action ne soit « en retard » :
| Couleur | Temps restant |
| --------- | ------------------------------------ |
| 🟢 Vert | de 100 % à 50 % |
| 🟠 Orange | de 50 % à 0 % |
| 🔴 Rouge | délai dépassé (action **en retard**) |
📸 **CAPTURE : multigest-taches-02-etat-avancement.png**
> Liste des actions avec le code couleur d'état d'avancement
{% hint style="info" %}
Survolez la colonne pour afficher une fenêtre détaillée avec les dates et délais précis.
{% endhint %}
### Tri et Pagination
* Cliquez sur l'en-tête d'une colonne pour trier la liste selon ce critère
* Les actions principales sont **paginées** ; une barre de navigation sous le tableau permet de passer d'une page à l'autre
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## Filtrer les Actions
{% stepper %}
{% step %}
## Étape 1 : Ouvrir le panneau de filtres
Le panneau de filtres est visible par défaut sur le côté du tableau de bord. Cliquez sur l'icône dédiée pour le réduire ou l'agrandir selon vos besoins. Sa position est mémorisée pour vos prochaines visites.
{% endstep %}
{% step %}
## Étape 2 : Saisir vos critères
Deux types de champs sont disponibles :
| Type | Opérateurs disponibles |
| ------------------------ | ------------------------------------------------------------ |
| **Zone de saisie texte** | Égal, Pas égal, Commence par, Finit par, Contient |
| **Liste déroulante** | Saisie semi-intuitive (valeurs calculées depuis les données) |
| {% endstep %} | |
{% step %}
## Étape 3 : Exécuter la recherche
Cliquez sur **"Exécuter la recherche"** dans la barre d'outils du panneau de filtres.
{% endstep %}
{% endstepper %}
### Enregistrer et Réutiliser des Recherches
Depuis la barre d'outils du panneau de filtres, vous pouvez :
| Bouton | Action |
| ---------------------------------- | ----------------------------------------------- |
| Enregistrer une recherche | Sauvegarde les critères actuels sous un nom |
| Lister les recherches enregistrées | Rappelle une recherche précédemment sauvegardée |
| Réinitialiser le formulaire | Efface tous les critères |
| Supprimer une recherche | Supprime une recherche enregistrée |
***
## Traiter une Action
### Actions Disponibles depuis le Tableau
Pour chaque action listée, plusieurs opérations sont accessibles :
| Bouton | Description |
| ---------------------------- | ---------------------------------------------------------- |
| **Voir le document** | Affiche le document associé à l'action dans la visionneuse |
| **Commentaires** | Ajouter ou consulter les remarques sur l'action |
| **Atteindre le dossier GED** | Localise le document dans son armoire Multigest |
| **Actions complémentaires** | Ouvre la liste des options avancées |
📸 **CAPTURE : multigest-taches-03-actions-disponibles.png**
> Boutons d'actions disponibles sur une ligne du tableau de bord Workflow
### Actions Complémentaires
Le détail de chacune de ces opérations (réaliser/valider, attribuer, déléguer, notifier…) est décrit dans [Traiter une action](/documentations/multigest/workflow/traiter-action.md). En cliquant sur **"Actions complémentaires"**, vous accédez à :
| Action | Description |
| ----------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Accéder à l'action** | Ouvre l'interface complète de traitement de l'action |
| **Valider une action simple** | Valide directement l'action (uniquement si vous en êtes l'acteur attribué) |
| **Attribuer un acteur** | Modifie le responsable via une fenêtre de sélection (par utilisateur, organigramme ou secteur) |
| **Définir en non-attribué** | Retire le responsable actuel de l'action |
| **Notification manuelle** | Envoie un email de relance à l'acteur de l'action |
| **Voir le circuit** | Affiche le graphique du workflow (vue informative) |
| **Stopper le processus** | Arrête le circuit de validation (les actions secondaires sont également stoppées) |
| **Délégation unitaire** | Transfère la validation à un autre acteur pour cette action uniquement |
| **Modifier le délai** | Ajuste la date limite via un calendrier interactif |
| **Modifier les métadonnées** | Édite les métadonnées du document (onglet « Fiche document ») ou du dossier (onglet « Fiche index ») |
{% hint style="warning" %}
⚠️ **Arrêt du processus** : L'action "Stopper le processus" est irréversible. Elle interrompt définitivement le circuit de validation en cours, y compris toutes les actions secondaires associées.
{% endhint %}
***
## Validation par Lot
La validation par lot permet de valider plusieurs actions simultanément depuis le tableau de bord.
{% hint style="info" %}
La validation par lot n'est disponible que si elle a été **activée dans le paramétrage** des actions concernées (par l'administrateur). Le bouton reste **grisé** pour les actions qui ne la permettent pas.
{% endhint %}
### Procédure
{% stepper %}
{% step %}
## Étape 1 : Activer le mode validation par lot
Dans la barre d'outils du tableau de bord, activez **"Choix d'une validation par lot"**.
{% endstep %}
{% step %}
## Étape 2 : Sélectionner les actions
Cochez les cases à cocher des actions à valider en lot.
{% endstep %}
{% step %}
## Étape 3 : Valider la sélection
Cliquez sur le **bouton vert avec une coche blanche** pour déclencher la validation groupée.
**Résultat :** Les actions validées apparaissent en fond vert. Si les actions comportent un choix (vrai/faux ou choix multiple), une fenêtre contextuelle propose le choix à appliquer à l'ensemble de la sélection.
{% endstep %}
{% endstepper %}
***
## Fiche Suiveuse Workflow
La fiche suiveuse répertorie l'historique complet de toutes les actions réalisées sur un document dans le cadre d'un circuit de validation.
📸 **CAPTURE : multigest-taches-04-fiche-suiveuse.png**
> Fiche suiveuse avec les actions regroupées et les codes couleur de statut
### Fonctionnement
* Les événements sont **regroupés par action**
* Chaque action peut être **dépliée ou repliée**
* Par défaut : actions **terminées repliées**, actions **en cours dépliées**
### Code Couleur des Dates
| Couleur | Statut |
| --------- | ---------------- |
| 🟢 Vert | Action terminée |
| 🟠 Orange | Action en cours |
| 🔴 Rouge | Action en retard |
### Barre d'Outils de la Fiche Suiveuse
| Bouton | Action |
| ----------------------------------- | -------------------------------------------------- |
| Déplier toutes les actions | Affiche l'historique complet de toutes les actions |
| Replier toutes les actions | Réduit toutes les actions à leur titre |
| Déplier actions en cours uniquement | Affiche uniquement les actions actives |
| Masquer/Afficher actions système | Filtre les événements système automatiques |
### Cas Particuliers
Les **étapes optionnelles** en fin de workflow se valident automatiquement et apparaissent avec la mention "Étape ignorée" ou "Validation automatique".
Si plusieurs acteurs sont concernés par une étape, un bouton **"Fenêtre des acteurs sollicités"** permet d'afficher la liste complète des responsables.
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## Statistiques du Workflow
{% hint style="info" %}
💡 L'accès aux statistiques nécessite une **habilitation spécifique** accordée par votre administrateur.
{% endhint %}
Les statistiques sont accessibles depuis la barre d'outils du tableau de bord. Elles présentent, pour l'utilisateur connecté, le **nombre de processus** sur lesquels il est intervenu, le **nombre d'actions** (en cours, terminées, en retard, déléguées…) et les **temps de traitement** (moyen, total, retards, en jours).
La **période d'analyse** est modifiable via un calendrier. Par défaut, elle correspond au mois en cours.
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## Questions Fréquentes
Comment savoir quelles actions me sont confiées ?
Par défaut, le tableau affiche **« Mes actions »** : celles dont vous êtes l'acteur. Vous pouvez aussi configurer des **notifications e-mail** pour être alerté de l'arrivée de nouvelles actions (à activer par votre administrateur).
Puis-je traiter des actions si je ne suis pas l'acteur attribué ?
Non. La validation directe d'une action est réservée à l'utilisateur attribué. Cependant, selon vos droits, vous pouvez consulter les actions, ajouter des commentaires, ou demander une réattribution à votre administrateur.
Que se passe-t-il si je stoppe un processus par erreur ?
L'arrêt d'un processus est irréversible depuis l'interface utilisateur. Contactez votre administrateur Multigest immédiatement — certaines options de reprise peuvent être disponibles selon la configuration de votre workflow.
Comment déléguer une action à un collègue ?
Depuis les actions complémentaires, utilisez **"Délégation unitaire"** pour transférer la validation à un autre acteur pour cette action spécifique uniquement. La délégation ne modifie pas le paramétrage général du workflow.
Comment naviguer entre les pages d'actions ?
Les actions principales sont **paginées** : utilisez la barre de navigation en bas du tableau pour passer d'une page à l'autre. Les actions secondaires (niveau 2) sont masquées par défaut et s'affichent en dépliant l'action principale.
Comment modifier le délai d'une action ?
Depuis les actions complémentaires, cliquez sur **"Modifier le délai"** pour accéder à un calendrier interactif et ajuster la date limite. Cette fonctionnalité peut être soumise à des droits spécifiques selon votre configuration.
Les statistiques du workflow sont-elles disponibles pour tous les utilisateurs ?
Non. L'accès aux statistiques nécessite une **habilitation spécifique** accordée par votre administrateur. Si vous ne voyez pas le bouton Statistiques dans la barre d'outils, contactez votre administrateur pour vérifier vos droits.
Qu'est-ce que le visa automatique dans le workflow ?
Certaines actions se valident « **par visa automatique** » : une marque de validation est apposée automatiquement sur le document au moment où vous validez l'action. Son paramétrage est défini par votre administrateur.
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**Pour aller plus loin :**
* [Traiter une action Workflow](/documentations/multigest/workflow/traiter-action.md)
* [Filtrer et chercher vos actions](/documentations/multigest/workflow/filtrer-chercher-actions.md)
* [Description de la page d'accueil](/documentations/multigest/utilisation/description-page-accueil.md)
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# Agent Instructions
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