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# Actions secondaires du Workflow
Une **action secondaire** (ou « sous-action ») est une tâche rattachée à une **action principale** d'un processus Workflow. Contrairement à l'action principale, elle ne porte pas sur le document : il s'agit d'une opération à réaliser **en dehors de Multigest** (passer un appel téléphonique, envoyer un mail, obtenir une confirmation…) mais utile à la validation de l'action principale. Vous réalisez la tâche hors de l'outil, puis vous en **tracez la réalisation dans Multigest** en validant l'action secondaire.
{% hint style="info" %}
**Quelques repères.** Un **acteur** est la personne chargée de réaliser une action (vous, le plus souvent). La **GED** (Gestion Électronique de Documents) désigne le classement des documents dans Multigest ; « tracer en GED » signifie y enregistrer que l'action a bien été faite. L'**administrateur fonctionnel** est la personne qui paramètre les processus dans votre organisation — ce n'est pas l'utilisateur final.
{% endhint %}
{% hint style="info" %}
**Action principale vs action secondaire**
* Une **action principale** est une étape du circuit de validation : une manipulation attendue **sur le document** (consultation, visa, signature…), définie par le concepteur du processus.
* Une **action secondaire** est une opération **sans lien direct avec le document** (téléphone, mail, prise de décision…). Elle dépend obligatoirement d'une action principale. C'est l'**administrateur fonctionnel** qui décide, à la conception du processus, quelles actions principales peuvent porter des actions secondaires.
{% endhint %}
***
## Présentation
### Définition et finalité
Les actions secondaires sont généralement des gestes nécessaires à la validation de l'action principale à laquelle elles sont associées. Par exemple, il peut être primordial d'obtenir une confirmation par téléphone avant de signer un document.
{% hint style="warning" %}
⚠️ Dans certains cas, l'administrateur fonctionnel peut rendre les actions secondaires **obligatoires** : la validation de l'action principale devient alors **impossible** tant que toutes ses actions secondaires n'ont pas elles-mêmes été validées.
{% endhint %}
### Affichage dans le Tableau de Bord
Les actions secondaires se matérialisent dans la liste des actions du tableau de bord. La présence d'un signe **+** en début de ligne indique qu'une action principale porte des sous-actions ; cliquez dessus pour les **déplier** sous leur action principale.
Leur visibilité dépend du **filtre de niveaux** du tableau de bord :
| Réglage du filtre | Affichage |
| -------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------ |
| **Tous les niveaux** | Actions principales **et** secondaires (les secondaires apparaissent sous leur principale) |
| **Niveau secondaire uniquement** | Actions secondaires seules, sans le rattachement à leur principale |
Une fois dépliées, les actions secondaires forment un tableau avec ses **propres colonnes**, paramétrées par l'administrateur fonctionnel. Un **code couleur** indique le statut de chacune :
| Couleur | Statut |
| ------------- | ------------------------------------------ |
| 🔵 Bleu clair | En attente de validation (ou de refus) |
| 🟢 Vert | Validée (validation simple ou acceptation) |
| 🔴 Rouge | Refusée |
📸 **CAPTURE : multigest-workflow-actions-secondaires-01-tableau-bord.png**
> Action principale dépliée affichant ses actions secondaires avec leur code couleur
***
## Créer une Action Secondaire
Contrairement aux actions principales, les actions secondaires ne sont **pas paramétrées à l'avance**. Tout utilisateur ayant accès à l'action principale **et possédant l'habilitation nécessaire** peut en créer. Il n'y a **pas d'ordre** entre elles : vous pouvez en créer dès le début du processus puis en ajouter au fil de l'eau, et les valider dans n'importe quel ordre.
{% hint style="warning" %}
⚠️ Une action secondaire ne peut pas être créée si l'action principale est **« Non-attribuée »**. Un acteur doit d'abord lui être affecté.
{% endhint %}
La création s'effectue depuis la **liste des actions du tableau de bord**, de deux manières équivalentes :
{% tabs %}
{% tab title="Clic droit sur l" %}
1. Faites un **clic droit** sur la ligne de l'action principale concernée.
2. Dans le menu contextuel, choisissez la création d'une action secondaire.
{% endtab %}
{% tab title="Bouton menu de l" %}
1. Cliquez sur le **bouton menu** (⋮) en fin de ligne de l'action principale.
2. Dans le menu, choisissez la création d'une action secondaire.
{% endtab %}
{% endtabs %}
Une interface s'affiche pour renseigner le **formulaire de création** (champs définis par l'administrateur). Remplissez les champs, validez, puis confirmez le message. De retour sur le tableau de bord, l'action secondaire apparaît en **bleu** (en attente de réalisation par son acteur).
***
## Réaliser et Valider une Action Secondaire
L'acteur d'une action secondaire doit, comme pour une action principale, **tracer en GED** le fait qu'elle a été réalisée. Deux modèles de validation sont possibles ; c'est l'administrateur fonctionnel qui choisit lequel s'applique :
{% tabs %}
{% tab title="Validation simple" %}
Un **unique bouton de validation** est proposé : l'acteur marque l'action comme réalisée, sans autre choix.
{% endtab %}
{% tab title="Validation avec Acceptation / Refus" %}
L'acteur a le choix entre **valider par acceptation** ou **valider par refus**. La ligne passe alors en **vert** (acceptation) ou en **rouge** (refus).
{% endtab %}
{% endtabs %}
{% hint style="info" %}
💡 Il n'existe **pas d'écran dédié** à une action secondaire : cliquer sur sa ligne dans le tableau de bord n'ouvre rien. La validation se fait donc directement **depuis le tableau de bord**.
{% endhint %}
La validation peut être déclenchée de trois manières, toutes équivalentes :
* via les **boutons de validation** au bout de la ligne de l'action ;
* via le **menu contextuel** (clic droit sur la ligne) ;
* via le **bouton menu** (⋮) en fin de ligne.
Un message de confirmation s'affiche, puis une fenêtre de commentaire. La **saisie d'un commentaire** peut être paramétrée comme obligatoire ou optionnelle par l'administrateur.
***
## Autres Opérations sur les Actions Secondaires
Les actions secondaires disposent des **mêmes options** que les actions principales, accessibles via leurs boutons, leur menu contextuel (clic droit) ou leur bouton menu (⋮).
### Boutons de la ligne
| Bouton | Description |
| ---------------------------- | --------------------------------------------------------------------- |
| **Commentaire** | Voir et éventuellement ajouter un commentaire sur l'action secondaire |
| **Télécharger le document** | Télécharger le document du processus sur le poste |
| **Atteindre le dossier GED** | Ouvrir le dossier GED contenant le document du processus |
### Menu contextuel / Bouton menu
| Option | Description |
| ------------------------------------ | ------------------------------------------------------------------------------------------------ |
| **Attribuer un acteur** | Affecter l'action secondaire à un acteur |
| **Définir en non-attribué** | Retirer l'acteur de l'action secondaire |
| **Notification manuelle** | Relancer par mail l'acteur de l'action secondaire |
| **Voir le circuit** | Afficher la représentation graphique du processus (peu d'intérêt : processus à une seule action) |
| **Voir le suivi de l'action** | Lister les événements survenus sur cette action secondaire |
| **Voir le journal du processus** | Afficher les événements du processus secondaire |
| **Stopper le processus de l'action** | Arrêter le processus secondaire |
| **Délégation unitaire** | Déléguer l'action secondaire à un autre acteur |
| **Modifier le délai** | Ajuster la date limite de réalisation |
| **Modifier les métadonnées** | Modifier les métadonnées **de l'action secondaire** (renseignées à sa création) |
{% hint style="info" %}
💡 Les métadonnées **du document et du dossier** ne sont **pas** modifiables depuis une action secondaire — uniquement celles propres à l'action.
{% endhint %}
***
## Questions Fréquentes
Quelle est la différence entre une action secondaire et une action principale ?
L'action **principale** porte sur le document (consultation, visa, signature…) et fait progresser le circuit de validation. L'action **secondaire** est une opération annexe, **en dehors de Multigest** (téléphone, mail, décision…), rattachée à une action principale pour en faciliter la validation.
Peut-on créer une action secondaire sur n'importe quelle action principale ?
Non. C'est l'**administrateur fonctionnel** qui décide, à la conception du processus, quelles actions principales peuvent porter des actions secondaires. Sur ces actions-là, tout acteur disposant de l'habilitation nécessaire peut en créer — à condition que l'action principale soit **attribuée** à un acteur.
Une action secondaire en cours empêche-t-elle de valider l'action principale ?
Cela dépend du paramétrage. L'administrateur peut rendre les actions secondaires **obligatoires** : dans ce cas, l'action principale ne peut être validée tant que toutes ses sous-actions ne sont pas validées. Sinon, elles sont indépendantes et n'empêchent pas la validation de la principale.
L'acteur d'une action secondaire peut-il consulter le document associé ?
Oui. Depuis la ligne de l'action secondaire, le bouton **« Atteindre le dossier GED »** ouvre le dossier contenant le document du processus, sous réserve des droits d'accès sur l'armoire concernée.
Que faire si l'acteur d'une action secondaire est absent ?
Utilisez **« Attribuer un acteur »** pour la réaffecter, ou **« Délégation unitaire »** pour la déléguer à un autre acteur disponible. Ces options sont accessibles depuis le menu contextuel ou le bouton menu de l'action.
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**Pour aller plus loin :**
* [Traiter une action Workflow](/documentations/multigest/workflow/traiter-action.md)
* [Tableau de bord des actions de Workflow](/documentations/multigest/workflow/traitement-taches.md)
* [Filtrer et chercher vos actions](/documentations/multigest/workflow/filtrer-chercher-actions.md)
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