> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://documentation.efalia.com/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://documentation.efalia.com/documentations/multigest/vue-ensemble/fonctionnalites-principales.md). # Fonctionnalités principales Multigest couvre l'intégralité du cycle de vie documentaire, de la capture initiale à l'archivage long terme. Cette page présente les grandes catégories de fonctionnalités disponibles. *** ## Gestion Documentaire ### Armoires et Dossiers Multigest organise les documents de façon hiérarchique : * Les **armoires** correspondent aux domaines métier (RH, Comptabilité, Contrats, etc.) * Les **dossiers** regroupent, au sein d'une armoire, les documents d'une même affaire ou d'un même sujet * À l'intérieur d'un dossier, le **plan de classement** structure le rangement des documents (à la manière d'intercalaires) Chaque dossier dispose de **champs d'index** (métadonnées) configurés par l'administrateur pour faciliter la recherche. ### Création et Import de Documents | Méthode | Description | | ---------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------- | | **Import depuis le poste** | Glisser-déposer ou sélection via l'explorateur Windows | | **Numérisation** | Scan depuis un scanner USB, ou via un scanner réseau / copieur multifonctions | | **Depuis un email** | Réception du corps du message **et** des pièces jointes dans une bannette mail | | **Via le Complément Office** | Dépôt depuis Word, Excel ou Outlook (module optionnel s'installant sur le poste) | | **Import automatique** | Via les bannettes, les séparateurs ou les imports SPOOL | ### Suivi et Traçabilité * **Historique des versions** : chaque modification de document crée une nouvelle version * **Traçabilité des accès** : enregistrement automatique de chaque consultation et modification * **Complétude des dossiers** : suivi visuel de l'état d'avancement (complet / en cours / en retard) * **Notifications** : alerte par mail entre collègues lorsqu'un document requiert leur attention *** ## Recherche et Navigation ### Moteur de Recherche | Mode | Description | | ----------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------- | | **Recherche rapide** | Saisie libre depuis la page d'accueil | | **Recherche avancée** | Formulaire par armoire avec critères multiples | | **Opérateurs logiques** | Recherche avec opérateurs ET / OU par champ | | **Recherche approchée** | Ajout automatique de jokers pour élargir les résultats | | **Plein texte** | Recherche dans le contenu des documents (nécessite la reconnaissance de texte, OCR) | ### Accès Rapide * **10 derniers dossiers consultés** : accès direct depuis la page d'accueil * **Requêtes enregistrées** : sauvegarde de recherches récurrentes pour un accès en un clic * **Accès direct si résultat unique** : ouverture automatique si une seule correspondance est trouvée *** ## Visualisation et Édition ### Visionneuses Intégrées Selon le format du document, Multigest ouvre l'une de ses deux visionneuses, directement dans le navigateur : | Visionneuse | Formats | Usage | | ------------------------------------ | -------------------------------- | ---------------------------------------------------- | | **Visionneuse PDF** | PDF, images | Consultation et annotation | | **Visionneuse du pack collaboratif** | Word, Excel, PowerPoint (et PDF) | Consultation et **édition** bureautique (OnlyOffice) | {% hint style="info" %} 💡 L'**édition** en ligne (mode collaboratif) est conditionnée au **Pack Collaboratif Universel (PCU)**, un élément de **licence**. Sans lui, les documents restent **consultables** mais non modifiables en ligne. {% endhint %} ### Outils d'Édition * **Annotations PDF** : texte, surlignage, tampons, pièces jointes * **Modification de structure PDF** : ajout/suppression/rotation de pages, découpe, réorganisation * **Édition bureautique** : modification directe de Word, Excel, PowerPoint via OnlyOffice *** ## Workflow et Collaboration ### Workflow Documentaire Le moteur de workflow intégré permet de créer des circuits de validation configurables : * Actions utilisateur (validation, refus, demande de correction) * Actions système (envoi d'email, archivage automatique) * Chemins conditionnels selon les décisions * Délais et rappels automatiques ### Validation, Visa et Signature À chaque étape d'un circuit, le document peut être approuvé par un **visa** (image apposée automatiquement à la validation) ou une **signature électronique**. Multigest peut aussi être connecté à un **parapheur électronique externe** pour suivre l'état de signature des documents qui y sont envoyés. → [Utiliser le parapheur](/documentations/multigest/workflow/utiliser-parapheur.md) ### Bannettes Les bannettes sont des zones de réception pour les documents entrants : * Bannettes de numérisation (scanner) * Bannettes mail (emails entrants) * Bannettes de capture (import de fichiers) *** ## Automatisation et Import en Lot ### Séparateurs Les séparateurs sont des pages spéciales insérées dans un lot de documents pour déclencher automatiquement le classement : | Type | Usage | | ------------------------------------ | ------------------------------------------------------------------------------------------ | | **Séparateur ERIC** (ou de fichiers) | Découpe automatique d'une liasse numérisée en un fichier par lot, déposés en bannette | | **Séparateur de bannette** | Identifie la bannette de destination réelle pour ventiler les documents d'une numérisation | | **Séparateur de classement** | Range automatiquement chaque document à la bonne position du plan de classement | | **Séparateur de dossier** | Classe les documents dans le dossier identifié par le code-barres | ### Import SPOOL PDF Import automatique de flux d'impression (courriers sortants, bulletins de paie, etc.) avec classement automatique par code à barres. *** ## Intégrations | Intégration | Description | | --------------------------- | -------------------------------------------------------- | | **API Webservices** | Intégration avec les applications métier (ERP, CRM…) | | **Portail de diffusion** | Publication de documents pour des destinataires externes | | **LDAP / Active Directory** | Authentification et import des utilisateurs | *** ## Administration | Fonctionnalité | Description | | --------------------------------------- | ----------------------------------------------------------- | | **Gestion des utilisateurs et groupes** | Création de comptes, affectation aux armoires | | **Droits d'accès** | Contrôle fin des permissions par armoire et par profil | | **Configuration des armoires** | Structure des index, plans de classement, règles de nommage | | **Gestion des bannettes** | Création et paramétrage des zones de réception | | **Configuration des workflows** | Création et paramétrage des circuits de validation | | **Tableaux de bord** | Suivi des indicateurs workflow et GED | | **Archivage** | Règles d'archivage automatique par script batch | *** **Pour aller plus loin :** * [Introduction à Multigest](/documentations/multigest/vue-ensemble/introduction-multigest.md) * [Cas d'usage](/documentations/multigest/vue-ensemble/cas-usage.md) * [Prise en main rapide](/documentations/multigest/quickstart/premiere-connexion.md) --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter, and the optional `goal` query parameter: ``` GET https://documentation.efalia.com/documentations/multigest/vue-ensemble/fonctionnalites-principales.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is optional and describes the broader end goal you are ultimately trying to accomplish on behalf of the user. GitBook uses it to tailor the answer towards what is most useful for that goal. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.