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# Partager des documents

Dans Multigest, vous partagez des documents principalement de deux façons : en les **envoyant par e-mail** (à des collègues ou à des personnes externes) et en réalisant un **export**. Vous pouvez aussi simplement **signaler** un document à un collègue par une notification.

{% hint style="info" %}
**Quelques repères.** Une **armoire** regroupe des **dossiers** (chaque dossier réunit les documents d'un même sujet) ; « GED » signifie *gestion électronique de documents*. Voir le [glossaire](/documentations/multigest/annexes/glossaire.md) pour les autres termes.
{% endhint %}

***

## Envoyer des documents par e-mail

C'est le moyen le plus direct de transmettre des documents, y compris à des personnes **qui n'ont pas accès à Multigest**. Les documents sont joints en **pièces jointes** du message.

{% stepper %}
{% step %}

### Sélectionner les documents

Dans le dossier (ou les résultats de recherche), **cochez** le ou les documents à envoyer, puis cliquez sur le bouton d'**envoi par e-mail**.

📸 **CAPTURE : multigest-partager-01-bouton-mail.png**

> Sélection de documents et bouton d'envoi par e-mail
> {% endstep %}

{% step %}

### Choisir les destinataires

L'interface d'envoi s'ouvre. Choisissez vos destinataires :

* onglet **Utilisateurs** : les personnes disposant d'un compte Multigest (double-clic sur un nom pour l'ajouter) ;
* onglet **Contacts** : les adresses e-mail de personnes **externes** à Multigest. Vous pouvez ajouter un nouveau contact à la volée.
  {% endstep %}

{% step %}

### Compléter et envoyer

Le corps du message reprend automatiquement les informations du dossier et des documents (selon vos [préférences de messagerie](/documentations/multigest/utilisation/preferences-utilisateur.md)). Renseignez un **sujet**, complétez le message si besoin, puis envoyez. En option, cochez l'**accusé de lecture** pour être notifié de l'ouverture par les destinataires.
{% endstep %}
{% endstepper %}

{% hint style="info" %}
💡 **Ajouter un lien d'accès direct.** Via vos [préférences de messagerie](/documentations/multigest/utilisation/preferences-utilisateur.md), vous pouvez ajouter au mail un **lien d'accès direct** au dossier, valable un nombre de jours configurable. Ce lien n'est utile que si vos destinataires sont eux-mêmes **utilisateurs de Multigest** (ils doivent pouvoir s'y connecter).
{% endhint %}

{% hint style="warning" %}
⚠️ Si un document que vous avez sélectionné **n'apparaît pas en pièce jointe**, c'est que vous ne disposez pas de l'habilitation pour l'envoyer. Un **double** de votre message est par ailleurs déposé dans votre propre messagerie.
{% endhint %}

***

## Exporter des documents

### Export standard

Depuis les **résultats de recherche**, vous pouvez exporter les index (métadonnées) des dossiers sélectionnés aux formats **TXT**, **CSV**, **XML**, ou **CSV accompagné des documents**.

→ [Exploiter les résultats](/documentations/multigest/utilisation/rechercher-dans-multigest.md)

### Export portable

L'**export portable** génère, sur votre poste, un **exécutable autonome** doté d'un formulaire de recherche — comme un mini-Multigest local — pour consulter les dossiers exportés **sans accès à Multigest**. Il est utile pour transmettre un volume important de dossiers à des personnes externes.

{% hint style="warning" %}
⚠️ L'export portable nécessite un **module optionnel** : il n'est pas livré de base. Si l'option n'apparaît pas, contactez votre administrateur.
{% endhint %}

{% stepper %}
{% step %}

### Demander la génération

Depuis les résultats de recherche, **cochez** les dossiers, cliquez sur le bouton d'**export** dans la barre d'outils et choisissez **Export portable**. Précisez les options (champs d'index, documents à inclure…), puis validez.
{% endstep %}

{% step %}

### Récupérer l'export

Les exports sont traités par une tâche qui s'exécute à intervalles réguliers. Depuis la **page d'accueil**, ouvrez la liste de vos exports : une fois l'état **« Traité »**, téléchargez l'archive **.zip**.

📸 **CAPTURE : multigest-partager-02-liste-exports.png**

> Liste des exports demandés avec la colonne « État » et le bouton de téléchargement
> {% endstep %}

{% step %}

### Consulter

Décompressez l'archive et exécutez **`export_portable.exe`** (poste **Windows**). Un navigateur s'ouvre sur un formulaire de recherche donnant accès aux dossiers exportés.
{% endstep %}
{% endstepper %}

***

## Signaler un document à un collègue

Pour attirer l'attention d'un collègue sur un document **sans le déplacer ni l'envoyer**, utilisez la **notification** : faites un **clic droit** sur le document, choisissez **Notifier**, puis sélectionnez les destinataires. Le document reste dans son dossier ; le collègue reçoit une alerte dans son onglet **Portefeuille**, sur sa page d'accueil.

→ [Gérer les documents](/documentations/multigest/utilisation/gerer-documents.md)

***

## Questions Fréquentes

<details>

<summary>Puis-je envoyer des documents à une personne qui n'a pas Multigest ?</summary>

Oui. Dans l'interface d'envoi par e-mail, utilisez l'onglet **Contacts** pour saisir une adresse externe. Les documents partent en **pièces jointes**, consultables sans Multigest.

</details>

<details>

<summary>Le « lien d'accès direct » fonctionne-t-il pour des destinataires externes ?</summary>

Non. Le lien d'accès direct n'est utile que pour des **utilisateurs de Multigest**, qui peuvent s'y connecter. Pour une personne externe, envoyez plutôt les documents en pièces jointes ou réalisez un export portable.

</details>

<details>

<summary>Pourquoi un de mes documents n'est-il pas joint au mail ?</summary>

Parce que vous ne disposez pas de l'**habilitation** nécessaire pour l'envoyer. Les documents pour lesquels vous n'avez pas ce droit n'apparaissent pas en pièce jointe.

</details>

<details>

<summary>Comment partager des dossiers avec quelqu'un sans accès à Multigest ?</summary>

Réalisez un **export portable** : votre destinataire reçoit un exécutable autonome (`export_portable.exe`) avec un formulaire de recherche, sans installer Multigest. (Module optionnel — vérifiez sa disponibilité avec votre administrateur.)

</details>

***

**Pour aller plus loin :**

* [Gérer les documents](/documentations/multigest/utilisation/gerer-documents.md)
* [Préférences utilisateur](/documentations/multigest/utilisation/preferences-utilisateur.md)
* [Rechercher dans Multigest](/documentations/multigest/utilisation/rechercher-dans-multigest.md)
* [Traitement des mails](/documentations/multigest/utilisation/traiter-les-mails.md)


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GET https://documentation.efalia.com/documentations/multigest/utilisation/partager-documents.md?ask=<question>&goal=<endgoal>
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`goal` is optional and describes the broader end goal you are ultimately trying to accomplish on behalf of the user. GitBook uses it to tailor the answer towards what is most useful for that goal.

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