> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://documentation.efalia.com/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://documentation.efalia.com/documentations/multigest/utilisation/gerer-documents.md).
# Gérer les documents
Cette page regroupe les actions courantes sur les documents rangés dans un dossier : assurer leur suivi, tracer les accès, notifier un collègue, et copier ou déplacer des documents entre dossiers ou armoires.
{% hint style="info" %}
Pour consulter ou modifier les métadonnées d'un document, voir [Consulter et modifier les métadonnées](/documentations/multigest/utilisation/consulter-modifier-metadonnees.md).
{% endhint %}
{% hint style="info" %}
**Quelques repères.** Un document est rangé dans un **dossier**, lui-même contenu dans une **armoire** (l'espace de stockage de la GED). Au sein d'un dossier, les documents sont organisés selon un **plan de classement** ; un **dossier de travail** en est la partie regroupant les documents d'une demande ou procédure en cours. Pour les autres termes, consultez le [glossaire](/documentations/multigest/annexes/glossaire.md).
{% endhint %}
***
## Assurer un suivi d'un document
Pour garder un document à l'œil, faites un **clic droit** dessus et choisissez **Assurer un suivi**.
Un petit **drapeau** apparaît alors devant le nom du document, qui remonte en haut de la liste, quel que soit le tri appliqué.
📸 **CAPTURE : multigest-suivi-01-drapeau.png**
> Document marqué d'un drapeau de suivi, remonté en haut de la liste
{% hint style="warning" %}
> **À VALIDER :** comment retirer un drapeau de suivi une fois posé (geste exact) — non documenté dans les sources.
> {% endhint %}
***
## Complétude des dossiers
La **complétude** permet de déterminer si un dossier est complet ou non, en fonction de la présence ou de l'absence de certains documents définis comme **obligatoires** dans le plan de classement (paramétrage administrateur).
Un dossier peut prendre **trois états** :
| État | Couleur | Signification |
| ------------- | -------- | ------------------------------------------------------------------------------ |
| **Complet** | 🟢 Vert | Tous les documents obligatoires sont présents |
| **En cours** | ⚫ Noir | Le dossier est incomplet mais dans les délais de traitement |
| **En retard** | 🔴 Rouge | Le délai de traitement du dossier est dépassé alors qu'il est encore incomplet |
Cet état est signalé par une **couleur sur le dossier dans les résultats de recherche**. Un **filtre par état de complétude** y permet également de n'afficher que les dossiers d'un état donné.
📸 **CAPTURE : multigest-completude-01-etats-couleurs.png**
> Dossiers affichés avec leur code couleur de complétude (vert, noir, rouge)
***
## Tracer les accès à un document
Multigest **enregistre automatiquement** les consultations et les actions réalisées sur un document. Vous les consultez depuis la fenêtre **Propriétés du document** (clic droit sur le document **> Métadonnées**) :
* onglet **Consultation** : qui a consulté le document ;
* onglet **Traçabilité** : les actions réalisées (indexation, modification des métadonnées, ajout de commentaires…).
Ces onglets ne sont visibles que si vous y êtes **habilité**. Voir le détail dans [Consulter et modifier les métadonnées](/documentations/multigest/utilisation/consulter-modifier-metadonnees.md).
{% hint style="info" %}
Les **administrateurs** disposent de journaux plus complets via l'**Observateur d'événements** de l'interface d'administration.
{% endhint %}
***
## Notifier un document à un collègue
La notification permet d'alerter un ou plusieurs collègues pour qu'ils consultent un document dans Multigest.
{% stepper %}
{% step %}
## Étape 1 : Clic droit sur le document → Notifier
Dans le dossier, faites un **clic droit** sur le document à notifier et choisissez **Notifier**.
📸 **CAPTURE : multigest-notif-01-clic-droit-menu.png**
> Menu contextuel avec l'option Notifier
> {% endstep %}
{% step %}
## Étape 2 : Sélectionner les destinataires
Cochez les collègues à notifier dans la liste, puis validez.
📸 **CAPTURE : multigest-notif-02-liste-utilisateurs.png**
> Liste des utilisateurs avec les cases à cocher
> {% endstep %}
> {% endstepper %}
Les **personnes que vous avez sélectionnées** reçoivent une notification sur leur **page d'accueil**. **Selon la configuration mise en place par l'administrateur**, elles peuvent en plus recevoir un e-mail :
* un **e-mail récapitulatif quotidien** (un seul mail par jour regroupant les notifications en attente), **et/ou**
* une **notification en temps réel** (un e-mail envoyé immédiatement),
* ou **aucun e-mail** si ces options ne sont pas activées.
{% hint style="info" %}
**À distinguer des notifications automatiques.** Outre cette notification manuelle, votre administrateur peut configurer des **notifications automatiques** déclenchées par les événements de la vie d'un document (ajout, modification…). Celles-ci sont adressées à des **profils de notification** définis au niveau de l'armoire, et non à des utilisateurs nominatifs.
{% endhint %}
### Gérer vos notifications reçues
Sur la page d'accueil, vos notifications sont consultables dans l'onglet **Portefeuille**. Cliquez sur le **nom du dossier** d'une ligne pour accéder directement au dossier contenant le document notifié.
Dans le dossier, le document notifié apparaît **en gras et italique** ; cliquez dessus pour le consulter.
📸 **CAPTURE : multigest-notif-03-onglet-portefeuille.png**
> Onglet Portefeuille avec les notifications en attente
{% hint style="info" %}
**Retrait de la notification — selon le paramétrage de l'armoire :**
* **Mode automatique** : la notification est retirée du Portefeuille **dès la lecture** du document.
* **Mode manuel** : le document reste notifié ; pour l'enlever, faites un **clic droit** dessus puis **Ne plus notifier** et confirmez.
{% endhint %}
***
## Copier ou déplacer des documents
Depuis un dossier, vous pouvez **copier** (dupliquer) ou **déplacer** des documents vers un autre dossier.
{% hint style="info" %}
Le **presse-papier** de Multigest est une zone temporaire qui retient les documents que vous venez de copier ou de déplacer, en attente d'être collés dans un dossier de destination.
{% endhint %}
{% stepper %}
{% step %}
## Étape 1 : Sélectionner les documents
Dans le dossier, **cochez** le ou les documents concernés, puis cliquez, dans la **barre d'outils du dossier**, sur le bouton **Copier** (pour dupliquer) ou **Déplacer**. Les documents sont placés dans le presse-papier.
📸 **CAPTURE : multigest-transfert-01-selection-copier.png**
> Sélection de documents par coche et bouton Copier / Déplacer
> {% endstep %}
{% step %}
## Étape 2 : Aller dans le dossier cible et coller
Ouvrez le dossier de destination, sélectionnez la **première ligne du plan de classement** (ou un dossier de travail), puis cliquez sur **Coller**.
{% endstep %}
{% step %}
## Étape 3 : Choisir les documents et confirmer
Dans le **presse-papier** qui s'affiche, sélectionnez les documents à coller — la ligne passe en **surbrillance bleue** — puis validez. Une fenêtre affiche le résultat de l'opération : confirmez pour terminer.
**Résultat :** les documents sont copiés (l'original est conservé) ou déplacés (l'original est retiré du dossier source).
{% endstep %}
{% endstepper %}
***
## Transférer des documents vers une autre armoire
La fonction **Transfert** permet de **déplacer ou dupliquer** des documents vers un dossier de la **même armoire** ou d'une **autre armoire**.
{% stepper %}
{% step %}
## Étape 1 : Ouvrir la fonction Transfert
Sélectionnez le ou les documents, puis lancez la fonction **Transfert**.
{% endstep %}
{% step %}
## Étape 2 : Rechercher le dossier cible
1. Sélectionnez l'**armoire** de destination.
2. Sélectionnez le **champ de recherche** et saisissez la **valeur** recherchée.
3. Lancez la recherche.
{% endstep %}
{% step %}
## Étape 3 : Sélectionner le dossier et valider
Cliquez sur le **dossier de destination** dans les résultats, puis confirmez le transfert.
📸 **CAPTURE : multigest-transfert-02-fenetre-transfert.png**
> Fenêtre de la fonction Transfert (sélection armoire et dossier cible)
> {% endstep %}
> {% endstepper %}
{% hint style="warning" %}
**Droits requis pour le Transfert :**
* Sur le document **source** : l'habilitation **Transfert** ainsi que les permissions **Supprimer** et **Modifier**.
* Sur la **destination** : la permission **Ajouter**.
{% endhint %}
***
## Supprimer un document
{% hint style="danger" %}
La suppression de documents est soumise aux **droits de suppression** de votre profil. Selon la configuration de l'armoire, elle peut être **immédiate** ou passer par une **corbeille avec délai** permettant une récupération.
{% endhint %}
Dans le dossier, sélectionnez le ou les documents à supprimer, puis utilisez le bouton **Supprimer** de la barre d'outils ou le **clic droit > Supprimer**. Confirmez dans la fenêtre de dialogue.
📸 **CAPTURE : multigest-supprimer-01-document.png**
> Menu contextuel avec l'option Supprimer et message de confirmation
***
## Télécharger un document
Pour récupérer un document sur votre poste, faites un **clic droit** dessus et choisissez **Enregistrer sous**. Le fichier est téléchargé dans le répertoire de téléchargement de votre navigateur.
***
## Questions Fréquentes
La suppression d'un document est-elle définitive ?
Cela dépend de la configuration de l'armoire : **suppression immédiate** ou **corbeille avec délai** permettant une récupération. Contactez votre administrateur pour connaître la règle appliquée.
Puis-je voir qui a consulté un document ?
Oui, si vous y êtes habilité : faites un clic droit sur le document **> Métadonnées**, puis ouvrez l'onglet **Consultation** (consultations) ou **Traçabilité** (actions réalisées). Voir [Consulter et modifier les métadonnées](/documentations/multigest/utilisation/consulter-modifier-metadonnees.md).
Puis-je notifier plusieurs collègues en même temps ?
Oui. Dans la liste qui s'affiche à la notification, cochez plusieurs destinataires simultanément.
Un document notifié disparaît-il automatiquement de mes notifications ?
Cela dépend du paramétrage de l'armoire. En **mode automatique**, il est retiré du Portefeuille dès que vous l'avez consulté. En **mode manuel**, il reste notifié jusqu'à ce que vous fassiez un clic droit **> Ne plus notifier**.
Vais-je recevoir un e-mail à chaque notification ?
Pas nécessairement. Selon la configuration de l'armoire, vous pouvez recevoir un **e-mail récapitulatif quotidien**, une **notification en temps réel**, les deux, ou aucun e-mail (notification visible uniquement dans l'onglet Portefeuille).
Quelle différence entre Copier/Déplacer et la fonction Transfert ?
Le **Copier/Déplacer** (presse-papier) sert à dupliquer ou déplacer des documents vers un autre dossier. La fonction **Transfert** est dédiée au déplacement ou à la duplication vers un dossier d'une **autre armoire** (ou de la même), via une recherche du dossier cible.
***
**Pour aller plus loin :**
* [Consulter et modifier les métadonnées](/documentations/multigest/utilisation/consulter-modifier-metadonnees.md)
* [Ajouter des documents à un dossier](/documentations/multigest/utilisation/ajouter-documents-dossier.md)
* [Créer et gérer les dossiers](/documentations/multigest/utilisation/creer-gerer-dossiers.md)
* [Partager des documents](/documentations/multigest/utilisation/partager-documents.md)
---
# Agent Instructions
This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com.
## Querying This Documentation
If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question.
Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter, and the optional `goal` query parameter:
```
GET https://documentation.efalia.com/documentations/multigest/utilisation/gerer-documents.md?ask=&goal=
```
`ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language.
`goal` is optional and describes the broader end goal you are ultimately trying to accomplish on behalf of the user. GitBook uses it to tailor the answer towards what is most useful for that goal.
The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.
Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.