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# Créer et gérer des dossiers

Les dossiers sont les unités de classement de Multigest. Chaque dossier appartient à une **armoire** et regroupe les documents d'un même sujet ou d'une même affaire. Cette page couvre les dossiers standards et les dossiers de travail.

{% hint style="info" %}
**Quelques repères.** Un **dossier** est rangé dans une **armoire** (l'espace de stockage de la GED) et contient des documents organisés selon un **plan de classement**. Pour les autres termes, consultez le [glossaire](/documentations/multigest/annexes/glossaire.md).
{% endhint %}

***

## Armoires en mode dossier et en mode fichier

Une armoire peut être configurée (par l'administrateur) selon deux modes, qui déterminent la façon dont son contenu est organisé :

{% tabs %}
{% tab title="Armoire en mode dossier" %}
L'armoire contient des **dossiers** identifiés par une ou plusieurs métadonnées. Chaque dossier contient des documents organisés dans un **plan de classement**.
{% endtab %}

{% tab title="Armoire en mode fichier" %}
L'armoire contient des **documents unitaires** identifiés par une ou plusieurs métadonnées (sans plan de classement par dossier).
{% endtab %}
{% endtabs %}

{% hint style="info" %}
Le mode d'une armoire est une **propriété de l'armoire**, définie par l'administrateur. Ce n'est pas un mode d'affichage que l'utilisateur choisit.
{% endhint %}

***

## Créer un dossier

{% hint style="info" %}
Si Multigest est **interconnecté avec un outil métier**, c'est souvent ce dernier qui crée les dossiers. Dans ce cas, la création manuelle peut ne pas être proposée. La création de dossiers nécessite par ailleurs le **droit de création** sur l'armoire : si le bouton « Création » est absent ou grisé, contactez votre administrateur.
{% endhint %}

{% stepper %}
{% step %}

### Sélectionner l'armoire

Dans le panneau gauche, cliquez sur l'armoire dans laquelle créer un dossier.
{% endstep %}

{% step %}

### Cliquer sur « Création »

Dans la barre de menu inférieure, cliquez sur le bouton **« Création »**.

📸 **CAPTURE : multigest-dossier-02-bouton-creation.png**

> Barre de menu inférieure avec le bouton « Création »
> {% endstep %}

{% step %}

### Remplir le formulaire

Renseignez les **index** (champs de métadonnées) définis pour cette armoire.

📸 **CAPTURE : multigest-dossier-03-formulaire-creation.png**

> Formulaire de création de dossier avec les champs d'index
> {% endstep %}

{% step %}

### Enregistrer

Cliquez sur **« Enregistrer »**.

**Résultat :** le dossier est créé et **s'affiche directement à l'écran** — vous n'avez pas besoin de le rechercher.
{% endstep %}
{% endstepper %}

***

## Modifier un dossier

{% stepper %}
{% step %}

### Ouvrir le dossier

Ouvrez le dossier à modifier : soit il est **déjà affiché** (juste après sa création), soit vous le retrouvez depuis les [résultats de recherche](/documentations/multigest/utilisation/rechercher-dans-multigest.md).
{% endstep %}

{% step %}

### Accéder à l'onglet « Index du dossier »

Sélectionnez l'onglet **« Index du dossier »** pour afficher les champs de métadonnées du dossier.

📸 **CAPTURE : multigest-dossier-04-index-dossier.png**

> Onglet « Index du dossier » avec les champs de métadonnées
> {% endstep %}

{% step %}

### Modifier et enregistrer

Cliquez sur le champ à modifier, saisissez la nouvelle valeur, puis cliquez sur **« Enregistrer »**.
{% endstep %}
{% endstepper %}

{% hint style="warning" %}
La modification des index nécessite le droit **« Mise à jour »** sur l'armoire.
{% endhint %}

***

## Supprimer un dossier

Depuis les [résultats de recherche](/documentations/multigest/utilisation/rechercher-dans-multigest.md), vous pouvez supprimer un dossier (sous réserve d'en avoir les droits) : sélectionnez le dossier, puis utilisez l'action **Supprimer**. Une confirmation est demandée avant la suppression.

📸 **CAPTURE : multigest-dossier-05-supprimer-dossier.png**

> Action de suppression d'un dossier depuis les résultats de recherche

{% hint style="info" %}
Pour supprimer un **document** (et non un dossier), voir [Gérer les documents](/documentations/multigest/utilisation/gerer-documents.md).
{% endhint %}

***

## Barre d'outils du dossier

| Action                       | Description                                         |
| ---------------------------- | --------------------------------------------------- |
| **Créer un nouveau dossier** | Créer un autre dossier dans l'armoire courante      |
| **Ajouter des documents**    | Importer des fichiers dans le dossier               |
| **Numériser des lots**       | Scanner des documents en lot                        |
| **Recherche plein texte**    | Rechercher dans le contenu des documents du dossier |
| **Envoyer par email**        | Envoyer des documents par email                     |
| **Préférences**              | Accéder aux préférences de l'armoire                |

***

## Les dossiers de travail

Un **dossier de travail** est un élément du plan de classement qui regroupe les documents relatifs à une **demande ou une procédure en cours**, afin de les dissocier des documents historiques. Ils apparaissent **en bleu**, en haut du plan de classement (la partie « historique » étant en jaune).

{% hint style="info" %}
Les dossiers de travail sont **créés et clôturés automatiquement par certains outils métiers** (pas tous) lors de la création puis du traitement d'une demande. Dans ce cas, il n'y a rien à faire dans Multigest. Vous pouvez néanmoins en créer un manuellement.
{% endhint %}

### Créer un dossier de travail manuellement

{% stepper %}
{% step %}

### Ouvrir l'assistant de classement

Dans le dossier, cliquez sur le bouton de l'**assistant de classement** (l'outil d'import et de numérisation de Multigest).

📸 **CAPTURE : multigest-travail-01-assistant-classement.png**

> Bouton de l'assistant de classement dans la barre d'outils du dossier
> {% endstep %}

{% step %}

### Choisir la catégorie de demande

Dans l'assistant, cliquez sur la catégorie de demande (par exemple **« Demande »**), puis validez.
{% endstep %}

{% step %}

### Nommer et renseigner les métadonnées

Saisissez le **nom** du dossier de travail, puis renseignez ses métadonnées (par exemple « Libellé des aides demandées », « Date de la demande »).
{% endstep %}

{% step %}

### Valider

Cliquez sur le bouton de **validation** pour enregistrer le dossier de travail.
{% endstep %}

{% step %}

### Fermer

Cliquez sur la **croix en haut à gauche** pour fermer la fenêtre.

**Résultat :** le dossier de travail apparaît **en bleu**, en haut du plan de classement.
{% endstep %}
{% endstepper %}

{% hint style="warning" %}
Pour **importer un document dans un dossier de travail**, sélectionnez-le au préalable (mise en surbrillance) **avant** de lancer l'import via l'assistant de classement. Sinon, le document est rangé dans la partie « historique » (jaune) du dossier.
{% endhint %}

### Clôturer un dossier de travail

Lorsque le traitement est terminé, clôturez le dossier de travail pour reverser ses documents dans le plan de classement standard.

{% stepper %}
{% step %}

### Clic droit → Clore le dossier

Dans l'arborescence, faites un **clic droit** sur le dossier de travail (en bleu) et choisissez **« Clore le dossier »**.

📸 **CAPTURE : multigest-travail-04-clic-droit-clore.png**

> Menu contextuel avec l'option « Clore le dossier »
> {% endstep %}

{% step %}

### Confirmer

Cliquez sur **« OK »** pour confirmer.

**Résultat :**

* Le dossier de travail (bleu) **disparaît** de l'affichage.
* Tous ses documents sont **transférés vers le plan de classement standard**.
* Ces documents apparaissent **soulignés et en italique**, avec un **suffixe en bleu** reprenant les métadonnées du dossier de travail d'origine, pour faciliter leur vérification.
  {% endstep %}
  {% endstepper %}

***

## Questions Fréquentes

<details>

<summary>Je ne vois pas le bouton « Création », pourquoi ?</summary>

Le bouton « Création » ne s'affiche que si vous avez le **droit de création** sur l'armoire sélectionnée. Si Multigest est interconnecté à un outil métier, la création de dossiers peut par ailleurs être pilotée par cet outil. Contactez votre administrateur en cas de doute.

</details>

<details>

<summary>Puis-je avoir plusieurs dossiers de travail dans le même dossier ?</summary>

Oui, selon la configuration de votre armoire. Plusieurs dossiers de travail peuvent coexister dans le même dossier parent.

</details>

<details>

<summary>Puis-je rouvrir un dossier de travail après l'avoir clôturé ?</summary>

Non. Une fois clôturé, le dossier de travail disparaît et ses documents sont reversés dans le plan de classement standard.

</details>

<details>

<summary>Comment ajouter plusieurs documents d'un coup dans un dossier de travail ?</summary>

Plusieurs méthodes d'import et de numérisation existent — voir [Ajouter des documents](/documentations/multigest/utilisation/ajouter-documents-dossier.md). Pour traiter un lot en une seule opération, utilisez notamment la **numérisation en lot avec séparateurs**.

→ [Codes à barres et séparateurs](/documentations/multigest/administration/codes-barre-separateurs.md)

</details>

<details>

<summary>L'option de dossier de travail n'apparaît pas, pourquoi ?</summary>

La fonctionnalité de dossier de travail doit être activée et configurée par votre administrateur dans l'administration de l'armoire.

</details>

***

**Pour aller plus loin :**

* [Ajouter des documents à un dossier](/documentations/multigest/utilisation/ajouter-documents-dossier.md)
* [Gérer les documents](/documentations/multigest/utilisation/gerer-documents.md)
* [Consulter et modifier les métadonnées](/documentations/multigest/utilisation/consulter-modifier-metadonnees.md)


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```
GET https://documentation.efalia.com/documentations/multigest/utilisation/creer-gerer-dossiers.md?ask=<question>&goal=<endgoal>
```

`ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language.
`goal` is optional and describes the broader end goal you are ultimately trying to accomplish on behalf of the user. GitBook uses it to tailor the answer towards what is most useful for that goal.

The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.

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