> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://documentation.efalia.com/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://documentation.efalia.com/documentations/multigest/utilisation/consulter-modifier-metadonnees.md).
# Consulter et modifier les métadonnées
Les **métadonnées d'un document** décrivent et qualifient un fichier rangé dans un dossier. Elles s'affichent à la suite du nom du document dans le plan de classement et permettent d'apporter des informations complémentaires sur celui-ci.
{% hint style="info" %}
**Métadonnées du document ≠ métadonnées du dossier.** Cette page traite des métadonnées d'un **document**. Les métadonnées du **dossier** (qui identifient et permettent de retrouver le dossier) se gèrent depuis l'index du dossier — voir [Créer et gérer des dossiers](/documentations/multigest/utilisation/creer-gerer-dossiers.md).
{% endhint %}
{% hint style="info" %}
**Quelques repères.** Un document est rangé dans un **dossier**, lui-même contenu dans une **armoire** (l'espace de stockage de la GED). Au sein d'un dossier, les documents sont organisés selon un **plan de classement** (la méthode de rangement). Pour les autres termes, consultez le [glossaire](/documentations/multigest/annexes/glossaire.md).
{% endhint %}
***
## Les informations rapides du document
Pour sélectionner un document, cliquez dessus dans le plan de classement du dossier. Ses informations principales s'affichent alors dans le panneau situé **en bas à gauche**, sous le plan de classement :
| Information | Description |
| ------------------ | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Nom du fichier** | Nom du document dont le contenu s'affiche dans la [visionneuse](/documentations/multigest/utilisation/visionneuses.md) |
| **Date** | Date d'entrée du document dans le plan de classement |
| **Numéro** | Numéro chronologique interne du document dans Multigest |
| **Taille** | Taille du document occupée sur le serveur |
| **Utilisateur** | Nom de l'utilisateur qui a rangé le document |
Ces informations sont affichées à titre indicatif et ne sont pas modifiables directement.
📸 **CAPTURE : multigest-metadonnees-00-infos-rapides.png**
> Panneau d'informations rapides du document, en bas à gauche
***
## Ouvrir les propriétés d'un document
Pour accéder à l'ensemble des propriétés et des métadonnées d'un document, faites un **clic droit** sur le document, puis choisissez **Métadonnées**. La fenêtre **Propriétés du document** s'ouvre directement sur l'onglet **Propriétés**.
📸 **CAPTURE : multigest-metadonnees-01-fenetre-proprietes.png**
> Fenêtre « Propriétés du document » ouverte sur l'onglet Propriétés
***
## Les onglets de la fenêtre Propriétés
La fenêtre affiche plusieurs onglets détaillant le document :
| Onglet | Contenu |
| ------------------------ | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ |
| **Propriétés** | Emplacement, taille, nombre de pages, nombre de versions, identifiant unique GED, n° chrono de l'armoire, dates (créé le, entrée en GED, modifié le, archivé le) et auteurs associés |
| **Fiche de métadonnées** | Suffixe affiché avant/après le nom du document, métadonnées supplémentaires (« Fiche associée »), statut E-Parapheur |
| **Commentaires** | Commentaires ajoutés sur le document |
| **Consultation** | Liste des consultations faites sur le document |
| **Traçabilité** | Journal des actions réalisées sur le document |
| **Intégrité** | Conformité du document numérisé à l'original |
| **Signature** | Informations de signature électronique (onglet visible **uniquement** si le document est signé) |
| **Pièces jointes** | Fichiers attachés au document |
***
## Renseigner, modifier ou effacer les métadonnées (onglet « Fiche de métadonnées »)
Lorsqu'une **fiche associée** a été configurée par votre administrateur pour un type de document, elle est automatiquement rattachée à tous les **nouveaux** documents de ce type. Elle reste toujours visible dans l'onglet **Fiche de métadonnées** et ne peut pas être supprimée par les utilisateurs.
{% hint style="info" %}
Seuls les documents créés **après** l'association de la fiche par l'administrateur disposent d'une fiche associée. Les documents plus anciens n'en ont pas.
{% endhint %}
À la création du document, les champs de la fiche associée sont **vides**. Pour les renseigner :
{% stepper %}
{% step %}
## Étape 1 : Ouvrir l'onglet « Fiche de métadonnées »
Dans la fenêtre Propriétés du document, sélectionnez l'onglet **« Fiche de métadonnées »**.
📸 **CAPTURE : multigest-metadonnees-02-fiche-metadonnees.png**
> Onglet Fiche de métadonnées avec le suffixe et la Fiche associée
> {% endstep %}
{% step %}
## Étape 2 : Renseigner les champs
Saisissez les valeurs dans les champs de la **Fiche associée**. Vous pouvez également ajouter un **suffixe**, qui s'affiche avant ou après le nom du document dans le plan de classement.
{% endstep %}
{% step %}
## Étape 3 : Enregistrer
Cliquez sur le bouton **Enregistrer** pour valider votre saisie.
**Résultat :** les valeurs renseignées apparaissent **en bleu, à la suite du nom du document** dans le plan de classement.
{% endstep %}
{% endstepper %}
{% hint style="info" %}
💡 **Modifier ou effacer une valeur.** Pour modifier une valeur, saisissez la nouvelle puis cliquez sur **Enregistrer**. Pour effacer une valeur, **videz le champ** correspondant puis cliquez de nouveau sur **Enregistrer**.
{% endhint %}
{% hint style="info" %}
Le **statut E-Parapheur**, présent dans cet onglet, permet de savoir si le document a fait l'objet d'une signature électronique dans un [parapheur électronique](/documentations/multigest/workflow/utiliser-parapheur.md).
{% endhint %}
***
## Consulter le suivi d'un document
Trois onglets de la fenêtre Propriétés permettent de suivre la vie du document :
{% tabs %}
{% tab title="Consultation" %}
L'onglet **Consultation** affiche toutes les consultations faites sur le document. Par défaut, seuls les utilisateurs ayant accédé récemment au document sont visibles ; un bouton permet d'afficher l'exhaustivité des consultations de chaque utilisateur.
{% endtab %}
{% tab title="Traçabilité" %}
L'onglet **Traçabilité** retrace les actions réalisées sur le document : passage en bannette, indexation, modification des métadonnées, ajout de commentaires, etc.
{% endtab %}
{% tab title="Intégrité" %}
L'onglet **Intégrité** indique si le document numérisé est **conforme à l'original**, c'est-à-dire s'il a été modifié ou non. En présence d'une signature électronique, il permet également de vérifier la présence du fichier de signature.
{% endtab %}
{% endtabs %}
{% hint style="info" %}
💡 L'accès à la traçabilité et à la fiche de consultation peut être masqué selon le paramétrage de l'armoire : ces onglets ne sont visibles que si vous y êtes habilité.
{% endhint %}
***
## Questions Fréquentes
Où modifie-t-on les métadonnées du dossier (et non du document) ?
Les métadonnées du **dossier** se modifient depuis l'index du dossier, et non depuis la fenêtre Propriétés du document. Voir [Créer et gérer des dossiers](/documentations/multigest/utilisation/creer-gerer-dossiers.md).
Pourquoi je ne vois pas de « Fiche associée » à renseigner ?
La fiche associée est configurée par l'administrateur pour un type de document donné. Deux cas l'expliquent : soit aucune fiche n'est configurée pour ce type de document, soit le document a été créé **avant** l'association de la fiche par l'administrateur — auquel cas il n'en dispose pas (seuls les documents créés après en bénéficient).
Comment effacer une valeur de métadonnée déjà saisie ?
Ouvrez l'onglet **Fiche de métadonnées**, **videz le champ** concerné, puis cliquez sur **Enregistrer**. La fiche associée elle-même ne peut pas être supprimée par les utilisateurs : seules ses valeurs sont modifiables ou effaçables.
Où apparaissent les métadonnées que j'ai saisies ?
Les métadonnées de la fiche associée s'affichent **en bleu, à la suite du nom du document** dans le plan de classement du dossier. Un suffixe, lui, s'affiche avant ou après le nom du document.
Comment savoir si un document a été signé électroniquement ?
Le **statut E-Parapheur**, dans l'onglet « Fiche de métadonnées », indique si le document a fait l'objet d'une signature. Si le document est signé, un onglet **« Signature »** supplémentaire apparaît également dans la fenêtre Propriétés.
Puis-je voir qui a consulté ou modifié un document ?
Oui, via les onglets **Consultation** (qui a consulté le document) et **Traçabilité** (actions réalisées : indexation, modification des métadonnées, commentaires…). Ces onglets ne sont visibles que si vous êtes habilité à les consulter.
***
**Pour aller plus loin :**
* [Gérer les documents](/documentations/multigest/utilisation/gerer-documents.md)
* [Visualiser et modifier des documents](/documentations/multigest/utilisation/visualiser-modifier-documents.md)
* [Rechercher dans Multigest](/documentations/multigest/utilisation/rechercher-dans-multigest.md)
---
# Agent Instructions
This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com.
## Querying This Documentation
If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question.
Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter, and the optional `goal` query parameter:
```
GET https://documentation.efalia.com/documentations/multigest/utilisation/consulter-modifier-metadonnees.md?ask=&goal=
```
`ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language.
`goal` is optional and describes the broader end goal you are ultimately trying to accomplish on behalf of the user. GitBook uses it to tailor the answer towards what is most useful for that goal.
The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.
Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.