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# Glossaire

Référence des termes techniques et métier utilisés dans la documentation Multigest.

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## A

**Accusé de lecture** Notification envoyée automatiquement à l'expéditeur lors de la première consultation d'un document par un destinataire, dans le cadre du portail de diffusion ou des notifications de workflow.

**Action (Workflow)** Étape d'un circuit de validation assignée à un utilisateur ou groupe. Une action peut être manuelle (traitement par un utilisateur) ou automatique (déclenchée par le système).

**Action bloquante** Étape du circuit Workflow qui doit être réalisée impérativement pour que l'action suivante soit disponible aux acteurs ou au système.

**Action non bloquante** Étape du circuit Workflow qui n'est pas obligatoire pour accéder à l'action suivante, mais qui doit être réalisée à un moment donné pour que le circuit soit considéré comme terminé dans son ensemble.

**Action optionnelle** Étape du circuit Workflow entièrement facultative — elle n'est pas indispensable pour que le circuit soit considéré comme terminé.

**Action principale** Étape du circuit Workflow dans laquelle un ou plusieurs acteurs doivent effectuer une vérification, une signature, une réponse, etc. sur le document dans un délai défini.

**Action secondaire** Tâche complémentaire créée par un utilisateur et rattachée à une action principale, sans lien direct avec le circuit de validation (prise de décision, appel téléphonique, vérification annexe…). Elle n'influe pas sur le déroulement du circuit.

**Action système** Étape du circuit Workflow dans laquelle le système réalise automatiquement une opération, sans intervention d'un utilisateur.

**Acteur** Utilisateur de la GED qui doit réaliser une action sur une étape du circuit Workflow — action principale ou secondaire.

**Active Directory (AD)** Annuaire qui recense les utilisateurs d'un domaine réseau et fournit un service d'identification centralisé. Multigest peut se connecter à un Active Directory pour importer ses utilisateurs.

**Archivage** Ensemble des actions, outils et méthodes mis en œuvre pour réunir, identifier, sélectionner, classer et conserver des contenus électroniques sur un support sécurisé, dans le but de les exploiter et de les rendre accessibles dans le temps long, à titre de preuve ou d'information. Le contenu archivé est figé et ne peut pas être modifié. *La GED n'est pas un outil d'archivage — son contenu n'est pas figé.*

**Armoire** Conteneur principal de classement dans Multigest. Chaque armoire est définie par un plan de classement (index) et des habilitations spécifiques. Equivalent d'un classeur ou d'un dossier partagé dans un système de GED.

**Assistant de classement** Fonctionnalité de l'armoire permettant de proposer automatiquement des valeurs d'index lors de l'ajout de documents, à partir d'une base de données externe ou de règles configurées.

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## B

**Bannette** Zone de réception et de traitement des documents entrants dans Multigest. Les bannettes sont le point d'entrée pour la capture, la numérisation et le préclassement des documents avant leur archivage dans une armoire.

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## C

**Clé de regroupement (Vues dynamiques)** Critère utilisé dans une vue dynamique pour regrouper les documents dans l'interface du portail de diffusion. Peut être un index d'armoire, l'index système, ou un libellé statique.

**CMIS** *(Content Management Interoperability Services)* Standard d'interopérabilité pour les systèmes de gestion de contenu. Le connecteur CMIS de Multigest permet l'intégration avec des systèmes ECM tiers.

**CNIL** Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés. Organisme indépendant qui veille à ce que l'informatique ne porte pas atteinte aux droits de l'homme ou à la dignité humaine. Sa réglementation s'applique aux données personnelles stockées dans la GED.

**Code 39** Format de code à barres utilisé par Multigest pour l'identification et le classement automatique de documents. Les valeurs doivent être encadrées d'astérisques (`*valeur*`) avec une police d'au minimum 18 points.

**COLD** *(Computer Output Laser Disc)* Procédé permettant de collecter des données imprimées provenant d'un système informatique — par exemple des fichiers texte contenant des fiches de paie ou des factures — pour les indexer ensuite dans une GED.

**Complément Office** Extension installée dans Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) permettant d'enregistrer, d'ouvrir et de gérer des documents Multigest directement depuis les applications Office.

**Connecteur** *(ou Interfaçage)* Fonctionnalité ou développement permettant à deux logiciels d'échanger des informations. Multigest est souvent couplé à un logiciel métier via un connecteur pour récupérer automatiquement les informations des dossiers (numéro d'usager, référence client, etc.).

**Copieur multifonctions** *(MFP)* Appareil de reprographie regroupant au moins deux fonctions : impression, numérisation, copie, télécopie. Il n'est pas relié directement à un poste utilisateur mais au réseau. Les contenus numérisés sont récupérés par les postes via le réseau.

**Créateur du processus** Acteur ayant démarré un circuit Workflow, soit automatiquement en déposant un document dans un dossier, soit manuellement en cliquant sur le bouton de lancement du processus.

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## D

**Dématérialisation** Remplacement d'un document sous sa forme papier par un fichier électronique, en général de type PDF. La dématérialisation permet d'optimiser la gestion documentaire en facilitant la recherche et l'accès aux documents.

**Dossier** Regroupement de documents d'une armoire qui se rapportent à un objet commun (un salarié, un client, un contrat…). Un dossier possède des métadonnées qui permettent de l'identifier et de le retrouver. Analogue à une pochette ou un classeur dans le monde papier.

**Dossier de travail** Dossier temporaire collaboratif permettant à plusieurs utilisateurs de travailler sur un ensemble de documents avant leur classement définitif dans une armoire. Les dossiers de travail ont une durée de vie limitée et peuvent être clôturés manuellement.

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## E

**E-parapheur** Voir *Parapheur électronique*.

**Édition bureautique** Production par un logiciel métier d'un document (Word, Excel, PowerPoint) à la trame prédéfinie, dans lequel sont intégrées des données provenant du logiciel métier. Ces documents sont généralement versés automatiquement dans la GED.

**ERIC** *(Extraction et Reconnaissance Intelligente de Contenu)* Module de reconnaissance de documents utilisé notamment pour la lecture de codes à barres et les séparateurs intelligents. Permet l'identification et le classement automatique de documents à l'import.

**Export ZIP** Fonctionnalité (disponible à partir de la v9.5.4) permettant d'exporter le contenu d'une bannette sous forme d'archive ZIP, incluant les documents et leurs métadonnées.

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## F

**Filigrane** Texte ou image superposé aux documents lors de leur prévisualisation ou impression dans Multigest. Configurable par bannette pour identifier les documents en cours de traitement.

**Fréquence de rafraîchissement (Vues dynamiques)** Intervalle de mise à jour de la liste des destinataires dans une vue dynamique. Permet de prendre en compte les nouveaux employés ou les changements d'adresse e-mail sans intervention manuelle.

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## G

**GED** *(Gestion Électronique de Documents)* Système permettant la dématérialisation, le classement, la recherche et la diffusion de documents sous forme numérique. Multigest est un logiciel de GED.

**Groupe** Ensemble d'utilisateurs Multigest partageant les mêmes droits d'accès. La gestion des droits par groupe simplifie l'administration des habilitations.

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## H

**Habilitation** Droit d'accès accordé à un utilisateur ou un groupe sur une armoire, une bannette ou une fonctionnalité. Les habilitations contrôlent les actions autorisées (lecture, ajout, modification, suppression, diffusion…).

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## I

**Index** Métadonnée associée à un dossier ou document dans Multigest. Les index constituent le plan de classement d'une armoire et permettent la recherche et le filtrage des documents.

**Indexation** Classement d'un document dans une armoire de la GED suivant une organisation prédéfinie (plan de classement), avec l'association éventuelle de métadonnées permettant de l'identifier et de le retrouver.

**Instance** Document qui déclenche un processus Workflow. Chaque document mis en circuit crée une instance du processus.

**Index système** Métadonnées gérées automatiquement par Multigest (identifiant unique, date de création, date de modification…), par opposition aux index métier définis par l'administrateur.

**i-parapheur** Serveur de signature électronique externe compatible avec Multigest. Voir *Parapheur électronique*.

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## L

**LAD** *(Lecture Automatique de Document)* Système permettant de lire automatiquement des informations contenues dans un document dématérialisé (PDF ou autre), par reconnaissance de zones prédéfinies.

**LDAP** *(Lightweight Directory Access Protocol)* Protocole permettant l'authentification et la synchronisation des utilisateurs depuis un annuaire d'entreprise (Active Directory). Multigest supporte l'import LDAP et l'authentification SSO via NTLM.

**Lien de session** URL unique et sécurisée générée par le portail de diffusion, permettant à un destinataire de se connecter automatiquement sans saisir d'identifiants.

**Liste de diffusion statique** Mode de diffusion ponctuel dans le portail de diffusion : l'administrateur sélectionne manuellement des documents et les partage avec des destinataires désignés pour une durée déterminée.

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## M

**Logiciel métier** Logiciel développé ou paramétré pour répondre à des besoins spécifiques d'un métier ou d'un secteur d'activité (ex. : SOLIS, IODAS, GENESIS, ATOL dans le secteur social). La GED est souvent interfacée à un logiciel métier qui pilote la création des dossiers dans ses armoires.

**Login** Chaîne de caractères unique permettant d'identifier un compte utilisateur dans une application logicielle.

**Modèle (Workflow)** Définition d'un circuit de validation réutilisable dans Multigest. Un modèle de workflow décrit les étapes, les participants et les règles de routage.

**Modèle de document** Fichier bureautique (.doc, .xls, .ppt…) enregistré dans Multigest et utilisé comme base pour la création de nouveaux documents.

**Multigest** Logiciel de GED édité par Efalia. Voir aussi *Efalia Doc* (version moderne avec interface repensée).

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## N

**Norme ISO 15489-1** Norme internationale décrivant les méthodes de création, de capture, d'archivage et de gestion documentaire au sein d'un système de GED.

**Norme Z-42013** Norme française présentant les spécificités concernant la valeur légale des documents en GED.

**Numérisation** Action de créer une copie numérique à partir d'un document original au format papier, au moyen d'un scanner ou d'un copieur multifonctions.

**Notification personnalisée (Workflow)** E-mail envoyé automatiquement lors d'événements de workflow. Les notifications sont configurables via des modèles HTML stockés dans le répertoire `mailsWF\` et utilisent des variables `WKF_*` et `INDEX_*`.

**NTLM** *(NT LAN Manager)* Protocole d'authentification Windows utilisé pour le SSO (Single Sign-On) avec Multigest. Configuré via le paramètre `AUTH=1` dans `webserveur.ini`.

**Numérisation PDF/A** Conversion de documents scannés en format PDF/A (ISO 19005), adapté à l'archivage à long terme. Nécessite la licence `ERIC ARCHIVAGE-DOCSTE19.lic`.

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## O

**Observateur d'événements** Module d'audit de Multigest permettant de tracer toutes les actions effectuées sur les dossiers et documents (consultations, modifications, suppressions…). Les données sont exportables en PDF.

**OCR** *(Optical Character Recognition / Reconnaissance Optique de Caractères)* Système qui transforme le contenu d'un document numérisé (images de texte) en caractères alphanumériques exploitables par un logiciel — notamment pour la recherche plein texte dans la GED.

**OnlyOffice** Suite bureautique intégrée à Multigest permettant l'édition collaborative de documents Office directement dans le navigateur.

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## P

**Page d'accueil** Page principale d'un logiciel, généralement la première affichée après connexion, depuis laquelle on accède aux différentes fonctionnalités.

**Pack Visio** Visionneuse avancée de documents PDF intégrée à Multigest. Permet la visualisation, l'annotation, la découpe et la réorganisation de pages PDF.

**Parapheur électronique** Module Multigest permettant la signature électronique de documents via un serveur i-parapheur externe. Les documents sont soumis à un circuit de validation avec signature.

**PDF** *(Portable Document Format)* Format de fichier créé par Adobe. C'est le format de sortie standard pour les documents numérisés dans Multigest.

**PDF/A** Format de fichier PDF d'archivage conforme à la norme ISO 19005. Le fichier PDF/A intègre toutes ses dépendances (polices, profils couleur) et garantit qu'il sera lisible sans logiciel tiers, quelle que soit la version future des lecteurs PDF.

**Post-indexation** Action de numériser des documents en les déposant dans une bannette, en attendant leur classement définitif dans une armoire. La bannette sert de zone de post-indexation dans Multigest.

**Pré-indexation** Action de numériser des documents directement à leur emplacement définitif dans un dossier, sans passer par l'étape bannette.

**Processus** Circuit Workflow regroupant une ou plusieurs actions à réaliser dans un ordre défini, par des acteurs définis, dans un délai défini.

**Plan de classement** Structure définie par l'administrateur pour une armoire, composée des index (champs métadonnées) permettant d'identifier et retrouver les dossiers.

**Portail de diffusion** Module permettant de partager des documents Multigest avec des destinataires internes ou externes via une interface web sécurisée. Deux modes : liste statique ou vue dynamique.

**Portail de publication** Plateforme d'accès libre permettant à des utilisateurs anonymes ou identifiés de rechercher et consulter des documents classés par catégories, sans ciblage nominatif.

**Processus (Efalia Process)** Circuit de validation avancé géré par Efalia Process (application distincte de Multigest). Un workflow Multigest peut déclencher un processus Efalia Process via un connecteur.

**Profil de diffusion** Configuration sauvegardée d'une liste de diffusion statique (destinataires, notifications, durée de validité) réutilisable pour de futures diffusions.

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## R

**RAD** *(Reconnaissance Automatique de Document)* Système permettant de reconnaître automatiquement un document en fonction de sa mise en page et des informations qu'il contient (logo, texte, zones spécifiques…).

**Return-Path** En-tête e-mail permettant de gérer les erreurs de distribution (bounces) dans le portail de diffusion. Configurable depuis la v9.6.1 : même adresse que l'expéditeur, adresse dédiée, ou valeur d'un index.

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## S

**SAE** *(Système d'Archivage Électronique)* Logiciel ayant pour vocation de stocker du contenu sur le temps long. Contrairement à une GED, son contenu est figé et ne peut pas être modifié. Multigest verse généralement ses documents à archiver dans un outil de type SAE.

**Scanner** *(ou Scanneur, Numériseur)* Appareil périphérique pourvu d'une source de rayonnement qui parcourt une surface pour en faire une reproduction numérique. Il permet de transformer des pages de texte et des images en documents numériques.

**SEDA** *(Standard d'Échange pour les Données d'Archivage)* Format d'échange de données accepté en entrée par un SAE. Multigest peut exporter ses documents archivés au format SEDA.

**Séparateur** Page spéciale insérée dans un lot de documents numérisés pour indiquer à Multigest comment découper et classer automatiquement les documents. Plusieurs types existent : ERIC, bannette, classement, nominatif, nominatif avec classement.

**Signature électronique** Certificat électronique apposé sur un document (fichier PDF) qui permet d'authentifier l'identité du signataire. Selon les implémentations, différents niveaux de garantie existent (simple, avancée, qualifiée). À distinguer du visa, qui est une annotation visuelle sans valeur probante.

**Superviseur (Workflow)** Utilisateur associé à un circuit Workflow disposant de droits supplémentaires pour intervenir sur les actions du circuit à la place de leurs acteurs attitrés (relances, réattributions, arrêt d'instances).

**SOAP** *(Simple Object Access Protocol)* Protocole de communication utilisé par les webservices Multigest pour l'intégration avec des applications tierces.

**SPOOL PDF** Module d'import automatique de fichiers PDF générés par des applications métier (ERP, comptabilité…). Les fichiers sont déposés dans un répertoire surveillé et classés automatiquement.

**SSO** *(Single Sign-On)* Authentification unique permettant à un utilisateur de se connecter à Multigest avec ses identifiants Windows, sans ressaisir ses credentials.

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## T

**Tableau de bord (Workflow)** Interface de Multigest qui recense toutes les actions des circuits Workflow en cours pour un utilisateur donné.

**Tâche planifiée** Traitement automatique déclenché périodiquement par Multigest (import automatique, envoi de rappels, archivage de processus, matching codes à barres…). Configurables depuis le menu Administration.

**TIF / TIFF** *(Tagged Image File Format)* Format de fichier image. Anciennement utilisé pour les documents numérisés dans Multigest, aujourd'hui remplacé par le format PDF.

**Type de document** Catégorie de document définie dans le plan de classement d'une armoire (ex. : "Facture", "Contrat", "Fiche de paie"). Utilisé pour le filtrage et le routage dans les vues dynamiques.

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## U

**Utilisateur** Personne physique disposant d'un compte lui permettant d'accéder à une application. Dans Multigest, un utilisateur dispose d'un login, d'un mot de passe et de droits spécifiques. Il peut être créé manuellement, importé depuis l'Active Directory (LDAP) ou via un fichier CSV.

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## V

**Vue dynamique** Mode de diffusion automatique et récurrent dans le portail de diffusion. La vue interroge une armoire selon des critères définis et envoie automatiquement à chaque destinataire ses propres documents (identifiés par un champ d'index).

**Versionning** *(ou Versionnage)* Fonctionnalité de Multigest qui, lorsqu'elle est activée, conserve toutes les versions successives d'un document. Elle permet de consulter ou restaurer l'état du document à une date antérieure.

**Visionneuse** Interface de prévisualisation des documents dans Multigest. Plusieurs visionneuses sont disponibles selon le format du document : visionneuse native, Pack Visio (PDF), OnlyOffice (bureautique).

**Visa automatique** Image (généralement une signature manuscrite scannée) apposée automatiquement sur le document lors de la validation d'une action Workflow. Le visa n'a pas la valeur probante d'une signature électronique.

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## W

**Webserveur.ini** Fichier de configuration principal du serveur web Multigest. Contient les paramètres d'authentification, de connexion au portail de diffusion, d'intégration LDAP, de parapheur, etc.

**Workflow** Circuit de validation documentaire intégré à Multigest. Un workflow définit les étapes de traitement d'un dossier ou document, les participants et les règles de routage. Distinct d'Efalia Process (application externe).

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**Pour aller plus loin :**

* [Notes de version](/documentations/multigest/annexes/notes-version.md)
* [Introduction à Multigest](https://github.com/Efalia/documentation-publique/blob/main/docs/documentations/multigest/utilisation/introduction-multigest.md)


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