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# Workflow — Administration
Administration complète des circuits de validation Multigest : création des modèles, configuration des composants, gestion des processus, notifications personnalisées et archivage.
**Accès :** Menu Administration > Administration du Workflow
***
## Créer un Modèle de Workflow
Un modèle de workflow (ou processus) définit le circuit de validation que suivra un document dans Multigest. Il décrit les étapes, les acteurs, les conditions et les actions automatiques qui s'enchaînent de l'initiation à la clôture.
**Accès :** Menu Administration > Administration du Workflow > Créer un processus
### Vue d'Ensemble
La création d'un modèle se déroule en deux phases :
1. **Informations et options générales** — définir le contexte et les paramètres du processus
2. **Création graphique** — construire visuellement le circuit avec les composants
### Phase 1 — Informations et Options Générales
**Informations Principales**
| Champ | Description |
| --------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Nature** | Type de processus : *Processus de documents* (lié à un document GED) ou *Processus secondaire de données* (déclenché par un autre processus) |
| **Classement** | Type de document ou dossier auquel le processus est attaché (sélectionné dans le plan de classement) |
| **Nom** | Identifiant du processus, affiché dans l'interface |
| **Description** | Résumé succinct du circuit |
| **Version** | Incrémentée automatiquement à chaque modification graphique |
| **Superviseur** | Un ou plusieurs utilisateurs disposant de droits de supervision (vue d'ensemble, relances, arrêt d'instances) |
**Options Générales**
| Option | Description | Défaut |
| ---------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------- | ------ |
| **Publication différée** | Le document n'est publié dans l'armoire qu'à la fin du processus | Activé |
| **Accès restreint** | Seuls les acteurs du circuit peuvent accéder au document en cours de traitement | — |
| **Fiche de circulation publique** | La fiche de suivi du processus est visible de tous | — |
| **Document inaltérable après processus** | Le document ne peut plus être modifié une fois le processus terminé | — |
| **Lancement manuel** | Le processus ne se déclenche pas automatiquement — un utilisateur doit le lancer manuellement | — |
**Notifications**
Configurez les alertes e-mail envoyées au lancement et à la clôture d'une instance du processus.
**Documents de Référence**
Intégrez des documents d'appui accessibles depuis le processus : fichiers locaux, documents issus du plan de classement, ou URLs externes.
📸 **CAPTURE : admin-workflow-creer-01-options-generales.png**
> Formulaire des informations générales avec champs Nature, Classement, Nom et options
### Phase 2 — Création Graphique du Circuit
Après validation des informations générales, l'**éditeur graphique** s'ouvre. Construisez le circuit en faisant glisser les composants depuis la palette vers le canevas.
📸 **CAPTURE : admin-workflow-creer-02-editeur-graphique.png**
> Éditeur graphique avec palette de composants à gauche et canevas à droite
**Les Quatre Types de Composants**
| Type | Description | Utilisation |
| ---------------------------- | ------------------------------------------------- | ------------------------------------------- |
| **Actions utilisateur** | Validation effectuée par un utilisateur Multigest | Étapes nécessitant une intervention humaine |
| **Actions système** | Exécution automatique sans intervention | Opérations en fin ou en cours de circuit |
| **Opérateurs conditionnels** | Bifurcation selon une condition vraie/fausse | Points de décision dans le circuit |
| **Chemins de validation** | Branches parallèles ou alternatives | Circuits complexes multi-voies |
{% hint style="info" %}
Les **actions système** doivent être placées **en fin de circuit** — elles s'exécutent automatiquement et ne peuvent pas précéder des actions utilisateur.
{% endhint %}
{% stepper %}
{% step %}
## Ajouter les composants
Faites glisser les composants depuis la palette vers le canevas dans l'ordre logique du circuit.
{% endstep %}
{% step %}
## Relier les composants
Tracez les liens entre les composants pour définir l'enchaînement. Pour les opérateurs conditionnels, reliez les deux branches (condition vraie et condition fausse).
{% endstep %}
{% step %}
## Configurer chaque composant
Double-cliquez sur chaque composant pour ouvrir ses paramètres (acteurs, délais, type d'action...).
{% endstep %}
{% step %}
## Enregistrer et activer
Enregistrez le modèle. Il apparaît avec le statut **Inactif** par défaut.
{% hint style="warning" %}
Tout nouveau processus est créé **inactif**. Il doit être **activé manuellement** pour être disponible au lancement.
{% endhint %}
{% endstep %}
{% endstepper %}
### Bonnes Pratiques de Conception
{% hint style="success" %}
**Recommandations :**
* Nommez chaque composant de façon explicite (ex. : "Validation RH", "Signature Direction")
* Définissez toujours un **superviseur** pour chaque processus
* Testez le circuit sur des documents de test avant activation en production
* Commencez simple — vous pourrez affiner en dupliquant le modèle
{% endhint %}
{% hint style="warning" %}
**Points d'attention :**
* Le champ **Classement** ne peut pas être modifié après création du modèle
* Le circuit graphique ne peut être modifié que si **aucune instance n'est en cours**
* Chaque modification du graphique incrémente automatiquement la **version**
{% endhint %}
***
## Configurer les Composants du Workflow
### Actions Utilisateur
Les actions utilisateur sont les étapes du circuit nécessitant une **intervention humaine**.
**Types d'Actions Utilisateur**
| Type | Description |
| ---------------------------------- | ----------------------------------------------------------- |
| **Consultation seule** | L'utilisateur consulte le document sans pouvoir le modifier |
| **Consultation avec modification** | L'utilisateur peut consulter et modifier le document |
| **Signature numérique** | Apposition d'une signature numérique sur le document |
| **Apposition de tampon** | Application d'un tampon visuel sur le document |
| **Commentaire texte** | Saisie d'un commentaire en machine à écrire |
| **Annotation** | Ajout d'annotations libres sur le document |
| **Validation avec réponse** | L'utilisateur choisit parmi plusieurs réponses prédéfinies |
| **Contreseing électronique** | Validation via un système de contreseing externe |
**Assignation des Acteurs**
| Mode | Description |
| -------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------- |
| **Utilisateur(s) spécifique(s)** | Un ou plusieurs utilisateurs nommément désignés |
| **Groupe** | Tous les membres d'un groupe Multigest |
| **Rôle hiérarchique** | Responsable direct, N+2, etc. (selon organigramme configuré) |
| **Sélection dynamique** | L'acteur est choisi au moment du lancement du processus |
| **Méta-utilisateurs** | Attribution à un groupe restreint selon les champs permission de l'armoire |
**Gestion des Délais**
| Paramètre | Description |
| ------------------------- | ----------------------------------------------------- |
| **Délai de traitement** | Nombre de jours accordés pour réaliser l'action |
| **Délai de notification** | Délai avant envoi d'une alerte de retard |
| **Statut** | "Dans les délais" ou "En retard" selon la date limite |
**Contraintes de Progression**
| Contrainte | Description |
| ----------------- | ---------------------------------------------------------------- |
| **Bloquante** | L'action doit être complétée avant que le circuit puisse avancer |
| **Non bloquante** | Le circuit peut continuer mais l'action reste requise |
| **Optionnelle** | L'action est facultative, son absence ne bloque pas |
**Notifications** : configurez les alertes e-mail à l'assignation, en cas de relance manuelle, ou en cas de retard (alerte journalière).
**Options de Conversion Bureautique**
| Option | Description |
| ----------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------- |
| **À l'ouverture de l'action** | Le document bureautique est converti en PDF dès que l'utilisateur ouvre l'action |
| **Après validation** | La conversion en PDF intervient après que l'utilisateur a validé l'action |
**Permissions sur le Dossier et les Métadonnées** : définissez pour chaque action ce que l'acteur peut voir et modifier — accès au contenu du dossier GED et modification des champs d'index champ par champ.
📸 **CAPTURE : admin-workflow-composants-01-action-utilisateur.png**
> Panneau de configuration d'une action utilisateur avec onglets Acteurs, Délais, Permissions
### Actions Système
Les actions système s'exécutent **automatiquement**, sans intervention humaine. Elles sont généralement placées en fin de circuit.
{% hint style="warning" %}
Les actions système doivent être placées **en fin de circuit**. Elles ne peuvent pas précéder des actions utilisateur.
{% endhint %}
| Type | Description |
| -------------------------- | ------------------------------------------------------------------- |
| **Suppression permanente** | Supprime définitivement le document de la GED |
| **Reclassement** | Déplace le document vers un autre emplacement du plan de classement |
| **Rejet en bannette** | Renvoie le document vers une bannette spécifiée |
| **Transfert** | Transfère le document vers un autre dossier ou une autre armoire |
| **Exécution de commande** | Lance une commande batch externe (script, traitement automatisé) |
📸 **CAPTURE : admin-workflow-composants-02-action-systeme.png**
> Sélecteur de type d'action système avec paramètres de destination
### Opérateurs Conditionnels
Les opérateurs conditionnels créent des **points de bifurcation** dans le circuit selon le résultat d'une condition.
{% tabs %}
{% tab title="Binaire (Vrai/Faux)" %}
Évalue une condition et oriente le circuit vers l'une de deux branches :
* **Branche VRAIE** — si la condition est satisfaite
* **Branche FAUSSE** — si la condition n'est pas satisfaite
**Exemple :** Si le montant > 10 000 € → validation Direction ; sinon → validation Responsable
{% endtab %}
{% tab title="Multi-chemins" %}
Permet de sélectionner parmi **plusieurs branches** selon des critères définis.
**Exemple :** Selon le service demandeur → circuit RH, circuit Comptabilité ou circuit Juridique
{% endtab %}
{% endtabs %}
📸 **CAPTURE : admin-workflow-composants-03-operateur-conditionnel.png**
> Opérateur conditionnel binaire avec branches Vrai et Faux reliées à des actions différentes
### Chemins de Validation
Les chemins de validation permettent de créer des **branches parallèles ou alternatives** dans le circuit pour des workflows complexes nécessitant plusieurs voies simultanées ou optionnelles.
📸 **CAPTURE : admin-workflow-composants-04-chemins.png**
> Circuit avec chemins parallèles convergant vers une étape commune
***
## Gérer les Modèles de Processus
### Liste des Modèles
L'interface présente la liste de tous les modèles de workflow créés avec leur statut, leur version et leur nombre d'instances actives.
📸 **CAPTURE : admin-workflow-modeles-01-liste.png**
> Liste des modèles avec colonnes Nom, Statut, Version, Instances en cours
{% hint style="warning" %}
Tout nouveau modèle est créé avec le statut **Inactif**. Il doit être activé manuellement pour être disponible au déclenchement.
{% endhint %}
### Activer / Désactiver un Modèle
Un modèle **actif** peut recevoir de nouvelles instances. Un modèle **désactivé** n'accepte plus de nouvelles instances, mais continue de traiter les instances déjà en cours jusqu'à leur clôture.
{% stepper %}
{% step %}
## Activer un modèle
Dans la liste des modèles, sélectionnez le modèle et cliquez sur **Activer**. Le statut passe d'**Inactif** à **Actif** — le processus peut désormais être déclenché.
{% endstep %}
{% step %}
## Désactiver un modèle
Sélectionnez le modèle et cliquez sur **Désactiver**. Le statut passe d'**Actif** à **Inactif** — utile pour mettre en pause un processus temporairement sans interrompre les instances déjà engagées.
{% endstep %}
{% endstepper %}
### Modifier un Modèle
Les **paramètres généraux** (nom, description, superviseur, options) peuvent être modifiés à tout moment.
{% hint style="warning" %}
Le **circuit graphique** ne peut être modifié que si aucune instance n'est en cours. Si des instances sont actives, désactivez le modèle, attendez leur clôture ou arrêtez-les, puis modifiez le circuit. Chaque modification incrémente la **version** du modèle.
{% endhint %}
{% hint style="danger" %}
Le champ **Classement** (type de document/dossier attaché) **ne peut pas être modifié** après la création du modèle.
{% endhint %}
### Dupliquer un Modèle
La duplication crée rapidement un nouveau modèle basé sur un existant.
{% stepper %}
{% step %}
## Sélectionner le modèle source
Dans la liste, sélectionnez le modèle à dupliquer et cliquez sur **Dupliquer**.
{% endstep %}
{% step %}
## Adapter le nouveau modèle
Un nouveau modèle est créé avec la même structure et le statut **Inactif**. Modifiez le nom, la description et les paramètres, puis activez-le lorsqu'il est prêt.
{% endstep %}
{% endstepper %}
### Supprimer un Modèle
{% hint style="danger" %}
La suppression d'un modèle est **irréversible**. Elle supprime le modèle **et toutes les instances associées** (en cours ou terminées), ainsi que l'historique complet. Envisagez la **désactivation** si vous souhaitez simplement arrêter les nouveaux déclenchements sans perdre l'historique.
{% endhint %}
### Gérer les Instances en Cours
Depuis la liste des modèles, cliquez sur le nombre d'instances actives pour accéder à la vue de gestion.
**Code couleur du graphique d'instance :**
| Couleur | Signification |
| --------------------------------- | -------------------------------- |
| **Rouge** | Étapes complétées |
| **Vert** | Actions réalisées |
| **Rouge clignotant / en attente** | Actions en attente de traitement |
📸 **CAPTURE : admin-workflow-modeles-03-instance-graphique.png**
> Graphique d'une instance avec codes couleurs des étapes
Pour **arrêter une instance**, sélectionnez-la et cliquez sur **Arrêter l'instance**.
{% hint style="danger" %}
L'arrêt d'une instance est **irréversible** — toutes les actions en cours et en attente sont supprimées. Le document n'est pas supprimé mais sort du circuit.
{% endhint %}
***
## Notifications Personnalisées
Par défaut, Multigest envoie des notifications e-mail standardisées. Cette fonctionnalité permet de **personnaliser entièrement** le contenu de ces e-mails.
**Accès :** Menu Administration > Administration du Workflow > Notifications personnalisées
Les notifications reposent sur des **fichiers HTML** stockés sur le serveur avec des **variables dynamiques** qui injectent automatiquement les données du processus.
### Modèles de Notifications Disponibles
| Notification | Déclencheur |
| ---------------------------------- | ------------------------------------------------------- |
| **Lancement de processus** | À l'ouverture d'une nouvelle instance |
| **Première action** | Lors de l'assignation de la première action à un acteur |
| **Actions régulières** | Pour chaque action assignée en cours de circuit |
| **Délégations d'absence** | Lors de la délégation d'une action suite à une absence |
| **Relances manuelles** | Quand le superviseur relance manuellement un acteur |
| **Alertes de retard journalières** | Envoyées chaque jour pour les actions en retard |
| **Clôture de processus** | À la fin d'une instance |
{% hint style="info" %}
Des **sous-dossiers par processus** peuvent être créés pour des notifications différentes selon le workflow. Si aucun fichier spécifique n'est trouvé pour un processus, Multigest utilise le modèle générique.
{% endhint %}
### Créer un Modèle de Notification
{% stepper %}
{% step %}
## Créer le contenu dans Word
Rédigez le contenu de votre e-mail dans **Microsoft Word** avec la mise en forme souhaitée (logo, couleurs, typographie, texte fixe et variables).
Intégrez les **variables dynamiques** aux emplacements souhaités.
{% endstep %}
{% step %}
## Exporter en HTML
Depuis Word, utilisez **Fichier > Enregistrer sous** et choisissez le format **Page Web (.html)**.
{% hint style="warning" %}
Conservez le fichier `.html` et son dossier de ressources ensemble. Sans le dossier associé, les images et styles ne s'afficheront pas correctement.
{% endhint %}
{% endstep %}
{% step %}
## Déposer les fichiers sur le serveur
Copiez le fichier `.html` et son dossier de ressources dans le répertoire :
```
[CHEMIN_STOCK_MODELES]\mailsWF\
```
Pour des notifications spécifiques à un processus, créez un sous-dossier portant le **nom du processus** :
```
[CHEMIN_STOCK_MODELES]\mailsWF\[Nom_du_processus]\
```
📸 **CAPTURE : admin-workflow-notifs-01-arborescence.png**
> Structure des dossiers mailsWF avec sous-dossier par processus
> {% endstep %}
{% step %}
## Configurer le fichier .ini (optionnel)
Créez un fichier `.ini` associé au modèle HTML pour personnaliser l'objet de l'e-mail et activer l'accusé de lecture.
📸 **CAPTURE : admin-workflow-notifs-02-fichier-ini.png**
> Exemple de fichier .ini avec paramètres objet et accusé de lecture
> {% endstep %}
> {% endstepper %}
### Variables Dynamiques Disponibles
**Variables Workflow**
| Variable | Valeur insérée |
| ------------------ | ----------------------------------------------- |
| `WKF_NOM_ARMOIRE` | Nom de l'armoire concernée |
| `WKF_NOM_MODELE` | Nom du modèle de processus |
| `WKF_NOM_DOCUMENT` | Nom du document en cours de traitement |
| `WKF_NOM_ACTEUR` | Nom de l'acteur destinataire de la notification |
| `WKF_DATE_FIN` | Date limite de traitement de l'action |
| `WKF_RETARD` | Nombre de jours de retard (pour alertes retard) |
**Variables Données Métier**
| Variable | Valeur insérée |
| ----------- | -------------------------------------------- |
| `INDEX_XXX` | Valeur du champ d'index `XXX` du dossier GED |
| `META_XXX` | Valeur de la métadonnée `XXX` du document |
**Exemple :** `INDEX_NUMERODOSSIER` insère la valeur du champ "NUMERODOSSIER" de l'armoire dans l'e-mail.
***
## Archivage des Processus
L'archivage des processus déplace les données de workflow terminées vers des **tables d'archive** afin d'améliorer les performances du tableau de bord et du moteur workflow.
### Pourquoi Archiver ?
L'accumulation de processus terminés dans les tables actives peut dégrader les performances : ralentissement du tableau de bord, temps de réponse plus longs, consommation croissante d'espace en base.
{% hint style="info" %}
Lorsque des processus sont archivés, toutes leurs données associées sont déplacées : actions, sous-actions, fiches de circulation, historiques. Les données restent consultables via **MGDex** mais ne sont plus visibles dans l'interface Multigest standard.
{% endhint %}
### Fonctionnement Technique
L'archivage s'effectue via un **script batch (.bat)** exécutable ponctuellement ou planifié.
**Paramètres du Script**
| Paramètre | Description | Exemple |
| ---------- | ------------------------------------- | ----------------------- |
| `ARMOIRE` | Nom physique de l'armoire concernée | `CONTRATS` |
| `INTERVAL` | Valeur numérique du délai d'archivage | `6` |
| `UNIT` | Unité du délai | `month`, `year`, `day` |
| `ARCHTYPE` | Type(s) de données à archiver | Voir tableau ci-dessous |
**Types de Données Archivables (`ARCHTYPE`)**
| Code | Type de données |
| ----------- | ----------------------------------------- |
| `CONSULT` | Événements de consultation |
| `EVTDOSS` | Événements sur les dossiers GED |
| `EVTDOC` | Événements sur les documents |
| `BANEVTDOC` | Événements sur les documents de bannettes |
| `PROCESS` | Instances de processus workflow |
| `EVT` | Tous les événements |
{% hint style="info" %}
**Combiner plusieurs types :** Utilisez le symbole `|` pour archiver plusieurs types en une seule exécution.
**Exemple :** `ARCHTYPE=PROCESS|EVTDOSS` archive les processus ET les événements de dossiers.
{% endhint %}
### Planifier l'Archivage
{% tabs %}
{% tab title="Ponctuel" %}
Lancez le script manuellement depuis le serveur quand le besoin se présente (avant une montée de version, lors d'une baisse de performances constatée).
{% endtab %}
{% tab title="Planifié" %}
Intégrez le script dans le **planificateur de tâches Windows** ou via les **tâches planifiées Multigest** pour une exécution automatique régulière (mensuelle ou trimestrielle recommandée).
→ [Gestion des tâches planifiées](/documentations/multigest/administration/configuration-generale.md)
{% endtab %}
{% endtabs %}
### Journaux d'Archivage
```
[INSTALLDIR_MULTIGEST]\Multigest\Logs\archive_tables\
```
📸 **CAPTURE : admin-workflow-archivage-01-logs.png**
> Répertoire des journaux d'archivage avec fichiers de log datés
***
## Questions Fréquentes
Quelle différence entre "Processus de documents" et "Processus secondaire de données" ?
Un **processus de documents** est le circuit principal déclenché directement sur un document GED. Un **processus secondaire de données** est déclenché automatiquement par un autre processus (sous-processus de validation complémentaire).
Peut-on modifier un processus qui a déjà des instances en cours ?
Les **paramètres généraux** peuvent être modifiés à tout moment. Le **circuit graphique** ne peut être modifié que si aucune instance n'est en cours — désactivez d'abord le modèle et attendez ou arrêtez les instances actives.
Quelle différence entre action bloquante et non bloquante ?
Une action **bloquante** arrête la progression du circuit jusqu'à ce qu'elle soit traitée. Une action **non bloquante** laisse le circuit continuer mais conserve l'action en attente ; elle doit quand même être réalisée.
Peut-on assigner une action à plusieurs utilisateurs simultanément ?
Oui. Vous pouvez désigner plusieurs utilisateurs ou un groupe entier. Selon la configuration, l'action peut être traitée par le premier acteur disponible, ou nécessiter la validation de tous les acteurs désignés.
La version du modèle a changé — les instances en cours utilisent-elles l'ancienne ou la nouvelle version ?
Les instances déjà lancées continuent sur la **version du modèle en vigueur au moment de leur lancement**. Les nouvelles instances utilisent la version courante. Il n'y a pas de migration forcée des instances en cours.
Les données archivées sont-elles définitivement perdues ?
Non. Les données sont déplacées vers des **tables d'archive** en base de données. Elles restent accessibles via le module **MGDex**, mais ne sont plus visibles dans l'interface graphique standard.
Les notifications personnalisées s'appliquent-elles à tous les processus ?
Si les fichiers sont placés directement dans `mailsWF\`, ils s'appliquent à tous les processus. Pour des notifications différentes par processus, créez des sous-dossiers nommés d'après chaque processus. Multigest cherche d'abord un modèle spécifique, puis utilise le modèle générique.
***
**Pour aller plus loin :**
* [Tableaux de bord Workflow](https://github.com/Efalia/documentation-publique/blob/main/docs/documentations/multigest/utilisation/tableaux-bord-workflow.md)
* [Traitement des tâches](/documentations/multigest/workflow/traitement-taches.md)
* [Configuration générale](/documentations/multigest/administration/configuration-generale.md)
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# Agent Instructions
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