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# Tableaux de bord Workflow
Les tableaux de bord workflow permettent aux utilisateurs de suivre et traiter leurs actions depuis une vue centralisée. En tant qu'administrateur, vous configurez les **colonnes affichées**, les **filtres disponibles** et les **actions autorisées** pour chaque profil d'utilisateur.
**Accès :** Menu Administration > Gestion des armoires > Onglet Suivi de documents > Tableau de bord Workflow
{% hint style="info" %}
La configuration du tableau de bord se fait **par armoire**. Vous devez être **administrateur de l'armoire** concernée pour accéder à cette configuration.
{% endhint %}
***
## Interface de Configuration
L'interface se compose de trois zones :
| Zone | Rôle |
| ----------------------- | ---------------------------------------------------- |
| **Zone de paramétrage** | Configuration de l'affichage et des filtres |
| **Champs disponibles** | Liste des éléments pouvant être affichés |
| **Champs affichés** | Éléments visibles dans le tableau avec leurs options |
📸 **CAPTURE : admin-tdb-workflow-01-interface.png**
> Interface de configuration avec les trois zones et système glisser-déposer
***
## Types de Processus
| Type | Description |
| ------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Processus principaux** | Workflows principaux définis lors de la création du modèle |
| **Processus secondaires** | Workflows déclenchés en réponse à un événement (ex. : document réponse dans un circuit) |
***
## Catégories de Champs Disponibles
Le tableau de bord peut afficher quatre catégories de champs :
| Catégorie | Exemples |
| ------------------------- | ----------------------------------------------------------------- |
| **Champs workflow** | Libellé du processus, étape en cours, nom de l'action |
| **Champs d'index** | Champs métier du dossier GED (ex. : N° contrat, Nom client) |
| **Métadonnées document** | Dates, noms de fichiers, types de documents |
| **Fiches de métadonnées** | Champs personnalisés si des fiches sont configurées sur l'armoire |
***
## Configurer les Colonnes Affichées
{% stepper %}
{% step %}
## Ajouter des colonnes
Dans la zone **Champs disponibles**, repérez les champs à afficher. Faites-les **glisser-déposer** vers la zone **Champs affichés**.
{% endstep %}
{% step %}
## Configurer chaque colonne
Pour chaque champ ajouté, trois options sont disponibles :
| Option | Description |
| ----------- | ----------------------------------------------------------- |
| **Visible** | Affiche la colonne dans le tableau de bord |
| **Filtre** | Ajoute ce champ aux critères de filtrage (colonne gauche) |
| **Liste** | Affiche un menu déroulant pour les champs avec dictionnaire |
📸 **CAPTURE : admin-tdb-workflow-02-colonnes.png**
> Zone Champs affichés avec options Visible, Filtre et Liste pour chaque champ
> {% endstep %}
{% step %}
## Ordonner les colonnes
Utilisez les **icônes Monter/Descendre** pour réordonner les colonnes dans l'affichage du tableau de bord.
{% endstep %}
{% step %}
## Enregistrer
Cliquez sur **Enregistrer** pour appliquer la configuration.
{% endstep %}
{% endstepper %}
***
## Onglet Options Générales
Cet onglet définit les **actions disponibles** depuis le tableau de bord selon le profil de l'utilisateur (acteur, responsable, superviseur).
### Actions Configurables par Profil
| Action | Description |
| ------------------------------------- | --------------------------------------------------- |
| **Accéder aux actions et documents** | Ouvre l'action et le document associé |
| **Attribuer ou déléguer des tâches** | Réassigner une action à un autre utilisateur |
| **Modifier délais** | Changer la date limite d'une action |
| **Modifier métadonnées** | Éditer les champs d'index depuis le tableau de bord |
| **Valider depuis le tableau de bord** | Traiter une action sans ouvrir le document |
| **Ajouter des commentaires** | Saisir un commentaire sur l'action |
| **Consulter le circuit** | Visualiser le graphique du processus en cours |
| **Générer statistiques** | Exporter des données de suivi |
| **Envoyer des notifications** | Relancer manuellement un acteur |
📸 **CAPTURE : admin-tdb-workflow-03-options-generales.png**
> Options générales avec cases à cocher par profil (acteur, responsable, superviseur)
***
## Export PDF en Masse (v9.5.4+)
Cette fonctionnalité permet de fusionner plusieurs documents PDF sélectionnés en un **seul fichier PDF** pour impression ou archivage en masse.
### Activer l'Export PDF
Menu Administration > Options générales > cocher **"Export PDF"**
### Utiliser l'Export PDF
Depuis le tableau de bord workflow :
1. Sélectionnez les actions souhaitées
2. Cliquez sur **Export PDF**
3. Choisissez le périmètre : **Sélection**, **Page** ou **Tout**
{% hint style="warning" %}
**Limitations de l'export PDF :**
* Seuls les documents au format **PDF** sont inclus dans la fusion (les autres formats sont ignorés)
* Les doublons sont éliminés automatiquement (un même document n'apparaît qu'une fois)
* L'utilisateur doit disposer du droit **Impression** sur les documents concernés
{% endhint %}
***
## Attribution de Méta-Utilisateurs
Les méta-utilisateurs permettent d'attribuer des tâches à un **sous-ensemble d'utilisateurs d'un groupe** plutôt qu'à tous les membres, en utilisant les champs permission de l'armoire comme critère de filtrage.
### Configuration
1. Dans la **gestion des utilisateurs du workflow**, définissez les groupes éligibles
2. Paramétrez le mode d'attribution : **Manuel** avec validation **Obligatoire** ou **Facultative**
### Niveaux d'Attribution (v9.5.4+)
Utilisez les **champs permission** de l'armoire pour créer des listes d'attribution préfiltrées accessibles comme méta-utilisateurs :
* **Acteurs directs** de la liste d'attribution
* **Responsables directs** de la liste d'attribution
→ [Gestion des armoires — Méta-acteurs Workflow](/documentations/multigest/administration/gestion-armoires.md)
***
## Questions Fréquentes
La configuration du tableau de bord est-elle commune à tous les utilisateurs ?
Non. La configuration est définie **par armoire** par l'administrateur, mais les utilisateurs peuvent avoir des vues différentes selon leur profil (acteur, responsable, superviseur). Les options générales permettent de différencier les actions disponibles par profil.
Peut-on afficher des champs d'index de l'armoire dans le tableau de bord ?
Oui. Les **champs d'index** (métadonnées du dossier GED) font partie des catégories de champs disponibles. Faites-les glisser dans la zone Champs affichés pour les intégrer comme colonnes dans le tableau de bord.
Comment permettre aux utilisateurs de filtrer par statut d'action ?
Dans la zone Champs affichés, activez l'option **Filtre** sur les champs souhaités (ex. : statut, étape, acteur). Ces champs apparaîtront dans la colonne de gauche du tableau de bord comme critères de filtrage.
L'export PDF fusionne tous les documents — peut-on choisir l'ordre ?
L'ordre des documents dans le PDF fusionné suit l'ordre de sélection ou l'ordre d'affichage du tableau de bord. Pour contrôler l'ordre précis, sélectionnez les actions dans l'ordre souhaité avant de lancer l'export.
Que signifie "valider depuis le tableau de bord" ?
Cette option permet à un acteur de **traiter et valider une action directement** depuis le tableau de bord, sans avoir à ouvrir le document associé. Utile pour les validations simples où la consultation du document n'est pas nécessaire.
***
**Pour aller plus loin :**
* [Créer un modèle de workflow](https://github.com/Efalia/documentation-publique/blob/main/docs/documentations/multigest/administration/workflow-creer-modele.md)
* [Configurer les composants du workflow](https://github.com/Efalia/documentation-publique/blob/main/docs/documentations/multigest/administration/workflow-configurer-composants.md)
* [Traiter une action](/documentations/multigest/workflow/traiter-action.md)
* [Filtrer et chercher vos actions](/documentations/multigest/workflow/filtrer-chercher-actions.md)
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# Agent Instructions
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