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# Portails — Administration
Administration des portails de partage documentaire Multigest : portail de diffusion (configuration, listes statiques, vues dynamiques, accès destinataires) et portail de publication.
***
## Portail de Diffusion — Configuration
Le portail de diffusion permet de partager des documents indexés dans Multigest avec des utilisateurs internes et des partenaires externes (clients, fournisseurs, prestataires) en **consultation en lecture seule**, via une interface web simple.
### Principes Clés
| Principe | Description |
| ---------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Base documentaire unique** | Les destinataires accèdent directement aux documents de la GED — aucune copie n'est créée |
| **Traçabilité complète** | Tous les accès et consultations sont enregistrés |
| **Sécurité** | Niveaux d'autorisation contrôlés et accès sécurisé |
| **Simplicité** | Interface web — aucune installation requise côté destinataire |
### Prérequis
| Prérequis | Détail |
| ------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Module installé** | Le module "Portail de diffusion" doit être installé sur le serveur |
| **Droits armoire** | Les utilisateurs/groupes doivent disposer du droit **Diffusion mail** sur les armoires concernées |
| **Droits admin** | Droits d'administration Multigest pour la configuration |
### Mode de Connexion des Destinataires
Le portail propose deux méthodes d'accès, configurables dans `webserveur.ini` :
```ini
PORTAIL_DIFF_CONN=0 ; Accès par identifiants (login + mot de passe)
PORTAIL_DIFF_CONN=1 ; Accès par lien de session unique
```
{% tabs %}
{% tab title="Par identifiants" %}
Les destinataires reçoivent leurs identifiants par e-mail lors du premier ajout à une liste.
* **Utilisateurs Multigest :** reçoivent leur login personnel et un mot de passe généré
* **Contacts externes :** leur adresse e-mail sert d'identifiant
{% endtab %}
{% tab title="Par lien de session" %}
Chaque e-mail de notification contient un **lien de session unique**. Le destinataire clique sur le lien et est connecté automatiquement, sans saisir d'identifiants. Les destinataires peuvent régénérer leur numéro de session pour invalider les anciens liens.
{% endtab %}
{% endtabs %}
📸 **CAPTURE : admin-portail-diffusion-01-connexion.png**
> E-mail d'invitation reçu par un destinataire avec lien d'accès au portail
### Contraintes de Mot de Passe
Pour le mode "Par identifiants", configurez les règles de complexité dans `config.ini` :
| Paramètre | Description |
| ------------------------------- | ----------------------------------------------------------- |
| **Caractères spéciaux minimum** | Nombre minimal de caractères spéciaux requis |
| **Chiffres minimum** | Nombre minimal de chiffres requis |
| **Majuscules minimum** | Nombre minimal de lettres majuscules |
| **Longueur totale minimum** | Longueur minimale du mot de passe (8 caractères par défaut) |
### Notifications Automatiques
**Notifications aux destinataires :**
| Notification | Déclencheur |
| ---------------------- | ----------------------------------------------------------------------------- |
| **Rappel de document** | Envoyé après un délai configurable si le document n'a pas encore été consulté |
**Notifications aux expéditeurs :**
| Notification | Déclencheur |
| --------------------- | ------------------------------------------------------------------ |
| **Premier accès** | Alerte l'expéditeur lors de la première consultation d'un document |
| **Documents expirés** | Liste des documents non consultés avant expiration de la liste |
### Personnalisation des E-mails
Les modèles d'e-mails sont personnalisables via des fichiers HTML stockés dans le répertoire `mailsDiff/`. Variables disponibles :
| Variable | Valeur insérée |
| --------------------- | -------------------------------------------- |
| `[[DIFFUSION_TITRE]]` | Titre de la liste de diffusion |
| `[[CONTACT_NOM]]` | Nom du destinataire |
| `[[CONTACT_PRENOM]]` | Prénom du destinataire |
| `[[CONTACT_MAIL]]` | Adresse e-mail du destinataire |
| `[[DOC_RECALLDOC]]` | Lien de rappel vers un document non consulté |
| `[[DOC_EXPIREDOC]]` | Information sur un document expiré |
📸 **CAPTURE : admin-portail-diffusion-02-template-email.png**
> Exemple de fichier HTML de modèle d'e-mail avec variables de fusion
***
## Portail de Diffusion — Liste Statique
Une liste de diffusion statique permet de partager un ensemble de documents sélectionnés manuellement avec des destinataires définis, pour une durée déterminée.
### Créer une Liste de Diffusion
{% stepper %}
{% step %}
### Sélectionner les documents à diffuser
Dans l'armoire GED, sélectionnez le ou les documents à partager (sélection multiple via Ctrl+clic ou Shift+clic).
📸 **CAPTURE : admin-portail-statique-01-selection-documents.png**
> Sélection de plusieurs documents dans une armoire avant diffusion
> {% endstep %}
{% step %}
### Ouvrir l'assistant de diffusion
Cliquez sur l'icône **"Liste de diffusion"** dans la barre supérieure.
{% endstep %}
{% step %}
### Configurer la liste
| Paramètre | Description | Obligatoire |
| --------------------- | ----------------------------------------------- | ----------- |
| **Nom de la liste** | Titre affiché aux destinataires dans le portail | Oui |
| **Durée de validité** | Illimitée ou durée fixe en jours | Oui |
| **Commentaires** | Note descriptive visible par les destinataires | Non |
📸 **CAPTURE : admin-portail-statique-02-configuration.png**
> Formulaire de configuration avec nom, validité et commentaires
> {% endstep %}
{% step %}
### Configurer les notifications e-mail
| Option | Description |
| ------------------------ | ------------------------------------------------- |
| **Objet du mail** | Sujet de l'e-mail d'invitation |
| **Corps du mail** | Message accompagnant l'accès aux documents |
| **Accusé de lecture** | Activation des accusés de réception |
| **Résumé des documents** | Inclusion d'une liste des documents dans l'e-mail |
📸 **CAPTURE : admin-portail-statique-03-notifications.png**
> Options de notification e-mail
> {% endstep %}
{% step %}
### Ajouter les destinataires
{% tabs %}
{% tab title="Contacts externes" %}
Personnes sans compte Multigest, gérées dans le carnet d'adresses du portail. Leur adresse e-mail sert d'identifiant de connexion.
{% endtab %}
{% tab title="Utilisateurs Multigest" %}
Personnes disposant d'un compte Multigest. Leur login Multigest habituel sert d'identifiant.
{% endtab %}
{% endtabs %}
📸 **CAPTURE : admin-portail-statique-04-destinataires.png**
> Interface d'ajout de destinataires
> {% endstep %}
{% step %}
### Valider
Cliquez sur **Valider**. Les destinataires reçoivent immédiatement leur e-mail d'invitation.
Avant de valider, vous pouvez cliquer sur **"Enregistrer en tant que nouveau profil"** pour réutiliser cette configuration ultérieurement (sans les documents).
{% endstep %}
{% endstepper %}
### Ajouter des Documents à une Liste Existante
Sélectionnez les nouveaux documents dans l'armoire GED, puis cliquez sur **"Ajouter à une liste de diffusion"** (et non "Créer une nouvelle liste"). Sélectionnez la liste de destination dans vos listes existantes.
### Tableau de Bord de Gestion
| Action | Description |
| ---------------------------- | -------------------------------------------------------- |
| **Consulter les listes** | Vue d'ensemble de toutes les listes de diffusion actives |
| **Suivre les consultations** | Voir quels destinataires ont consulté quels documents |
| **Gérer les destinataires** | Ajouter ou retirer des destinataires d'une liste active |
📸 **CAPTURE : admin-portail-statique-05-tableau-bord.png**
> Tableau de bord avec liste de diffusion et statuts de consultation par destinataire
***
## Portail de Diffusion — Vues Dynamiques
Les vues dynamiques permettent la **diffusion automatique et récurrente** de documents vers des destinataires référencés dans une armoire Multigest. Idéal pour la distribution des fiches de paie où chaque employé reçoit uniquement ses propres documents.
**Principe :** la vue interroge automatiquement l'armoire selon des critères définis, identifie les destinataires à partir des index (ex. : champ e-mail) et envoie à chaque destinataire uniquement ses documents — en se régénérant selon une fréquence configurée.
{% hint style="warning" %}
Pour créer et administrer des vues dynamiques, l'utilisateur doit disposer du droit **"Administration des vues dynamiques"**, activable dans le menu Administration.
{% endhint %}
### Créer une Vue Dynamique
{% stepper %}
{% step %}
### Accéder aux vues dynamiques
Cliquez sur l'icône **"Liste de diffusion"** > onglet **"Vues dynamiques"** > **"Créer une nouvelle liste"**.
📸 **CAPTURE : admin-portail-dynamique-01-creation.png**
> Interface de création avec onglets Liste statique et Vues dynamiques
> {% endstep %}
{% step %}
### Définir l'état de la vue
Choisissez **Active** ou **Inactive**.
{% hint style="info" %}
Créez la vue en mode **Inactif** le temps de la configurer. Activez-la uniquement lorsqu'elle est prête à envoyer des notifications réelles.
{% endhint %}
{% endstep %}
{% step %}
### Sélection des documents
| Paramètre | Description |
| -------------------- | --------------------------------------------------------------------------- |
| **Armoire** | Armoire GED source des documents |
| **Type de document** | Type de fichier dans le plan de classement |
| **Filtres** | Critères supplémentaires pour affiner la sélection |
| **Fréquence** | **Statique** (diffusion unique) ou **Dynamique** (régénération automatique) |
📸 **CAPTURE : admin-portail-dynamique-02-selection-documents.png**
> Onglet Sélection avec armoire, type de document et filtres
> {% endstep %}
{% step %}
### Sélection des destinataires
| Paramètre | Description |
| --------------------------------- | --------------------------------------------------------------- |
| **Index de sélection** | Champ de l'armoire contenant l'adresse e-mail des destinataires |
| **Fréquence de rafraîchissement** | Fréquence de mise à jour de la liste des adresses |
{% hint style="info" %}
Chaque destinataire ne voit que les documents pour lesquels **sa valeur d'index correspond**. Un employé ne voit jamais les fiches de paie d'un collègue.
{% endhint %}
📸 **CAPTURE : admin-portail-dynamique-03-destinataires.png**
> Configuration de l'index destinataire
> {% endstep %}
{% step %}
### Identification de la vue
| Paramètre | Description |
| ----------------------- | ----------------------------------------------------------------- |
| **Nom de la vue** | Titre affiché dans le portail |
| **Clé de regroupement** | Critère de regroupement des documents dans l'interface du portail |
📸 **CAPTURE : admin-portail-dynamique-04-identification.png**
> Onglet Identification avec nom et clé de regroupement
> {% endstep %}
{% step %}
### Notifications, options avancées et activation
Configurez les rappels, notifications d'expiration, durée de validité des documents et superviseurs.
Options avancées (v9.6.1+) : restriction des documents en cours de workflow, personnalisation du Return-Path pour la gestion des rebonds.
Une fois la configuration complète, passez le statut à **Active**.
{% endstep %}
{% endstepper %}
***
## Portail de Diffusion — Interface Destinataires
Cette section décrit l'expérience du portail web du point de vue des destinataires.
### Premier Accès
Lors du premier ajout à une liste, le destinataire reçoit deux e-mails :
1. **E-mail d'identifiants** — login + mot de passe (ou lien de session selon configuration)
2. **E-mail de confirmation** — confirme l'ajout à la liste
| Type de destinataire | Identifiant de connexion |
| ------------------------- | ------------------------ |
| **Utilisateur Multigest** | Login Multigest habituel |
| **Contact externe** | Adresse e-mail |
### Navigation dans le Portail
Après connexion, le portail affiche toutes les listes de diffusion auxquelles le destinataire a accès.
📸 **CAPTURE : admin-portail-connexion-02-liste-diffusions.png**
> Page d'accueil du portail avec les listes de diffusion disponibles
Cliquez sur le titre d'une liste pour l'expandre et afficher les documents disponibles. Cliquez sur **"Consulter"** pour ouvrir ou télécharger un document.
{% hint style="info" %}
La première consultation d'un document déclenche une notification à l'expéditeur (si cette option est activée dans la configuration de la liste).
{% endhint %}
📸 **CAPTURE : admin-portail-connexion-03-documents.png**
> Liste expandue affichant les documents disponibles avec leurs métadonnées
### Gestion du Compte Destinataire
* **Mot de passe oublié :** lien disponible sur la page de connexion — réinitialisation par e-mail
* **Régénérer le numéro de session :** invalide tous les anciens liens de session (mesure de sécurité)
***
## Portail de Publication
Le portail de publication est une plateforme d'**accès libre** permettant de mettre à disposition des documents Multigest auprès d'utilisateurs anonymes ou identifiés, avec navigation par catégories prédéfinies.
### Différence avec le Portail de Diffusion
| Critère | Portail de Diffusion | Portail de Publication |
| ----------------- | --------------------------------- | ----------------------------------------------- |
| **Destinataires** | Nominatifs (liste définie) | Accès ouvert |
| **Ciblage** | Document par destinataire | Catégories accessibles à tous |
| **Traçabilité** | Accusés de lecture, premier accès | Navigation anonyme possible |
| **Usage typique** | Fiches de paie, factures clients | Documentation publique, formulaires, catalogues |
### Principes Clés
| Principe | Description |
| ---------------------------- | --------------------------------------------------------------------- |
| **Accès libre** | Pas de liste nominative — les utilisateurs recherchent par catégories |
| **Recherche par catégories** | Structure de navigation définie dans `ppublication.xml` |
| **Recherche plein texte** | Indexation du contenu des documents (optionnelle) |
| **Source unique** | Les documents restent dans la GED Multigest |
### Prérequis Techniques
| Composant | Version requise |
| -------------- | ------------------------- |
| **Apache** | 2.4 |
| **PHP** | 5.6.12 minimum |
| **MySQL** | 5.1 minimum (jusqu'à 5.7) |
| **Visual C++** | 2012 Redistributable |
{% hint style="warning" %}
À partir de Multigest 9.5.2 (SVN 12562+), la version du portail de publication doit correspondre à la même révision SVN. En cas de mise à jour depuis une version antérieure, les chemins Apache doivent être suffixés de `/www`.
{% endhint %}
### Configuration Principale
La configuration repose sur le fichier `ppublication.xml`, qui définit la structure des menus, les paramètres d'export des métadonnées et les critères de recherche disponibles.
{% hint style="info" %}
La configuration détaillée du portail de publication (Apache, PHP, MySQL, ppublication.xml) est décrite dans le **Manuel d'Administration Technique** de Multigest.
{% endhint %}
### Fonctionnalités
**Recherche plein texte** : lorsqu'elle est activée, les résultats sont classés par pertinence — correspondances dans le nom du document, puis dans les métadonnées, puis dans le texte intégral.
**Import des documents** : via un fichier `import.xml` déclenché par URL. Le système gère trois sous-répertoires :
| Répertoire | Rôle |
| ----------- | ---------------------------------- |
| `current/` | Documents en cours de diffusion |
| `saves/` | Historique des imports |
| `rejected/` | Documents rejetés lors de l'import |
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## Questions Fréquentes
Quelle différence entre le Portail de diffusion et le Portail de publication ?
Le **Portail de diffusion** est destiné à partager des documents spécifiques avec des destinataires identifiés (traçabilité complète). Le **Portail de publication** est une plateforme d'accès ouvert pour des utilisateurs qui recherchent et téléchargent des documents par catégories, sans ciblage nominatif.
Un contact externe peut-il modifier les documents diffusés ?
Non. Le portail de diffusion est en **lecture seule** — les destinataires peuvent uniquement consulter et télécharger les documents.
Quelle différence entre fréquence Statique et Dynamique dans les vues ?
* **Statique** : diffusion unique des documents correspondant aux critères au moment de l'activation.
* **Dynamique** : régénération automatique selon la fréquence configurée — les nouveaux documents sont automatiquement ajoutés.
Un destinataire d'une vue dynamique voit-il les documents des autres ?
Non. Le mécanisme de sélection par index garantit que chaque destinataire ne voit **que ses propres documents** — ceux pour lesquels la valeur du champ index correspond à son adresse e-mail.
Le lien de session dans l'e-mail ne fonctionne plus — pourquoi ?
Un lien de session peut expirer si la liste a expiré, si le destinataire a régénéré son numéro de session, ou si la session a expiré. Connectez-vous avec les identifiants (login + mot de passe) ou demandez un nouveau lien à l'expéditeur.
Peut-on diffuser des documents vers des personnes sans compte Multigest ?
Oui. Le portail de diffusion est conçu pour inclure des **contacts externes** (clients, fournisseurs...) gérés dans le carnet d'adresses du portail.
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**Pour aller plus loin :**
* [Partager des documents](/documentations/multigest/utilisation/partager-documents.md)
* [Gestion des armoires](/documentations/multigest/administration/gestion-armoires.md)
* [Installation du portail de diffusion](/documentations/multigest/installation/modules-avances.md)
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