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# Numérisation PDF/A

Le format PDF/A est une norme ISO (ISO 19005) dérivée du PDF, conçue pour l'**archivage à long terme** de documents électroniques. Multigest supporte la numérisation directe en PDF/A pour les armoires et bannettes nécessitant une conformité archivistique.

***

## Qu'est-ce que le PDF/A ?

| Critère             | PDF standard                        | PDF/A                                     |
| ------------------- | ----------------------------------- | ----------------------------------------- |
| **Polices**         | Peuvent être référencées en externe | Obligatoirement intégrées dans le fichier |
| **Couleurs**        | Espaces colorimétriques libres      | Profils ICC obligatoires                  |
| **Chiffrement**     | Autorisé                            | Interdit                                  |
| **JavaScript**      | Autorisé                            | Interdit                                  |
| **Métadonnées XMP** | Optionnelles                        | Obligatoires                              |
| **Lecteur requis**  | Tout lecteur PDF                    | Tout lecteur PDF standard                 |

**Sous-formats :**

| Format       | Niveau                                    | Usage                                         |
| ------------ | ----------------------------------------- | --------------------------------------------- |
| **PDF/A-1a** | Accessibilité + structure                 | Archivage structuré avec texte sélectionnable |
| **PDF/A-1b** | Conformité visuelle uniquement            | Archivage de documents numérisés (images)     |
| **PDF/A-2b** | Conformité visuelle, compression JPEG2000 | Fichiers plus légers qu'en 1b                 |

{% hint style="info" %}
Pour des documents numérisés (scans), **PDF/A-1b** est le format recommandé. Il garantit la fidélité visuelle sans requérir la reconnaissance de texte (OCR) qui serait nécessaire pour le niveau A.
{% endhint %}

***

## Mise en Place

### Prérequis

| Prérequis                   | Détail                                                                                     |
| --------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------ |
| **Pilote scanner**          | Le scanner doit supporter la génération de PDF/A nativement ou via un profil couleur ICC   |
| **Configuration Multigest** | La conversion PDF/A doit être activée dans la configuration de l'armoire ou de la bannette |
| **Licence**                 | Aucune licence supplémentaire requise — fonctionnalité incluse dans Multigest V9           |

***

## Paramétrage par Armoire (Mode Dossier)

Pour activer la numérisation PDF/A sur une armoire en mode dossier :

{% stepper %}
{% step %}

### Ouvrir la configuration de l'armoire

Accédez à **Administration > Armoires de Multigest** et sélectionnez l'armoire concernée.
{% endstep %}

{% step %}

### Onglet Assistant classement — rubrique cible

Sélectionnez la rubrique du plan de classement dans laquelle les documents numérisés seront classés.
{% endstep %}

{% step %}

### Activer la conversion PDF/A

Dans les paramètres de la rubrique, localisez l'option **"Conversion PDF/A"** et activez-la.

| Option                    | Description                                                                |
| ------------------------- | -------------------------------------------------------------------------- |
| **Conversion à l'import** | Le document est converti en PDF/A au moment de l'indexation dans l'armoire |
| **Format cible**          | PDF/A-1b (recommandé pour documents numérisés) ou PDF/A-2b                 |

📸 **CAPTURE : admin-pdfa-01-armoire-dossier.png**

> Option de conversion PDF/A dans les paramètres d'une rubrique de l'assistant classement
> {% endstep %}

{% step %}

### Enregistrer

Cliquez sur **"Enregistrer"**. Tous les documents classés dans cette rubrique seront désormais convertis en PDF/A.
{% endstep %}
{% endstepper %}

***

## Paramétrage par Armoire (Mode Fichier)

Pour une armoire en mode fichier, la configuration se fait au niveau du type de document :

{% stepper %}
{% step %}

### Onglet Structure — Type de document

Depuis l'onglet Structure de l'armoire (ou l'onglet Assistant classement selon la version), sélectionnez le type de document concerné.
{% endstep %}

{% step %}

### Activer PDF/A

Cochez l'option **"Numérisation PDF/A"** sur le type de document.

{% hint style="info" %}
En mode fichier, la conversion s'applique document par document selon le type. Vous pouvez avoir des types de documents en PDF/A et d'autres en PDF standard dans la même armoire.
{% endhint %}
{% endstep %}

{% step %}

### Enregistrer

Validez. La conversion sera appliquée aux prochains documents importés ou numérisés pour ce type.
{% endstep %}
{% endstepper %}

***

## Paramétrage par Bannette

La numérisation PDF/A peut également être activée directement sur une bannette, indépendamment des armoires de destination.

{% stepper %}
{% step %}

### Ouvrir la configuration de la bannette

Accédez à **Administration > Bannettes de Multigest** et sélectionnez la bannette concernée.
{% endstep %}

{% step %}

### Onglet Général — Options de numérisation

Dans les options de numérisation de la bannette, activez **"Format PDF/A"**.

| Option           | Description                                                             |
| ---------------- | ----------------------------------------------------------------------- |
| **PDF/A activé** | Tous les documents numérisés dans cette bannette sont produits en PDF/A |
| **Format**       | PDF/A-1b ou PDF/A-2b selon les besoins d'archivage                      |

📸 **CAPTURE : admin-pdfa-02-bannette.png**

> Paramètre PDF/A dans les options de la bannette
> {% endstep %}

{% step %}

### Enregistrer

Validez. La bannette produira désormais des fichiers PDF/A pour toutes les numérisations.
{% endstep %}
{% endstepper %}

{% hint style="warning" %}
Si un document est numérisé en PDF/A dans la bannette puis indexé dans une armoire qui n'a pas de conversion PDF/A activée, il reste en PDF/A — le format est conservé. La conversion n'est pas réversible automatiquement.
{% endhint %}

***

## Vérification de la Conformité PDF/A

### Depuis Pack Visio

Lorsqu'un document PDF/A est ouvert dans Pack Visio, une indication visuelle signale le format dans la barre de titre ou les propriétés du document.

### Outils Externes

Pour une vérification rigoureuse de la conformité PDF/A (notamment dans un contexte de contrôle qualité ou d'audit), utilisez des outils dédiés :

* **VeraPDF** (open source, référence pour la validation PDF/A)
* **Adobe Acrobat Pro** (outil "Vérifier les normes PDF")

***

## Compatibilité avec l'OCR

Les documents PDF/A peuvent faire l'objet d'un traitement OCR dans Multigest :

* Le résultat OCR est intégré dans le PDF/A comme couche de texte invisible (conforme PDF/A-1a ou 2a)
* La tâche planifiée OCR de Multigest respecte la conformité PDF/A lors du traitement

→ [Gestion des tâches planifiées — Traitement OCR](/documentations/multigest/administration/gestion-taches-planifiees.md)

***

## Questions Fréquentes

<details>

<summary>La conversion PDF/A modifie-t-elle l'apparence visuelle du document ?</summary>

Non pour les niveaux 1b et 2b (conformité visuelle). L'apparence du document est préservée à l'identique. Pour le niveau 1a (accessibilité), une reconnaissance de texte est nécessaire et peut légèrement modifier la structure interne.

</details>

<details>

<summary>Peut-on annoter un document PDF/A avec Pack Visio ?</summary>

Oui. Pack Visio peut annoter les documents PDF/A. Certaines annotations (tampons, visa, surlignage) sont compatibles avec la norme PDF/A-1b. En revanche, des éléments comme JavaScript ou le chiffrement sont incompatibles et ne seront pas appliqués si la conformité doit être maintenue.

</details>

<details>

<summary>Un document PDF classique peut-il être converti en PDF/A après coup ?</summary>

Oui, via des outils externes (Adobe Acrobat Pro, VeraPDF, Ghostscript). Multigest ne propose pas de conversion rétrospective en masse depuis l'interface — contactez le support Efalia pour une procédure de migration de documents existants.

</details>

<details>

<summary>La numérisation PDF/A ralentit-elle les performances ?</summary>

Légèrement. La génération d'un PDF/A nécessite l'intégration des polices et des profils couleur, ce qui augmente marginalement le temps de traitement et la taille des fichiers (typiquement +10 à +30 % par rapport à un PDF standard). C'est négligeable pour un usage courant.

</details>

***

**Pour aller plus loin :**

* [Gestion des armoires](/documentations/multigest/administration/gestion-armoires.md)
* [Gestion des bannettes](/documentations/multigest/administration/gestion-bannettes.md)
* [Gestion des tâches planifiées](/documentations/multigest/administration/gestion-taches-planifiees.md)
* [Capturer un document en bannette](/documentations/multigest/utilisation/capturer-document-bannette.md)


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