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# Import standard
Le module d'Import Standard permet d'importer en masse des documents dans Multigest depuis des outils de numérisation, des logiciels métier ou des systèmes eCopy. Il repose sur des **modèles d'import** configurables, exécutables depuis l'interface ou en mode silencieux (ligne de commande).
**Accès :** Menu Administration > Import Standard
{% hint style="info" %}
Toutes les opérations d'import sont tracées dans les **journaux d'événements**, consultables depuis l'Observateur d'événements.
→ [Observateur d'événements](/documentations/multigest/administration/observateur-evenements.md)
{% endhint %}
***
## Modes d'Exécution
{% tabs %}
{% tab title="Via l" %}
L'administrateur gère les modèles d'import et déclenche les imports depuis l'interface d'administration.
Les modèles sont stockés sous forme de fichiers `.mds` dans le répertoire d'installation de Multigest.
{% endtab %}
{% tab title="Mode silencieux (automatisé)" %}
Le programme s'exécute via ligne de commande, idéal pour les tâches planifiées :
```
ImportMgest.exe –M[Nom_du_modèle] –U[Utilisateur]
```
| Paramètre | Description |
| ---------- | ----------------------------------------- |
| `-M[Nom]` | Nom du modèle d'import à utiliser |
| `-U[User]` | Nom d'utilisateur Multigest pour l'import |
→ [Gestion des tâches planifiées](/documentations/multigest/administration/gestion-taches-planifiees.md)
{% endtab %}
{% endtabs %}
***
## Sources de Données
L'import standard accepte trois formats d'entrée :
| Source | Description |
| --------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Fichier CSV + Documents** | Un fichier CSV accompagne les documents dans le répertoire d'import. Le CSV contient les métadonnées d'indexation et les informations de classement |
| **Nom de fichier seul** | Le nom du fichier lui-même fournit les données pour créer ou localiser le dossier Multigest de destination |
| **Format eCopy** | Chaque document est accompagné d'un fichier CSV portant le même nom |
***
## Créer un Modèle d'Import
La configuration d'un modèle se déroule en deux étapes.
### Étape 1 — Paramètres Généraux
{% stepper %}
{% step %}
### Nommer le modèle
Donnez un nom explicite au modèle (ex. : "Import factures fournisseurs", "Import courriers entrants").
Ce nom est utilisé dans la commande silencieuse (`-M[Nom]`).
{% endstep %}
{% step %}
### Configurer la destination et la source
| Paramètre | Description | Obligatoire |
| --------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------ | --------------- |
| **Nom du modèle** | Identifiant du modèle | Oui |
| **Armoire de destination** | Armoire GED cible | Oui |
| **Répertoire d'import** | Chemin du dossier source sur le serveur | Oui |
| **Mode de classement** | Pour armoires en mode dossier : PDC ou assistant classement | Si mode dossier |
| **Reconnaissance codes-barres** | Activation de la lecture de codes-barres sur les documents | Non |
| **Archivage des fichiers source** | Comportement des fichiers source après import : déplacer, supprimer, conserver | Non |
📸 **CAPTURE : admin-import-01-parametres-generaux.png**
> Formulaire des paramètres généraux avec champs Armoire, Répertoire et Mode classement
> {% endstep %}
> {% endstepper %}
### Étape 2 — Description des Données
{% stepper %}
{% step %}
### Sélectionner le type de source
Choisissez le format de la source parmi les trois disponibles (CSV + documents, nom de fichier, eCopy).
{% endstep %}
{% step %}
### Définir le type d'import
| Type | Comportement |
| -------------------------- | --------------------------------------------------------------------------- |
| **Création uniquement** | Crée toujours un nouveau dossier/document, même si un équivalent existe |
| **Matching uniquement** | Cherche un dossier existant et y ajoute le document ; rejette si non trouvé |
| **Création avec matching** | Cherche d'abord un dossier existant ; crée si non trouvé |
| {% endstep %} | |
{% step %}
### Configurer le CSV (si applicable)
Pour les imports CSV, définissez :
| Paramètre | Description |
| ------------------------ | --------------------------------------------------------- |
| **Séparateur de champs** | Caractère séparant les colonnes (généralement `;` ou `,`) |
| **Format des dates** | Format attendu pour les champs de type date |
| **Encodage** | Encodage du fichier CSV (UTF-8, Latin-1, etc.) |
📸 **CAPTURE : admin-import-02-description-donnees.png**
> Configuration des colonnes CSV avec assignation des rôles (chemin document, dossier classement, champs armoire)
> {% endstep %}
{% step %}
### Assigner les rôles aux champs
Définissez le rôle de chaque colonne du CSV :
| Rôle | Description |
| ------------------------- | ---------------------------------------------------------- |
| **Chemin du document** | Colonne contenant le nom/chemin du fichier à importer |
| **Dossier de classement** | Colonne indiquant la rubrique du plan de classement |
| **Champs de l'armoire** | Colonnes correspondant aux champs d'index de l'armoire GED |
| {% endstep %} | |
{% step %}
### Enregistrer le modèle
Cliquez sur **Enregistrer**. Le modèle `.mds` est créé dans le répertoire d'installation.
{% endstep %}
{% endstepper %}
***
## Source : Nom de Fichier Seul
Ce mode ne nécessite aucun fichier CSV d'accompagnement. C'est le **nom du fichier lui-même** qui fournit les informations de classement. Il est adapté aux flux simples où le nom du fichier contient les données nécessaires (numéro de dossier, référence client, etc.).
### Principe
Multigest lit le nom de chaque fichier déposé dans le répertoire d'import et en extrait les valeurs des champs d'index selon une règle de **découpage configurable**.
**Exemple :** Le fichier `2024-MARTIN-FACTURE.pdf` peut être découpé en :
* Champ "Année" ← `2024`
* Champ "Client" ← `MARTIN`
* Champ "Type" ← `FACTURE`
### Configuration du Modèle
Dans l'étape Description des données, sélectionnez **"Nom de fichier"** comme type de source, puis définissez :
| Paramètre | Description |
| ---------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------- |
| **Séparateur** | Caractère délimitant les parties du nom (`-`, `_`, espace, etc.) |
| **Position de chaque champ** | Numéro de la partie correspondant à chaque champ de l'armoire (1 = première partie) |
| **Ignorer les parties** | Parties du nom à ne pas utiliser comme champ d'index |
📸 **CAPTURE : admin-import-04-nom-fichier.png**
> Configuration du découpage du nom de fichier avec assignation des positions aux champs d'armoire
{% hint style="warning" %}
Ce mode requiert une **convention de nommage stricte et homogène** pour tous les fichiers du flux. Un fichier ne respectant pas la convention sera rejeté et consigné dans le journal d'import.
{% endhint %}
***
## Source : Format eCopy
Le format eCopy est produit par les **stations eCopy** (logiciels de numérisation connectés aux MFP Xerox et Canon). Chaque document numérisé génère automatiquement un fichier XML ou CSV de métadonnées portant le même nom que le document.
### Structure d'un Dépôt eCopy
```
répertoire-import/
├── document001.pdf
├── document001.xml ← métadonnées de document001.pdf
├── document002.pdf
└── document002.xml
```
Chaque fichier de métadonnées contient les informations saisies par l'opérateur sur le panneau du MFP au moment de la numérisation (référence dossier, type de document, etc.).
### Configuration du Modèle
Dans l'étape Description des données, sélectionnez **"eCopy"** comme type de source, puis :
{% stepper %}
{% step %}
### Définir la structure du fichier de métadonnées
Indiquez à Multigest comment lire le fichier de métadonnées eCopy :
| Paramètre | Description |
| ------------------------------------ | ------------------------------------------------------------------------ |
| **Format** | XML ou CSV selon la configuration de la station eCopy |
| **Encodage** | Encodage du fichier (généralement UTF-8) |
| **Balise / Colonne de chaque champ** | Correspondance entre les champs eCopy et les champs d'index de l'armoire |
| {% endstep %} | |
{% step %}
### Assigner les champs eCopy aux champs d'armoire
Pour chaque champ d'index de l'armoire, désignez la balise XML ou la colonne CSV correspondante dans le fichier de métadonnées eCopy.
📸 **CAPTURE : admin-import-05-ecopy.png**
> Mapping entre les balises XML eCopy et les champs d'index de l'armoire
> {% endstep %}
{% step %}
### Configurer le comportement après import
| Option | Description |
| ----------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------- |
| **Supprimer les fichiers de métadonnées** | Efface les fichiers XML/CSV après import réussi |
| **Archiver les fichiers source** | Déplace les PDF et leurs métadonnées dans un sous-répertoire d'archive |
| {% endstep %} | |
| {% endstepper %} | |
### Avantages du Format eCopy
* **Zéro ressaisie** : les métadonnées sont capturées directement sur le MFP par l'opérateur
* **Déclenchement automatique** : le répertoire d'import peut être surveillé en continu via une tâche planifiée
* **Traçabilité complète** : le fichier de métadonnées conserve l'identifiant de session eCopy
→ [Gestion des tâches planifiées](/documentations/multigest/administration/gestion-taches-planifiees.md)
***
## Import Matching Codes-Barres
L'import avec matching codes-barres permet à Multigest de lire le **code-barres imprimé sur un document** pour déterminer automatiquement le dossier de destination — sans fichier CSV ni convention de nommage.
### Principe
À l'impression ou à la génération d'un document (courrier, bon de commande, etc.), un code-barres contenant la référence du dossier GED y est imprimé. Lors du retour du document numérisé, Multigest lit ce code-barres et classe automatiquement le document dans le bon dossier.
### Prérequis
| Prérequis | Détail |
| ------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------- |
| **Code-barres imprimé** | Le document physique doit porter un code-barres lisible (1D ou 2D) |
| **Option activée** | Cocher **"Reconnaissance codes-barres"** dans les paramètres généraux du modèle |
| **Configuration armoire** | Les codes-barres doivent être configurés dans l'armoire cible |
→ [Codes à barres et séparateurs](/documentations/multigest/administration/codes-barre-separateurs.md)
### Configuration du Modèle
Dans les paramètres généraux du modèle, activez **"Reconnaissance codes-barres"** puis définissez :
| Paramètre | Description |
| ----------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------ |
| **Champ cible** | Champ d'index de l'armoire dans lequel la valeur du code-barres est recherchée |
| **Type de code-barres** | Code 39, Code 128, QR Code, DataMatrix, etc. |
| **Position dans le document** | Page sur laquelle se trouve le code-barres (première page, toutes les pages) |
| **Action si non trouvé** | Rejeter le document / Classer dans un dossier par défaut / Ignorer |
📸 **CAPTURE : admin-import-06-codes-barres.png**
> Options de reconnaissance codes-barres dans les paramètres généraux du modèle d'import
### Comportement lors de l'Import
1. Multigest lit le code-barres sur chaque document du répertoire d'import
2. Il recherche dans l'armoire un dossier dont le champ cible correspond à la valeur lue
3. Si un dossier unique est trouvé, le document y est classé selon le plan de classement configuré
4. Si plusieurs dossiers correspondent ou si aucun n'est trouvé, le comportement suit le paramètre "Action si non trouvé"
{% hint style="info" %}
Le matching codes-barres peut être **combiné avec un CSV** : le code-barres détermine le dossier, et le CSV complète les métadonnées supplémentaires. Activez les deux options dans le même modèle pour ce cas de figure.
{% endhint %}
### Diagnostic des Erreurs de Lecture
Si des documents ne sont pas reconnus :
* Vérifiez que la résolution de numérisation est suffisante (minimum **300 ppp** pour les codes-barres 1D, **400 ppp** pour les codes 2D)
* Assurez-vous que le code-barres n'est pas tronqué, froissé ou taché
* Consultez le journal d'import pour le détail de chaque erreur de lecture
→ [Journaux d'import](/documentations/multigest/administration/import-standard.md)
***
## Structure CSV pour Reclassement
Pour les cas de **reclassement de fichiers** (redéfinition de la destination dans le plan de classement), le CSV utilise 6 colonnes séparées par des point-virgules :
| Colonne | Description |
| ------- | -------------------------------- |
| 1 | Sous-dossier source |
| 2 | Sous-sous-dossier source |
| 3 | Nom du fichier source |
| 4 | Sous-dossier de destination |
| 5 | Sous-sous-dossier de destination |
| 6 | Nom du fichier de destination |
**Exemple de classement par défaut :**
```
01- Administratif/01- Commerce/Facture
```
***
## Journaux d'Import
Chaque exécution génère un fichier de log horodaté dans le répertoire d'installation de Multigest :
**Format du nom :** `JJ-MM-AAAA HH-MM-SS.log`
Les journaux documentent toutes les opérations réalisées, les succès et les erreurs (documents rejetés, dossiers non trouvés, erreurs de format CSV).
📸 **CAPTURE : admin-import-03-journaux.png**
> Répertoire des journaux d'import avec fichiers horodatés
***
## Questions Fréquentes
Que se passe-t-il si un document du CSV n'est pas trouvé dans le répertoire d'import ?
Le document est marqué comme **rejeté** dans le journal d'import. Les autres documents de la même exécution continuent d'être traités. Consultez le fichier `.log` pour identifier les documents en erreur et leur cause.
Comment automatiser l'import quotidien de documents numérisés ?
Créez un modèle d'import configuré pour votre source, puis planifiez l'exécution en **mode silencieux** via une tâche planifiée Windows ou la gestion des tâches planifiées Multigest :
```
ImportMgest.exe –M[NomModèle] –U[Utilisateur]
```
→ [Gestion des tâches planifiées](/documentations/multigest/administration/gestion-taches-planifiees.md)
Peut-on importer dans plusieurs armoires avec un seul modèle ?
Non. Chaque modèle d'import cible une armoire unique. Pour importer dans plusieurs armoires, créez un modèle par armoire.
Le mode "Matching uniquement" rejette les documents — comment diagnostiquer ?
Consultez le fichier `.log` de l'exécution. Les rejets indiquent généralement que les valeurs des champs de matching dans le CSV ne correspondent à aucun dossier existant dans l'armoire (casse, espaces, valeurs différentes). Vérifiez que les valeurs du CSV correspondent exactement aux index des dossiers GED.
Peut-on importer des documents avec des codes-barres via l'Import Standard ?
Oui, en activant l'option **Reconnaissance codes-barres** dans les paramètres généraux du modèle. Le système lit les codes-barres des documents pour déterminer le dossier de destination, en complément ou remplacement des informations CSV.
Les fichiers source sont-ils supprimés après import ?
Cela dépend du paramètre **Archivage des fichiers source** configuré dans le modèle. Trois comportements sont possibles : déplacer vers un répertoire d'archive, supprimer définitivement, ou conserver en place.
La station eCopy dépose des fichiers mais Multigest ne les importe pas — que vérifier ?
Vérifiez dans l'ordre :
1. Que le répertoire d'import du modèle correspond bien au répertoire de dépôt de la station eCopy
2. Que le format du fichier de métadonnées (XML ou CSV) correspond à celui configuré dans le modèle
3. Que la tâche planifiée d'import est bien active et s'exécute selon la fréquence attendue
4. Consultez le journal d'import pour les messages d'erreur détaillés
→ [Gestion des tâches planifiées](/documentations/multigest/administration/gestion-taches-planifiees.md)
Le code-barres est bien imprimé mais le document est quand même rejeté — pourquoi ?
Les causes les plus fréquentes sont :
* **Résolution insuffisante** : numérisez à 300 ppp minimum pour les codes 1D, 400 ppp pour les codes 2D
* **Valeur du code-barres absente** : aucun dossier dans l'armoire ne possède cette valeur dans le champ cible — vérifiez que le dossier existe bien et que la valeur correspond exactement (casse, espaces)
* **Type de code-barres non configuré** : vérifiez que le type (Code 39, Code 128, QR Code…) est bien coché dans les options du modèle
Le journal d'import précise pour chaque rejet la valeur lue et la raison de l'échec.
***
**Pour aller plus loin :**
* [Gestion des tâches planifiées](/documentations/multigest/administration/gestion-taches-planifiees.md)
* [Codes à barres](https://github.com/Efalia/documentation-publique/blob/main/docs/documentations/multigest/administration/codes-barre.md)
* [Observateur d'événements](/documentations/multigest/administration/observateur-evenements.md)
* [Gestion des armoires](/documentations/multigest/administration/gestion-armoires.md)
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