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# Gestion des tâches planifiées

Les tâches planifiées automatisent les traitements récurrents de Multigest : indexation, import, OCR, archivage, classement automatique. Elles sont configurées et supervisées depuis le menu Administration.

**Accès :** Menu Administration > Gestion des tâches planifiées

{% hint style="info" %}
L'état et l'historique d'exécution de chaque tâche sont consultables dans l'**Observateur d'événements**.

→ [Observateur d'événements](/documentations/multigest/administration/observateur-evenements.md)
{% endhint %}

***

## Vue d'Ensemble

L'interface liste toutes les tâches planifiées avec leur état (active/inactive), leur fréquence et leur dernière exécution. Chaque tâche peut être activée, désactivée, modifiée ou déclenchée manuellement.

📸 **CAPTURE : admin-taches-planifiees-01-liste.png**

> Liste des tâches planifiées avec colonnes Nom, Type, Fréquence, Dernière exécution, État

***

## Types de Tâches

### Indexation Plein Texte

L'indexation plein texte alimente le moteur de recherche documentaire de Multigest. Deux modes coexistent :

| Mode                          | Description                                                                      | Usage recommandé                                   |
| ----------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------- | -------------------------------------------------- |
| **Indexation totale**         | Réindexe l'intégralité des documents de toutes les armoires                      | Installation initiale ou réparation après incident |
| **Indexation incrémentielle** | Indexe uniquement les documents ajoutés ou modifiés depuis la dernière exécution | Tâche quotidienne en production                    |

{% hint style="warning" %}
L'indexation totale est une opération longue et gourmande en ressources. Ne la planifiez pas pendant les heures de production. Réservez-la aux maintenances nocturnes ou aux week-ends.
{% endhint %}

***

### Import d'Index

Importe des données d'indexation depuis un fichier externe vers les armoires Multigest. Trois variantes sont disponibles :

{% tabs %}
{% tab title="Import CSV" %}
Lecture d'un fichier CSV accompagné des documents à importer. Le CSV contient les métadonnées d'indexation et les informations de classement.

Cette tâche exécute un modèle d'import Standard en mode silencieux :

```
ImportMgest.exe –M[NomModèle] –U[Utilisateur]
```

→ [Import Standard](/documentations/multigest/administration/import-standard.md)
{% endtab %}

{% tab title="Import Matching codes-barres" %}
Lit les codes-barres présents sur les documents pour déterminer automatiquement le dossier de destination dans l'armoire.

Prérequis : l'option **Reconnaissance codes-barres** doit être activée dans le modèle d'import Standard concerné.

→ [Codes à barres et séparateurs](/documentations/multigest/administration/codes-barre-separateurs.md)
{% endtab %}

{% tab title="Import SPOOL" %}
Traite les fichiers SPOOL générés par des applications métier (ERP, logiciels comptables). Le fichier SPOOL est converti en PDF puis importé et indexé automatiquement dans l'armoire cible.

| Paramètre             | Description                                 |
| --------------------- | ------------------------------------------- |
| **Répertoire source** | Dossier de dépôt des fichiers SPOOL         |
| **Armoire cible**     | Armoire GED de destination                  |
| **Modèle d'import**   | Modèle définissant les règles de classement |
| {% endtab %}          |                                             |
| {% endtabs %}         |                                             |

***

### Traitement OCR

Déclenche la reconnaissance optique de caractères (OCR) sur les documents en attente de traitement.

| Paramètre               | Description                                           |
| ----------------------- | ----------------------------------------------------- |
| **Armoires concernées** | Sélection des armoires sur lesquelles appliquer l'OCR |
| **Types de documents**  | Filtrage par extension (PDF, TIF, JPG...)             |
| **Priorité**            | Ordre de traitement en cas de file d'attente          |

{% hint style="info" %}
L'OCR peut également être déclenché en **post-indexation** (immédiatement après l'import d'un document) via la configuration de l'armoire.

→ [Gestion des armoires — Onglet Configuration](/documentations/multigest/administration/gestion-armoires.md)
{% endhint %}

***

### Classement Automatique

Classe automatiquement les documents selon des règles prédéfinies, sans intervention manuelle.

#### Classement automatique des armoires

Analyse les documents présents dans une armoire et les redistribue selon les règles de l'assistant classement.

#### Classement automatique des bannettes

Analyse les documents présents dans une bannette et les classe automatiquement dans les armoires selon des règles configurées.

| Paramètre                        | Description                                                |
| -------------------------------- | ---------------------------------------------------------- |
| **Bannette source**              | Bannette dont les documents sont analysés                  |
| **Règles de classement**         | Critères de détection (codes-barres, nommage, contenu OCR) |
| **Armoire cible**                | Armoire de destination                                     |
| **Comportement en cas d'erreur** | Laisser en bannette / déplacer vers une bannette d'erreur  |

***

### Indexation Automatique par Mail

Indexe automatiquement les e-mails entrants depuis une boîte mail configurée.

{% tabs %}
{% tab title="E-mail complet (EML)" %}
L'e-mail est importé en intégralité (corps + pièces jointes) comme un seul document au format EML dans l'armoire de destination.

| Paramètre                | Description                                    |
| ------------------------ | ---------------------------------------------- |
| **Serveur mail**         | Adresse du serveur IMAP/POP3                   |
| **Boîte mail**           | Adresse e-mail à surveiller                    |
| **Armoire cible**        | Armoire GED de destination                     |
| **Règles de classement** | Conditions sur expéditeur, objet, destinataire |
| {% endtab %}             |                                                |

{% tab title="Pièces jointes uniquement" %}
Seules les pièces jointes de l'e-mail sont importées. Le corps de l'e-mail est ignoré.

Utile pour les flux automatiques où l'e-mail n'est qu'un vecteur de transport (envois de rapports, exports ERP, etc.).

| Paramètre                              | Description                                    |
| -------------------------------------- | ---------------------------------------------- |
| **Filtre sur l'expéditeur**            | N'indexe que les mails de certains expéditeurs |
| **Filtre sur l'objet**                 | Conditions sur l'objet de l'e-mail             |
| **Filtre sur le type de pièce jointe** | Extensions acceptées (PDF, XML, CSV...)        |
| {% endtab %}                           |                                                |
| {% endtabs %}                          |                                                |

{% hint style="warning" %}
La configuration du serveur mail (adresse, identifiants, protocole) est définie dans les **Options générales** de Multigest, onglet Messagerie.

→ [Options générales](/documentations/multigest/administration/options-generales.md)
{% endhint %}

***

### Archivage Automatique

Déclenche le cycle d'archivage des documents selon les règles définies dans chaque armoire.

| Étape                  | Description                                                                         |
| ---------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------- |
| **Passage en archive** | Les documents dépassant leur durée de vie active deviennent non visibles par défaut |
| **Action finale**      | Export sur support WORM ou suppression définitive selon la règle                    |

{% hint style="info" %}
Les règles d'archivage (durée de vie active, durée d'archivage en ligne, action finale) sont configurées par armoire dans l'onglet **Archivage**.

→ [Gestion des armoires — Onglet Archivage](/documentations/multigest/administration/gestion-armoires.md)
{% endhint %}

***

### Transfert Inter-Armoire Planifié

Déplace ou copie automatiquement des dossiers d'une armoire source vers une armoire cible selon des règles définies.

| Paramètre                 | Description                                             |
| ------------------------- | ------------------------------------------------------- |
| **Armoire source**        | Armoire d'origine des dossiers                          |
| **Armoire cible**         | Armoire de destination                                  |
| **Critères de sélection** | Conditions sur les métadonnées déclenchant le transfert |
| **Mode**                  | Déplacement (suppression source) ou copie               |

***

## Configurer une Tâche Planifiée

{% stepper %}
{% step %}

### Sélectionner le type de tâche

Dans la liste des tâches planifiées, cliquez sur **Nouvelle tâche** et choisissez le type parmi les options disponibles.
{% endstep %}

{% step %}

### Nommer et décrire la tâche

Donnez un nom explicite à la tâche (ex. : "OCR nuit - Armoire Contrats") et, si souhaité, une description.
{% endstep %}

{% step %}

### Configurer les paramètres spécifiques

Renseignez les paramètres propres au type de tâche choisi (armoires, répertoires, règles de classement, etc.).
{% endstep %}

{% step %}

### Définir la planification

| Option                     | Description                                         |
| -------------------------- | --------------------------------------------------- |
| **Fréquence**              | Quotidienne, hebdomadaire, mensuelle                |
| **Heure de déclenchement** | Heure d'exécution de la tâche                       |
| **Jours**                  | Pour les tâches hebdomadaires : jours de la semaine |
| **État**                   | Active ou inactive au moment de l'enregistrement    |

{% hint style="info" %}
Planifiez les tâches lourdes (indexation totale, OCR en masse, archivage) en dehors des heures de production — typiquement entre 23h et 6h.
{% endhint %}
{% endstep %}

{% step %}

### Enregistrer et vérifier

Cliquez sur **Enregistrer**. La tâche apparaît dans la liste. Vous pouvez la déclencher manuellement via le bouton **Exécuter** pour valider son fonctionnement avant la première exécution planifiée.
{% endstep %}
{% endstepper %}

***

## Journaux d'Exécution

Chaque exécution de tâche génère une entrée dans les journaux consultables depuis l'**Observateur d'événements**. Les journaux indiquent :

* La date et l'heure de début et de fin
* Le nombre de documents traités
* Les erreurs éventuelles (documents rejetés, fichiers manquants, etc.)

→ [Observateur d'événements](/documentations/multigest/administration/observateur-evenements.md)

Pour les tâches d'import, un fichier `.log` horodaté est également créé dans le répertoire d'installation de Multigest.

***

## Questions Fréquentes

<details>

<summary>Une tâche planifiée ne s'est pas exécutée à l'heure prévue — que vérifier ?</summary>

Vérifiez dans l'Observateur d'événements si la tâche apparaît avec une erreur. Vérifiez également :

* Que le **service Automate Multigest** est bien démarré (services.msc)
* Que la tâche est bien en état **Active**
* Que l'heure système du serveur est correcte

</details>

<details>

<summary>Peut-on exécuter plusieurs tâches simultanément ?</summary>

Oui, mais évitez de planifier des tâches concurrentes très gourmandes (indexation totale + OCR en masse) à la même heure. Échelonnez-les pour éviter une saturation des ressources serveur.

</details>

<details>

<summary>Comment savoir si l'import automatique par mail a bien fonctionné ?</summary>

Consultez l'Observateur d'événements > Synthèse bannettes pour l'indexation par bannette, ou les journaux de la tâche pour l'import par mail. Le nombre d'e-mails traités et les éventuelles erreurs y sont détaillés.

</details>

<details>

<summary>L'indexation incrémentielle suffit-elle pour la recherche plein texte ?</summary>

Oui, en utilisation normale. L'indexation incrémentielle quotidienne garantit que les documents ajoutés dans la journée sont recherchables le lendemain. Si des documents ajoutés récemment ne ressortent pas dans les recherches, déclenchez manuellement une indexation incrémentielle.

</details>

<details>

<summary>La tâche d'archivage automatique supprime-t-elle définitivement des documents ?</summary>

Cela dépend des règles configurées dans l'armoire concernée. L'action finale peut être une **suppression définitive** ou un **export sur support WORM**. Vérifiez les règles d'archivage de l'armoire avant d'activer cette tâche.

→ [Gestion des armoires — Onglet Archivage](/documentations/multigest/administration/gestion-armoires.md)

</details>

***

**Pour aller plus loin :**

* [Observateur d'événements](/documentations/multigest/administration/observateur-evenements.md)
* [Import Standard](/documentations/multigest/administration/import-standard.md)
* [Codes à barres et séparateurs](/documentations/multigest/administration/codes-barre-separateurs.md)
* [Options générales](/documentations/multigest/administration/options-generales.md)
* [Gestion des armoires](/documentations/multigest/administration/gestion-armoires.md)


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