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# Gestion des armoires
Les armoires sont les conteneurs principaux de la GED Multigest. Chaque armoire définit une structure documentaire indépendante : ses champs d'index, son plan de classement, ses droits d'accès et ses règles d'archivage.
**Accès :** Menu Administration > Armoires de Multigest
***
## Créer une Armoire
{% stepper %}
{% step %}
### Étape 1 : Lancer la création
Cliquez sur **Nouvelle armoire** dans la liste des armoires.
{% endstep %}
{% step %}
### Étape 2 : Nommer l'armoire
| Champ | Description | Contraintes |
| ---------------- | ------------------------------ | ------------------------------------------------------------ |
| **Nom physique** | Identifiant en base de données | Caractères alphanumériques uniquement, sans accent ni espace |
| **Nom logique** | Nom affiché dans l'interface | Accepte accents, espaces, caractères spéciaux |
{% hint style="warning" %}
Le **nom physique** ne peut pas être modifié après la création de l'armoire.
{% endhint %}
{% endstep %}
{% step %}
### Étape 3 : Configurer l'armoire
Après enregistrement, les onglets de configuration deviennent accessibles. Configurez-les dans l'ordre : **Général → Structure → Assistant classement → Habilitations**.
{% endstep %}
{% endstepper %}
📸 **CAPTURE : admin-armoires-01-creation.png**
> Formulaire de création avec champs nom physique et nom logique
***
## Onglet Général
### Informations et Propriétaire
L'onglet Général affiche le propriétaire de l'armoire, la date de création et les statistiques (nombre de dossiers, documents). Vous pouvez **déléguer la gestion** en changeant le propriétaire.
Jusqu'à **5 administrateurs** supplémentaires peuvent être désignés — ils bénéficient de droits de gestion complets sur l'armoire.
### Types de Classement
{% tabs %}
{% tab title="Mode Fichier" %}
Un **document unique par index**. Adapté aux documents sans arborescence.
* Possibilité d'activer le **suivi documentaire** (historique des accès)
* À partir de la version 9.5 : définition de **types de documents** avec métadonnées distinctes par type
{% endtab %}
{% tab title="Mode Dossier" %}
**Arborescence de documents** par index. Deux sous-modes :
| Sous-mode | Description |
| ---------------------------------- | ------------------------------------------- |
| **Plan de classement hiérarchisé** | Structure arborescente jusqu'à 5 niveaux |
| **Assistant classement** | Structuration personnalisée via l'assistant |
| {% endtab %} | |
| {% endtabs %} | |
### Options Générales
| Option | Description |
| ------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------- |
| **Corbeille** | Les documents supprimés sont conservés avant destruction définitive |
| **Suppression après découpe totale** | Supprime l'original après découpe complète (économie d'espace) |
| **Formulaire de recherche principal** | Détermine l'interface de recherche par défaut |
### Permissions sur les Dossiers et Fichiers
Trois niveaux de contrôle d'accès :
| Niveau | Description |
| --------------------------- | ------------------------------------------------------------- |
| **Aucune permission** | Pas de contrôle fin — les habilitations globales s'appliquent |
| **Permissions sur dossier** | Contrôle l'accès aux dossiers |
| **Permissions sur fichier** | Contrôle l'accès aux documents individuels |
Options disponibles : *Tout le monde*, *Seul le propriétaire*, *Propriétaire et supérieurs hiérarchiques*, *Liste personnalisée*.
### Notifications
Paramétrez les alertes automatiques : fréquences de relance (1ère et dernière), mode de validation (automatique ou manuel) et envoi quotidien par mail.
***
## Onglet Configuration
### Chemins de Stockage
Définissez les répertoires physiques pour chaque type de données :
| Répertoire | Contenu |
| ----------------------- | -------------------------------------- |
| **Images stockées** | Documents importés ou numérisés |
| **Index de recherche** | Données d'indexation plein texte |
| **Documents océrisés** | Résultats du traitement OCR |
| **Documents supprimés** | Corbeille avant destruction définitive |
### Options Documentaires
| Option | Description |
| ------------------------- | -------------------------------------------------------------- |
| **Conversion TIF en PDF** | Conversion automatique et permanente des TIF en PDF |
| **OCR automatique** | Lancement de l'OCR en post-indexation |
| **Limite de taille** | Taille maximale (Ko) pour les fichiers hors plan de classement |
***
## Onglet Structure — Champs d'Index
### Créer un Champ
Cliquez sur **Nouveau champ** pour ajouter une métadonnée à l'armoire.
| Paramètre | Règle |
| ---------------- | --------------------------------------------- |
| **Nom physique** | Alphabétique majuscule, sans accent ni espace |
| **Nom logique** | Accepte accents, espaces, caractères spéciaux |
### Types de Champs
| Type | Description |
| ------------- | -------------------------------------------- |
| **Caractère** | Texte court (32 caractères par défaut) |
| **Texte** | Texte long |
| **Date** | Date au format configuré |
| **Numérique** | Nombre entier |
| **Décimal** | Nombre avec virgule (précision configurable) |
| **Booléen** | Case à cocher (vrai/faux) |
### Propriétés des Champs
| Propriété | Description |
| ---------------- | ---------------------------------------------------- |
| **Majuscule** | Force la saisie en majuscules |
| **Obligatoire** | La valeur est requise pour enregistrer |
| **Index** | Optimise les recherches (à utiliser avec modération) |
| **Unique** | Toutes les valeurs doivent être différentes |
| **Dictionnaire** | Propose les valeurs existantes en menu déroulant |
| **Permission** | Contrôle d'accès par valeur de champ |
| **Contact** | Affiche une liste de contacts |
### Masques de Saisie
Utilisez des masques pour formater et valider la saisie :
| Masque | Signification |
| ----------- | --------------------- |
| `%d` | Chiffre |
| `%S` | Lettre majuscule |
| `%s` | Lettre minuscule |
| `{min,max}` | Nombre de répétitions |
**Exemple — Plaque d'immatriculation :** `%d{2,3} %S{2} %d{2}`
### Auto-incrémentation
{% tabs %}
{% tab title="Numérique" %}
* **Standard** : Incrémentation automatique à chaque création de dossier
* **Sur valeur de champ** : Génère des combinaisons uniques par groupe de valeurs
{% endtab %}
{% tab title="Texte" %}
* Peut intégrer un préfixe avec variables de date (ex. `Ymd-` → `20260423-001`)
{% endtab %}
{% endtabs %}
### Dictionnaires
Activez la propriété **Dictionnaire** sur un champ pour proposer une liste déroulante de valeurs.
| Option | Description |
| ------------------------------ | ------------------------------------------------------------ |
| **Dictionnaire figé** | Empêche l'ajout de nouvelles valeurs depuis l'interface |
| **Reconstruction automatique** | Synchronisation quotidienne des valeurs |
| **Import CSV** | Alimentation depuis un fichier CSV nommé `ARMOIRE_CHAMP.csv` |
### Sources ODBC (v9.5+)
Les dictionnaires peuvent être alimentés depuis des **bases de données externes** via ODBC. Configurez dans Onglet Structure > Sources ODBC : source, requête SQL, liaison au champ.
La **saisie automatique** permet de remplir automatiquement des champs en cascade selon la valeur saisie dans un autre champ (ex. : sélectionner une ville remplit automatiquement le code postal).
***
## Onglet Assistant Classement
L'assistant classement définit la structure arborescente des documents dans l'armoire.
### Types de Dossiers
| Type | Description |
| ---------------------- | ----------------------------------------------------------- |
| **Standard** | Classement traditionnel |
| **Relatif** | Peut apparaître plusieurs fois dans une même fiche |
| **Protégé** | Documents protégés par mot de passe |
| **Dossier de travail** | Regroupe des documents temporairement par demande/type/date |
### Modes de Classement des Fichiers
| Mode | Comportement |
| ------------------ | -------------------------------------------------------- |
| **Incrémentiel** | Crée des fichiers numérotés (`nom_001`, `nom_002`...) |
| **Additionnel** | Fusionne les nouvelles pages dans le PDF existant |
| **Fichier unique** | Remplace le fichier existant (avec versioning optionnel) |
### Versioning
Chaque modification peut créer une nouvelle version (indice). La version affichée est toujours la plus récente.
* Consultation des versions antérieures
* Restauration d'une version précédente (supprime les versions plus récentes)
* Paramétrage de rétention : nombre maximum de versions ou durée de conservation
### Options Avancées par Fichier
| Option | Description |
| -------------------------- | ------------------------------------------------------------------ |
| **Filigrane** | Texte en surimpression avec variables `[CHRONO]`, `[DATE]` |
| **Conversion bureautique** | Conversion automatique en PDF ou conservation du format natif |
| **Suffixe de nommage** | Variables ajoutées au nom du fichier (début, avant incrément, fin) |
| **Non modifiable** | Empêche toute modification du document |
| **Non imprimable** | Empêche l'impression |
| **Limite de taille** | Taille maximale en Ko |
### Modèles de Documents
Associez des modèles à un type de fichier pour :
* Forcer la création depuis le modèle
* Créer automatiquement le document à l'ouverture d'un dossier de travail
* Créer automatiquement le document à l'ouverture d'un dossier
***
## Onglet Habilitations
Les habilitations définissent précisément ce que chaque utilisateur ou groupe peut faire dans l'armoire.
### Interface
L'interface se divise en trois zones :
1. **Utilisateurs/groupes non habilités** — liste des entités sans accès
2. **Utilisateurs/groupes habilités** — glisser-déposer pour accorder l'accès
3. **Droits spécifiques** — détail des permissions du sélectionné
📸 **CAPTURE : admin-armoires-02-habilitations.png**
> Interface des habilitations avec trois zones et options détaillées
### Modèles d'Habilitations
Créez des profils réutilisables (ex. : "Lecteur", "Contributeur", "Gestionnaire") et appliquez-les rapidement à plusieurs utilisateurs ou groupes.
{% hint style="warning" %}
Les modèles d'habilitations **ne s'appliquent pas automatiquement** aux nouveaux utilisateurs. Répétez l'application pour chaque utilisateur ou groupe concerné.
{% endhint %}
### Droits sur les Index
| Droit | Description |
| -------------------------- | ----------------------------------------------------- |
| **Créer et modifier** | Peut créer des dossiers et modifier leurs métadonnées |
| **Supprimer** | Peut supprimer des dossiers |
| **Accès aux commentaires** | Lecture et/ou écriture des commentaires |
### Droits sur les Documents
| Droit | Description |
| -------------------------- | ---------------------------------------- |
| **Numérisation** | Acquisition via scanner |
| **Import** | Intégration de fichiers depuis le poste |
| **Modification** | Édition PDF (ajout/suppression de pages) |
| **Suppression** | Suppression de fichiers |
| **Mode découpe** | Découpe de documents |
| **Fusion** | Regroupement de PDF |
| **Impression** | Impression des documents |
| **Restauration** | Remontée depuis la corbeille |
| **Transfert** | Entre dossiers ou entre armoires |
| **Édition de métadonnées** | Modification des suffixes et références |
### Droits sur les Dossiers de Travail
| Droit | Description |
| -------------------------- | ----------------------------------------------------- |
| **Création** | Peut créer des dossiers de travail |
| **Consultation** | Peut consulter les dossiers de travail |
| **Clôture** | Peut clôturer les dossiers de travail |
| **Édition de métadonnées** | Peut modifier les métadonnées des dossiers de travail |
### Droits d'Export et Diffusion
| Droit | Description |
| ------------------- | -------------------------------------------- |
| **Export standard** | Téléchargement classique |
| **Export portable** | Format optimisé mobilité hors connexion |
| **Diffusion mail** | Génération de liens de consultation par mail |
### Options de Sécurité
| Option | Description |
| ---------------------------------- | --------------------------------------------------------- |
| **Plan de classement obligatoire** | Empêche le renommage de fichiers hors plan de classement |
| **Plan de classement uniquement** | Masque les fichiers déposés hors plan de classement |
| **Scan sans visualisation** | Autorise la numérisation dans des rubriques inaccessibles |
| **Lister contenu non autorisé** | Affiche les intitulés sans donner accès au contenu |
***
## Onglet Permissions
L'onglet Permissions ajoute un niveau de contrôle d'accès **par valeur de champ**, plus fin que les habilitations globales. Il permet de restreindre la visibilité des dossiers selon les données qu'ils contiennent plutôt que selon l'armoire entière.
{% hint style="info" %}
**Différence clé avec les habilitations**
* Les **habilitations** définissent ce qu'un utilisateur peut faire dans l'armoire (lire, importer, supprimer…).
* Les **permissions** définissent *quels dossiers* un utilisateur peut voir, selon la valeur d'un champ d'index.
Les deux mécanismes se combinent : un utilisateur doit d'abord être habilité sur l'armoire, puis les permissions filtrent les dossiers qu'il voit effectivement.
{% endhint %}
### Prérequis
Pour qu'un champ puisse servir de base aux permissions, il doit avoir la propriété **"Permission"** activée dans l'onglet Structure.
→ [Onglet Structure — Propriétés des champs](/documentations/multigest/administration/gestion-armoires.md)
### Habilitations sur le Plan de Classement
Définissez quels utilisateurs ou groupes peuvent accéder à chaque nœud du plan de classement (rubriques, dossiers de travail). Utile pour compartimenter l'accès selon l'organisation (par service, par agence…).
| Action | Description |
| -------------------------- | --------------------------------------------------------------------- |
| **Ajouter une permission** | Restreindre l'accès à une rubrique à certains utilisateurs ou groupes |
| **Hériter** | La rubrique hérite des permissions de son nœud parent |
| **Rompre l'héritage** | Définir des permissions spécifiques, indépendantes du nœud parent |
📸 **CAPTURE : admin-armoires-03-permissions-plan.png**
> Interface des permissions sur le plan de classement avec arborescence et liste des utilisateurs autorisés
### Permissions sur les Champs
Les permissions sur les champs permettent de filtrer les dossiers visibles selon la valeur d'un champ d'index. Un utilisateur ne voit que les dossiers dont la valeur du champ correspond à ses permissions.
**Exemple d'usage :** Dans une armoire de dossiers RH, le champ "Service" est utilisé comme champ de permission. Chaque manager ne voit que les dossiers de son propre service.
{% stepper %}
{% step %}
### Sélectionner le champ de permission
Choisissez le champ d'index (marqué "Permission" dans la Structure) sur lequel appliquer le filtre.
{% endstep %}
{% step %}
### Définir les valeurs autorisées par utilisateur ou groupe
Pour chaque utilisateur ou groupe, spécifiez les valeurs du champ auxquelles il a accès.
| Paramètre | Description |
| ------------------------ | ---------------------------------------------------------------------------- |
| **Utilisateur / Groupe** | L'entité à qui appliquer la restriction |
| **Valeurs autorisées** | Les valeurs du champ que cet utilisateur peut voir |
| **Accès total** | Option pour lever le filtre sur cet utilisateur (accès à toutes les valeurs) |
| {% endstep %} | |
{% step %}
### Enregistrer
Les permissions sont appliquées immédiatement. Les utilisateurs concernés ne voient dans leurs recherches et leur navigation que les dossiers correspondant à leurs valeurs autorisées.
{% endstep %}
{% endstepper %}
{% hint style="warning" %}
Un utilisateur sans aucune valeur définie dans les permissions sur un champ **ne voit aucun dossier** de l'armoire, même s'il est habilité. Vérifiez les permissions après toute modification de la structure des champs.
{% endhint %}
***
## Onglet Suivi de Documents
L'onglet Suivi de documents configure la surveillance documentaire de l'armoire : complétude des dossiers, notifications et intégration avec les tableaux de bord Workflow.
### Fiche Métadonnées (Complétude)
La complétude permet de définir quels champs et quelles rubriques du plan de classement sont **obligatoires** pour qu'un dossier soit considéré comme complet.
| Paramètre | Description |
| -------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------- |
| **Champs obligatoires** | Champs d'index qui doivent être renseignés |
| **Rubriques obligatoires** | Types de documents qui doivent être présents dans le dossier |
| **Niveau de complétude** | Seuil en pourcentage à atteindre (ex. : 80 % des champs obligatoires renseignés) |
📸 **CAPTURE : admin-armoires-04-completude.png**
> Interface de configuration de la complétude avec champs et rubriques obligatoires
**Utilisation de la complétude :**
* Le taux de complétude s'affiche sur la fiche dossier (barre de progression)
* Des alertes peuvent être déclenchées si un dossier reste incomplet au-delà d'une durée configurée
* Le Workflow peut conditionner des transitions à la complétude d'un dossier
### Notifications de Suivi
Configurez des alertes automatiques liées à l'état des dossiers :
| Notification | Déclencheur | Destinataires |
| --------------------- | ------------------------------------------------------------- | --------------------------------------- |
| **Dossier incomplet** | Dossier resté en dessous du seuil de complétude après X jours | Propriétaire du dossier, administrateur |
| **Document manquant** | Rubrique obligatoire non renseignée après X jours | Utilisateur ayant créé le dossier |
| **Délai d'archivage** | Approche de la date d'archivage | Propriétaire, superviseur |
### Tableau de Bord Workflow Intégré
Si l'armoire est associée à des processus Workflow, cet onglet permet de configurer l'affichage du **tableau de bord Workflow intégré** dans la fiche dossier.
| Option | Description |
| ------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------- |
| **Afficher le tableau de bord** | Intègre un résumé des processus en cours directement dans la fiche dossier |
| **Processus visibles** | Sélection des types de processus à afficher |
| **Colonnes affichées** | Personnalisation des informations visibles (acteur, délai, statut…) |
→ [Tableaux de bord Workflow](/documentations/multigest/administration/tableaux-bord-workflow.md)
***
## Onglet Archivage
### Règles d'Archivage
Définissez le cycle de vie des documents :
| Paramètre | Description |
| ------------------------------ | --------------------------------------------------------- |
| **Élément déclencheur** | Événement de départ (ex. : date de création du dossier) |
| **Durée de vie active** | Période pendant laquelle le document est actif et visible |
| **Durée d'archivage en ligne** | Durée en archive consultable mais non visible par défaut |
| **Action finale** | Versement sur support ou élimination définitive |
### Cycle de Vie d'un Document
1. **Phase active** — Document visible, modifiable, participe à l'activité courante
2. **Archive non visible** — Consultable avec droits spécifiques, non modifiable
3. **Action finale** — Export sur support WORM ou suppression définitive
***
## Onglet Maintenance
| Outil | Description |
| ---------------------------- | ---------------------------------------------------------- |
| **Gestion des doublons** | Recherche et fusion des dossiers dupliqués |
| **Reprise documentaire** | Relance les conversions bureautiques échouées |
| **Duplication d'armoire** | Clone la structure et la configuration (sans les données) |
| **Suppression d'armoire** | Suppression définitive (irréversible) |
| **Vérification d'intégrité** | Contrôle la cohérence base de données / fichiers physiques |
| **Purge statistiques** | Archive les données statistiques anciennes |
{% hint style="danger" %}
La **suppression d'armoire** est irréversible et supprime définitivement tous les documents et dossiers qu'elle contient. Effectuez une sauvegarde avant toute suppression.
{% endhint %}
***
## Liens Inter-Armoires
Les liens inter-armoires permettent de naviguer directement depuis un dossier vers des dossiers liés dans une autre armoire (ex. : depuis un dossier Client vers ses dossiers Contrats).
### Créer un Lien
Accédez à **Onglet Gestion des liens inter-armoires > Ajouter** et configurez :
| Paramètre | Description |
| ---------------------------- | ---------------------------------------------------- |
| **Nom du lien** | Identifiant affiché |
| **Armoires source et cible** | Les deux armoires à relier |
| **Type** | Par champ d'armoire ou par requête SQL |
| **Champs de correspondance** | Champ source ↔ champ cible |
| **Options** | Consultation seule ou création de dossiers autorisée |
***
## Questions Fréquentes
Peut-on modifier le nom physique d'une armoire après sa création ?
Non. Le nom physique est l'identifiant en base de données et ne peut pas être modifié après la création. Seul le nom logique (affiché dans l'interface) est modifiable.
Comment dupliquer une armoire existante pour en créer une similaire ?
Utilisez l'outil **Duplication d'armoire** dans l'onglet Maintenance. La structure et la configuration sont copiées — les données (dossiers et documents) ne sont pas dupliquées.
Un utilisateur ne voit pas l'armoire dans la liste — que vérifier ?
Vérifiez dans l'onglet **Habilitations** que l'utilisateur (ou son groupe) est bien dans la liste des entités habilitées. Vérifiez également que l'option "Ne pas afficher en page d'accueil" n'est pas cochée dans ses habilitations spécifiques.
Quelle est la différence entre habilitations et permissions ?
Les **habilitations** définissent qui peut accéder à l'armoire et quelles actions sont autorisées (import, suppression, etc.). Les **permissions** (onglet Permissions) contrôlent l'accès à des dossiers spécifiques selon la valeur de certains champs d'index — c'est un contrôle plus fin par contenu.
Comment ajouter une liste déroulante sur un champ ?
Dans l'onglet Structure, sélectionnez le champ souhaité et activez la propriété **Dictionnaire**. Renseignez les valeurs manuellement ou importez-les depuis un fichier CSV nommé `NOMARMOIRE_NOMCHAMP.csv`.
La vérification d'intégrité signale des erreurs — comment les corriger ?
La vérification d'intégrité identifie les incohérences entre la base de données et les fichiers physiques. Selon le type d'erreur, utilisez l'outil de **Reprise documentaire** pour les conversions échouées, ou contactez le support Efalia pour les erreurs de structure de base de données.
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**Pour aller plus loin :**
* [Gestion des bannettes](/documentations/multigest/administration/gestion-bannettes.md)
* [Gestion des modèles](/documentations/multigest/administration/gestion-modeles.md)
* [Codes à barres](https://github.com/Efalia/documentation-publique/blob/main/docs/documentations/multigest/administration/codes-barre.md)
* [Utilisateurs et groupes](/documentations/multigest/administration/utilisateurs-groupes.md)
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