> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://documentation.efalia.com/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://documentation.efalia.com/documentations/multigest/administration/configuration-generale.md). # Configuration générale Cette page couvre les fonctions de configuration générale de Multigest : description des interfaces, gestion des tâches planifiées, statistiques, supervision, observateur d'événements et numérisation PDF/A. *** ## Description des Interfaces d'Administration L'interface de Multigest est organisée en zones fonctionnelles distinctes. ### Interface Principale **Panneau Gauche — Armoires et Bannettes** Le panneau gauche affiche deux sections : * **Section Armoires (partie haute) :** liste toutes les armoires accessibles à l'utilisateur selon ses droits. Un double-clic ouvre le formulaire de recherche. Des symboles indiquent la présence d'actions en attente. * **Section Bannettes (partie basse) :** affiche les bannettes accessibles. La hauteur de chaque section est ajustable en faisant glisser la séparation. 📸 **CAPTURE : admin-interfaces-01-panneau-gauche.png** > Panneau gauche avec armoires en haut et bannettes en bas, symboles d'actions visibles **Barre de Menus Supérieure** | Bouton | Fonction | | ------------------ | --------------------------------------------- | | **Utilisateur** | Identifie l'utilisateur actuellement connecté | | **Administration** | Ouvre le menu d'administration | | **Messagerie** | Interface de gestion des courriels | | **Export** | Fonctionnalité d'export de données | | **Aide** | Accès à l'aide en ligne | | **Déconnexion** | Déconnecte l'utilisateur de la session | 📸 **CAPTURE : admin-interfaces-02-barre-superieure.png** > Barre de menus supérieure avec tous les boutons identifiés **Barre de Menus Inférieure** La barre inférieure apparaît après sélection d'une armoire : | Position | Fonction | Description | | -------- | -------------------- | ------------------------------------------------ | | 1 | **Nom de l'armoire** | Affiche l'armoire sélectionnée | | 2 | **Recherche** | Ouvre le formulaire de recherche de l'armoire | | 3 | **Création** | Crée un nouveau dossier | | 4 | **Impression** | Imprime des codes-barres | | 5 | **Préférences** | Gère les paramètres de l'utilisateur courant | | 6 | **Administration** | Accède à l'administration spécifique à l'armoire | 📸 **CAPTURE : admin-interfaces-03-barre-inferieure.png** > Barre inférieure après sélection d'une armoire, avec les 6 boutons visibles ### Menu Administration Le menu **Administration** regroupe toutes les fonctions d'administration de Multigest : * **Options générales** — Paramétrage global de l'application * **Gestion des utilisateurs** — Création et gestion des comptes utilisateurs et groupes * **Gestion des armoires** — Configuration des armoires documentaires * **Gestion des bannettes** — Configuration des bannettes de réception * **Gestion des modèles** — Gestion des modèles de documents * **Dossiers de travail** — Configuration des dossiers de travail * **Tâches planifiées** — Planification des imports, indexations et archivages automatiques * **Statistiques** — Consultation des statistiques d'usage * **Supervision** — Supervision temps réel et gestion des sessions * **Observateur d'événements** — Traçabilité des actions utilisateurs * **Workflow** — Administration des circuits de validation {% hint style="info" %} Les options visibles dépendent des droits attribués à l'utilisateur connecté. Un administrateur complet voit toutes les options ; un administrateur délégué ne voit que les options pour lesquelles il a été habilité. {% endhint %} *** ## Gestion des Tâches Planifiées Les tâches planifiées automatisent les opérations récurrentes : indexation, imports, OCR, archivage et classement. Elles s'exécutent selon un calendrier défini sans intervention manuelle. **Accès :** Menu Administration > Gestion des tâches planifiées ### Structure d'une Tâche Planifiée | Section | Contenu | | --------------------- | --------------------------------------------------------- | | **Options générales** | Nom explicite de la tâche | | **Définition** | Type de tâche, armoire cible, paramètres spécifiques | | **Planification** | Fréquence (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle) et heure | 📸 **CAPTURE : admin-taches-01-interface-generale.png** > Interface de gestion des tâches planifiées avec liste des tâches existantes ### Types de Tâches Disponibles **Tâches d'Indexation** * **Indexation Totale :** réindexe l'intégralité des documents — à réserver aux migrations ou incidents * **Indexation Incrémentielle :** indexe uniquement les documents non encore traités — recommandée en quotidien {% hint style="info" %} Préférez l'**indexation incrémentielle** pour les tâches quotidiennes. {% endhint %} **Tâches d'Import** * **Import d'Index :** alimente les armoires depuis des fichiers CSV/TXT/LST * **Import Matching Zone Code-Barres :** classe automatiquement les documents via lecture code-barres * **Import SPOOL :** import depuis logiciels compatibles Efalia **Traitement OCR** {% hint style="danger" %} Le traitement OCR utilise l'intégralité des ressources serveur. **Ne planifiez jamais l'OCR pendant les heures de production.** Planifiez-le de nuit. {% endhint %} 📸 **CAPTURE : admin-taches-03-ocr.png** > Configuration tâche OCR avec plage horaire début/fin **Classement Automatique** * **Classement par codes-barres nominatifs** : classe via les séparateurs nominatifs * **Classement Automatique Bannettes** : route les documents via les séparateurs de bannette **Archivage Automatique** : déclenche les tâches d'archivage selon les règles configurées sur les armoires. **Transfert Inter-Armoire** : réalise des transferts automatiques entre armoires. {% hint style="warning" %} Le transfert inter-armoire nécessite le moteur **InnoDB** sur MySQL/MariaDB. {% endhint %} **Indexation Automatique** {% tabs %} {% tab title="Indexation Mails" %} Indexe automatiquement les messages e-mails et leurs pièces jointes pour la recherche plein texte. {% endtab %} {% tab title="Indexation Bannettes" %} Indexe les documents des bannettes pour les rendre recherchables en plein texte. {% endtab %} {% endtabs %} ### Créer une Tâche Planifiée {% stepper %} {% step %} ### Ouvrir la gestion des tâches Accédez au menu **Administration > Gestion des tâches planifiées**. {% endstep %} {% step %} ### Créer une nouvelle tâche Cliquez sur **Nouvelle tâche**. {% endstep %} {% step %} ### Renseigner les options générales Donnez un **nom explicite** à la tâche (ex. : "Indexation incrémentielle — Armoire RH — Nuit"). {% endstep %} {% step %} ### Définir le type et les paramètres Sélectionnez le **type de tâche** et renseignez les paramètres spécifiques : armoire cible, chemin, séparateur, plages horaires... {% endstep %} {% step %} ### Configurer la planification | Fréquence | Options | | ---------------- | ----------------------------- | | **Quotidienne** | Heure fixe chaque jour | | **Hebdomadaire** | Jour(s) de la semaine + heure | | **Mensuelle** | Jour du mois + heure | | {% endstep %} | | {% step %} ### Enregistrer Cliquez sur **Enregistrer**. La tâche est active et planifiée. {% endstep %} {% endstepper %} ### Consulter les Journaux d'Exécution Cliquez sur **"Logs des tâches planifiées"** pour accéder aux journaux. Chaque exécution est enregistrée avec sa date, durée, statut et détail des opérations. 📸 **CAPTURE : admin-taches-08-logs.png** > Journal d'exécution avec liste des tâches exécutées et leurs statuts *** ## Statistiques et Supervision Multigest propose deux modules pour suivre l'activité : **Statistiques** pour l'analyse et **Supervision** pour le monitoring temps réel. **Accès :** Menu Administration > Statistiques / Supervision {% hint style="warning" %} Le module Statistiques est **soumis à licence** et accessible uniquement aux utilisateurs habilités. {% endhint %} ### Module Statistiques **Critères de Recherche** | Catégorie | Description | | -------------------- | -------------------------------------- | | **Armoire** | Statistiques par armoire documentaire | | **Bannette** | Statistiques par bannette de réception | | **Utilisateur** | Statistiques par utilisateur | | **Groupe** | Statistiques par groupe d'utilisateurs | | **Type de document** | Statistiques par type de document | **Indicateurs Disponibles** | Catégorie | Indicateurs | | ---------------- | ------------------------------------------------------------------------ | | **Dossiers** | Créés, modifiés, supprimés, archivés, modifiés par ajout | | **Documents** | Importés, numérisés, modifiés, supprimés, ajoutés par découpe/conversion | | **Consultation** | Documents uniques consultés, total consultations | | **Formats** | PDF, Office, E-mail, Autres | 📸 **CAPTURE : admin-stats-02-resultats.png** > Résultats de requête en mode tableau avec indicateurs par période ### Statistiques des Bannettes Pour chaque bannette : utilisateurs associés, fichiers en cours, taille de stockage, documents traités, vitesse de traitement, document le plus ancien. 📸 **CAPTURE : admin-stats-04-bannettes.png** > Tableau de statistiques des bannettes avec indicateurs de performance ### Module Supervision **Onglet Statistiques de Supervision** : temps de réponse dossiers/documents, volume total, flux journalier, connexions journalières/hebdomadaires/mensuelles. **Onglet Utilisateurs Connectés** : liste des sessions actives avec nom, heure de connexion et poste. **Forcer la déconnexion d'un utilisateur :** {% stepper %} {% step %} ### Identifier la session Dans la liste des utilisateurs connectés, repérez l'utilisateur à déconnecter. {% endstep %} {% step %} ### Forcer la déconnexion Sélectionnez la session et cliquez sur **Déconnecter**. {% hint style="warning" %} La déconnexion forcée est immédiate. L'utilisateur perd sa session sans avertissement. Utilisez cette fonction avec précaution. {% endhint %} {% endstep %} {% endstepper %} *** ## Observateur d'Événements L'observateur d'événements permet de **tracer et auditer les actions** effectuées par les utilisateurs sur les dossiers et bannettes de Multigest. **Accès :** Menu Administration > Observateur d'événements ### Modes de Consultation | Mode | Usage | | --------------------------- | -------------------------------------------------------- | | **Synthèse des opérations** | Vue globale de l'activité par utilisateur et période | | **Suivi d'un dossier** | Historique complet des actions sur un dossier spécifique | | **Suivi des consultations** | Trace des consultations de documents | ### Types d'Événements Tracés | Catégorie | Événements | | ----------------- | --------------------------------------------- | | **Dossiers** | Création de fiches, modifications d'index | | **Documents** | Ajouts par import, numérisation, suppressions | | **Consultations** | Ouvertures de documents | | **Bannettes** | Actions sur les documents de bannette | ### Suivi d'un Dossier {% stepper %} {% step %} ### Accéder au suivi dossier Dans l'observateur d'événements, sélectionnez l'onglet **Suivi d'un dossier**. {% endstep %} {% step %} ### Identifier le dossier Renseignez les critères : armoire, index système ou premier index du dossier. 📸 **CAPTURE : admin-observateur-03-recherche-dossier.png** > Formulaire de recherche d'un dossier > {% endstep %} {% step %} ### Consulter l'historique La liste des opérations s'affiche chronologiquement avec date/heure, utilisateur et type d'opération. 📸 **CAPTURE : admin-observateur-04-historique-dossier.png** > Historique d'un dossier > {% endstep %} > {% endstepper %} Les résultats peuvent être **exportés en PDF** ou **ajoutés aux favoris** pour un accès rapide. *** ## Numérisation en Format PDF/A Le format **PDF/A** est une version normalisée ISO du format PDF pour la **conservation à long terme** des documents. Disponible à partir de **Multigest 9.5** (SVN 12674). ### Avantages | Avantage | Description | | -------------- | -------------------------------------------------------------- | | **Pérennité** | Format normalisé ISO — lisible indépendamment de l'application | | **Intégrité** | Préserve polices, images, graphiques et mise en forme | | **Conformité** | Répond aux exigences légales d'archivage électronique | ### Activation de la Licence {% hint style="warning" %} La numérisation en PDF/A nécessite une **licence spécifique**. Sans cette licence, les options n'apparaissent pas dans l'interface. {% endhint %} Déposez le fichier de licence nommé exactement : ``` ERIC ARCHIVAGE-DOCSTE19.lic ``` Dans le répertoire : ``` [INSTALL_MULTIGEST]\bin\mgtools\ ``` ### Activer la Conversion PDF/A {% tabs %} {% tab title="Armoire Mode Dossier" %} 1. Administration > Gestion des armoires > sélectionnez l'armoire 2. Onglet **Assistant classement** 3. Sélectionnez le(s) type(s) de document 4. Onglet **Sécurité** → cochez **Conversion PDF/A lors de la numérisation** 📸 **CAPTURE : admin-pdf-a-02-mode-dossier.png** > Onglet Sécurité du plan de classement avec case PDF/A cochée > {% endtab %} {% tab title="Armoire Mode Fichier" %} 1. Administration > Gestion des armoires > sélectionnez l'armoire 2. Onglet **Configuration** 3. Cochez l'option **Conversion PDF/A** 📸 **CAPTURE : admin-pdf-a-03-mode-fichier.png** > Onglet Configuration de l'armoire mode fichier avec option PDF/A > {% endtab %} {% tab title="Bannettes" %} 1. Administration > Gestion des bannettes > sélectionnez la bannette 2. Onglet **Général** 3. Cochez la case **Conversion PDF/A** 📸 **CAPTURE : admin-pdf-a-04-bannette.png** > Onglet Général de la bannette avec case Conversion PDF/A > {% endtab %} > {% endtabs %} ### Comportement et Limitations Une fois activée, la conversion est transparente pour l'utilisateur. Adobe Reader affiche une **bannière bleue** confirmant la conformité PDF/A. {% hint style="warning" %} **Deux opérations suppriment la conformité PDF/A :** 1. **Modification via la visionneuse Multigest** (annotation, tampon, ajout de pages) 2. **Traitement OCR** Après ces opérations, le document reste un PDF valide mais n'est plus conforme PDF/A. {% endhint %} *** **Pour aller plus loin :** * [Options générales](/documentations/multigest/administration/options-generales.md) * [Gestion des armoires](/documentations/multigest/administration/gestion-armoires.md) * [Gestion des bannettes](/documentations/multigest/administration/gestion-bannettes.md) * [Utilisateurs et groupes](/documentations/multigest/administration/utilisateurs-groupes.md) --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter, and the optional `goal` query parameter: ``` GET https://documentation.efalia.com/documentations/multigest/administration/configuration-generale.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is optional and describes the broader end goal you are ultimately trying to accomplish on behalf of the user. GitBook uses it to tailor the answer towards what is most useful for that goal. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.