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# Codes à barres et séparateurs

Les codes à barres et les séparateurs permettent d'automatiser le classement des documents numérisés dans Multigest. Cette page couvre la configuration des codes à barres (administration) et l'utilisation des cinq types de séparateurs.

***

## Codes à Barres

Les codes à barres permettent d'automatiser le classement des documents dans Multigest. Un document portant un code à barres peut être classé automatiquement dans le bon dossier et la bonne rubrique sans intervention manuelle lors de la numérisation.

### Présentation des Cas d'Usage

Multigest supporte quatre configurations de codes à barres selon le type d'automatisation souhaité :

| Cas       | Description                                                                              |
| --------- | ---------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Cas 1** | Classement automatique par code fichier + code plan de classement (deux codes distincts) |
| **Cas 2** | Classement par code combiné (numéro de dossier GED + rubrique dans un seul code)         |
| **Cas 3** | Codes à barres intégrés dans des modèles de documents bureautiques                       |
| **Cas 4** | Codes à barres générés par iodas (nécessite licence GFI)                                 |

### Spécifications Techniques Communes

Tous les cas utilisent le format **Code 39** (aussi appelé "3 of 9").

| Spécification                 | Valeur                                               |
| ----------------------------- | ---------------------------------------------------- |
| **Format**                    | Code 39                                              |
| **Structure**                 | `*valeur*` (astérisques obligatoires avant et après) |
| **Taille minimale de police** | 18 pt (20 pt recommandé)                             |

{% hint style="warning" %}
Le caractère `*` doit **impérativement encadrer** toute la chaîne du code à barres. Sans les astérisques, le code ne sera pas reconnu.
{% endhint %}

### Cas 1 — Classement par Code Fichier + Code Plan de Classement

Deux codes à barres distincts sont apposés sur le document :

* Un code identifiant le **fichier** (dossier GED de destination)
* Un code identifiant la **rubrique** dans le plan de classement

**Prérequis :** bannette de numérisation configurée, codes au format Code 39, tâche planifiée **Classement automatique** active.

Les codes à barres de classement nominatif se génèrent directement depuis le **dossier GED** dans l'interface Multigest (bouton Impression de la barre inférieure).

### Cas 2 — Code Combiné (Numéro de Dossier + Rubrique)

Un **seul code à barres** contient à la fois l'identifiant du dossier GED et la rubrique de classement.

Format du code :

```
*[numéro_dossier][séparateur][code_rubrique]*
```

**Exemple :** `*555A251*`

| Partie | Valeur        | Signification                                       |
| ------ | ------------- | --------------------------------------------------- |
| `555`  | Numéro GED    | Identifiant du dossier dans Multigest               |
| `A`    | Séparateur    | Caractère de séparation entre les deux informations |
| `251`  | Code rubrique | Rubrique du plan de classement                      |

{% hint style="danger" %}
**Contraintes absolues :**

* Les astérisques `*` doivent entourer **toute la chaîne**
* Police **minimum 18 pt** (20 pt recommandé)
* Le code doit être positionné **identiquement** sur tous les documents
  {% endhint %}

**Configuration de la tâche planifiée** pour le Cas 2 : utiliser **"Import / Matching zone code à barres"** avec les paramètres suivants :

| Paramètre                   | Description                                                      |
| --------------------------- | ---------------------------------------------------------------- |
| **Répertoire d'import**     | Dossier source des documents scannés                             |
| **Répertoire de rejet**     | Dossier où sont déplacés les documents non reconnus              |
| **Zone de lecture**         | Définie via un échantillon TIFF (résolution 240–300 dpi minimum) |
| **Mode de classement**      | P2C (Plan de Classement)                                         |
| **Nombre de pages maximum** | 10 pages par document                                            |
| **Fréquence**               | Toutes les 10 minutes (recommandé)                               |

📸 **CAPTURE : admin-codes-barre-01-tache-matching.png**

> Configuration de la tâche Import/Matching avec paramètres zone de lecture et répertoires

{% hint style="info" %}
La **zone de lecture** est définie à partir d'un document TIFF échantillon scanné à 240–300 dpi minimum. Elle indique à Multigest exactement où chercher le code à barres sur la page.
{% endhint %}

### Cas 3 — Codes à Barres dans Modèles Bureautiques

Les codes à barres sont **intégrés dans des modèles Word** via l'outil **iodas**. Lors de la création d'un document depuis le modèle, le code à barres est généré dynamiquement avec le numéro de dossier GED courant et le code de rubrique (fixe dans le modèle).

Mise en œuvre :

1. Créez le modèle Word avec la police Code 39 pour les champs codes à barres
2. Intégrez les champs dynamiques iodas pour le numéro de dossier GED
3. Associez le modèle à l'armoire concernée dans la Gestion des modèles

### Cas 4 — Codes à Barres Générés par iodas

iodas génère des codes à barres **à usage unique**, mappés à des enregistrements en base de données contenant l'ensemble des informations du dossier.

{% hint style="info" %}
**Prérequis :** Licence GFI requise. Ce cas est adapté aux intégrations avec des logiciels métier qui génèrent des documents à la volée.
{% endhint %}

### Bonnes Pratiques

{% hint style="success" %}
**À respecter pour un classement fiable :**

* Police Code 39 minimum **18 pt** (20 pt pour les imprimantes laser basse résolution)
* Astérisques `*` encadrant systématiquement la valeur
* Position **fixe et identique** du code sur tous les documents du même type
* Résolution de scan **minimum 240 dpi** (300 dpi recommandé)
* Fond blanc sous le code à barres (pas de trame ou couleur de fond)
  {% endhint %}

{% hint style="danger" %}
**À éviter :**

* Police trop petite (< 18 pt) — code illisible après numérisation
* Code à barres sur fond coloré ou tramé
* Astérisques manquants
* Résolution de scan inférieure à 240 dpi
  {% endhint %}

***

## Les Séparateurs — Introduction

Les séparateurs sont des pages spéciales insérées dans un lot de documents avant numérisation. Multigest les détecte automatiquement lors de la capture et divise le lot en fichiers distincts selon les informations encodées sur chaque séparateur.

### Principe de Fonctionnement

{% stepper %}
{% step %}

### Préparer le lot de documents

Organisez vos documents physiques en les séparant par des pages de séparateurs imprimées.
{% endstep %}

{% step %}

### Numériser le lot complet

Chargez l'ensemble (documents + séparateurs) dans le bac d'alimentation du scanner et lancez la numérisation.
{% endstep %}

{% step %}

### Détection automatique

Multigest détecte les séparateurs pendant ou après la numérisation et découpe le flux numérisé en fichiers distincts selon les informations contenues dans chaque séparateur.
{% endstep %}

{% step %}

### Classement automatique ou assisté

Selon le type de séparateur, le classement est entièrement automatique (dossier identifié par code-barres) ou l'utilisateur est guidé dans le classement de chaque document.
{% endstep %}
{% endstepper %}

### Types de Séparateurs

| Type                          | Usage                                   | Classement                                      |
| ----------------------------- | --------------------------------------- | ----------------------------------------------- |
| **ERIC**                      | Séparateur intelligent avec code-barres | Automatique (dossier identifié par code-barres) |
| **De bannette**               | Séparation vers plusieurs bannettes     | Semi-automatique                                |
| **De classement**             | Classement dans des dossiers existants  | Semi-automatique                                |
| **Nominatif**                 | Attribution nominale par utilisateur    | Semi-automatique                                |
| **Nominatif avec classement** | Combinaison nominatif + classement      | Semi-automatique                                |

### Choisir le Bon Type de Séparateur

```
Avez-vous un code-barres identifiant le dossier ?
├─ Oui → Séparateur ERIC (classement automatique)
└─ Non → Les documents sont-ils destinés à des utilisateurs nominés ?
          ├─ Oui → Séparateur nominatif (ou nominatif avec classement)
          └─ Non → Les documents vont-ils dans des bannettes différentes ?
                    ├─ Oui → Séparateur de bannette
                    └─ Non → Séparateur de classement
```

### Prérequis Généraux

{% hint style="warning" %}
Les séparateurs doivent être activés et configurés par votre administrateur dans la section Administration de Multigest.
{% endhint %}

* Scanner compatible TWAIN/ISIS avec bac d'alimentation automatique
* Séparateurs imprimés en bonne qualité (codes-barres lisibles)
* Bannette(s) configurée(s) dans Multigest
* Droits d'accès aux bannettes et armoires concernées

### Détecter les Séparateurs Manuellement

Si la détection automatique n'a pas eu lieu lors de la numérisation :

1. Dans la bannette, faites un **clic droit** sur le fichier numérisé
2. Sélectionnez **"Rechercher les séparateurs"**
3. Multigest analyse le document et le découpe selon les séparateurs détectés

***

## Séparateur ERIC

Le séparateur ERIC (Electronic Recognition and Intelligent Classification) utilise un **code-barres** encodant l'identifiant du dossier cible pour permettre un classement entièrement automatique.

```
[Séparateur ERIC avec code-barres du dossier]
Document physique
[Séparateur ERIC avec code-barres du dossier suivant]
Document physique suivant
```

**Avantages :**

| Avantage                   | Description                                                 |
| -------------------------- | ----------------------------------------------------------- |
| **Classement automatique** | Aucune saisie manuelle des métadonnées                      |
| **Traitement en lot**      | Des dizaines de documents classés en une seule numérisation |
| **Fiabilité**              | Le code-barres identifie précisément le dossier cible       |

**Prérequis :** résolution minimale recommandée **240 ppp**, dossiers cibles existants avec code-barres assigné.

### Imprimer un Séparateur ERIC

{% stepper %}
{% step %}

### Accéder au dossier cible

Naviguez jusqu'au dossier pour lequel vous souhaitez imprimer un séparateur ERIC.
{% endstep %}

{% step %}

### Générer le séparateur

Depuis le menu contextuel du dossier (clic droit) ou la barre d'outils, sélectionnez **"Imprimer le séparateur ERIC"**.

📸 **CAPTURE : multigest-eric-01-generation-separateur.png**

> Menu contextuel du dossier avec l'option "Imprimer le séparateur ERIC"
> {% endstep %}

{% step %}

### Imprimer

La page de séparateur avec le code-barres s'ouvre dans votre navigateur. Lancez l'impression.

{% hint style="info" %}
Conservez les séparateurs ERIC dans des pochettes plastiques ou plastifiez-les pour les réutiliser. Le code-barres reste valide tant que le dossier existe dans Multigest.
{% endhint %}
{% endstep %}
{% endstepper %}

### Utiliser le Séparateur ERIC

{% stepper %}
{% step %}

### Préparer le lot

Intercalez une page de séparateur ERIC entre chaque document à numériser :

```
[Séparateur ERIC — Dossier A]
Pages du document 1 (dossier A)
[Séparateur ERIC — Dossier B]
Pages du document 2 (dossier B)
```

{% endstep %}

{% step %}

### Lancer la numérisation

Ouvrez la bannette, cliquez sur **"Ajouter un document"** > **"Numériser"**. Choisissez le mode **"Séparateur ERIC"**.

📸 **CAPTURE : multigest-eric-02-mode-eric.png**

> Options de numérisation avec le mode "Séparateur ERIC" sélectionné
> {% endstep %}

{% step %}

### Classement automatique

Multigest détecte les séparateurs ERIC, lit les codes-barres et classe automatiquement chaque document dans le dossier correspondant — sans intervention manuelle.
{% endstep %}
{% endstepper %}

***

## Séparateur de Bannette

Le séparateur de bannette permet de diriger automatiquement différents documents d'un même lot numérisé vers des **bannettes distinctes**.

```
[Séparateur bannette → Bannette "Comptabilité"]
Documents pour la comptabilité
[Séparateur bannette → Bannette "RH"]
Documents pour les RH
```

**Cas d'usage :**

| Situation                                   | Bénéfice                                     |
| ------------------------------------------- | -------------------------------------------- |
| Courrier entrant multi-services             | Triage automatique vers chaque service       |
| Documents à traiter par équipes différentes | Distribution sans intervention manuelle      |
| Flux de numérisation centralisé             | Un seul scanner pour plusieurs destinataires |

### Utiliser le Séparateur de Bannette

{% stepper %}
{% step %}

### Imprimer les séparateurs

Depuis la bannette ou le menu d'administration des séparateurs, sélectionnez la bannette de destination et imprimez. Chaque bannette de destination nécessite son propre séparateur.

📸 **CAPTURE : multigest-sep-bannette-01-selection.png**

> Fenêtre de sélection de la bannette de destination
> {% endstep %}

{% step %}

### Préparer le lot

Organisez vos documents en intercalant le séparateur approprié avant chaque groupe.
{% endstep %}

{% step %}

### Numériser et distribuer

Ouvrez la bannette source, cliquez sur **"Ajouter un document"** > **"Numériser"**. Multigest détecte les séparateurs et distribue automatiquement les documents vers les bannettes de destination.
{% endstep %}
{% endstepper %}

***

## Séparateur de Classement

Le séparateur de classement découpe automatiquement un lot numérisé en fichiers distincts, chacun destiné à être classé manuellement dans un dossier Multigest.

```
[Séparateur de classement]
Document 1 (à classer manuellement)
[Séparateur de classement]
Document 2 (à classer manuellement)
```

**Différence avec le séparateur ERIC :**

| Critère                   | Séparateur ERIC            | Séparateur de classement               |
| ------------------------- | -------------------------- | -------------------------------------- |
| Identification du dossier | Automatique (code-barres)  | Manuelle après numérisation            |
| Intervention utilisateur  | Aucune                     | Indexation dossier par dossier         |
| Idéal pour                | Dossiers connus à l'avance | Documents à classer selon leur contenu |

### Utiliser le Séparateur de Classement

{% stepper %}
{% step %}

### Imprimer le séparateur

Un seul modèle suffit — le séparateur de classement est générique et réutilisable pour tous les lots.

📸 **CAPTURE : multigest-sep-classement-01-modele.png**

> Modèle de séparateur de classement avec le marquage générique
> {% endstep %}

{% step %}

### Préparer le lot et numériser

Intercalez un séparateur avant chaque document (ou groupe de pages). Lancez la numérisation depuis la bannette.
{% endstep %}

{% step %}

### Vérifier le découpage

Multigest crée autant de fichiers que de séparateurs. Vérifiez dans la bannette que le découpage correspond bien à vos documents.

📸 **CAPTURE : multigest-sep-classement-02-fichiers-decoupes.png**

> Bannette avec les fichiers découpés après détection des séparateurs
> {% endstep %}

{% step %}

### Indexer chaque fichier

Indexez chaque fichier dans le dossier Multigest approprié via clic droit → **"Indexer"**.
{% endstep %}
{% endstepper %}

***

## Séparateur Nominatif

Le séparateur nominatif permet d'attribuer automatiquement des documents numérisés à des **utilisateurs nommés** dans Multigest. Idéal pour les flux de documents personnels (bulletins de salaire, courriers individuels, documents RH).

```
[Séparateur nominatif → Utilisateur : dupont_jean]
Documents de Jean Dupont
[Séparateur nominatif → Utilisateur : martin_marie]
Documents de Marie Martin
```

**Cas d'usage typiques :**

| Cas d'usage               | Description                                              |
| ------------------------- | -------------------------------------------------------- |
| **Bulletins de salaire**  | Distribution automatique des bulletins à chaque salarié  |
| **Courriers individuels** | Triage des courriers entrants par destinataire           |
| **Documents RH**          | Distribution de contrats, avenants, documents personnels |

### Utiliser le Séparateur Nominatif

{% stepper %}
{% step %}

### Imprimer les séparateurs

Accédez à la génération de séparateurs nominatifs, sélectionnez les utilisateurs souhaités et imprimez. Chaque utilisateur possède son propre séparateur avec son code-barres nominatif.

📸 **CAPTURE : multigest-sep-nominatif-01-selection-utilisateurs.png**

> Interface de sélection des utilisateurs pour la génération des séparateurs nominatifs
> {% endstep %}

{% step %}

### Préparer le lot

Intercalez le séparateur nominatif de chaque utilisateur avant ses documents.
{% endstep %}

{% step %}

### Numériser — distribution automatique

Multigest détecte les séparateurs nominatifs et distribue automatiquement chaque document vers l'espace ou la bannette de l'utilisateur concerné — sans intervention manuelle.
{% endstep %}
{% endstepper %}

***

## Séparateur Nominatif avec Classement

Le séparateur nominatif avec classement combine l'identification de l'utilisateur destinataire **et** le dossier de classement cible : c'est la solution la plus complète pour automatiser distribution et classement simultanément.

**Comparaison des séparateurs nominatifs :**

| Critère                                | Nominatif                            | Nominatif avec classement              |
| -------------------------------------- | ------------------------------------ | -------------------------------------- |
| Identification utilisateur             | ✅ Oui                                | ✅ Oui                                  |
| Classement automatique dans un dossier | ❌ Non                                | ✅ Oui                                  |
| Complexité de configuration            | Simple                               | Plus élevée                            |
| Idéal pour                             | Distribution vers espaces personnels | Distribution + archivage direct en GED |

**Prérequis :** utilisateurs Multigest actifs, dossiers de classement existants, association utilisateur ↔ dossier configurée par l'administrateur.

### Utiliser le Séparateur Nominatif avec Classement

{% stepper %}
{% step %}

### Configurer et imprimer

Accédez à la génération de séparateurs. Pour chaque séparateur, sélectionnez l'utilisateur destinataire et le dossier de classement cible. Générez et imprimez — chaque séparateur est unique (utilisateur + dossier).

📸 **CAPTURE : multigest-sep-nominatif-classement-01-configuration.png**

> Interface de configuration des associations utilisateur/dossier pour le séparateur
> {% endstep %}

{% step %}

### Préparer le lot

Intercalez le séparateur approprié avant chaque document.
{% endstep %}

{% step %}

### Classement entièrement automatique

Multigest lit les codes-barres, identifie l'utilisateur et le dossier, et classe automatiquement chaque document dans le bon dossier — sans aucune intervention manuelle.
{% endstep %}
{% endstepper %}

***

## Questions Fréquentes

<details>

<summary>Un document avec code à barres n'est pas classé automatiquement — pourquoi ?</summary>

Vérifiez dans l'ordre :

1. La **tâche planifiée** de classement automatique est bien active
2. La **zone de lecture** est correctement définie et correspond à la position du code
3. La **résolution de scan** est suffisante (≥ 240 dpi)
4. Les **astérisques** encadrent bien la valeur du code
5. La **police** est suffisamment grande (≥ 18 pt)
6. Le document est dans le **répertoire d'import** attendu par la tâche

Consultez les journaux de la tâche pour identifier l'erreur précise.

</details>

<details>

<summary>Puis-je mélanger différents types de séparateurs dans un même lot ?</summary>

Non. Un lot doit utiliser un seul type de séparateur cohérent. Mélanger des types différents peut entraîner des erreurs de détection. Organisez vos lots par type de séparateur.

</details>

<details>

<summary>Que se passe-t-il si un séparateur n'est pas détecté ?</summary>

Si un séparateur n'est pas reconnu (mauvaise qualité d'impression, code-barres illisible), les pages qui suivent sont regroupées avec les pages précédentes. Relancez la détection manuellement (clic droit → "Rechercher les séparateurs") après avoir vérifié la qualité d'impression.

</details>

<details>

<summary>Le séparateur ERIC peut-il classer dans un dossier qui n'existe pas ?</summary>

Non. Le séparateur ERIC classe dans des **dossiers existants**. Si le dossier référencé n'existe plus, le classement automatique échoue et le document reste dans la bannette.

</details>

<details>

<summary>Les séparateurs nominatifs sont-ils réutilisables ?</summary>

Oui, tant que l'utilisateur est actif dans Multigest. Réimprimez les séparateurs après tout changement dans la liste des utilisateurs ou des dossiers associés.

</details>

<details>

<summary>Quelle résolution minimum est requise pour la lecture des codes-barres ?</summary>

Une résolution de **240 ppp** est recommandée. En dessous de 150 ppp, les codes-barres peuvent ne pas être lus correctement. Configurez votre scanner en conséquence.

</details>

***

**Pour aller plus loin :**

* [Configuration générale — Tâches planifiées](/documentations/multigest/administration/configuration-generale.md)
* [Gestion des bannettes](/documentations/multigest/administration/gestion-bannettes.md)
* [Gestion des armoires](/documentations/multigest/administration/gestion-armoires.md)


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