> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://documentation.efalia.com/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://documentation.efalia.com/documentations/efalia-process/vue-densemble/quest-ce-quefalia-process.md). # Qu'est-ce qu'Efalia Process Efalia Process est un logiciel de **BPM (Business Process Management)** édité par Efalia. Il permet de modéliser, d'automatiser et de piloter les processus métier de votre organisation sous forme de workflows numériques. *** ### Qu'est-ce qu'un workflow ? Un **workflow** (ou circuit de traitement) est une suite d'étapes organisées permettant de traiter une demande ou un document de manière structurée, en impliquant les bonnes personnes au bon moment. Sans outil dédié, ces circuits reposent souvent sur des échanges d'e-mails, des fichiers partagés ou des processus papier : des méthodes qui rendent le suivi difficile, génèrent des oublis et offrent peu de visibilité. Efalia Process numérise ces circuits et les rend **traçables, pilotables et automatisables**. *** ### Comment fonctionne Efalia Process ? Le fonctionnement d'Efalia Process repose sur trois phases complémentaires : {% tabs %} {% tab title="Modélisation" %} Un **concepteur de processus** (administrateur ou responsable métier) modélise le circuit dans le **Designer** d'Efalia Process. Il définit : * Les **étapes** du workflow (opérations), * Les **formulaires** associés à chaque étape, * Les **rôles** des intervenants, * Les **règles d'automatisation** (connecteurs, agents). Une fois finalisé, le processus est **déployé** pour être utilisé par les équipes. {% endtab %} {% tab title="Exécution" %} Les utilisateurs accèdent à leurs tâches depuis le **Panorama** d'Efalia Process (l'espace de travail personnel). Depuis cette interface, ils peuvent : * Consulter les dossiers qui leur sont affectés, * Saisir des informations dans les formulaires, * Valider, rejeter ou transmettre les dossiers à l'étape suivante, * Déclencher des workflows depuis Efalia Doc (si l'intégration est activée). {% endtab %} {% tab title="Pilotage" %} Les responsables disposent d'une vue transverse sur l'ensemble des processus en cours. Ils peuvent : * Suivre l'avancement des dossiers en temps réel, * Identifier les blocages ou les retards, * Réaffecter des tâches si nécessaire, * Consulter l'historique complet des actions réalisées. {% endtab %} {% endtabs %} *** ### Pourquoi utiliser Efalia Process ? {% hint style="success" %} **Réduction des délais de traitement** Les dossiers circulent automatiquement d'une étape à l'autre, sans relance manuelle. Les délais de traitement sont réduits et les engagements de service respectés. {% endhint %} {% hint style="success" %} **Traçabilité complète** Chaque action (validation, rejet, modification, commentaire) est horodatée et conservée dans l'historique du dossier. Votre organisation dispose d'une piste d'audit fiable. {% endhint %} {% hint style="success" %} **Élimination des circuits papier** Les formulaires numériques remplacent les bordereaux et les bons de transmission. Le traitement des dossiers ne dépend plus de la présence physique des agents. {% endhint %} {% hint style="success" %} **Automatisation des tâches répétitives** Les connecteurs et agents intégrés permettent d'automatiser : l'envoi de notifications, la mise à jour de métadonnées dans Efalia Doc, la génération de documents PDF, les appels à des services tiers (API REST, LDAP…). {% endhint %} {% hint style="success" %} **Pilotage des activités** Le tableau de bord offre une vision en temps réel de la charge de travail, des délais et des éventuels points de blocage. {% endhint %} *** ### Comment est structuré Efalia Process ? Efalia Process s'organise autour de trois espaces distincts : {% stepper %} {% step %} **Le Designer** C'est l'environnement de **modélisation des processus**. Le concepteur y définit les circuits de traitement : * **Types de processus** : regroupent les dossiers d'un même domaine métier (ex. : Marchés publics, Commandes fournisseurs, Congés…), * **Types de documents** : les différents types de dossiers pouvant circuler dans un processus (ex. : Appel d'offres, Bon de commande…), * **Opérations** : les étapes du circuit (ex. : Saisie, Vérification, Validation, Signature…), * **Formulaires** : les écrans de saisie associés à chaque opération, * **Rôles** : les profils d'acteurs impliqués dans le circuit. {% endstep %} {% step %} **Le Panorama (Front Office)** C'est l'**espace de travail des utilisateurs**. Il présente les dossiers en attente de traitement et permet d'agir sur ceux-ci. Le Panorama est personnalisable : chaque organisation peut configurer l'affichage, les colonnes visibles, les filtres et les applications verticales propres à ses métiers. {% endstep %} {% step %} **L'Administration** C'est l'espace de **configuration de la plateforme**. L'administrateur y gère : * Les utilisateurs et leurs droits, * La connexion avec l'annuaire LDAP, * Le paramétrage de l'intégration avec Efalia Doc, * Les agents automatiques, * Les webhooks et les connecteurs externes. {% endstep %} {% endstepper %} *** ### Les concepts clés d'Efalia Process | Concept | Description | | -------------- | -------------------------------------------------------------------------------- | | **Processus** | Un circuit de traitement modélisé, déployé et exécutable | | **Dossier** | Une instance de processus en cours (un dossier correspond à une demande traitée) | | **Opération** | Une étape du circuit (action réalisée par un acteur ou automatiquement) | | **Formulaire** | L'écran de saisie associé à une opération | | **Rôle** | Un profil d'intervenant dans le processus (ex. : Validateur, Gestionnaire) | | **Acteur** | Un utilisateur auquel un rôle est attribué dans une unité organisationnelle | | **Connecteur** | Un module d'automatisation exécuté avant ou après une opération | | **Agent** | Un traitement automatique planifié ou déclenché par événement | *** ### Efalia Process dans la Suite Efalia Efalia Process s'intègre nativement avec les autres solutions de la suite Efalia : | Solution | Rôle dans l'intégration | | ------------------ | --------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Efalia Doc** | Déclenchement de workflows depuis un document GED ; mise à jour des métadonnées en cours de circuit | | **Efalia Capture** | Alimentation automatique des processus à partir de documents capturés et indexés | | **Efalia Compose** | Génération de documents (courriers, contrats…) depuis un formulaire de processus | | **Efalia Safe** | Archivage légal des dossiers arrivés en fin de circuit | | **Efalia Sign** | Signature électronique de documents dans le cadre d'un circuit de validation | {% hint style="info" %} 💡 L'intégration entre Efalia Doc et Efalia Process est bidirectionnelle : un workflow peut être lancé depuis un document GED, et les connecteurs Efalia Doc permettent d'agir sur la GED tout au long du circuit. {% endhint %} --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter, and the optional `goal` query parameter: ``` GET https://documentation.efalia.com/documentations/efalia-process/vue-densemble/quest-ce-quefalia-process.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is optional and describes the broader end goal you are ultimately trying to accomplish on behalf of the user. GitBook uses it to tailor the answer towards what is most useful for that goal. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.