> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://documentation.efalia.com/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://documentation.efalia.com/documentations/efalia-process/vue-densemble/concepts-cles.md). # Concepts Clés ### Un vocabulaire propre au monde des processus Efalia Process possède un vocabulaire spécifique, issu du monde du BPM (Business Process Management). Maîtriser ces termes est indispensable pour modéliser, utiliser et administrer la plateforme efficacement. *** ### Le Processus Un **processus** est un circuit de traitement modélisé dans le Designer et déployé pour être exécuté par les équipes. Il définit : * la **succession des étapes** à réaliser (opérations), * les **intervenants** impliqués à chaque étape (rôles), * les **formulaires** de saisie associés, * les **règles d'automatisation** déclenchées en cours de circuit. **Exemples de processus :** validation d'une facture fournisseur, circuit de signature d'un contrat, traitement d'une demande de congé, instruction d'un marché public. {% hint style="info" %} 💡 Un processus peut être **versionné** : lorsqu'une nouvelle version est déployée, les dossiers en cours continuent sur l'ancienne version jusqu'à leur clôture. {% endhint %} *** ### Le Dossier Un **dossier** est une instance d'un processus en cours de traitement. Chaque demande ou affaire initiée dans Efalia Process crée un nouveau dossier. Le dossier circule d'une opération à l'autre, porte les données saisies dans les formulaires, et conserve l'historique complet des actions réalisées. {% hint style="warning" %} ⚠️ **À ne pas confondre avec un dossier Efalia Doc.** Dans Efalia Process, un dossier est une instance de processus (une demande en cours). Dans Efalia Doc, un dossier est une unité de classement documentaire. Les deux peuvent être liés via l'intégration Efalia Doc – Efalia Process. {% endhint %} *** ### Les Opérations Une **opération** représente une étape du circuit de traitement. Elle correspond à une action réalisée par un acteur (ou automatiquement par un agent). Chaque opération peut être associée à : * un ou plusieurs **formulaires** (pour la saisie des données), * des **connecteurs** PRE ou POST (pour déclencher des traitements automatiques avant ou après l'action), * des **contraintes d'acteurs** (qui peut réaliser cette opération). **Exemples d'opérations :** Saisie initiale, Vérification, Validation, Rejet, Signature, Classement. *** ### Les Formulaires Un **formulaire** est l'écran de saisie présenté à l'acteur lors d'une opération. Il contient les champs à renseigner pour faire avancer le dossier. Les formulaires sont composés de **composants** (champs texte, listes déroulantes, pièces jointes, cases à cocher, composants Efalia Doc…) configurés et organisés par le concepteur du processus. {% hint style="info" %} 💡 Un même processus peut utiliser **plusieurs formulaires différents** selon les opérations : un formulaire de saisie simplifié pour l'initiateur, un formulaire complet pour le validateur. {% endhint %} *** ### Les Rôles Un **rôle** définit le profil d'un intervenant dans un processus. Il est attribué à des acteurs dans le cadre d'une unité organisationnelle. **Exemples de rôles :** Demandeur, Gestionnaire, Validateur, Directeur, Signataire. {% hint style="info" %} 💡 Un rôle dans Efalia Process n'est pas une permission d'accès à l'application : c'est un profil fonctionnel dans un circuit de traitement. La gestion des droits applicatifs est distincte. {% endhint %} *** ### Les Acteurs et l'Organigramme Un **acteur** est un utilisateur auquel un ou plusieurs rôles sont attribués dans une unité organisationnelle. C'est lui qui réalise les opérations qui lui sont affectées. Les acteurs sont organisés selon un **organigramme** (structure hiérarchique des unités organisationnelles de votre organisation : directions, services, équipes…). Cet organigramme est configuré dans l'administration d'Efalia Process et peut être synchronisé depuis un annuaire LDAP. **Exemple :** l'acteur "Marie Dupont" est rattachée à l'unité "Service Finances" et joue le rôle "Validateur" dans les processus de commandes fournisseurs. *** ### La Procédure Une **procédure** est un sous-circuit réutilisable, appelé depuis un ou plusieurs processus. Elle fonctionne comme un processus autonome mais s'exécute en tant que composant d'un circuit parent. **Exemple :** une procédure "Circuit de signature" peut être intégrée dans plusieurs processus différents (commandes, contrats, délibérations…) sans avoir à la modéliser plusieurs fois. *** ### Les Connecteurs Un **connecteur** est un module d'automatisation exécuté **avant (PRE) ou après (POST) une opération**. Il permet d'interfacer Efalia Process avec des systèmes tiers ou d'automatiser des traitements sur les données du dossier. **Exemples de connecteurs :** envoi d'un e-mail de notification, mise à jour de métadonnées dans Efalia Doc, génération d'un PDF, appel à une API REST, lecture dans un annuaire LDAP. {% hint style="info" %} 💡 Efalia Process est livré avec un ensemble de **connecteurs génériques** prêts à l'emploi. Des connecteurs spécifiques peuvent être développés sur mesure. {% endhint %} *** ### Les Agents Un **agent** est un traitement automatique exécuté indépendamment des actions utilisateur. Il peut être déclenché : * selon une **planification** (à heure fixe, quotidiennement…), * par un **événement** (dépassement de délai, condition sur les données du dossier…). **Exemples d'agents :** relance automatique après X jours sans action, clôture automatique des dossiers arrivés en fin de circuit, archivage des dossiers terminés. *** ### Les Domaines de Valeur Un **domaine de valeur** est une liste de valeurs paramétrées, utilisée pour alimenter les composants de type liste dans les formulaires (listes déroulantes, boutons radio, cases à cocher multiples…). Les domaines de valeur peuvent être : * **statiques** : les valeurs sont saisies directement dans le Designer, * **dynamiques** : les valeurs sont récupérées depuis une source externe (base de données, service REST, Efalia Doc…). *** ### Le Panorama Le **Panorama** est l'espace de travail principal des utilisateurs d'Efalia Process. C'est depuis cet écran qu'ils consultent les dossiers qui leur sont affectés et réalisent les opérations qui leur incombent. Le Panorama est organisé en **vues** configurables : chaque organisation peut personnaliser les colonnes affichées, les filtres disponibles et les applications verticales propres à ses métiers. {% tabs %} {% tab title="Vue Panorama" %} Affiche l'ensemble des dossiers en attente d'action pour l'acteur connecté, toutes opérations et tous processus confondus. {% endtab %} {% tab title="Vue Surveillance" %} Réservée aux responsables, elle offre une vision transverse sur l'ensemble des dossiers en cours, indépendamment du rôle assigné. Elle permet de surveiller les délais et de détecter les blocages. {% endtab %} {% tab title="Applications Verticales" %} Des espaces dédiés à un domaine métier spécifique (ex. : "Marchés Publics", "Commandes Fournisseurs"). Ils regroupent uniquement les processus et les dossiers de ce domaine, avec une interface adaptée. {% endtab %} {% endtabs %} *** ### Le Designer Le **Designer** est l'environnement de modélisation des processus. C'est l'outil utilisé par les concepteurs pour créer et maintenir les circuits de traitement. Il permet de définir : * la structure du processus (opérations, transitions, conditions), * les formulaires et leurs composants, * les rôles et les contraintes d'acteurs, * les connecteurs et les agents associés. Un processus modélisé doit être **déployé** pour devenir accessible aux utilisateurs. *** ### Questions Fréquentes
Quelle est la différence entre un processus et une procédure ? Un **processus** est un circuit de traitement autonome, instanciable directement par les acteurs. Une **procédure** est un sous-circuit conçu pour être appelé depuis un autre processus ou une autre procédure. La procédure n'existe pas de façon indépendante : elle est toujours intégrée dans un circuit parent.
Quelle est la différence entre un rôle et un acteur ? Un **rôle** est un profil fonctionnel défini dans le Designer (ex. : Validateur, Gestionnaire). Un **acteur** est un utilisateur réel auquel ce rôle est attribué dans l'organigramme. Un même rôle peut être joué par plusieurs acteurs différents selon les unités organisationnelles.
Quelle est la différence entre un connecteur et un agent ? Un **connecteur** est exécuté en réaction à une action utilisateur (avant ou après une opération). Un **agent** est exécuté de façon autonome, selon une planification ou un événement, sans intervention directe d'un utilisateur.
Un dossier Efalia Process est-il la même chose qu'un dossier Efalia Doc ? Non. Dans Efalia Process, un **dossier** est une instance de processus en cours de traitement (une demande, une affaire). Dans Efalia Doc, un **dossier** est une unité de classement documentaire. Les deux sont des concepts distincts mais peuvent être liés : un connecteur Efalia Doc peut agir sur un dossier GED depuis un dossier de processus.
--- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter, and the optional `goal` query parameter: ``` GET https://documentation.efalia.com/documentations/efalia-process/vue-densemble/concepts-cles.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is optional and describes the broader end goal you are ultimately trying to accomplish on behalf of the user. GitBook uses it to tailor the answer towards what is most useful for that goal. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.