> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://documentation.efalia.com/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://documentation.efalia.com/documentations/efalia-process/utilisation/gestion-contrats.md).
# Gestion des Contrats
La **gestion des contrats** dans Efalia Process est une application verticale dédiée au suivi centralisé des contrats fournisseurs ou partenaires. Elle adresse les problèmes liés à la gestion manuelle des engagements : dispersion des informations, oubli d'échéances, absence de traçabilité.
{% hint style="info" %}
💡 La gestion des contrats est une **application verticale optionnelle**. Sa disponibilité dans votre instance dépend de la configuration réalisée par votre administrateur. Si vous ne voyez pas cette application dans votre barre latérale, contactez votre administrateur.
{% endhint %}
***
### Créer un Contrat
La création d'un contrat s'effectue en remplissant un **formulaire multi-sections** couvrant l'ensemble des informations nécessaires au suivi :
{% stepper %}
{% step %}
**Conditions Générales**
Renseignez les informations descriptives du contrat :
* **Libellé** — nom ou intitulé du contrat
* **Catégorie** — type de contrat selon le référentiel de votre organisation
* **Nature** — caractéristique juridique ou commerciale
* **Pièces jointes** — le document contractuel et tout document annexe
{% endstep %}
{% step %}
**Informations Financières**
Renseignez les données économiques :
* **Montant HT annuel**
* **Fréquence de facturation** (mensuelle, trimestrielle, annuelle…)
{% endstep %}
{% step %}
**Dates Clés**
Renseignez le calendrier du contrat :
* **Date d'effet** — date de prise d'effet du contrat
* **Date de signature**
* **Date de fin d'engagement**
{% hint style="warning" %}
⚠️ Ces dates sont utilisées pour le calcul automatique des alertes et des délais de résiliation. Veillez à les renseigner avec précision.
{% endhint %}
{% endstep %}
{% step %}
**Coordonnées du Fournisseur**
Renseignez les informations de contact du cocontractant (fournisseur, prestataire, partenaire…).
{% endstep %}
{% endstepper %}
***
### Valider un Contrat
Un **processus de validation optionnel** peut être configuré dans votre instance. Si activé :
1. À la soumission du contrat, un **valideur désigné** reçoit une notification par e-mail
2. Le valideur examine le contrat et peut l'**accepter** ou le **rejeter** (avec commentaire)
3. Les commentaires d'échange sont tracés dans l'historique du dossier
{% hint style="info" %}
💡 La présence ou non d'une étape de validation dépend de la configuration du processus dans votre instance. Certains contrats peuvent ne pas nécessiter de validation.
{% endhint %}
***
### Suivre vos Contrats
Quatre tableaux de bord principaux permettent de superviser votre portefeuille contractuel :
| Tableau de bord | Contenu |
| ---------------------------------- | --------------------------------------------------------------------- |
| **Contrats en cours** | Contrats actifs, non résiliés |
| **Contrats terminés / résiliés** | Contrats arrivés à échéance ou résiliés |
| **Contrats nécessitant attention** | Contrats dont l'échéance approche (selon le délai d'alerte configuré) |
| **Vue consolidée** | Répartition graphique par catégorie, nature ou statut |
📸 **CAPTURE : process-contrats-01-tableaux-bord.webp**
> Les tableaux de bord de suivi des contrats
***
### Gérer les Engagements
Un contrat peut générer des **engagements** — des actions récurrentes ou ponctuelles liées à l'exécution du contrat (inspections, réunions de suivi, livrables…).
Deux modes sont disponibles :
{% columns %}
{% column %}
**À la Demande**
L'engagement est créé manuellement lorsque le besoin se présente. Une alerte notifie lorsque le traitement est nécessaire.
{% endcolumn %}
{% column %}
**Récurrent**
L'engagement se répète automatiquement selon une fréquence définie. Le statut évolue de **"à traiter"** à **"traité"** au fur et à mesure des échéances.
{% endcolumn %}
{% endcolumns %}
***
### Suivi Financier
La facturation liée à un contrat peut être suivie individuellement. Pour chaque contrat, vous pouvez enregistrer :
* Des **factures** avec leur montant et statut de paiement
* Des **avoirs**
* Le **statut de règlement** : Réglée, BAP (Bon À Payer), Litige
Un **échéancier** ventile automatiquement les paiements mensuels par contrat, offrant une visibilité sur les décaissements prévisionnels.
***
### Gérer la Résiliation
Le système calcule automatiquement les **dates limites de résiliation** en fonction de la durée d'engagement et du délai de préavis configuré.
Pour les contrats à **reconduction tacite** :
1. Vous recevez une **alerte automatique** avant la date limite de résiliation
2. Si vous souhaitez résilier, vous pouvez **générer automatiquement un courrier de résiliation** depuis l'interface
{% hint style="warning" %}
⚠️ Le délai de préavis et le délai d'alerte sont configurés par votre administrateur lors de la mise en place de l'application. Vérifiez que ces paramètres correspondent bien à vos obligations contractuelles réelles.
{% endhint %}
***
### Reporting
Les tableaux de bord proposent des **répartitions graphiques** (camemberts, histogrammes) par catégorie, nature ou statut. Cliquez sur un secteur du graphique pour accéder directement aux contrats correspondants.
📸 **CAPTURE : process-contrats-02-reporting.webp**
> Répartition graphique des contrats par catégorie
***
### Questions Fréquentes
Comment être alerté avant qu'un contrat arrive à échéance ?
Le système envoie des alertes automatiques selon le **délai d'alerte** configuré pour votre instance. Vérifiez que votre adresse e-mail est correctement renseignée dans votre profil utilisateur. Le délai d'alerte (nombre de jours avant échéance) est configurable par votre administrateur.
Puis-je attacher plusieurs documents à un contrat ?
Oui. Le formulaire de création de contrat inclut une section **pièces jointes** permettant d'attacher le contrat principal et tous les documents annexes (avenants, cahier des charges, bons de commande…).
Que se passe-t-il si je manque la date limite de résiliation d'un contrat à reconduction tacite ?
Le contrat est automatiquement reconduit pour la période suivante. Assurez-vous de traiter les alertes de résiliation dans les délais. En cas de doute sur les obligations contractuelles, consultez votre service juridique.
Puis-je personnaliser les catégories et types de contrats disponibles ?
Les listes de valeurs (catégories, natures, fréquences…) sont configurées par votre administrateur. Si vous avez besoin d'ajouter ou de modifier des valeurs, adressez-vous à lui.
---
# Agent Instructions
This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com.
## Querying This Documentation
If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question.
Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter, and the optional `goal` query parameter:
```
GET https://documentation.efalia.com/documentations/efalia-process/utilisation/gestion-contrats.md?ask=&goal=
```
`ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language.
`goal` is optional and describes the broader end goal you are ultimately trying to accomplish on behalf of the user. GitBook uses it to tailor the answer towards what is most useful for that goal.
The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.
Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.