> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://documentation.efalia.com/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://documentation.efalia.com/documentations/efalia-process/utilisation/delegation-suppleance.md). # Délégation et Suppléance Efalia Process propose deux mécanismes complémentaires pour garantir la **continuité du traitement des dossiers** en cas d'absence ou de surcharge : la **délégation** et la **suppléance**. *** ### Délégation vs Suppléance Ces deux mécanismes répondent à des besoins distincts : | | Délégation | Suppléance | | -------------------------------- | ------------------------------------------------------------ | --------------------------------------------------------- | | **Initiée par** | Le déléguant (la personne absente) | Accord entre le suppléé et le suppléant | | **Périmètre** | Tous les rôles ou des rôles ciblés sur des processus définis | Un rôle spécifique | | **Transfert des tâches** | Automatique vers le(s) délégué(s) | Tâches visibles au suppléant, exécutées en nom du suppléé | | **Visibilité dans l'historique** | Sous le nom du délégué | Nom du suppléant avec indication spéciale | | **Révocable par** | Le déléguant, à tout moment | Le suppléé, à tout moment | *** ### La Délégation La délégation permet à un acteur (**le déléguant**) de transférer temporairement ses droits d'action à un ou plusieurs acteurs (**les délégués**) pour une période définie. Les tâches futures sont **automatiquement réaffectées** aux délégués pendant la durée de la délégation. #### Configurer une Délégation {% stepper %} {% step %} **Accéder à l'interface de délégation** Cliquez sur l'icône de délégation accessible depuis le menu utilisateur (en haut de l'interface) ou depuis le menu Profil. 📸 **CAPTURE : process-delegation-01-acces.webp** > Accès à l'interface de délégation depuis le menu utilisateur > {% endstep %} {% step %} **Définir la période** Renseignez les **dates de début et de fin** de la délégation. La délégation prend effet automatiquement à la date de début et se termine à la date de fin. {% hint style="info" %} 💡 Les dossiers vous reviennent automatiquement à l'expiration de la délégation (à la date de fin). {% endhint %} {% endstep %} {% step %} **Sélectionner le périmètre** Choisissez les **processus** et les **rôles** concernés par la délégation. Vous pouvez déléguer la totalité de vos rôles ou les limiter à certains processus spécifiques. {% endstep %} {% step %} **Choisir le(s) délégué(s)** Sélectionnez le ou les acteurs qui vous remplaceront. Si la liste des acteurs disponibles tarde à s'afficher, patientez quelques instants (le filtrage peut prendre du temps sur les annuaires de grande taille). {% endstep %} {% step %} **Confirmer la délégation** Validez. Les délégués reçoivent **une notification par e-mail** leur indiquant qu'ils ont reçu de nouvelles tâches en délégation. {% endstep %} {% endstepper %} #### Délégations Chaînées {% hint style="info" %} 💡 Selon la configuration de votre instance, il peut être possible de mettre en place des **délégations chaînées** (récursives) : un délégué peut lui-même déléguer à un autre acteur. Renseignez-vous auprès de votre administrateur si vous avez besoin de cette fonctionnalité. {% endhint %} *** ### La Suppléance La suppléance est un **contrat entre deux acteurs** : le suppléé et le suppléant. Le suppléant peut traiter les tâches du suppléé **en son nom**, pour un rôle donné. Contrairement à la délégation, la suppléance ne transfère pas les tâches : le suppléé conserve la visibilité et le contrôle sur ses dossiers, et peut révoquer la suppléance à tout moment. #### Configurer une Suppléance L'interface de configuration est identique à celle de la délégation. Elle est accessible depuis le même menu dédié (icône en haut de l'interface). {% stepper %} {% step %} **Accéder à l'interface de suppléance** Cliquez sur l'icône de suppléance/délégation accessible depuis le menu utilisateur. {% endstep %} {% step %} **Sélectionner le mode "Suppléance"** Choisissez le mode **Suppléance** dans l'interface. {% endstep %} {% step %} **Définir le rôle et le suppléant** Sélectionnez le **rôle** concerné et désignez le **suppléant** qui pourra traiter les tâches correspondantes en votre nom. {% endstep %} {% step %} **Confirmer la suppléance** Validez. Le suppléant voit désormais apparaître vos tâches dans son Panorama, identifiées par une **icône spéciale** indiquant qu'il s'agit de tâches réalisées en suppléance. {% endstep %} {% endstepper %} {% hint style="warning" %} ⚠️ Lorsqu'un suppléant agit, son nom apparaît dans **l'historique du dossier** avec une indication spécifique signalant qu'il a agi en suppléance. La traçabilité est complète. {% endhint %} *** ### Cas d'Usage Recommandés {% columns %} {% column %} **Utiliser la Délégation** * **Congés** ou formation longue durée * **Absence prévisible** sur une période définie * **Surcharge temporaire** — déléguer certains rôles à un collègue pour répartir la charge {% endcolumn %} {% column %} **Utiliser la Suppléance** * **Couverture ponctuelle** d'un expert pour des tâches critiques * **Double validation** — permettre à un supérieur de voir et valider certains dossiers en parallèle * **Intérim progressif** — un remplaçant se familiarise avec les dossiers avant une prise de poste {% endcolumn %} {% endcolumns %} *** ### Questions Fréquentes
Mes dossiers reviennent-ils automatiquement après la fin d'une délégation ? Oui. À l'expiration de la délégation (date de fin), les dossiers vous reviennent automatiquement. Vous retrouvez votre Panorama habituel sans action supplémentaire de votre part.
Mon délégué voit-il tous mes dossiers ou seulement les nouveaux ? Par défaut, la délégation s'applique aux **tâches futures** (les nouveaux dossiers qui vous seraient affectés pendant la délégation). Selon la configuration de votre instance, un transfert des tâches existantes peut être configuré. Renseignez-vous auprès de votre administrateur.
Puis-je déléguer à plusieurs personnes simultanément ? Oui. Vous pouvez désigner **plusieurs délégués** pour une même délégation. Dans ce cas, les dossiers peuvent être affectés à l'un ou l'autre des délégués selon la configuration du processus.
Quelle est la différence entre délégation et remplacement d'acteur (dans l'administration) ? La **délégation** (accessible aux utilisateurs) est temporaire, n'affecte pas l'historique passé et est révocable à tout moment. Le **remplacement d'acteur** (opération administrative) modifie définitivement l'accès aux dossiers et l'historique : la personne remplacée perd l'accès. Le remplacement est réservé aux cas de départ définitif ou de changement de poste permanent.
Le suppléant peut-il lui-même déléguer ses suppléances ? Non par défaut. Le suppléant agit au nom du suppléé mais ne peut pas sous-déléguer ces tâches. Si ce besoin existe, configurez une délégation à la place de la suppléance, ou consultez votre administrateur pour activer les délégations chaînées.
Comment savoir si des délégations ou suppléances sont actives sur mon compte ? Accédez à l'interface de délégation/suppléance depuis le menu utilisateur. Elle affiche la liste des délégations et suppléances actives vous concernant (en tant que déléguant ou délégué).
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