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# Traiter son Premier Dossier
Ce guide vous accompagne pas à pas dans le traitement d'un dossier qui vous a été affecté dans Efalia Process. En quelques minutes, vous saurez comment trouver vos tâches, renseigner un formulaire et faire avancer un dossier dans le circuit.
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### Étape 1 — Accéder au Panorama
Après connexion, vous arrivez directement sur le **Panorama** : la liste des dossiers en attente de votre action.
📸 **CAPTURE : process-workflow-01-panorama.webp**
> Le Panorama affiche tous les dossiers qui attendent une action de votre part
Chaque ligne correspond à un dossier à traiter. Vous pouvez voir :
* Le **nom du dossier** (ou son identifiant),
* Le **processus** auquel il appartient,
* L'**opération** qui attend votre action,
* Le **temps écoulé** depuis son arrivée dans votre Panorama.
{% hint style="info" %}
💡 Si votre Panorama est vide, aucun dossier ne vous est actuellement affecté. Vous êtes à jour !
{% endhint %}
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### Étape 2 — Ouvrir un Dossier
Cliquez sur la ligne d'un dossier pour l'ouvrir.
La **fiche dossier** s'affiche. Elle contient :
* L'**en-tête** avec les informations générales (processus, initiateur, date d'ouverture),
* Le **formulaire** à renseigner pour cette opération,
* L'**historique** des actions déjà réalisées sur ce dossier.
📸 **CAPTURE : process-workflow-02-fiche-dossier.webp**
> La fiche dossier avec le formulaire de l'opération en cours
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### Étape 3 — Consulter l'Historique
Avant de traiter le dossier, prenez le temps de consulter l'**historique** pour comprendre ce qui s'est passé avant votre intervention : qui a initié le dossier, quelles informations ont été saisies, quels commentaires ont été laissés.
📸 **CAPTURE : process-workflow-03-historique.webp**
> L'historique retrace toutes les actions depuis l'ouverture du dossier
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### Étape 4 — Renseigner le Formulaire
Le formulaire présente les champs à compléter pour cette étape du circuit. Certains champs sont **obligatoires** (signalés par un astérisque ou une couleur distinctive) ; d'autres sont facultatifs.
{% hint style="warning" %}
⚠️ Vous ne pourrez pas soumettre le formulaire si des **champs obligatoires** sont vides ou incorrectement renseignés. Un message d'erreur vous indiquera les champs à corriger.
{% endhint %}
Selon le processus, le formulaire peut contenir :
* Des **champs texte** (saisie libre ou longue),
* Des **listes déroulantes** (domaines de valeur),
* Des **pièces jointes** (fichiers à téléverser),
* Des **composants Efalia Doc** (lien vers un document de la GED),
* Des **cases à cocher** ou des **boutons radio**.
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### Étape 5 — Choisir une Action et Soumettre
Une fois le formulaire renseigné, les **boutons d'action** en bas de la fiche vous permettent de faire avancer le dossier.
📸 **CAPTURE : process-workflow-04-boutons-action.webp**
> Les boutons d'action disponibles à cette étape du circuit
Les actions disponibles dépendent du processus et de votre rôle. Exemples courants :
| Action | Effet |
| ---------------------------- | ------------------------------------------------------------------------- |
| **Valider** | Le dossier passe à l'étape suivante du circuit |
| **Rejeter** | Le dossier est renvoyé à une étape précédente (ou clôturé en rejet) |
| **Demander des compléments** | Le dossier repart vers l'initiateur ou l'étape précédente pour correction |
| **Transmettre** | Le dossier est transmis à un autre acteur sans validation |
{% hint style="info" %}
💡 Certaines actions peuvent demander la saisie d'un **commentaire obligatoire** (notamment en cas de rejet). Ce commentaire sera visible dans l'historique du dossier.
{% endhint %}
Cliquez sur le bouton correspondant à l'action souhaitée. Le dossier disparaît alors de votre Panorama et passe à l'étape suivante du circuit.
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### Et Ensuite ?
Une fois votre action réalisée, le dossier est transmis automatiquement à l'étape suivante et à l'acteur concerné, qui reçoit une notification.
Vous pouvez à tout moment **retrouver un dossier que vous avez traité** en utilisant la **recherche** dans la barre supérieure, ou en accédant à la vue **Surveillance** (si vous disposez des droits de supervision).
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### Questions Fréquentes
Un dossier a disparu de mon Panorama. Que s'est-il passé ?
Un dossier disparaît de votre Panorama dès que vous avez réalisé votre action (validation, rejet…) ou si un autre acteur a pris en charge ce dossier à votre place (délégation, réaffectation par un superviseur). Vous pouvez retrouver ce dossier via la recherche ou la vue Surveillance.
Puis-je sauvegarder un formulaire sans le soumettre ?
Cela dépend de la configuration du processus. Certains formulaires proposent un bouton **"Enregistrer"** ou **"Sauvegarder"** qui conserve la saisie sans faire avancer le dossier dans le circuit. Si ce bouton n'est pas disponible, la saisie non soumise peut être perdue à la fermeture de la fiche.
Puis-je modifier mon action après l'avoir soumise ?
Non. Une fois le formulaire soumis, l'action est enregistrée dans l'historique et le dossier passe à l'étape suivante. Il n'est pas possible de revenir en arrière de votre côté. Si une erreur a été commise, signalez-le à votre responsable ou à l'administrateur du processus, qui pourra intervenir depuis la vue Surveillance.
Comment savoir si j'ai des dossiers urgents à traiter ?
Consultez régulièrement votre Panorama. Selon la configuration du processus, les dossiers en retard peuvent apparaître avec une mise en évidence visuelle (couleur, indicateur…). Vous pouvez également recevoir des **notifications par e-mail** si votre administrateur a configuré des alertes sur les délais.
Je dois m'absenter. Comment éviter que mes dossiers restent bloqués ?
Utilisez la fonctionnalité de **délégation** accessible depuis le menu Profil (en haut à droite). Elle permet de rediriger automatiquement vos dossiers vers un acteur remplaçant pendant votre absence, pour une période définie.
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# Agent Instructions
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