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# Gestion des Contrats

Le module de **gestion des contrats** d'Efalia Process permet de centraliser et de piloter l'ensemble du cycle de vie contractuel de votre organisation : création, suivi des échéances, gestion des avenants, facturation et résiliation.

{% hint style="info" %}
💡 Ce module est **100% personnalisable** pour s'adapter aux exigences spécifiques de chaque entreprise, sans développement supplémentaire.
{% endhint %}

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## Vue d'Ensemble

La gestion des contrats dans Efalia Process répond à plusieurs enjeux :

* **Traçabilité** : toutes les étapes du processus de signature et d'engagement contractuel sont tracées
* **Suivi des échéances** : alertes automatiques avant les dates clés
* **Dématérialisation** : fin des processus papier chronophages
* **Pilotage** : tableaux de bord de suivi et de reporting

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## Fonctionnalités Clés

### Cycle de vie complet

{% tabs %}
{% tab title="Création et Initialisation" %}

* Création d'un nouveau contrat avec ses informations essentielles
* Saisie du prestataire, du montant, de la durée et des conditions
* Attachement des pièces jointes (contrat signé, annexes)
* Soumission au circuit de validation si requis
  {% endtab %}

{% tab title="Suivi en cours" %}

* Tableau de bord des **contrats en cours** avec statuts :
  * **En cours** : contrat actif
  * **Sera résilié** : contrat marqué pour résiliation
* Suivi des **engagements contractuels** :
  * Visites de contrôle périodiques
  * Réunions fournisseurs planifiées
* Alertes sur les **seuils de surveillance** configurables
  {% endtab %}

{% tab title="Facturation" %}

* Suivi de la facturation associée au contrat
* Gestion des **avoirs** et corrections
* **Échéancier mensuel** détaillé
* Reporting financier par contrat
  {% endtab %}

{% tab title="Fin de contrat" %}

* Gestion des **avenants** (modifications contractuelles)
* Résiliation documentée avec justificatifs
* Tableau de bord des **contrats terminés ou résiliés**
* Archivage des contrats clôturés
  {% endtab %}
  {% endtabs %}

***

## Processus de Validation

Efalia Process intègre un circuit de validation optionnel pour les contrats :

{% stepper %}
{% step %}

#### Soumission à validation

Le gestionnaire soumet le contrat à un valideur désigné. Le valideur reçoit une **notification** dans son Panorama.
{% endstep %}

{% step %}

#### Révision par le valideur

Le valideur peut :

* **Consulter** le contrat dans son intégralité
* **Modifier** certaines informations si nécessaire
* **Accepter** le contrat → il passe à l'état validé
* **Rejeter** le contrat → il retourne au gestionnaire pour ajustements
  {% endstep %}

{% step %}

#### Ajustements et nouvelle soumission

En cas de rejet, le gestionnaire reçoit le contrat avec les commentaires du valideur. Il effectue les modifications demandées et resoumet.
{% endstep %}
{% endstepper %}

***

## Tableaux de Bord

Le module propose trois vues principales pour le suivi :

| Vue                       | Contenu                                                             |
| ------------------------- | ------------------------------------------------------------------- |
| **Contrats en cours**     | Tous les contrats actifs avec leur statut (En cours / Sera résilié) |
| **Contrats à surveiller** | Contrats approchant un seuil d'alerte (échéance, montant…)          |
| **Contrats terminés**     | Historique des contrats résiliés ou arrivés à terme                 |

### Statistiques et Reporting

Le module inclut des **graphiques de répartition** permettant d'analyser :

* La répartition des contrats par fournisseur, type, montant
* L'évolution de la charge contractuelle dans le temps
* Les indicateurs d'alerte et de surveillance

📸 **CAPTURE : admin-fonct-contrats-01-tableau-bord.png**

> Tableau de bord de la gestion des contrats avec les vues "En cours", "À surveiller" et les graphiques de répartition

***

## Configuration du Module

La gestion des contrats est un processus Efalia Process qui peut être personnalisé via le Designer HTML.

### Paramétrage des Alertes

Les seuils d'alerte (jours avant échéance, montants de facturation…) sont configurables dans les paramètres du processus. Consultez votre administrateur fonctionnel ou le support Efalia pour adapter ces seuils à vos besoins.

### Personnalisation du Formulaire

Le formulaire de saisie des contrats est modifiable dans le **Designer HTML** :

* Ajout de champs spécifiques à votre organisation
* Modification des listes de valeurs (types de contrats, fournisseurs…)
* Adaptation du circuit de validation

### Accès et Habilitations

L'accès au module de gestion des contrats est conditionné par les **rôles** définis dans l'organigramme Efalia Process. Contactez votre Workflow Manager pour obtenir les accès nécessaires.

***

## Questions Fréquentes

<details>

<summary>Peut-on gérer des contrats avec des reconductions tacites ?</summary>

Oui. Efalia Process permet de gérer les contrats **avec ou sans récurrence**. Les contrats à reconduction tacite peuvent être configurés avec une alerte automatique avant la date limite de résiliation pour permettre une prise de décision éclairée.

</details>

<details>

<summary>Est-il possible d'attacher plusieurs documents à un contrat ?</summary>

Oui. Les pièces jointes multiples sont supportées : contrat principal, avenants, annexes, courriers… Le nombre et les types de fichiers acceptés sont configurables par l'administrateur fonctionnel dans le Designer HTML.

</details>

<details>

<summary>Comment sont déclenchées les alertes d'échéance ?</summary>

Les alertes d'échéance sont gérées par des **agents Efalia Process** (tâches planifiées automatiques) qui vérifient quotidiennement les contrats approchant leur échéance. Lorsqu'un seuil est atteint, le contrat passe automatiquement dans la vue "À surveiller" et une notification est envoyée aux gestionnaires concernés.

</details>

<details>

<summary>Le module est-il compatible avec la signature électronique ?</summary>

Efalia Process peut être intégré avec des solutions de **signature électronique** (Efalia Sign). La configuration de cette intégration est disponible dans la section [Intégrations > Signature Électronique](/documentations/efalia-process/vue-ensemble/signature-electronique.md).

</details>

<details>

<summary>Peut-on importer des contrats existants dans le module ?</summary>

L'import en masse de contrats existants n'est pas disponible en standard. Pour une migration depuis un système existant (tableur, autre outil…), une solution d'import spécifique peut être développée via l'API REST d'Efalia Process. Contactez le support Efalia pour un accompagnement.

</details>

<details>

<summary>Comment exporter les données de contrats pour un reporting externe ?</summary>

Les vues du module de gestion des contrats permettent un **export des données** (formats courants). Pour des exports avancés et des tableaux de bord dans des outils BI (Power BI, Tableau…), l'API REST d'Efalia Process expose les données contractuelles.

</details>

***

**Le module de gestion des contrats offre une visibilité complète sur vos engagements contractuels.** Pour l'adapter à vos besoins spécifiques, consultez votre administrateur fonctionnel.

Pour aller plus loin :

* [Modélisation avec le Designer](/documentations/efalia-process/administration/administration-fonctionnelle/modelisation-designer.md)
* [Intégrations > Signature Électronique](/documentations/efalia-process/vue-ensemble/signature-electronique.md)
* [Utilisation > Gestion des Contrats](/documentations/efalia-process/utilisation/gestion-contrats.md)


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