> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://documentation.efalia.com/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://documentation.efalia.com/documentations/efalia-ecm/utilisation/workflow-ad-hoc.md). # Workflow Ad Hoc La fonctionnalité de workflow ad-hoc permet aux utilisateurs de créer leurs propres processus de documents et de les envoyer. Les utilisateurs sont limités à 5 étapes pour chaque workflow ad-hoc. ## Création d’un Workflow Ad Hoc Depuis la barre d’outils ***Gestion des Processus Métiers***, sélectionnez ***Workflow Adhoc***. S’il n’existe aucun workflow, la fenêtre ***définition de workflow*** s’ouvre automatiquement. Vous pouvez entrer le nom du workflow et les informations relatives aux étapes. Si l’utilisateur a enregistré des workflows existants, la fenêtre ***Créer ou modifier des workflows adhoc*** s’ouvre. Pour créer un nouveau workflow, saisissez le nom qui lui sera donné dans le champ ***Nom***, puis appuyez sur le bouton ***Nouveau***. La fenêtre de ***definition du Workflow*** s’ouvrira alors. ## Edition d’un Workflow Ad Hoc Depuis la barre d’outils ***Gestion des Processus Métiers***, sélectionnez ***Workflow Adhoc.*** La fenêtre ***Créer ou modifier des workflows adhoc*** s’ouvre avec la liste des workflows existants. Dans la liste, sélectionnez le workflow à éditer et appuyez sur Editer. La fenêtre Définition de workflow s’ouvre et affiche la configuration du workflow. Pour supprimer des workflows de la liste, sélectionnez-les, puis appuyez sur le bouton Effacer ## Définition de Workflow Dans la fenêtre de définition, vous pouvez définir le nom du workflow et les informations relatives aux étapes. Si vous avez ouvert la fenêtre de définition à partir de ***Créer ou modifier des workflows ad-hoc***, le champ Nom est automatiquement rempli avec le Nom que vous entrez ici. S’il n’existe aucun workflow, le nom par défaut ***Nouveau workflow adhoc*** apparaît dans le champ Nom. Vous pouvez le remplacer par un nom plus explicite. ### Ajout d’un utilisateur Pour ajouter un utilisateur à un workflow, cliquer sur le bouton ***Plus*** à droite de la fenêtre et sélectionnez dans la liste déroulante l’utilisateur qui doit exécuter une action. Seuls les utilisateurs appartenant à un groupe FileDirector, et possédant les autorisations d’accès au gestionnaire DTD peuvent être ajoutés. Plusieurs utilisateurs peuvent être ajoutés ainsi que la définition des actions qu’ils auront à exécuter. Pour supprimer des utilisateurs du workflow, sélectionnez-les dans la liste puis appuyez sur le bouton ***Moins***. ### Actions Pour chaque utilisateur ajouté au workflow, il est possible de spécifier l’action à exécuter. #### Affichage L’utilisateur doit afficher le document et confirmer l’action. #### Commentaire L’utilisateur doit confirmer l’action en ajoutant un commentaire. #### Approuve /Rejette Dans le WinClient, deux boutons s’affichent en même temps que le document dans la boîte de réception, permettant de l’approuver ou de le rejeter. Un commentaire doit être ajouté au document dans le cadre de l’action. ### Email Si cette option est définie dans le workflow, l’utilisateur reçoit automatiquement un email contenant un lien vers le document concerné. Pour qu’il soit possible d’envoyer des emails, un serveur SMTP doit être configuré. {% hint style="success" %} **Conseil** *Les adresses email des utilisateurs doivent avoir été configurée et stockées dans les propriétés de l’utilisateur dans l’Active Directory, ou dans l’Enterprise Manager pour les comptes de sous-domaines FileDirector.* {% endhint %} ### Paramètres automatiques Pour chaque workflow, trois paramètres automatiques sont appliqués. * Pour qu’un document soit renvoyé à l’utilisateur d’origine, tous les utilisateurs définis dans le workflow doivent avoir exécuté leur action. * Si un utilisateur n’exécute pas son action dans un délai de 7 jours à compter de la réception du document, l’action définie est automatiquement différée, le document est libéré et peut être retourné à l’utilisateur d’origine. * Une fois le workflow terminé, le document revient toujours à l’utilisateur d’origine. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter, and the optional `goal` query parameter: ``` GET https://documentation.efalia.com/documentations/efalia-ecm/utilisation/workflow-ad-hoc.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is optional and describes the broader end goal you are ultimately trying to accomplish on behalf of the user. GitBook uses it to tailor the answer towards what is most useful for that goal. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.