> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://documentation.efalia.com/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://documentation.efalia.com/documentations/efalia-ecm/administration/gestion-des-processus-metiers.md). # Gestion des Processus Métiers ## Présentation {% hint style="warning" %} Capture d’écran manquante (image supprimée de la documentation source d’origine). {% endhint %} Des documents FileDirector peuvent être intégrés dans un processus de workflow en utilisant l’option de gestion des processus. Ce module permet de représenter électroniquement le chemin d’un document à travers les différentes étapes d’un processus défini. Un processus comporte plusieurs étapes qui sont exécutées successivement. Dans chaque étape, il est possible de configurer si un ou plusieurs utilisateurs doivent travailler sur le document, ou si une action déterminée doit être exécutée par un ou plusieurs utilisateurs. Des tâches prédéfinies sont spécifiées pour chaque utilisateur, par exemple approuver, rejeter, commenter ou simplement visionner (avec confirmation). Si la tâche spécifiée est exécutée, le document est dirigé vers l’étape suivante du processus, selon la structure de ce dernier. La gestion des processus contrôle le cheminement du document à travers les étapes du processus et garde une trace du statut et de la localisation du document. Une licence est requise pour la gestion des processus. ## Workflow Ad hoc Avec le WinClient, un utilisateur FileDirector peut créer des processus ad hoc avec deux étapes maximum. Ces processus ne peuvent pas être gérés depuis Enterprise Manager. Seul l’utilisateur qui les a créés ou l’administrateur du gestionnaire DTD peut les supprimer. Pour plus d’informations, consulter le manuel du client Windows FileDirector. ## Méthodologie des processus Les processus sont créés et gérés avec FileDirector Enterprise Manager et sélectionnés dans le client Windows et WebServer. Un processus est constitué de plusieurs étapes pendant lesquelles une action peut être exécutée. Ces processus peuvent être sélectionnés dans une liste de processus dans le client Windows Client et, si nécessaire, une action définie peut être exécutée. Les documents envoyés apparaissent dans la boîte de réception de l’utilisateur correspondant. Lors de la définition de nouveaux processus, il est fortement recommandé d’établir la cartographie des flux de documents, qui sera d’une grande aide pendant la configuration. ## Sécurité En sélectionnant ***Sécurité*** lors de l’affichage de la liste des processus, cela affiche la fenêtre présentant tous les processus et leurs réglages de sécurité. Pour configurer les droits, sélectionner l’utilisateur ou le groupe puis le processus ou plusieurs processus en maintenant la touche Ctrl ou Maj enfoncée et en sélectionnant les processus. Pour chaque processus, des droits peuvent être accordés ou refusés pour cet utilisateur ou ce groupe. Dans la partie inférieure de la fenêtre, le groupe auquel appartient l’utilisateur sélectionné ou les membres du groupe sélectionné s’affichent. Sélectionnez ***Voir les droits de…*** pour afficher les droits du processus pour un utilisateur. Des sélections multiples avec Ctrl ou shift sont également possible. ## Propriétés générales des processus métiers Les propriétés générales peuvent être configurées pour être appliquées à tous les processus. Sélectionnez l’icône ***Gestion des Processus Métier (GPM)*** et choisissez ***Réglages***. ### Horaires de travail Les horaires de travail peuvent être définis pour que les actions d’expiration ne soient pas déclenchées en-dehors de ces horaires. Sélectionner une plage de jours de travail ou des jours individuels, définir les horaires de travail, puis appuyer sur ***Ajouter.*** Pour supprimer une entrée, sélectionner cette entrée dans la liste et appuyer sur ***Supprimer.*** ### E-mail de notification processus métier Permet de configurer un e-mail qui sera envoyé aux destinataires du processus pour les informer du nombre de documents en attente de traitement dans leur boîte de réception. **Envoi E-mail** Configurez les jours, et l’heure du jour, pour l’envoi de l’e-mail aux utilisateurs. **Email De** Une adresse e-mail valide doit être entrée dans ce champ. **Email Sujet** L’objet de l’e-mail peut être défini. Par défaut, il informe l’utilisateur du nombre de documents en attente de traitement dans sa boîte de réception. **Email Corps** Le texte de l’e-mail peut être au format texte ou HTML. Si HTML est utilisé, tous les codes HTML tels que la couleur et la police peuvent être appliqués, comme dans l’exemple ci-dessous : ``` Notification de gestion des processus métiers

Vous avez documents dans votre dossier personnel.

``` La balise peut être utilisé dans le contenu de l’e-mail. Il sera remplacé lors de l’envoi par le nombre de documents dans la boîte de réception du destinataire. **Attachment pour lancer le WinClient** Le nom de la pièce jointe peut être saisi ici. **Test** Lorsque tous les ajustements ont été effectués, un e-mail test peut être généré pour valider la configuration. ### E-mail de notification d’action utilisateur Un format d’e-mail par défaut peut être configuré pour être envoyé dans le cadre d’un processus. **Email De** L’expéditeur de l’e-mail doit être spécifié. Des adresses e-mail spécifiques peuvent être définies ou être lues dans un champ du gestionnaire DTD de FileDirector. Lors de la lecture des champs du gestionnaire DTD, l’ID de champ unique doit être saisi, comme par exemple ***FD\_12341234***. Plusieurs adresses e-mail ou champs de gestionnaire DTD doivent être séparés par un point-virgule. **Email Sujet** Le sujet de l’e-mail peut être entré. Le nom de l’action du processus peut être utilisé en ajoutant sur la ligne d’objet. **Email Corps** Le corps de l’e-mail peut être au format texte ou HTML. Si le format HTML est utilisé, il peut inclure des tags tels que la couleur, la police et les caractères gras. Le corps de l’e-mail peut inclure les emplacements FileDirector suivants : | ***CabinetName*** | Ajoute le nom du Gestionnaire DTD | | ----------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------- | | ***DocTypeName*** | Ajoute le nom du Type de Documents | | ***ProcessName*** | Ajoute le nom du processus | | ***StepName*** | Ajoute le nom de l’étape de processus | | ***ProcessAction*** | Ajoute l’action de l’étape de processus | | ***FD\_IMGEMBED001*** | Intègre le document dans le corps de l’e-mail | | ***FD\_xxxxxxxx*** | Ajoute le contenu du champ spécifié | | ***FDAllFields*** | Ajoute le contenu de tous les champs | | ***FDWinCLinkUser*** | Ajoute un lien pour ouvrir le document dans le WinClient | | ***FDWebLinkUser*** | Ajoute un lien pour ouvrir le document dans le WebClient | | ***FDCommentFullAll*** | Ajoute tous les commentaires automatiques et utilisateurs définis dans le processus | | ***FDCommentFullLast*** | Ajoute le dernier commentaire automatique et utilisateur défini dans le processus | | ***FDCommentUserAll*** | Ajoute tous les commentaires utilisateur définis dans le processus | | ***FDCommentUserLast*** | Ajoute le dernier commentaire utilisateur défini dans le processus | | ***FDWinCWebLinkUser*** | Non actif actuellement | **Pièce jointe pour lancer le WinClient** Le nom de la pièce jointe peut être saisi ici. **Test** Utilisez ***Test*** pour vérifier la validité de la configuration de l’e-mail. ### Jours fériés (Mettre le champ à la valeur) L’onglet Jours fériés permet d’utiliser une liste de jours fériés spécifiques à chaque pays pour la gestion des processus métiers. Les jours fériés, Définis dans cet onglet, sont uniquement utilisés dans les calculs de compensation dans les étapes de processus définies comme ***Action automatique “Mettre le champ à la valeur”*** en utilisant l’option ***Date basée sur (Décalage)***. En outre, les week-ends (Samedis/Dimanches) sont aussi ajoutés dans le calcul de décalage. {% hint style="success" %} **Conseil** *Pour plus d’information voir aussi* Réglages des valeurs de champs\*.\* {% endhint %} {% hint style="warning" %} Capture d’écran manquante (image supprimée de la documentation source d’origine). {% endhint %} **Pays** La liste déroulante ***Pays*** fournit une liste des pays disponibles. Après avoir sélectionner un pays et que la liste ai été chargée à partir du site web, les jours fériés sont affichés dans le tableau, dessous. **Tableau des jours fériés téléchargés** Ce tableau affiche les colonnes ***Nom***, ***Date*** and ***Utiliser***. Après avoir sélectionné et chargé une liste spécifique à un pays, les valeurs affichées dans les colonnes Nom et date peuvent être éditées. La colonne ***Utiliser*** permet de sélectionner manuellement les jours fériés. ## Nouveau processus Sélectionnez l’icône ***Gestion de Processus Métiers (GPM)*** puis choisissez ***Nouveau*** pour créer un nouveau processus. ### Interface utilisateur graphique Lors de la configuration d’un processus, une fenêtre de réglages généraux s’affiche. Cette fenêtre peut être développée ou réduite en appuyant sur l’icône dans le coin supérieur droit. La partie supérieure de chaque fenêtre résume les propriétés sous forme de texte. Pour afficher les informations et les propriétés masquées, laisser la souris sur une entrée pendant une seconde. Ces informations sont disponibles même si la fenêtre est fermée et si toutes les informations ne sont pas visibles. ### Nom du processus Pour configurer le nom d’un processus, marquez ce processus et entrez la description privilégiée. ### Description Le nom et la description d’un processus s’affichent dans le client Windows lors de la sélection d’un processus. Un utilisateur peut ainsi recevoir une description plus détaillée d’un processus. ### Menu Gestion des processus Le menu Gestion des processus permet d’ouvrir ou de fermer les fenêtres pour toutes les étapes d’un processus. Afficher tous les détails (touche Cacher tous les détails (touche Imprimer Effacer – Cette fonction permet d’effacer une action simple. La fonction d’impression permet d’imprimer toutes les étapes et options affichées dans la fenêtre. Les fenêtres ouvertes sont entièrement imprimées, les fenêtres fermées uniquement avec la ligne d’en-tête. Sous l’impression, les détails d’un processus et les propriétés de chaque étape sont entièrement listés sous forme de texte. Si une nouvelle étape est créée, une flèche apparaît dans le cadre inférieur. Cliquer sur cette flèche pour afficher un menu avec des options d’ajout de nouvelles actions, d’une branche ou d’un lien. Ces options sont décrites dans les sections suivantes. ### Modification de l’ordre et des liaisons des actions Plusieurs actions liées en série seront représentées graphiquement par une ligne. Pour chaque action, il est possible d’avoir plusieurs entrées mais une seule sortie. Cliquer sur une icône (par ex. icône d’action automatique) et la glisser vers une flèche de liaison jusqu’à ce qu’une icône plus apparaisse pour réorganiser les étapes d’une action. Une fois déposée, l’étape sera placée dans son nouvel emplacement. Tirer la flèche par glisser-déposer vers la jonction à lier pour modifier les lignes de liaison. Pour supprimer une liaison, tirer l’icône vers un espace vide. Un X apparaît, car aucune jonction ne peut être trouvée. Si le bouton de la souris est relâché avec le curseur X, la liaison est supprimée. Si une action est extraite d’un processus sans liaison avec une autre étape, elle est ignorée dans le processus. Elle peut à nouveau être intégrée ultérieurement en la déplaçant et en établissant de nouvelles liaisons. {% hint style="info" %} **Information** *Par exemple, une liaison avec une autre étape dans le même processus peut être créée pour être sûr qu’il est possible de créer des sauts dans un processus.* {% endhint %} ### N’accepte pas de nouveaux documents (Désactiver le processus) Si cette option est activée, le processus correspondant n’est plus disponible dans le client Windows pour la sélection. Il est impossible d’envoyer de nouveaux documents au processus. Les documents déjà envoyés au processus sont traités jusqu’à ce que le processus soit terminé. Si des documents, déjà envoyés à un processus, doivent être rappelés, ce processus peut être immédiatement interrompu dans le client Windows via les infos affichées pour chaque document (voir Manuel d’utilisation). ### Processus non sélectionnable (Caché dans la liste client) Si des processus imbriqués sont créés, les utilisateurs ne voient pas tous les processus configurés dans le WinClient. Cette option permet de masque les processus dans le WinClient. ### Envoyez au processus sur enregistrement **Nouveaux documents** Si un nouveau document est enregistré, le processus est déclenché. Si cette option est active, ***Nouveau*** s’affiche après le nom du processus. **Documents existants** Si un document existant est enregistré, le processus est déclenché. Si cette option est active, ***Existant*** s’affiche après le nom du processus. **Définir des conditions pour les valeurs de champs** Cette section permet de définir les conditions à remplir pour envoyer automatiquement le document à un processus. Si un document est envoyé manuellement dans le client Windows vers ce processus, les propriétés de la condition ne sont pas prises en compte. Des points d’entrée peuvent être définis pour un processus uniquement. Si plusieurs conditions avec des nœuds doivent être définies pour un document, utiliser une branche. Lire la section ***Ajouter une nouvelle branche***. Les conditions d’un point d’entrée d’un processus peuvent être liées par ***ET*** ou ***OU***. Les conditions définies doivent être claires sinon le processus ne peut pas démarrer. Un test du contenu du champ peut être défini de manière à ce que le document ne soit ajouté au processus que si la condition de valeur est remplie. Les options suivantes sont disponibles : | Joker | \*\*\*\*\*\*\* | | ----------------- | -------------- | | Egal | ***=*** | | Plus grand que | ***>*** | | Supérieur ou égal | ***>=*** | | Plus petit que | ***<*** | | Inférieur ou égal | ***<=*** | | Non égal | ***<>*** | | Modifié | ***\~*** | ## Ajouter une nouvelle action automatique ### Envoyer à agent L’***agent*** est l’utilisateur qui a modifié le document et l’a réclamé pendant un processus. Si plusieurs utilisateurs sont spécifiés dans la fenêtre d’action utilisateur, l’utilisateur qui a réclamé le document par l’action ***Appliquer*** deviendra l’***agent.*** Si aucun utilisateur ne réclame le document, l’utilisateur qui a envoyé le document au processus est l’agent. ### Envoyer à l’utilisateur Cette option permet d’envoyer le document à un utilisateur prédéfini. ### Envoyer à l’utilisateur (nom) **Cette action permet d’envoyer le document à un utilisateur sélectionné dans la liste d’utilisateurs. Dans le client Windows, la liste des utilisateurs s’affiche pour la sélection.** **Les actions à compléter par l’utilisateur sélectionné sont prédéfinies (par ex. Accepter/refuser ou commenter).** ### Envoyer à l’utilisateur (depuis le champ) Cette option permet de sélectionner un utilisateur dont le nom est stocké dans un champ. L’utilisateur doit être un utilisateur FileDirector et apparaître dans la liste de comptes FileDirector. N’utilisez que les champs contenant des noms d’utilisateur simples. Si un champ dont le nom ne peut pas être vérifié est utilisé, le réglage est ignoré. ### Envoyer à E-mail Cette fonction permet d’envoyer des e-mails informatifs lors d’une étape d’un processus aux personnes n’ayant pas accès à FileDirector. Pour envoyer un e-mail pré-configuré via une action automatique dans un processus, un serveur SMTP doit être configuré dans l’utilitaire de configuration sur le serveur. Voir le Manuel d’installation. **Configurer les e-mails** Le paramètre ***Configurer E-mail*** vous permet de personnaliser l’apparence de l’e-mail, et de configurer un lien, avec une définition HTML, pour récupérer un document via le WinClient ou le WebServer. **Fenêtre d’aide :** Lorsqu’une entrée est sélectionnée dans une fenêtre d’aide, elle est copiée à l’endroit où le curseur se trouve dans la fenêtre de prévisualisation. **Exemple** ``` Notification de la Gestion des processus

Cliquez ci-dessous pour voir le document.

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``` **Lien dans l’e-mail automatique vers le WinClient ou le WebServer :** Dans le fichier texte, l’expression est remplacée par le lien vers le client Windows dans l’e-mail créé. L’entrée est remplacée par un lien pour afficher un document dans WebServer. **Aperçu intégré de la première page du document dans l’e-mail** Un aperçu intégré peut être configuré en ajoutant \ au code HTML prédéfini. 001 correspond à la première page du document FileDirector. Si cette page n’est pas trouvée au format gif, jpeg ou png, elle sera convertie au format \*.png. l’entrée doit être créée dans un tag ***img.src*** en html. **Champs adresse E-mail** Une adresse email statique peut être saisie dans le champ adresse email ou un champ ou un compte utilisateur dans la liste déroulante. Un point-virgule sera utilisé pour séparer les adresses email multiples. Si plusieurs champs contenant des adresses e-mail doivent être utilisés, ils doivent également être séparés par un point-virgule comme suit : ***\;\.*** **EMail sujet** Le sujet de l’e-mail peut être saisi, ou être dynamique. Il peut être défini comme le contenu d’un champ. L’ID du champ peut être saisi entre crochets obliques : ***Numéro de facture \.*** **Email-Texte** Le texte de l’e-mail peut être écrit en texte simple ou en code html. Si le code html est utilisé, il est possible de configurer, par exemple, la police, la couleur (voir ci-dessous) ou les caractères gras. ``` E-Mail Test

red

blue

black

Text Text

``` Le contenu des champs FileDirector peut être inclus dans le texte de le-mail en ajoutant l’ID de champ entre crochets obliques. **Joindre le document** Un document peut être joint à l’e-mail envoyé. Il peut être défini comme le document actuel du processus sélectionné ou un document lié au document actuel du processus sélectionné ou un document référencé doit être joint au mail. **Document Actuel** Le document actuel du processus sélectionné est joint à l’e-mail. **Document Lié** Un document lié au document actuel du processus sélectionné est joint à l’e-mail. **Document Référencé** Un document référencé est joint à l’e-mail. Le Type de Documents du document référencé doit être spécifié. En outre, un champ d’index du type de documents actuel et le champ d’index correspondant au document référencé doivent être associés. **Intervalle de page** Si l’option consistant à joindre le document courant, lié ou référencé est sélectionnée, un intervalle de pages peut être défini. Sélectionnez les pages à ajouter à l’e-mail. Ajouter le nom de fichier pour un document converti en PDF dans ce champ, par exemple ***Converted\_\ pdf, 1*** – Le document peut être joint dans son format d’origine. Il peut également être converti en PDF. Pour cela, configurez le mode de conversion des documents électroniques par le moteur EDoc. Cela vous permet de définir l’option couleur ou noir & blanc, les résolutions et la qualité JPG. L’option Noir/Blanc convertie chaque page au format TIFF avec une résolution de 200 ou 300 DPI. L’option Couleur crée des fichiers JPEG avec une résolution de 200 ou 300 DPI. En réduisant la qualité JPEG, la taille du fichier est réduite. **Pièce jointe pour lancer le WinClient** Le nom de la pièce jointe peut être définie sous ***Afficher le document*** ou ***Afficher le document dans la boîte de réception***. **Prévisualiser** Lorsque tous les ajustements ont été effectués, une prévisualisation de l’e-mail peut être générée pour vérifier le résultat. ### Export de document Si cette étape est définie, un document peut être exporté dans le cadre du processus. **Configuration de l’exportation** L’exportation peut être spécifiée avec différentes conditions. **Exporter ce document** Le document courant est exporté. **Exporter un document référencé** Type de Document : Choisir un Type de Documents. Champ d’index : Sélectionnez le premier champ auquel il est fait référence dans le champ sélectionné en second dans le document courant. **Réglages d’exportation** | ***Répertoire cible :*** | Sélectionnez un emplacement de stockage pour le document exporté. | | ------------------------ | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | ***Pages:*** | Choisissez les pages à exporter. Les pages multiples doivent être séparées par une virgule, par exemple : ***1- 3,55,55,88*** | Le document peut être joint dans son format d’origine. Il peut également être converti en PDF. Pour cela, configurez le mode de conversion des documents électroniques par le moteur EDoc. Cela vous permet de définir l’option couleur ou noir & blanc, les résolutions et la qualité JPG. L’option Noir/Blanc convertie chaque page au format TIFF avec une résolution de 200 ou 300 DPI. L’option Couleur crée des fichiers JPEG avec une résolution de 200 ou 300 DPI. En réduisant la qualité JPEG, la taille du fichier est réduite. Annotations intégrées Cela va inclure toutes les annotations ajoutées au document, et elles feront parties du document exporté. {% hint style="info" %} **Information** *Si la Conversion PDF est sélectionnée, les données de champs d’index peuvent être choisies comme nom de fichier. Pour cela, entrez l’ID de champ dans le champ Pages, suivi du nombre de page*\ \&#xNAN;*Exemple :* **\;\;1-3,55,88** {% endhint %} **Créer un fichier CSV** | ***Séparateur de champ*** | Sélectionnez un séparateur de champ dans la boîte de sélection | | ------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | ***Délimiteur de champ*** | Entrez un délimiteur de champ optionnel. L’espace et la tabulation sont autorisés. | | ***En-têtes de colonne*** | Entrez les noms des en-têtes de colonnes séparés par ***;*** | | ***Champs à exporter*** |

Entrez les champs à exporter dans le fichier CSV Horodatage : suivi par les informations de formatage (Pour plus d’informations, consultez us/library/8kb3ddd4.aspx ) FieldID sur 8 chiffres
FD\_FieldID
Noms de fichiers

| | ***Filename*** | CSV file name | **Créer le fichier d’achévement / confirmation** Par document : -> Le fichier est créé pour chaque document. Le nom du fichier créé correspond au nom de la première page du fichier stocké dans l’emplacement de stockage de FileDirector. Par page : Le fichier est créé pour chaque page. Le nom de fichier créé correspond au nom de la page du fichier stocké dans l’emplacement de stockage de FileDirector. Extension : Ici, vous pouvez définir l’extension. Ajouter : L’extension de fichier définie ci-dessus n’est pas remplacée. Remplacer : L’extension de fichier définie ci-dessus est remplacée. ### Mettre le champ à la valeur Si cette étape est sélectionnée, un champ peut être défini à une valeur dans la configuration des actions. **Configurer le champ pour ce document** Ceci est le réglage par défaut pour l’action automatique. Avec cette option, la valeur à définir dans le champ d’index sélectionné sera appliquée au document courant. Selon le type du champ d’index, les options suivantes sont disponibles : **Configurer le champ pour un document référencé** Avec cette option, la valeur à définir dans le champ d’index sélectionné sera appliqué à un autre document correspondant aux critères spécifiés. Dans la section ci-dessous, sont définis les critères auxquels doit répondre le document référencé. *Type de documents* Sélection du type de documents contenant le document, auquel il est fait référence. *Champ d’index* Le menu déroulant de gauche définit le champ du document référencé. Le menu déroulant de droite définit un champ du document se trouvant dans cette étape. Les valeurs des deux champs sont comparées. {% hint style="warning" %} **Attention** *Les valeurs de champ doivent correspondre pour que l’action automatique réussisse.* {% endhint %} **Réglages des valeurs de champ** *Champ d’index* Sélectionnez le champ d’index à définir dans la liste déroulante. Selon le type de champ, différentes options sont disponibles. *Valeur* Si valeur est sélectionnée, une valeur spécifique peut être saisie manuellement pour le champ ou l’agent peut être défini ou la valeur peut être prise d’un autre champ d’index, qui peut être sélectionné dans la liste déroulante. En outre, selon le type de champ, les valeurs définies suivantes sont disponibles : | | Utilisateur ayant modifié le document en dernier | | --------------------- | ------------------------------------------------ | | | Utilisateur ayant créé le document | | ***<1*****>**\* | Agent | | ***<1*****\_Full>**\* | Nom complet de l’Agent | Et la syntaxe suivante est possible : **\** *Variables :* | ***X*** |

1 = l’utilisateur qui a effectué une action de visualisation
2 = l’utilisateur qui a effectué une action de commentaire
3 = The user who performed an approve or reject action

| | -------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | ***00000000*** |

L’ID du processus contenant l’action utilisateur.
00000000 signifie que l’étape est au sein du même processus que l’action automatique.

| | ***Y*** | Le numéro de l’étape de l’action utilisateur auquel vous voulez vous référer | | ***Full*** |

Nom complet à la place de l’identité
Lorsque la syntaxe se termine après le numéro d’étape avec un ‘>’, l’identité est utilisée.

| *Date basée sur* Si le champ sélectionné est un champ au format date, la date d’un autre champ d’index Date peut être écrite dans le champ, avec ou sans décalage de date. Les mois et les jours peuvent être avancés ou reculés. ### Utiliser l’onglet jours fériés L’option ***Date basée sur*** peut être utilisée avec une liste de jours fériés connectés. Dans ce cas, le serveur FileDirector ajoute automatiquement un jour au calcul de la compensation, si un jour férié se trouve dans la période de calcul. {% hint style="warning" %} Capture d’écran manquante (image supprimée de la documentation source d’origine). {% endhint %} **Exemple** Un document est numérisé et enregistré dans FileDirector le ***23/12/xxxx***. *Sans calcul des jours fériés* Sans l’utilisation de la fonctionnalité des jours fériés, FileDirector défini le champ ***Date butoir*** à la valeur ***26/12/xxxx***. Date de numérisation ***23/12/xxxx*** + un ***décalage*** défini à ***3 jours*** = ***26/12/xxxx*** **Avec le calcul des jours fériés** En utilisant la fonctionnalité des jours fériés (France), FileDirector défini le champ ***Date butoir*** à la valeur ***27/12/xxxx***. Cela ajoute un jour supplémentaire à cause de ***Noël***, qui est un jour férié en France. Date de numérisation ***23/12/xxxx*** + un ***décalage*** défini à ***3 jours*** + ***Utilisation de la fonctionnalité des jours fériés*** (Noël \[***+1***]) = ***27/12/xxxx***. {% hint style="info" %} **Information** *Une liste des jours fériés spécifiques à chaque pays peut être établie dans l’onglet* Jours fériés\*.\* {% endhint %} ***Etendu*** La valeur existante du champ est incrémentée ou décrémentée. {% hint style="info" %} **Information** *Seuls les champs de type nombre peuvent être incrémentés/décrémentés.* {% endhint %} Le champ est défini à une valeur déterminée automatiquement. Les valeurs suivantes sont disponibles : **Mettre à approuver/refuser** **Mettre à commentateur** **Mettre à créé par** **Mettre à dernière modification par** **Mettre à nom d’utilisateur abrégé (agent)** **Mettre à date système** **Mettre à date/heure système** **Mettre à heure système** **Mettre à nom utilisateur (agent)** **Mettre à visualisateur** **Mettre à semaine** **Mettre à année** **Mettre à année + semaine** {% hint style="warning" %} **Attention** *Le type de champ doit autoriser les réglages étendus sélectionnés.* {% endhint %} ***Script*** Un script Visual Basic ou C# peut être appliqué pour déterminer la valeur à définir dans le champ. Un éditeur est disponible pour développer le script, avec une option de test. ### Importation d’index ODBC Si l’action ***importation d’index ODBC*** est définie dans une étape d’un processus, les informations d’index peuvent être remplies automatiquement dans le cadre du processus. ### Changer le type de documents Si cette action est définie dans une étape, un document est déplacé vers le type de document spécifié. Les champs d’index qui existent dans les deux types de document sont transférés. ### Changer les droits d’un document Les droits d’un document peuvent être changés dans une étape. Il est possible de forcer un document pour qu’il ne puisse, par exemple, pas être modifié par des utilisateurs spécifiques après cette étape. ### Temporisation (date) Si une étape est définie avec une temporisation, un calendrier s’affiche dans le client Windows lorsqu’un document arrive à cette étape. L’utilisateur peut déterminer la période à laquelle un document doit exécuter une action définie. ### Temporisation (depuis le champ) Cette option permet de lire une date dans un champ. Un champ doit obligatoirement être défini comme champ de date ou comme un champ contenant une date et une heure. Pour cette date, une période de temps peut être ajoutée pour fournir un délai de date + n jours. ### Exécuter le Plug-in Un plugin serveur peut être défini pour être exécuté lorsque l’étape d’action automatique est atteinte. ### Annuler le document en attente Cette option permet de retirer le document courant, ou un autre document du processus courant ou d’un autre processus. ## Ajouter une nouvelle action utilisateur Cette étape définit l’action utilisateur. Un ou plusieurs utilisateurs sont ajoutés à une étape devant exécuter plusieurs actions. Il est également possible de définir si un utilisateur doit signer ou être informé par e-mail avec un lien vers ce document, qu’il doit exécuter une action définie (approuver/ rejeter, commenter, voir ou réclamer le document). ### Utiliser le délai d’action Pour chaque étape, une action peut être définie en cas de temporisation. Dans ce cas, le document est automatiquement traité après expiration du délai. Lorsque la temporisation est activée, un petit symbole représentant une horloge Le délai d’action peut être utilisé lorsque par exemple un employé ne peut pas traiter les données pendant le terme pour cause d’absence et donc le document devrait être envoyé après une période définie à un autre utilisateur ou automatiquement à une étape. {% hint style="info" %} **Information** *Après le délai d’action dans un processus, on passe à une autre étape. Configurer ce réglage en créant des lignes de connexion par glisser-déposer vers l’action correspondante.* {% endhint %} ### Garder une copie Cette option permet de conserver une copie du document dans le répertoire utilisateur après l’envoi automatique à l’étape suivante en raison du délai. ### Ajouter un utilisateur Pour ajouter un utilisateur, cliquez sur le bouton ***Plus*** dans la partie gauche de la fenêtre et sélectionnez-le ou les utilisateurs de la liste des utilisateurs qui doivent exécuter une action pendant cette étape. Seuls les utilisateurs appartenant à un des groupes FileDirector peuvent être ajoutés. Un utilisateur est généralement choisi dans la liste d’utilisateurs capables d’exécuter l’action. Dans le champ ***variable,*** sélectionnez les utilisateurs d’autres sources que la liste prédéfinie. Les réglages suivants sont possibles. **Agent** L’agent est un utilisateur qui a repris un document via l’option ***Continuer***. Il peut s’agir d’un utilisateur différent à chaque étape. L’agent est déterminé lors de l’édition. **Demander l’utilisateur** Dans ***variable,*** sélectionnez un champ et l’option ***Demander l’utilisateur***. L’utilisateur modifiant un document doit indiquer dans le WinClient à qui le document doit être transmis ensuite. Plusieurs utilisateurs peuvent être configurés. Le client Windows fournit une liste d’utilisateurs sélectionnés. L’action est déterminée au cours de l’étape d’un processus. Vous pouvez utiliser la commande ***Réglages*** pour modifier ou compléter la liste des utilisateurs. **Champ d’index** Un utilisateur peut également être identifié à partir d’un champ d’index. Dans la zone ***variable,*** sélectionnez un champ parmi les champs d’index existants. Sélectionnez un champ qui contient l’utilisateur à qui envoyer le document. Il peut s’agir par exemple d’un champ \[…] avec une liste de mots contenant les noms d’utilisateurs appropriés ou un champ automatiquement rempli avec l’utilisateur ayant utilisé le document. {% hint style="info" %} **Information** a) *Les utilisateurs peuvent être saisis avec un* **nom complet,** *il n’est pas nécessaire d’utiliser le* **nom de connexion** *défini. En arrière-plan, le server converti le* **nom complet** *en* **nom de connexion**\*.\*\ b) *L’utilisation de la liste de mots ne permet pas de faire un choix multiple. Un seul utilisateur peut être sélectionné.* {% endhint %} **Lien ODBC** Dans ***Variable,*** un lien ODBC peut également être sélectionné. Dans ce cas, les utilisateurs proviennent d’une source ODBC. La source ODBC doit contenir nom d’utilisateur complet ou un nom d’utilisateur abrégé. Un champ d’index doit être configure au préalable comme ***utilisateur de la gestion de processus*** dans les réglages du lien ODBC. {% hint style="warning" %} **Attention** *Une action* **Demande l’utilisateur** *ne peut pas être créée avec l’option de lien ODBC.* {% endhint %} **Visualisation de l’étape…** Dans ***Variable,*** l’option ***Visualisation de l’étape***… peut être sélectionnée dans un champ. Dans ce cas, un utilisateur sélectionné ors d’une précédente étape comme visualiseur peut être choisi. **Commentateur de l’étape…** Dans ***Variable,*** l’option ***Commentateur de l’étape***… peut être sélectionnée dans un champ. Dans ce cas, un utilisateur sélectionné lors d’une précédente étape comme commentateur peut être choisi. **Approbateur/ Refuseur de l’étape…** Dans ***Variable,*** l’option ***Approbateur/ Rejeteur de l’étape***… peut être sélectionnée dans un champ. Dans ce cas, un utilisateur sélectionné lors d’une précédente étape comme approbateur ou rejeteur peut être sélectionné. **Document : Dernière modification par/ Document : Créé par** Les champs ***Dernière modification par*** et ***Créé par*** sont automatiquement gérés par le système et sont affichés dans les infos du document. Comme les champs contenant des noms d’utilisateurs, ils peuvent être utilisés par un utilisateur au cours d’un processus. ### Actions **Affichage** L’utilisateur doit afficher le document et confirmer l’information. **Commentaire** L’utilisateur doit confirmer l’information en ajoutant un commentaire. **Approuver / Rejeter** En cas d’approbation ou de rejet, une action séparée peut être définie. Dans le client Windows, deux boutons s’affichent en même temps que le document dans la boîte de réception, permettant de l’approuver ou de le rejeter. Le texte pouvant être défini apparaît ultérieurement dans le client Windows. **Document de réclamation** L’option ***document de réclamation*** est utilisé si un document peut être modifié par plusieurs utilisateurs d’une société. Par conséquent, il convient de définir une action utilisateur contenant tous ces utilisateurs. Chacun d’entre eux est configuré avec l’action ***Reprendre***. L’utilisateur qui a repris le document devient l’Agent du document. Les étapes et actions configurées peuvent se rapporter à l’agent. Par conséquent, créez la prochaine action de l’utilisateur au niveau de la flèche de sortie pour la reprendre et la connecter avec l’***Agent.*** (Sélectionnable dans ***Variable***) avec une action telle que ***approuver / rejeter***. ### Tous les utilisateurs doivent effectuer l’action **Action collective** Cette option permet de configurer ce qui se passe si un nombre égal d’utilisateurs ont donné des réponses positives et/ou négatives. Si, pendant une étape, un nombre pair d’utilisateurs effectue une action avant que le document soit transmis, cela donne lieu à une action collective. Si, par exemple, deux utilisateurs doivent approuver ou rejeter et que l’un d’entre eux approuve et que l’autre rejette le processus, décider comment procéder avec le document. ### E-Signatures **Configurer signature** Les signatures sont configurées dans le WinClient. Par conséquent, vous avez besoin d’un pad de signature et d’un échantillon de signatures. Pour l’installation et la configuration des signatures, veuillez lire le chapitre ***Gestion des Processus Métiers*** du manuel utilisateur. **Réinitialiser / effacer signature** Si une signature doit être réinitialisée, choisissez l’utilisateur dans ***utilisateurs et groupes*** puis ouvrez le menu contextuel avec le bouton droit de la souris. Réinitialisez la signature en sélectionnant ***réinitialiser signature***. ### E-mail Si cette option est définie dans un processus, l’utilisateur reçoit automatiquement un e-mail contenant un lien vers le document concerné. Pour qu’il soit possible d’envoyer des e-mails, un serveur SMTP doit être configuré. Voir le Guide d’installation. Les adresses e-mail des utilisateurs peuvent être stockées avec les propriétés d’un utilisateur dans Enterprise Manager. Ouvrez ***Utilisateurs et groupes*** puis sélectionnez l’utilisateur concerné. Ouvrez les ***Réglages*** pour l’utilisateur, l’adresse e-mail peut y être saisie. {% hint style="info" %} **Information** *L’adresse de l’expéditeur est automatiquement assemblée par le serveur –* **fd-server** *et le* **domaine** *fd-server\@domaine et ne peut pas être modifiée.* {% endhint %} ### Action définie par l’utilisateur Des actions utilisateur peuvent être définies pour chaque utilisateur. Plusieurs actions peuvent être listées, séparées par un point-virgule. L’utilisateur voit ces entrées comme une liste à compléter avant le traitement du document. En cas d’autorisation, le document peut être traité ou autorisé si tous les points sont remplis. L’utilisateur peut ouvrir la liste et vérifier les points. Si tous les points ne sont pas complétés, l’action ***Rejeter le document*** est la seule option disponible. Les différentes entrées sont écrites dans le commentaire pour voir les points de la liste déjà complétés. Les entrées s’affichent sous forme d’une liste de contrôle dans le client Windows. ### Utiliser la Couleur Cette option peut être utilisée pour définir la couleur des boutons affichés pour les ***actions utilisateur*** correspondantes dans FileDirector WinClient. Les couleurs, définies ici, sont appliquées pour tous les utilisateurs de cette étape de processus ***action utilisateur***. {% hint style="info" %} **Information** *Les couleurs, définies ici, sont uniquement utilisées pour le FileDirector WinClient. Toutes les autres applications FileDirector utilisent le schéma par défaut.* {% endhint %} **Utiliser la couleur n’est pas configuré** Les réglages dans FileDirector Enterprise Manager {% hint style="warning" %} Capture d’écran manquante (image supprimée de la documentation source d’origine). {% endhint %} L’affichage correspondant dans FileDirector WinClient: {% hint style="warning" %} Capture d’écran manquante (image supprimée de la documentation source d’origine). {% endhint %} **Utiliser la couleur est configuré** Réglages dans FileDirector Enterprise Manager {% hint style="warning" %} Capture d’écran manquante (image supprimée de la documentation source d’origine). {% endhint %} Cette partie montre ce qui s’affiche dans le FileDirector WinClient {% hint style="warning" %} Capture d’écran manquante (image supprimée de la documentation source d’origine). {% endhint %} ## Ajouter une nouvelle branche Ici, vous pouvez définir les nœuds d’un processus, selon le contenu du champ ou la décision de l’utilisateur. Lorsque plusieurs conditions sont configurées, une flèche ***Branche*** {% hint style="warning" %} **À éviter** *Aucune condition contradictoire ne doit être fixée. Sinon, le document ne peut être traité correctement.* {% endhint %} La gestion de processus métier de FileDirector a trois types différents de branches. ### Conditionnelle La définition d’une branche conditionnelle fait référence soit à un seul type de documents soit à tous les types de documents d’un gestionnaire DTD et à un index d’un champ ou à des index de plusieurs champs. Au moins un champ doit être assorti d’une condition. Le contenu du champ est comparé à la valeur, utilisant les conditions suivantes ; \*\*\*\* Joker, = Egal, > Plus grand que, >= Supérieur ou égal, < Plus petit que, < inférieur ou égal, <> Non égal et \~ Modifié\*\*\*. Si deux champs sont indiqués, ils sont comparés en utilisant ***égal (=)*** ou ***non égal (<>)***. Dans le cas de plusieurs champs, ils peuvent être liés avec ***ET***, ***OU***, ***=*** ou ***< >***. Le type de documents et le contenu du ou des champs spécifiés sont vérifiés lorsqu’un document atteint une étape de gestion de processus du type ***Branche***. ### Parallèle Une branche parallèle permet au processus d’acheminer un document à travers différentes actions de processus au même moment. L’option ***Parallèle*** peut aussi être utilisée comme condition pour le type de documents et les champs d’index. **Exemple 1 :** Plusieurs services doivent vérifier le même document. Chaque service doit être capable de travailler avec un document – indépendamment des autres services. Le processus lui-même doit attendre jusqu’à ce que tous les services aient traité un document puis continu avec des étapes non-parallèles. {% hint style="success" %} **Fortement recommandé** *Si ces processus parallèles doivent être réunis à nouveau, il sera utile de mettre en place un flux de travail avec des champs de statut pour chaque action parallèle. Pour joindre les étapes parallèles, une branche conditionnelle, vérifiant ces champs de statut, est recommandée.*\ \&#xNAN;*Cela permet d’éviter des boucles infinies au sein d’un processus.* {% endhint %} **Exemple 2 :** Les documents peuvent être acheminer en interne à travers l’entreprise et être exporté vers un système de fichiers ou envoyés via e-mail à un service externe en même temps, sans aucun délai. Dans ce cas, le second chemin se termine après l’exportation ou l’envoi par e-mail, tandis que le même document continu sur le premier chemin, interne. ### Interactive Une branche interactive est destinée à l’acheminement de documents non-statiques. Dans ce cas, l’acheminement ne peut pas être effectué par des valeurs d’index fixes et préalablement spécifiées. La sélection des conditions pour les types de documents et valeurs de champs est désactivée. Une étape de gestion de processus du type ***Branche Interactive*** doit être directement connectée à une action utilisateur. Pour ajouter un bouton radio, cliquez sur ***ajouter*** et un numéro est ajouté au menu déroulant. Les différentes branches d’une ***Branche Interactive***, peuvent être sélectionnées dans le menu déroulant. La description donnée est la dénomination des boutons radio, qu’un utilisateur de la gestion de processus voit dans la fenêtre pop-up. Pour supprimer un bouton radio, l’option qui doit être supprimée doit être sélectionnée dans le menu déroulant et cliquer sur ***supprimer***, le numéro sélectionné est ainsi retiré du menu déroulant. Lorsque plusieurs options sont configurées dans une ***Branche Interactive***, une flèche ***Branche Interactive*** **Exemple:** Configuration dans FileDirector Enterprise Manager pour le bouton ***Département 1*** {% hint style="warning" %} Capture d’écran manquante (image supprimée de la documentation source d’origine). {% endhint %} Configuration dans FileDirector Enterprise Manager pour le bouton ***Département 2*** : {% hint style="warning" %} Capture d’écran manquante (image supprimée de la documentation source d’origine). {% endhint %} L’interface graphique de FileDirector WinClient présente deux boutons, dont les intitulés figurent dans la description. {% hint style="warning" %} Capture d’écran manquante (image supprimée de la documentation source d’origine). {% endhint %} ## Ajouter un nouveau lien Les liens permettent de connecter les processus entre eux. Le processus qui est lié doit être configuré au préalable afin de pouvoir être sélectionné ici. N’importe quelle étape d’un processus peut être spécifiée pour l’autre processus. ## Changer un processus Aucun processus ne doit être modifié ou supprimé lorsqu’un document est en cours de modification dans un processus. Un processus peut être copié pour pouvoir être modifié. Un processus avec un document peut être modifié s’il reste logique et qu’aucune étape de l’ancien processus n’est supprimée, par exemple. ## Remplacer l’utilisateur en processus Sélectionnez Gestion des processus dans Enterprise Manager puis choisir un processus. Choisissez *Remplacer l’’utilisateur en processus.*\*\* Cette option permet de remplacer un utilisateur dans un processus sans modifier chaque étape. ## Copier un processus Si un processus est déjà défini et qu’un processus identique doit être créé, il peut être copié et modifié. ## Enregistrement des activités d’un processus Les actions des processus peuvent être suivies de différentes manières : Activer le réglage de la traçabilité pour enregistrer les activités de la gestion des processus et les rendre visibles dans Enterprise Manager. Dans le FileDirector WinClient : ***Extras → Statut du Processus***, les processus actifs s’affichent. Sélectionner le document dans le client Windows et appeler le menu contextuel Info avec un clic droit de la souris. Toutes les actions prises en compte sur le document sélectionné sont listées. ## Répartir la charge sur plusieurs serveurs La charge des processus peut être répartie sur plusieurs serveurs FileDirector. Si plusieurs serveurs sont installés avec une licence simple chacun, un serveur peut, par exemple, exécuter une licence OCR et un second serveur être équipé d’une licence de gestion des processus. La gestion des processus peut être chargée uniquement sur le serveur qui exécute la licence appropriée. Pour les modèles de licence Web Farm, consulter le Guide d’installation. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter, and the optional `goal` query parameter: ``` GET https://documentation.efalia.com/documentations/efalia-ecm/administration/gestion-des-processus-metiers.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is optional and describes the broader end goal you are ultimately trying to accomplish on behalf of the user. GitBook uses it to tailor the answer towards what is most useful for that goal. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.