> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://documentation.efalia.com/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://documentation.efalia.com/documentations/efalia-ecm/administration/controle-de-validite-en-cours.md). # Contrôle de validité en cours ## Présentation {% hint style="warning" %} Capture d’écran manquante (image supprimée de la documentation source d’origine). {% endhint %} Le contrôle de validité permet de spécifier un temps défini pour la suppression automatique de documents plus anciens dans le système ou pour un envoi vers un processus défini. Le contrôle de validité peut être défini individuellement pour chaque type de document. Pour lancer les actions configurées, après expiration du temps configuré, le contrôle de validité doit être activé et être contrôlé par un planning. Les actions de contrôle de validité sont exécutées pour tous les types de document configurés. ## Création du contrôle de validité {% hint style="warning" %} Capture d’écran manquante (image supprimée de la documentation source d’origine). {% endhint %} Pour cela, sélectionnez l’icône ***Contrôle de rétention et*** choisissez ***Nouveau***. Dans la fenêtre ***Contrôle de validité***, vous pouvez définir les réglages pour chaque type de documents au sein du gestionnaire DTD. Tous les contrôles de validité effectués sur des documents du gestionnaire DTD se basent sur une date spécifique de début de la période de contrôle de validité. Chaque type de documents peut être configuré séparément. Différentes actions peuvent ainsi être exécutées selon les exigences relatives aux documents stockés dans chaque type de documents. Pour appliquer ces réglages pour chaque type de documents, sélectionnez le type de documents dans la liste affichée dans la fenêtre ***Conditions*** puis appliquez le contrôle de validité. ## Conditions ### Type de documents Le menu déroulant contient tous les types de documents du gestionnaire DTD. Les règles, définies dans la section Règles sont appliquées seulement au type de documents sélectionné. {% hint style="warning" %} **Attention** *Si plus d’un type de documents doivent être définis pour le contrôle de validité, un processus de contrôle distinct doit être défini pour chaque type de documents.* {% endhint %} ### Valeurs de champ Dans ce tableau, des conditions supplémentaires peuvent être définis, basées sur des valeurs de champ. Les entrées multiples sont connectées par ET. Le champ correspondant peut être sélectionné à travers un menu déroulant dans la colonne ***Champ***. Seuls les champs, connectés au type de documents sélectionné, sont affichés dans le menu déroulant. {% hint style="warning" %} Capture d’écran manquante (image supprimée de la documentation source d’origine). {% endhint %} {% hint style="warning" %} Capture d’écran manquante (image supprimée de la documentation source d’origine). {% endhint %} ## Règles ### Date basée sur Permet de configurer la date sur laquelle se base la durée de vie des documents et l’action après échéance de cette durée. | ***Date d’ouverture du document*** | Date de création du document dans FileDirector | | ---------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ | | ***Date de dernière modification date*** | Date de la dernière révision | | ***Dernière date d’utilisation*** | Date du dernier affichage d’une page du document (lorsqu’elle a été téléchargée dans le cache local d’un utilisateur) | | ***Champ d’index*** | Un champ d’index contenant une date peut être sélectionné. Tous les champs de date disponibles pour le type de document sélectionné sont listés. | ### Période de contrôle de validité Ce réglage peut être défini en appliquant des années, des mois et des jours suivant la date de base sélectionnée, après laquelle le contrôle de validité configuré démarre. Appuyer sur le bouton ***Plus*** pour ajouter une période de contrôle de validité. Il est possible de configurer plus d’une période de conservation avec les actions de démarrage pour chaque type de documents. **Action extérieure** La case à cocher ***action extérieure*** permet la mise en œuvre d’actions dans votre processus de conservation qui ne sont pas effectuées FileDirector. Lorsque action extérieure est sélectionnée, ***Ans*** est défini à ***999***. Les nombres comme ***999***,***888***,***777*** etc. sont réservés pour les ***actions extérieures***. {% hint style="warning" %} Capture d’écran manquante (image supprimée de la documentation source d’origine). {% endhint %} Dans ce cas, un utilisateur doit confirmer cette action externe avec ***Compléter la phase de rétention*** dans le FileDirector WinClient. ‘Compléter la phase de rétention’ se trouve dans l’onglet ***Editer*** du ***Ruban Barre d’outil*** et dans le menu contextuel d’un clic droit de la souris. ### Action de démarrage Une action peut être configurée pour être exécutée sur les documents lorsque la période de contrôle de validité spécifiée est atteinte. Les actions suivantes peuvent être appliquées : | ***Aucun*** | Aucune action de démarrage n’est appliquée. | | ----------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | ***Exporter*** | Copie les données du document contenues dans le pool de stockage vers l’emplacement défini dans ***Exporte à***. Les données en base de données ne sont pas changées. Les données d’index et le document restent dans le gestionnaire DTD. | | ***Exporte et efface*** | Déplace les données du document contenu dans le pool de stockage vers l’emplacement défini dans ***Exporte à***. Les données d’index en base de données ne sont pas changées. *Note :* *Le répertoire d’export doit être ajouté aux pools de stockage car les documents sont toujours récupérables par les utilisateurs.* *Voir* Nouveau pool de stockage\*.\* | | ***Processus*** | Si des processus ont été définis, les documents peuvent être envoyés à un processus spécifié. | ### Action de fin L’action de fin est appliquée sur les documents lorsque toutes les périodes de contrôle de validité ont expiré. Les options disponibles sont : | ***Aucun*** | Aucune action de fin n’est appliquée. | | ------------------------ | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ | | ***Exporter*** | Copie les données du document contenues dans le pool de stockage vers l’emplacement défini dans ***Exporte à***. Les données en base ne sont pas modifiées. Les données d’index et le document restent dans le gestionnaire DTD. | | ***Exporte et efface*** |

Déplace les données du document contenues dans le pool de stockage l’emplacement défini dans Exporte à. Le document est marqué comme supprimé dans la base de données.
Note : Le répertoire d’export doit être ajouté aux pools de stockage car les documents sont toujours récupérables par les utilisateurs. Voir Nouveau pool de stockage.

| | ***Exporte et détruit*** | Déplace les données du document du pool de stockage vers l’emplacement défini puis supprime toutes les données d’index de la base de données | | ***Détruit*** | Supprime toutes les données du document contenues dans le pool de stockage puis toutes les données de la base de données. | | ***Processus*** | Si des processus ont été définis, les documents peuvent être envoyés à un processus spécifié. | ### Exporte à Définit l’emplacement vers lequel les données du document doivent être exportées. Notez que le compte ***FD-Server*** requiert des autorisations pour l’emplacement sélectionné. Seul un administrateur FileDirector peut définir le chemin d’exportation. ### Année fiscale Le réglage relatif à l’année fiscale permet de configurer une période de contrôle de validité à activer uniquement à la fin de l’année fiscale de la société. Par exemple : une période de contrôle de validité d’un document expire à la fin du mois de mai, mais les documents doivent uniquement être traités à la fin de l’année fiscale, soit fin décembre. Dans ce cas, définir la valeur sur 12. ## Exporter et récupérer des données sur CD Si des données sont exportées vers un répertoire défini, un fichier vide est créé dans ce répertoire avec un ID de support dans le nom du fichier. (Nom fichier : date et heure exacte, par exemple : FD 2005-01-17T17\_03\_48.096.mid) avec le répertoire de données du gestionnaire DTD. Ce fichier doit être copié sur un CD pour permettre une récupération. Dans la base de données SQL, cet ID de support est stocké selon les documents exportés correspondants. {% hint style="warning" %} **Attention** *Si l’action* **Détruit** *est définie, les documents sont complètement supprimés et ne peuvent plus être récupérés.* {% endhint %} Pour récupérer des documents dans les données d’index toujours présentes dans la base de données SQL, spécifier le lecteur CD comme pool de stockage alternatif. En cas de de recherche d’un document, la recherche est exécutée en premier lieu sur le pool de stockage par défaut, puis sur les emplacements de stockage selon leur priorité. La recherche est ensuite propagée aux fichiers \*.MID stockés dans la base de données SQL. Si le lecteur CD a été spécifié comme pool de stockage alternatif, insérer le CD avec l’ID de support correspondant. S’il n’est pas présent, un message s’affiche et le système invite à insérer le CD approprié. Les CD doivent être étiquetés avec l’ID approprié. {% hint style="info" %} **Information** \*Si Oracle est utilisé comme serveur de base de données, le nom du fichier *.mid n’inclut pas les milliers de seconde.* {% endhint %} --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter, and the optional `goal` query parameter: ``` GET https://documentation.efalia.com/documentations/efalia-ecm/administration/controle-de-validite-en-cours.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is optional and describes the broader end goal you are ultimately trying to accomplish on behalf of the user. GitBook uses it to tailor the answer towards what is most useful for that goal. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.