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# Qu'est-ce qu'Efalia Doc
Efalia Doc est un logiciel de **GED (Gestion Électronique de Documents)** édité par Efalia. Il structure l'ensemble documentaire de votre organisation et vous permet de gérer, classer, rechercher et partager vos documents de façon sécurisée.
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### Qu'est-ce que la GED ?
Une **GED (Gestion Électronique de Documents)** est un logiciel qui prend en charge la gestion des documents informatiques, quel que soit leur type (PDF, image, bureautique, etc.).
Elle permet de réaliser toutes les **actions de traitement et d'exploitation sur les documents** qu'elle contient : capture, acquisition, numérisation, validation, classement, diffusion, archivage, etc.
La GED a souvent vocation à remplacer la gestion historique des documents papier, organisée en classothèques. Cette transition du document papier vers le document informatique est appelée **dématérialisation**.
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### Comment fonctionne une GED ?
Une GED repose sur un principe d'architecture centralisée :
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{% tab title="Serveur de GED" %}
Il s'agit du cœur du système : un serveur qui possède un volume de stockage important. **Tous les dossiers et documents de la GED sont centralisés sur ce serveur.**
La protection du réseau de votre organisation sécurise l'accès à la GED. Un poste externe au réseau ne peut pas accéder à votre serveur de GED.
{% endtab %}
{% tab title="Postes des Utilisateurs" %}
C'est depuis ces postes que les utilisateurs **recherchent et consultent** les documents contenus dans la GED. Les postes communiquent en réseau avec le serveur de GED pour accéder aux documents.
{% endtab %}
{% tab title="Scanner" %}
Un scanner relié au réseau permet de **numériser les documents papier** (transformation en fichier informatique, généralement au format PDF). Les fichiers sont ensuite envoyés vers le serveur de GED via le réseau.
{% hint style="info" %}
💡 La numérisation peut être réalisée depuis des **scanners de bureau** mais aussi via des **copieurs multifonctions**.
{% endhint %}
{% endtab %}
{% endtabs %}
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### Comment alimenter une GED ?
Les documents peuvent intégrer la GED selon plusieurs modes :
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{% column %}
**Documents Papier Numérisés**
Numérisés au moyen d'un scanner ou d'un copieur multifonctions. La numérisation produit un fichier PDF à partir du document papier.
{% endcolumn %}
{% column %}
**Documents Informatiques**
Fichiers PDF, images ou bureautiques (Word, Excel, PowerPoint…) présents sur les postes utilisateurs. On parle d'**importation** pour décrire leur transfert vers la GED.
{% endcolumn %}
{% endcolumns %}
{% columns %}
{% column %}
**Emails et Pièces Jointes**
Mails et/ou leurs pièces jointes provenant d'une boîte mail. On parle d'**importation** ou de **capture** des mails.
{% endcolumn %}
{% column %}
**Versement Automatique**
Documents fournis par d'autres logiciels capables d'échanger des informations avec la GED (logiciels métier, ERP…). On parle alors de **versement** dans la GED.
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{% endcolumns %}
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### Pourquoi utiliser une GED ?
{% hint style="success" %}
**Centralisation de l'information**
Toutes les informations sont réunies en un seul point, sans doublons. Les pièces d'un même dossier ne sont plus éparpillées entre différents supports (papier, e-mails, documents numériques…).
{% endhint %}
{% hint style="success" %}
**Homogénéité de l'information**
Toutes les informations sont présentées sous la même forme. Tout le monde utilise les mêmes méthodes de rangement des documents.
{% endhint %}
{% hint style="success" %}
**Accès élargi à l'information**
Pas de circulation main à main des documents : tout le monde peut consulter un document en même temps. Les mises à jour sont instantanées et bénéficient à tous.
{% endhint %}
{% hint style="success" %}
**Accès sécurisé à l'information**
La protection du réseau garantit que seuls les utilisateurs de votre organisation accèdent à la GED. La gestion des droits permet de restreindre l'accès aux documents sensibles.
{% endhint %}
{% hint style="success" %}
**Réduction des coûts et du temps perdu**
La recherche et la diffusion de documents papier sont chronophages. Les consommables et l'espace de stockage physique représentent un coût important.
{% endhint %}
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### Comment est structuré Efalia Doc ?
Efalia Doc organise votre documentation selon une structure hiérarchique claire, inspirée du monde physique :
{% stepper %}
{% step %}
**Les Armoires**
Une **armoire** représente un domaine documentaire. Elle constitue la brique de base de structuration des documents.
**Exemples :** Gestion Financière, Marchés Publics, Ressources Humaines, Paie, Délibérations…
{% endstep %}
{% step %}
**Les Types de Dossiers et de Documents**
Dans chaque armoire, on peut créer un ou plusieurs **types de dossiers** et/ou **types de documents**.
* Un **type de dossier** regroupe plusieurs types de documents relatifs à une même entité. *Exemple : Dossier Salarié (RH), Dossier Usager (MDPH), Dossier Passation (Marchés Publics).*
* Un **type de document** représente une catégorie de documents. *Exemple : Facture, Devis, Bulletin de paie, Pièce d'identité.*
{% endstep %}
{% step %}
**Le Plan de Classement**
L'ensemble de la structure (armoires, types de dossiers, types de documents) constitue le **plan de classement** de votre organisation.
C'est l'administrateur qui configure ce plan de classement selon vos besoins métier.
{% endstep %}
{% endstepper %}
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### Efalia Doc dans la Suite Efalia
Efalia Doc s'intègre nativement avec les autres solutions de la suite Efalia pour couvrir l'ensemble du cycle de vie documentaire :
| Solution | Rôle |
| ------------------ | ------------------------------------------------------------------- |
| **Efalia Process** | Automatisation des workflows documentaires (circuits de validation) |
| **Efalia Capture** | Dématérialisation et traitement automatisé des documents entrants |
| **Efalia Portal** | Diffusion de documents vers des utilisateurs externes |
| **Efalia Compose** | Génération automatique de documents depuis des modèles |
| **Efalia Safe** | Archivage légal et conservation longue durée |
| **Efalia IA** | Interrogation intelligente du contenu documentaire |
{% hint style="info" %}
💡 Chaque organisation peut activer uniquement les services dont elle a besoin. La plateforme est modulaire
{% endhint %}
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# Agent Instructions
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## Querying This Documentation
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```
GET https://documentation.efalia.com/documentations/efalia-doc/vue-densemble/quest-ce-quefalia-doc.md?ask=&goal=
```
`ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language.
`goal` is optional and describes the broader end goal you are ultimately trying to accomplish on behalf of the user. GitBook uses it to tailor the answer towards what is most useful for that goal.
The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.
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