> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://documentation.efalia.com/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://documentation.efalia.com/documentations/efalia-doc/vue-densemble/concepts-cles.md). # Concepts Clés ### Un vocabulaire inspiré du monde physique Efalia Doc reproduit sous forme informatique la gestion des documents papier. On y retrouve un vocabulaire inspiré du monde physique : armoires, bannettes, dossiers. Cette analogie facilite la prise en main. *** ### Les Bannettes Les **bannettes** sont des espaces de stockage **temporaire** pour les documents en attente de traitement ou de classement. C'est la zone d'entrée des documents dans Efalia Doc. {% hint style="info" %} 💡 **Analogie physique :** la bannette correspond à la corbeille "courrier entrant" posée sur un bureau : les documents y arrivent avant d'être traités et rangés à leur emplacement définitif. {% endhint %} Un document déposé en bannette n'est pas encore "rangé" dans la GED. Il attend d'être : * Classé dans une armoire (son emplacement définitif) * Traité par un utilisateur (renommage, vérification, indexation) *** ### Les Armoires Les **armoires** sont les espaces de stockage **définitif** des documents dans Efalia Doc. Chaque armoire représente un domaine documentaire. **Exemples d'armoires :** Gestion Financière, Marchés Publics, Ressources Humaines, Paie, Délibérations… {% hint style="info" %} 💡 Un utilisateur ne voit que les armoires auxquelles il a accès, selon les droits qui lui ont été attribués par l'administrateur. {% endhint %} *** ### Les Dossiers Un **dossier** est une unité de classement qui regroupe des documents relatifs à une même entité (une personne, un projet, un contrat, un fournisseur…). Chaque dossier est identifiable et retrouvable grâce à des **métadonnées** qui lui sont associées. **Exemples de métadonnées pour un dossier "Salarié" :** * Nom * Prénom * Numéro de matricule * Service #### Le Plan de Classement Tous les dossiers d'un même type sont organisés selon une même méthode de rangement, appelée **plan de classement**. Ce plan est structuré en : * **Rubriques** : sous-pochettes à l'intérieur d'un dossier *(ex : "01 – ADMINISTRATIF")* * **Types de documents** : catégories de documents à l'intérieur des rubriques {% hint style="info" %} 💡 **Exemple :** le type de document "Bulletin de paie" est rangé dans la rubrique "02 – PAIE". Chaque fois qu'un bulletin de paie est classé dans un dossier salarié, il sera automatiquement rangé dans cette rubrique. {% endhint %} *** ### Les Documents Un **document** est le fichier individuel stocké dans Efalia Doc. Il est toujours rattaché à un **type de document** (gabarit) qui définit ses métadonnées. #### Formats supportés Efalia Doc accepte les principaux formats de fichiers bureautiques et documentaires : PDF, Word (DOC, DOCX), Excel (XLS, XLSX), PowerPoint (PPT, PPTX), images (JPG, PNG), emails (MSG, EML), et d'autres formats. #### Les Versions Efalia Doc peut conserver l'historique des modifications d'un document sous forme de **versions**. {% hint style="warning" %} ⚠️ **Le versioning ne s'active pas automatiquement.** Le versioning doit être **activé par l'administrateur** sur chaque type de document (gabarit). S'il n'est pas activé, remplacer un document écrase simplement le fichier précédent sans conserver l'historique. {% endhint %} Lorsque le versioning est activé : * Chaque remplacement de fichier crée une nouvelle version * Les versions précédentes restent accessibles * Il est possible de restaurer une version antérieure *** ### Les Gabarits (Types de Documents et de Dossiers) Un **gabarit** définit l'ensemble des métadonnées associées à un type de document ou de dossier. Il est configuré par l'administrateur selon les besoins métier. **Exemple de gabarit "Facture fournisseur" :** * Numéro de facture *(obligatoire)* * Date de facture *(obligatoire)* * Fournisseur *(obligatoire)* * Montant TTC *(obligatoire)* * Commentaire *(facultatif)* {% hint style="info" %} 💡 Les gabarits assurent l'**homogénéité** de la saisie des informations et facilitent les recherches dans l'ensemble de la GED. {% endhint %} *** ### Les Droits d'Accès et les Rôles Efalia Doc intègre une gestion des droits pour sécuriser l'accès aux documents. Les droits sont attribués via des **rôles** configurés par l'administrateur. {% hint style="info" %} 💡 L'attribution des droits se fait via l'interface d'administration. Un utilisateur doit se voir attribuer un rôle avant de pouvoir accéder aux contenus de la GED. {% endhint %} Pour en savoir plus sur la configuration des rôles, consultez l'article [Utilisateurs et Rôles](/documentations/efalia-doc/administration/utilisateurs-et-roles.md). *** ### Les Filtres d'Accès Les **filtres d'accès** permettent de restreindre automatiquement la visibilité des dossiers selon la valeur de certaines métadonnées. {% hint style="info" %} 💡 **Exemple :** un utilisateur configuré avec un filtre d'accès ne verra, lors de ses recherches, que les dossiers correspondant aux valeurs de ce filtre — et non l'ensemble des dossiers de l'armoire. {% endhint %} Pour en savoir plus sur la configuration des filtres d'accès, consultez l'article [Filtres d'Accès](/documentations/efalia-doc/administration/filtres-dacces.md). *** ### La Recherche Efalia Doc propose deux modes de recherche : {% tabs %} {% tab title="Recherche Rapide" %} La **recherche rapide** est accessible depuis la barre supérieure, en permanence, quelle que soit la page consultée. Elle permet de retrouver rapidement un document ou un dossier depuis n'importe où dans l'application. {% endtab %} {% tab title="Recherche Avancée par Armoire" %} La **recherche avancée** permet d'effectuer des recherches multi-critères sur les métadonnées des dossiers et documents d'une armoire spécifique. Elle offre une granularité fine pour retrouver des documents selon des critères précis (dates, valeurs de métadonnées, type de document…). {% endtab %} {% endtabs %} Pour en savoir plus, consultez l'article [Rechercher dans Efalia Doc](/documentations/efalia-doc/utilisation/rechercher-des-documents-dossiers.md). *** ### Questions Fréquentes
Quelle est la différence entre une bannette et une armoire ? Une **bannette** est un espace temporaire : les documents y arrivent avant d'être traités. Une **armoire** est l'espace de stockage définitif où les documents sont classés de façon organisée selon le plan de classement. La bannette est la zone de transit, l'armoire est la destination finale.
Quelle est la différence entre un gabarit de dossier et un gabarit de document ? Un **gabarit de dossier** (ou type de dossier) définit les métadonnées d'une entité regroupant plusieurs documents — par exemple un dossier salarié avec nom, prénom, matricule. Un **gabarit de document** (ou type de document) définit les métadonnées d'un fichier individuel — par exemple une facture avec numéro, date et montant. Un dossier contient des documents, chacun ayant son propre gabarit.
Le versioning est-il activé par défaut ? Non. Le versioning doit être activé **explicitement par l'administrateur** sur chaque type de document (gabarit). Si ce n'est pas le cas, remplacer un fichier écrase l'ancienne version sans conserver d'historique. Consultez votre administrateur si vous avez besoin du versioning sur un type de document particulier.
Un utilisateur peut-il voir toutes les armoires ? Non. Un utilisateur ne voit que les armoires et les dossiers auxquels ses droits lui donnent accès. Les filtres d'accès peuvent restreindre davantage la visibilité à l'intérieur d'une armoire. La configuration est réalisée par l'administrateur.
Qu'est-ce que le plan de classement ? Le plan de classement est la structure complète de votre GED : armoires, types de dossiers, rubriques, types de documents. Il est configuré par l'administrateur selon les besoins documentaires de votre organisation. Il définit "où" et "comment" chaque type de document doit être rangé.
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