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# Rechercher dans Efalia Doc

Efalia Doc propose deux modes de recherche complémentaires : la **recherche rapide** pour trouver rapidement un document par mots-clés, et la **recherche avancée** pour construire des requêtes précises par critères de métadonnées dans une armoire.

***

### Choisir le bon mode de recherche

{% tabs %}
{% tab title="Recherche rapide" %}
**Idéale pour :** retrouver rapidement un document dont vous connaissez un identifiant précis ou un mot-clé unique.

* Recherche **transverse** : parcourt toutes vos armoires et bannettes en même temps
* Recherche dans les **métadonnées** de tous les documents
* Résultats organisés par **onglets** (une rubrique ou une bannette par onglet)
* Efficace avec des mots-clés **précis et uniques** (ex : un numéro de facture)

{% hint style="warning" %}
⚠️ **Limite — Recherche rapide**

La recherche rapide affiche **200 résultats maximum** (documents et dossiers confondus, tous onglets).

Si votre mot-clé est trop vague, vous risquez d'obtenir 200 résultats sans trouver ce que vous cherchez. Dans ce cas, affinez avec des mots-clés plus précis ou utilisez la **recherche avancée**.
{% endhint %}
{% endtab %}

{% tab title="Recherche avancée" %}
**Idéale pour :** établir des listes de documents ou effectuer des requêtes complexes par critères de métadonnées dans une armoire précise.

* Recherche **ciblée** sur une armoire et un gabarit spécifiques
* Combinaison de critères avec des **et** / **ou**
* Export des résultats en **CSV**
* Regroupement des résultats **par colonne**

{% hint style="warning" %}
⚠️ **Limite — Recherche avancée**

La recherche avancée affiche **500 dossiers maximum** dans les résultats. Au-delà de 500 résultats correspondant à vos critères, les dossiers supplémentaires ne sont pas accessibles via l'interface (pas de pagination au-delà).

Affinez vos critères pour réduire le nombre de résultats si nécessaire.
{% endhint %}
{% endtab %}
{% endtabs %}

***

### Recherche Rapide

La recherche rapide est un mode de recherche **transverse par mots-clés**. Le moteur de recherche cherche des correspondances dans les métadonnées des documents. Efalia Doc enrichit automatiquement la recherche avec des informations complémentaires comme le nom du type de document, le nom de l'armoire ou le nom de la bannette.

#### Effectuer une recherche rapide

{% stepper %}
{% step %}
**Saisir des mots-clés dans la barre de recherche**

Cliquez sur la **barre de recherche** en haut de l'interface et saisissez vos mots-clés.

<figure><img src="/files/aMyPCKSNdcx5DmWhEWci" alt="Capture de la barre de recherche en haut de l&#x27;interface avec un mot-clé saisi"><figcaption><p>Capture de la barre de recherche en haut de l'interface avec un mot-clé saisi</p></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}
**Consulter les résultats par onglet**

Les résultats s'affichent organisés en **deux onglets `Documents` et `Dossiers`**.

Cliquez sur un résultat pour ouvrir le document ou le dossier correspondant.
{% endstep %}
{% endstepper %}

#### Affiner sa recherche rapide

**Utiliser des mots-clés précis**

La recherche rapide est particulièrement efficace quand le mot-clé est **unique ou très spécifique**. Plus le mot-clé est précis, moins il y a de résultats, plus il est facile de trouver le document recherché.

{% columns %}
{% column %}
**🔴 Trop vague**

Saisir `Facture` → risque d'obtenir 200 résultats (tous les documents dont une métadonnée contient "Facture")

<figure><img src="/files/AU9NDuZHCKuRIkoTZ62L" alt="Capture montrant de nombreux résultats avec un mot-clé vague"><figcaption><p>Capture montrant de nombreux résultats avec un mot-clé vague</p></figcaption></figure>
{% endcolumn %}

{% column %}
**🟢 Précis et efficace**

Saisir `FA-2024-00892` (numéro unique de facture) → trouve directement le document

<figure><img src="/files/Vr6Tyth6BI2CB7lzFYjL" alt="Capture montrant peu de résultats avec un mot-clé précis"><figcaption><p>Capture montrant peu de résultats avec un mot-clé précis</p></figcaption></figure>
{% endcolumn %}
{% endcolumns %}

**Combiner des mots-clés**

Vous pouvez saisir **plusieurs mots-clés** pour affiner progressivement votre recherche. Efalia Doc cherche les documents correspondant à l'ensemble des termes saisis.

Par exemple : `Facture septembre 2019 Efalia` pour trouver les factures reçues en septembre 2019 pour le fournisseur Efalia.

<figure><img src="/files/NigXYcjiYj7FI3AHoge1" alt="Capture montrant une recherche avec plusieurs mots-clés et un nombre de résultats réduit"><figcaption><p>Capture montrant une recherche avec plusieurs mots-clés et un nombre de résultats réduit</p></figcaption></figure>

***

### Recherche Avancée

La recherche avancée est un mode de recherche **structurée par gabarit et critères de métadonnées**. Elle est accessible depuis une armoire et permet de construire des requêtes précises pour établir des listes de documents ou de dossiers.

#### Effectuer une recherche avancée

{% stepper %}
{% step %}
**Sélectionner l'armoire**

Dans le menu latéral gauche, cliquez sur l'**armoire** dans laquelle vous souhaitez rechercher. Le formulaire de recherche avancée s'affiche alors à droite de l'écran.

<figure><img src="/files/4oDC6CwqZxHTbCMj7AqL" alt="Capture montrant une armoire sélectionnée dans le menu gauche et le formulaire de recherche avancée affiché à droite"><figcaption><p>Capture montrant une armoire sélectionnée dans le menu gauche et le formulaire de recherche avancée affiché à droite</p></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}
**Sélectionner le gabarit**

Choisissez le **gabarit** (type de dossier ou de document) correspondant à ce que vous recherchez.

<figure><img src="/files/aqjWGTvj7rcBA6adikB6" alt="Capture de la sélection du gabarit dans le formulaire de recherche avancée" width="480"><figcaption><p>Capture de la sélection du gabarit dans le formulaire de recherche avancée</p></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}
**Définir les critères de recherche**

Ajoutez un ou plusieurs critères. Chaque critère est composé de trois éléments :

* Un **champ de métadonnée** (ex. : Titre, Date, Fournisseur…)
* Un **opérateur** (variable selon le type du champ)
* Une **valeur**

**Opérateurs disponibles selon le type de champ :**

| Type de champ | Opérateurs disponibles   |
| ------------- | ------------------------ |
| Texte         | Contient, Est exactement |
| Date          | Est le, Avant, Après     |

Vous pouvez aussi ajouter des **critères système** sur un gabarit de document : date de création, date de modification, date de classement.

<figure><img src="/files/6gS6uiF3IOri1WuNf1DG" alt="Capture du formulaire avec un ou plusieurs critères définis (champ + opérateur + valeur)" width="563"><figcaption><p>Capture du formulaire avec un ou plusieurs critères définis (champ + opérateur + valeur)</p></figcaption></figure>

{% hint style="info" %}
💡 Vous pouvez combiner plusieurs critères avec des **"et"** et des **"ou"** pour affiner votre requête. Les critères sont **conservés** pour une prochaine recherche dans la même armoire.
{% endhint %}
{% endstep %}

{% step %}
**Lancer la recherche**

Cliquez sur le bouton **"Rechercher"** pour lancer la requête et afficher les résultats.
{% endstep %}
{% endstepper %}

#### Rechercher sans critère (afficher tous les documents d'un gabarit)

Si vous souhaitez afficher **tous les documents** présents dans un gabarit sans filtrage particulier :

{% stepper %}
{% step %}
**Sélectionner l'armoire et le gabarit**

Sélectionnez l'armoire puis le gabarit souhaité dans le formulaire de recherche avancée.
{% endstep %}

{% step %}
**Fermer les critères et rechercher**

Fermez les critères (s'il y en a) et cliquez directement sur le bouton **"Rechercher"** sans définir de valeur.

La liste complète des documents ou dossiers du gabarit sélectionné s'affiche.
{% endstep %}
{% endstepper %}

#### Exploiter les résultats

Une fois les résultats affichés, plusieurs actions sont disponibles :

**Naviguer dans les résultats**

Par défaut, la liste affiche **10 lignes**. Pour afficher plus de résultats, sélectionnez le nombre de lignes souhaité dans la liste de sélection prévue. Utilisez les flèches pour naviguer entre les pages.

<figure><img src="/files/jJtBHMUNaBJ8r5i8ZTxx" alt="Capture du sélecteur de nombre de lignes et des flèches de pagination en bas de la liste de résultats"><figcaption><p>Capture du sélecteur de nombre de lignes et des flèches de pagination en bas de la liste de résultats</p></figcaption></figure>

**Regrouper les résultats par colonne**

Vous pouvez regrouper les résultats en **glissant-déposant l'en-tête d'une colonne** vers la zone de regroupement.

<figure><img src="/files/YKIZmMkkzzW35O4VZQlF" alt="Capture montrant un en-tête de colonne en cours de glissement vers la zone de regroupement"><figcaption><p>Capture montrant un en-tête de colonne en cours de glissement vers la zone de regroupement</p></figcaption></figure>

**Exporter les résultats en CSV**

Cliquez sur le **lien d'export CSV** pour télécharger la liste complète des résultats dans un fichier tableur.

<figure><img src="/files/UU78KZgkk7MUDJvPhpBm" alt="Capture du lien d&#x27;export CSV dans l&#x27;interface des résultats de recherche avancée" width="480"><figcaption><p>Capture du lien d'export CSV dans l'interface des résultats de recherche avancée</p></figcaption></figure>

**Accéder à un document depuis les résultats**

Cliquez sur la **ligne du document** pour l'ouvrir, ou utilisez l'icône dédiée pour l'**ouvrir dans un nouvel onglet**.

<figure><img src="/files/YfEM8bMjw1p8wzompn9B" alt="Capture montrant l&#x27;icône d&#x27;ouverture dans un nouvel onglet"><figcaption><p>Capture montrant l'icône d'ouverture dans un nouvel onglet</p></figcaption></figure>

#### Effacer les critères

Pour réinitialiser la recherche et définir de nouveaux critères (ou changer de gabarit), cliquez sur le bouton **"Effacer les critères"**.

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### Bonnes Pratiques

{% hint style="success" %}
**✅ Recherche rapide — À faire :**

* Utiliser des **identifiants uniques** (numéro de facture, matricule, référence…) pour trouver directement le bon document
* Combiner plusieurs mots-clés pour affiner si le premier terme retourne trop de résultats
* Switcher vers la recherche avancée si vous obtenez systématiquement 200 résultats
  {% endhint %}

{% hint style="success" %}
**✅ Recherche avancée — À faire :**

* Utiliser pour **établir des listes** (tous les contrats d'un fournisseur, toutes les factures d'un mois…)
* Combiner **et / ou** pour des requêtes précises
* Exporter en **CSV** pour travailler les résultats dans un tableur
* Utiliser les critères système (date de création, date de classement) pour retrouver des documents récents
  {% endhint %}

{% hint style="danger" %}
**❌ À éviter :**

* Utiliser la recherche rapide avec des mots-clés trop génériques (ex. : `Contrat`, `Facture`) — risque d'atteindre la limite de 200 résultats
* Lancer une recherche avancée sans critère sur un gabarit très volumineux — risque d'atteindre la limite de 500 résultats
  {% endhint %}

***

### Questions Fréquentes

<details>

<summary>Quelle est la différence entre la recherche rapide et la recherche avancée ?</summary>

La **recherche rapide** est transverse : elle parcourt toutes vos armoires et bannettes en même temps par mots-clés. Elle est idéale pour retrouver rapidement un document dont vous connaissez un identifiant précis. La **recherche avancée** est structurée : elle s'effectue dans une armoire précise, sur un gabarit donné, avec des critères de métadonnées. Elle est idéale pour établir des listes ou effectuer des requêtes complexes.

</details>

<details>

<summary>La recherche rapide cherche-t-elle dans le contenu des fichiers (plein texte / OCR) ?</summary>

La recherche rapide cherche dans les **métadonnées** des documents (et les informations complémentaires comme le nom du type de document, le nom de l'armoire ou le nom de la bannette). Pour toute question sur la recherche en plein texte ou OCR, contactez votre administrateur qui pourra vous indiquer si cette fonctionnalité est activée sur votre instance.

</details>

<details>

<summary>Pourquoi la recherche rapide affiche-t-elle toujours 200 résultats même si j'affine ?</summary>

La limite de 200 résultats est une limite technique. Si vous atteignez systématiquement cette limite, cela signifie que votre mot-clé correspond à plus de 200 documents. Essayez d'utiliser un terme plus précis et unique (ex. : un numéro de référence plutôt qu'un type de document), ou utilisez la **recherche avancée** qui vous permet de filtrer par critères de métadonnées.

</details>

<details>

<summary>Les critères de la recherche avancée sont-ils sauvegardés ?</summary>

Oui, les critères sont **conservés automatiquement** pour une future recherche dans la même armoire. Vous n'avez pas besoin de les ressaisir à chaque fois. Pour repartir de zéro, cliquez sur **"Effacer les critères"**.

</details>

<details>

<summary>Puis-je effectuer une recherche dans toutes les armoires en même temps avec la recherche avancée ?</summary>

Non, la recherche avancée est spécifique à **une armoire à la fois**. Pour une recherche transverse sur toutes vos armoires, utilisez la **recherche rapide**.

</details>

<details>

<summary>Comment exporter les résultats de ma recherche avancée ?</summary>

Une fois les résultats affichés, cliquez sur le **lien d'export CSV** disponible dans l'interface. Le fichier téléchargé contient la liste complète des résultats correspondant à vos critères.

</details>

<details>

<summary>Puis-je combiner des critères "et" et "ou" dans la même recherche avancée ?</summary>

Oui, vous pouvez combiner plusieurs critères en utilisant les opérateurs logiques **"et"** et **"ou"** pour construire des requêtes précises. Par exemple : Type = "Contrat" ET Date de création = Après le 01/01/2024.

</details>

<details>

<summary>Je ne trouve pas le document que je cherche, que faire ?</summary>

Quelques pistes à explorer : vérifiez que le document a bien été importé et classé, tentez avec un mot-clé différent (un autre champ de métadonnée), utilisez la recherche avancée avec des critères plus larges (ex. : opérateur "contient" plutôt que "est exactement"), ou contactez votre administrateur si vous pensez ne pas avoir les droits d'accès au document.

</details>

***

### Limitations Connues

{% hint style="warning" %}
**Recherche rapide**

* Maximum : **200 résultats** (documents et dossiers confondus, tous onglets)
* Au-delà : les résultats supplémentaires ne sont pas affichés — affinez avec des mots-clés plus précis ou utilisez la recherche avancée
  {% endhint %}

{% hint style="warning" %}
**Recherche avancée**

* Maximum : **500 dossiers** dans les résultats
* Au-delà de 500 résultats correspondants : les dossiers supplémentaires ne sont pas accessibles via l'interface
* Solution : affinez vos critères pour réduire le nombre de résultats
  {% endhint %}


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