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# Organiser ses Documents et Dossiers

### Classer et Préclasser un Document

Le classement est l'opération qui permet de déplacer un document de votre bannette vers un dossier d'armoire. Le **préclassement** est une étape intermédiaire : vous associez à l'avance le gabarit et les métadonnées du document, sans le déplacer immédiatement.

{% hint style="info" %}
💡 **Différence clé entre préclasser et classer**

* **Préclasser** : Le document reste en bannette mais est tagué avec son gabarit et ses métadonnées (point bleu visible). Il sera classé plus tard.
* **Classer** : Le document quitte immédiatement la bannette et rejoint le dossier cible dans l'armoire.
  {% endhint %}

#### Préclasser un Document

{% tabs %}
{% tab title="Préclassement unitaire" %}
{% stepper %}
{% step %}

#### Étape 1 : Ouvrir le menu contextuel

Dans votre bannette, cliquez sur les **trois points (…)** à droite du document à préclasser.

<figure><img src="/files/0C7yxf9aNzfwJIhRQk42" alt="Capture montrant le menu contextuel d&#x27;un document en bannette avec l&#x27;option &#x22;Classer&#x22;"><figcaption><p>Capture montrant le menu contextuel d'un document en bannette avec l'option "Classer"</p></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}

#### Étape 2 : Sélectionner "Classer"

Dans le menu contextuel, cliquez sur **"Classer"**.
{% endstep %}

{% step %}

#### Étape 3 : Choisir le gabarit

Sélectionnez le **gabarit de document** dans lequel vous souhaitez classer ce document.

<figure><img src="/files/MRcKEIAWAk3hWCY51XV4" alt="Capture de la sélection du gabarit parmi la liste des gabarits disponibles" width="375"><figcaption><p>Capture de la sélection du gabarit parmi la liste des gabarits disponibles</p></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}

#### Étape 4 : Renseigner les métadonnées

Renseignez les valeurs des **métadonnées** relatives au gabarit sélectionné.
{% endstep %}

{% step %}

#### Étape 5 : Enregistrer

Cliquez sur **"Enregistrer"** pour valider le préclassement.

**Résultat :** Vous êtes redirigé(e) vers la page de consultation de la bannette. Le document préclassé affiche un **point bleu** distinctif.

<figure><img src="/files/ebcutL1clPdKtSCYfSSd" alt="Capture de la bannette montrant un document avec le point bleu de préclassement" width="563"><figcaption><p>Capture de la bannette montrant un document avec le point bleu de préclassement</p></figcaption></figure>
{% endstep %}
{% endstepper %}
{% endtab %}

{% tab title="Préclassement multiple" %}
Vous pouvez préclasser plusieurs documents en une seule opération.

{% stepper %}
{% step %}

#### Étape 1 : Sélectionner les documents

Cliquez sur le **sélecteur multiple** et cochez les documents à préclasser.

<figure><img src="/files/5ZLE8tqphlgcSNP30p1g" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

> Capture montrant la sélection multiple de documents en bannette
> {% endstep %}

{% step %}

#### Étape 2 : Lancer le classement

Cliquez sur l'icône **"Classer"** dans la barre d'outils contextuelle.
{% endstep %}

{% step %}

#### Étape 3 : Renseigner document par document

Pour chaque document sélectionné, répétez les étapes 3 et 4 du préclassement unitaire (choix du gabarit, renseignement des métadonnées).
{% endstep %}

{% step %}

#### Étape 4 : Enregistrer

Cliquez sur **"Enregistrer"** pour valider l'ensemble des préclassements.

**Résultat :** Tous les documents préclassés affichent un **point bleu** dans la bannette.
{% endstep %}
{% endstepper %}
{% endtab %}
{% endtabs %}

#### Classer un Document

Pour **classer** un document directement (sans passer par l'étape intermédiaire de préclassement) :

{% stepper %}
{% step %}

#### Étape 1 à 4 : Mêmes étapes que le [préclassement](#preclasser-un-document)

Suivez les étapes 1 à 4 du préclassement unitaire : menu contextuel → "Classer" → choix du gabarit → renseignement des métadonnées.
{% endstep %}

{% step %}

#### Étape 5 : Cliquer sur "Classer" (et non "Enregistrer")

À la dernière étape, cliquez sur **"Classer"** au lieu de "Enregistrer".

**Résultat :** Le document **disparaît immédiatement** de la bannette. Il a été classé dans le gabarit indiqué et est désormais accessible depuis l'armoire correspondante.
{% endstep %}
{% endstepper %}

{% hint style="warning" %}
⚠️ **Droits requis**

Pour classer un document, vous devez disposer des droits d'écriture sur le gabarit de dossier cible. Si le gabarit n'apparaît pas dans la liste, contactez votre administrateur.
{% endhint %}

***

### Dupliquer un Document

La duplication permet de copier un document classé dans un dossier vers un ou plusieurs autres dossiers. Contrairement au déplacement, **le document original est conservé** à son emplacement d'origine.

{% hint style="info" %}
💡 **Cas d'usage typiques**

* Un contrat-cadre à distribuer dans plusieurs dossiers clients
* Un modèle de document à réutiliser dans différents projets
* Un document de référence à partager entre plusieurs entités
  {% endhint %}

{% tabs %}
{% tab title="Un Document Unique" %}
{% stepper %}
{% step %}

#### Étape 1 : Sélectionner le document

Dans votre dossier, localisez le document à dupliquer.
{% endstep %}

{% step %}

#### Étape 2 : Lancer la duplication

Deux méthodes disponibles :

* **Menu contextuel** : Cliquez sur les **trois points (…)** du document et choisissez **"Dupliquer"**
* **Barre d'outils** : Sélectionnez le document et cliquez sur l'**icône de duplication**

<figure><img src="/files/Agx478aqDkyHD6ADsE9b" alt="Capture du menu contextuel avec l&#x27;option &#x22;Dupliquer&#x22; en évidenceCapture du menu contextuel avec l&#x27;option &#x22;Dupliquer&#x22; en évidence"><figcaption><p>Capture du menu contextuel avec l'option "Dupliquer" en évidence</p></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}

#### Étape 3 : Choisir le ou les dossiers cibles

Une fenêtre s'ouvre : **sélectionnez un ou plusieurs dossiers** vers lesquels vous souhaitez copier le document.

<figure><img src="/files/kv3FLPaLulrLB7Eg9VTZ" alt="Capture de la fenêtre de sélection des dossiers cibles pour la duplication" width="563"><figcaption><p>Capture de la fenêtre de sélection des dossiers cibles pour la duplication</p></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}

#### Étape 4 : Valider

Cliquez sur **"Dupliquer"** pour confirmer.

**Résultat :** Une copie du document est créée dans chaque dossier cible sélectionné. Le document original reste à son emplacement d'origine.
{% endstep %}
{% endstepper %}
{% endtab %}

{% tab title="Plusieurs Documents" %}
{% stepper %}
{% step %}

#### Étape 1 : Activer la sélection multiple

Utilisez l'**outil de sélection multiple** et cochez tous les documents à dupliquer.

<figure><img src="/files/iCN99jZBexlhkwkMwFOa" alt=""><figcaption></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}

#### Étape 2 : Lancer la duplication

Cliquez sur l'**icône "Dupliquer"** dans la barre d'outils.

<figure><img src="/files/s0UPRyCVp0vDIiFV4h34" alt=""><figcaption></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}

#### Étapes 3 et 4 : Choisir la cible et valider

Recherchez et sélectionnez le dossier cible.

Cliquez sur **+ Ajouter un dossier** si les documents doivent être dupliqués dans plusieurs dossiers

<figure><img src="/files/XE8nhtRz27LOsVdvmXvj" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

**Résultat :** Tous les documents sélectionnés sont copiés dans les dossiers cibles.
{% endstep %}
{% endstepper %}
{% endtab %}

{% tab title="Vers un Dossier Lié" %}
Si votre dossier possède des **dossiers liés**, vous pouvez y dupliquer des documents directement depuis la liste des dossiers liés.

{% hint style="warning" %}
⚠️ **Condition requise**

La duplication rapide vers un dossier lié n'est possible que si le dossier courant et le dossier lié sont **de même gabarit**.
{% endhint %}

{% stepper %}
{% step %}

#### Étape 1 : Sélectionner vos documents

Cochez les documents à dupliquer dans votre dossier.
{% endstep %}

{% step %}

#### Étape 2 : Accéder aux dossiers liés

Dans la liste des dossiers liés (panneau dédié), localisez le dossier cible.
{% endstep %}

{% step %}

#### Étape 3 : Dupliquer dans le dossier lié

Cliquez sur les **"…"** à côté du dossier lié cible et choisissez **"Dupliquer ici"**.

📸 **CAPTURE : organiser-dupliquer-lie-01-action.png**

> Capture du panneau de dossiers liés avec l'option "Dupliquer ici"
> {% endstep %}

{% step %}

#### Étape 4 : Répéter si nécessaire

Après chaque duplication, **votre sélection reste active** : vous pouvez enchaîner la duplication dans d'autres dossiers liés sans refaire votre sélection.

Un **message de confirmation** s'affiche après chaque duplication réussie.
{% endstep %}
{% endstepper %}
{% endtab %}
{% endtabs %}

#### Ce qui est conservé lors d'une Duplication

{% hint style="info" %}
📋 **Éléments conservés dans les copies**

* **Droits d'accès** : Les copies conservent les mêmes droits que le document d'origine
* **Métadonnées** : Toutes les informations et propriétés associées au document sont copiées
* **Contenu** : Le fichier est copié à l'identique

📋 **À noter**

* **Évolution indépendante** : Après duplication, chaque copie évolue de façon autonome dans son dossier cible. Modifier l'original ne modifie pas les copies.
  {% endhint %}

***

### Gérer les Favoris

Les favoris permettent d'accéder rapidement à vos documents et dossiers les plus consultés, directement depuis le **tableau de bord d'accueil**.

{% hint style="warning" %}
⚠️ **Limite des favoris**

* **6 documents favoris maximum**
* **6 dossiers favoris maximum**

Pour ajouter un nouvel élément en favori une fois la limite atteinte, vous devez d'abord en retirer un existant.
{% endhint %}

#### Favoris de Documents

**Ajouter un document aux favoris**

{% tabs %}
{% tab title="Depuis un dossier" %}
**Option 1 - Icône étoile :**

1. Ouvrez le document en consultation
2. Cliquez sur l'**icône étoile ⭐** dans la barre d'outils au-dessus de la visionneuse

**Option 2 - Menu contextuel :**

1. Cliquez sur les **"…"** du document dans le dossier
2. Sélectionnez **"Ajouter aux favoris"**

<figure><img src="/files/ziOz8YMLIOH8eUq04t1J" alt="Capture montrant l&#x27;icône étoile dans la barre d&#x27;outils de la visionneuse et le menu contextuel avec &#x22;Ajouter aux favoris&#x22;"><figcaption><p>Capture montrant l'icône étoile dans la barre d'outils de la visionneuse et le menu contextuel avec "Ajouter aux favoris"</p></figcaption></figure>
{% endtab %}

{% tab title="Depuis la racine d" %}

1. Accédez à la **page de consultation du document**
2. Cliquez sur l'**icône étoile ⭐** dans la barre d'outils

<figure><img src="/files/yzNNMNaeOh8hZPtzxsVs" alt="Capture de la barre d&#x27;outils avec l&#x27;icône étoile pour un document à la racine d&#x27;une armoire"><figcaption><p>Capture de la barre d'outils avec l'icône étoile pour un document à la racine d'une armoire</p></figcaption></figure>
{% endtab %}
{% endtabs %}

**Indicateur visuel :** Une **étoile bleue pleine ⭐** confirme que le document est en favori.

**Retirer un document des favoris**

Trois méthodes possibles :

* Cliquer sur **l'étoile bleue ⭐** dans la barre d'outils de la visionneuse
* Cliquer sur **l'étoile bleue** du document favori affiché sur le tableau de bord
* Via le **menu contextuel (…)** > **"Supprimer des favoris"**

<figure><img src="/files/BQsaHtvDddZrWeWojMky" alt="Capture du tableau de bord affichant les documents favoris avec leurs étoiles bleues"><figcaption><p>Capture du tableau de bord affichant les documents favoris avec leurs étoiles bleues</p></figcaption></figure>

#### Favoris de Dossiers

**Ajouter un dossier aux favoris**

{% tabs %}
{% tab title="Depuis le dossier" %}

1. Ouvrez le dossier
2. Cliquez sur l'**étoile** située dans la **barre d'information en haut à droite**

<figure><img src="/files/ZeGGO8I5K5nbdMLbZK0v" alt="Capture de la barre d&#x27;information d&#x27;un dossier avec l&#x27;étoile à cliquer"><figcaption><p>Capture de la barre d'information d'un dossier avec l'étoile à cliquer</p></figcaption></figure>
{% endtab %}

{% tab title="Depuis le tableau de bord" %}

1. Depuis le tableau de bord, localisez la section **"Dossiers récemment consultés"**
2. Survolez la **carte du dossier** souhaité
3. Cliquez sur l'**étoile** qui apparaît au survol

<figure><img src="/files/CtGdsc5qWQnNHvXT76WF" alt="Capture du tableau de bord montrant l&#x27;étoile au survol d&#x27;une carte de dossier"><figcaption><p>Capture du tableau de bord montrant l'étoile au survol d'une carte de dossier</p></figcaption></figure>
{% endtab %}
{% endtabs %}

**Indicateur visuel :**

* **Étoile bleue pleine ⭐** = Dossier en favori
* **Étoile vide ☆** = Dossier non favori

**Retirer un dossier des favoris**

Cliquez sur **l'étoile bleue** du dossier favori :

* Depuis le dossier lui-même (barre d'information)
* Depuis le tableau de bord (section dossiers favoris)

**Retrouver ses favoris**

Les **dossiers et documents favoris** sont accessibles directement sur votre tableau de bord d'accueil. Cliquez sur le logo Efalia Doc ou le bouton "Accueil" pour y revenir à tout moment.

{% hint style="info" %}
💡 **Les favoris sont liés à votre compte utilisateur.** Ils sont synchronisés et disponibles quel que soit l'appareil que vous utilisez pour vous connecter à Efalia Doc.
{% endhint %}

***

### Bonnes Pratiques

#### Classement

{% hint style="success" %}
**✅ À faire :**

* Utiliser le **préclassement** pour les documents qui nécessitent validation avant archivage définitif
* **Renseigner toutes les métadonnées** dès le classement pour faciliter les recherches ultérieures
* Traiter régulièrement votre bannette pour éviter l'accumulation de documents non classés
* Utiliser le **classement multiple** pour traiter des lots de documents du même type
  {% endhint %}

{% hint style="danger" %}
**❌ À éviter :**

* Laisser des documents en bannette sans les préclasser (risque de perte d'information)
* Classer sans renseigner les métadonnées obligatoires
* Confondre "classer" et "préclasser" : le classement est définitif, le document quitte la bannette
  {% endhint %}

#### Duplication

{% hint style="success" %}
**✅ À faire :**

* Dupliquer pour **partager un document de référence** entre plusieurs dossiers sans créer de copies manuelles
* Préférer la duplication au téléchargement/réimport pour conserver les métadonnées
* Utiliser la **duplication vers dossier lié** pour gagner du temps sur les opérations répétitives
  {% endhint %}

{% hint style="danger" %}
**❌ À éviter :**

* Dupliquer inutilement : les copies évoluent indépendamment, les mises à jour de l'original ne se propagent pas
* Dupliquer vers des dossiers de gabarit différent depuis les dossiers liés (non compatible)
  {% endhint %}

#### Favoris

{% hint style="success" %}
**✅ À faire :**

* Réserver les favoris aux éléments **vraiment fréquents** (accédés plusieurs fois par semaine)
* Utiliser favoris pour vos **dossiers de travail courant** et vos **documents de référence** clés
  {% endhint %}

{% hint style="danger" %}
**❌ À éviter :**

* Remplir les 6 emplacements avec des éléments consultés occasionnellement
* Oublier de retirer des favoris obsolètes (projets terminés, documents archivés)
  {% endhint %}

***

### Questions Fréquentes

<details>

<summary>Quelle est la différence entre préclasser et classer un document ?</summary>

Le **préclassement** est une étape préparatoire : vous associez un gabarit et des métadonnées au document, mais il reste dans la bannette (un point bleu l'indique). Le document sera classé plus tard dans le dossier cible.

Le **classement** est l'opération définitive : le document quitte immédiatement la bannette et rejoint le dossier correspondant dans l'armoire.

Utilisez le préclassement lorsque vous souhaitez préparer des documents à l'avance ou lorsque le classement final doit être validé par quelqu'un d'autre.

</details>

<details>

<summary>Puis-je classer un document vers un dossier qui n'existe pas encore ?</summary>

Non. Pour classer un document dans un dossier, ce dossier doit déjà exister dans l'armoire. Si le dossier cible n'existe pas, créez-le d'abord depuis l'armoire, puis revenez classer votre document. Voir Gérer les Dossiers.

</details>

<details>

<summary>Comment classer plusieurs documents vers des dossiers différents en une seule opération ?</summary>

Le classement multiple permet de classer plusieurs documents simultanément, mais tous vers le même gabarit. Si vous devez classer des documents vers des gabarits différents, vous devez effectuer plusieurs opérations de classement groupées selon le gabarit.

</details>

<details>

<summary>La duplication copie-t-elle toutes les versions du document ?</summary>

Non. La duplication ne copie que la **version actuelle** du document (la plus récente). L'historique des versions n'est pas copié. La copie créée dans le dossier cible démarre avec une seule version, qui évoluera ensuite indépendamment de l'original.

</details>

<details>

<summary>Si je modifie le document original après duplication, les copies sont-elles mises à jour ?</summary>

Non. Après duplication, chaque document évolue **de façon totalement autonome** dans son dossier cible. Une modification de l'original ne se propage pas dans les copies. Si vous avez besoin de mettre à jour toutes les copies, vous devez les modifier individuellement ou recréer les duplicatas.

</details>

<details>

<summary>Puis-je dupliquer un document vers un dossier de gabarit différent ?</summary>

Oui, via la duplication standard (menu contextuel > "Dupliquer" > sélection des dossiers cibles). La contrainte de même gabarit s'applique uniquement à la **duplication rapide vers un dossier lié**.

</details>

<details>

<summary>Que se passe-t-il si j'essaie d'ajouter un 7ème document en favori ?</summary>

Efalia Doc limite les favoris à **6 documents** et **6 dossiers** au maximum. Si vous avez atteint cette limite, le système ne vous permettra pas d'ajouter un nouvel élément. Vous devez d'abord retirer un favori existant (cliquer sur son étoile bleue) avant d'en ajouter un nouveau.

</details>

<details>

<summary>Les favoris sont-ils partagés avec mes collègues ?</summary>

Non. Les favoris sont **strictement personnels** et liés à votre compte utilisateur. Vos collègues ne voient pas vos favoris et vous ne voyez pas les leurs. En revanche, vos favoris sont synchronisés entre vos différents appareils dès lors que vous vous connectez avec le même compte.

</details>

<details>

<summary>Comment retrouver un document préclassé (avec point bleu) dans ma bannette ?</summary>

Les documents préclassés restent visibles dans votre bannette avec un **point bleu** distinctif. Vous pouvez les identifier visuellement ou utiliser la recherche dans la bannette pour les filtrer. Pour finaliser leur classement, ouvrez le menu contextuel (…) et choisissez "Classer".

</details>

<details>

<summary>Puis-je préclasser un document vers plusieurs gabarits différents ?</summary>

Non. Un document ne peut être préclassé que vers **un seul gabarit** à la fois. Si vous avez besoin du même document dans plusieurs gabarits, utilisez la fonctionnalité de duplication : dupliquez le document, puis classez chaque copie dans le gabarit approprié.

</details>

***

### Limitations Connues

{% hint style="warning" %}
**Duplication vers dossiers liés**

* Uniquement possible si le dossier courant et le dossier lié sont de **même gabarit**
* Les dossiers liés doivent être configurés par l'administrateur en amont
  {% endhint %}

{% hint style="warning" %}
**Favoris**

* Maximum **6 documents favoris**
* Maximum **6 dossiers favoris**
* Pour en ajouter un nouveau : retirer un favori existant d'abord
  {% endhint %}

{% hint style="warning" %}
**Classement multiple**

* Tous les documents sélectionnés doivent être classés gabarit par gabarit
* Pas de classement simultané vers des dossiers de gabarits différents en une seule action
  {% endhint %}


---

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