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# Importer et Créer des Documents

🎥 **VIDÉO : "Importer vos Documents" (3-4 min)**

> * Import depuis ordinateur (bouton + et glisser-déposer)
> * Import dans une bannette
> * Import dans un dossier
> * Classement depuis une bannette vers un dossier

***

## Importer et Créer des Documents

Apprenez à ajouter des documents dans Efalia Doc depuis votre ordinateur ou depuis une bannette.

***

### Ajouter des Documents dans une Bannette

Les bannettes servent de **zone temporaire** pour des documents en attente de classement. Vous disposez de deux méthodes selon l'état de la bannette.

{% tabs %}
{% tab title="Bannette vide" %}
Lorsque la bannette ne contient aucun document, deux options s'offrent à vous :

{% stepper %}
{% step %}
**Utiliser le bouton "Importer depuis l'ordinateur"**

Cliquez sur le bouton **"Importer depuis l'ordinateur"**, puis sur **"Choisir un fichier"**.

<figure><img src="/files/2UZsYzkrrBaBR1GDitur" alt="Capture d&#x27;une bannette vide avec le menu &#x22;Importer depuis l&#x27;ordinateur&#x22; centré dans la zone"><figcaption><p>Capture d'une bannette vide avec le menu "Importer depuis l'ordinateur" centré dans la zone</p></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}
**Sélectionner le fichier**

Naviguez dans les dossiers de votre poste, sélectionnez le fichier à intégrer et confirmez.
{% endstep %}
{% endstepper %}

**Ou** glissez-déposez directement le fichier depuis votre explorateur de fichiers vers la zone de la bannette.

<figure><img src="/files/Z9aG5Fh5AZXTLxwMdBqV" alt="Capture montrant un fichier en cours de glissement vers la bannette vide"><figcaption><p>Capture montrant un fichier en cours de glissement vers la bannette vide</p></figcaption></figure>
{% endtab %}

{% tab title="Bannette non vide" %}
Lorsque la bannette contient déjà des documents, deux options s'offrent à vous :

{% stepper %}
{% step %}
**Utiliser le bouton "+"**

Cliquez sur le bouton **"+"**, puis sur **"Choisir un fichier"**.

<figure><img src="/files/jbKTqqpfBkvGyeyYF5rj" alt=""><figcaption></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}
**Naviguer et sélectionner le fichier**

Naviguez dans les dossiers de votre poste afin de retrouver et de sélectionner le fichier à intégrer dans la bannette.
{% endstep %}
{% endstepper %}

**Ou** glissez-déposez directement le(s) fichier(s) depuis votre explorateur de fichiers vers la zone de la bannette.

<figure><img src="/files/gtTY8KGGR13rupXNyEzr" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

> Capture montrant un fichier en cours de glissement vers une bannette non vide
> {% endtab %}
> {% endtabs %}

{% hint style="info" %}
💡 **Le glisser-déposer fonctionne dans les deux cas** (bannette vide ou non vide). C'est souvent la méthode la plus rapide pour importer un fichier.
{% endhint %}

***

### Ajouter des Documents dans une Armoire

Vous pouvez ajouter des documents directement dans une armoire, soit à la racine (hors dossier), soit dans un dossier existant.

{% tabs %}
{% tab title="À la racine de l" %}
{% hint style="warning" %}
⚠️ Vous devez disposer des droits d'ajout de document dans au moins un gabarit de l'armoire pour que le bouton "Ajouter un document" soit actif.
{% endhint %}

{% stepper %}
{% step %}
**Sélectionner l'armoire**

Dans le menu latéral gauche, cliquez sur l'armoire de destination.
{% endstep %}

{% step %}
**Cliquer sur "Ajouter un document"**

Cliquez sur le bouton **"Ajouter un document"**.

<figure><img src="/files/o0QSI5DSXsDh64Yzlcin" alt="Capture du bouton &#x22;Ajouter un document&#x22; dans l&#x27;armoire"><figcaption><p>Capture du bouton "Ajouter un document" dans l'armoire</p></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}
**Sélectionner le gabarit de document**

Choisissez le **gabarit de document** (type de document) dans la liste.

<figure><img src="/files/H8RSYHE1Vbz4m2qZx1Mr" alt="Capture de la liste des gabarits disponibles" width="375"><figcaption><p>Capture de la liste des gabarits disponibles</p></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}
**Sélectionner le fichier**

Cliquez sur **"Choisir un fichier"** et naviguez dans les dossiers de votre poste pour sélectionner le fichier à intégrer.
{% endstep %}

{% step %}
**Saisir les métadonnées**

Renseignez les métadonnées associées au document. Les champs marqués d'un **\*** sont obligatoires.

<figure><img src="/files/XqqazeXfNRYl8TuHZkMg" alt="Capture du formulaire de métadonnées avec les champs obligatoires et facultatifs"><figcaption><p>Capture du formulaire de métadonnées avec les champs obligatoires et facultatifs</p></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}
**Cliquer sur "Classer"**

Appuyez sur le bouton **"Classer"**. Le document est classé dans l'armoire.
{% endstep %}
{% endstepper %}
{% endtab %}

{% tab title="Dans un dossier (recommandé)" %}
{% hint style="warning" %}
⚠️ Vous devez disposer des droits d'ajout de document dans au moins un gabarit du dossier.
{% endhint %}

{% stepper %}
{% step %}
**Rechercher et accéder au dossier cible**

Naviguez jusqu'au dossier dans lequel vous souhaitez ajouter le document.

{% hint style="info" %}
💡 Si le dossier n'existe pas encore, créez-le d'abord.
{% endhint %}
{% endstep %}

{% step %}
**Déposer le fichier dans le dossier**

{% tabs %}
{% tab title="Dossier vide" %}
Utilisez le bouton **"Importer depuis l'ordinateur"** puis **"Choisir un fichier"**, ou **glissez-déposez** le fichier directement.

📸 **CAPTURE : import-dossier-01-vide.png**

> Capture d'un dossier vide avec le bouton "Importer depuis l'ordinateur"
> {% endtab %}

{% tab title="Dossier non vide" %}
Cliquez sur le bouton **"+"** puis **"Choisir un fichier"**.

📸 **CAPTURE : import-dossier-02-nonvide-bouton.png**

> Capture d'un dossier non vide avec le bouton "+" en évidence
> {% endtab %}
> {% endtabs %}
> {% endstep %}

{% step %}
**Sélectionner le gabarit de document**

Choisissez le **gabarit de document** (type de document) approprié dans la liste.

📸 **CAPTURE : import-dossier-03-selection-gabarit.png**

> Capture de la sélection du gabarit dans le formulaire d'ajout
> {% endstep %}

{% step %}
**Saisir les métadonnées**

Renseignez les métadonnées associées au document. Les champs marqués d'un **\*** sont obligatoires.

📸 **CAPTURE : import-dossier-04-formulaire-metadonnees.png**

> Capture du formulaire de métadonnées complet avec champs obligatoires et facultatifs
> {% endstep %}

{% step %}
**Cliquer sur "Classer"**

Appuyez sur le bouton **"Classer"**. Le document est ajouté dans le dossier et classé dans la rubrique correspondant à son gabarit.
{% endstep %}
{% endstepper %}
{% endtab %}
{% endtabs %}

***

### Importer depuis une Bannette vers un Dossier

Lorsque vous êtes dans un dossier, vous pouvez importer un ou plusieurs documents directement depuis une bannette.

{% stepper %}
{% step %}
**Ouvrir le dossier de destination**

Naviguez jusqu'au dossier dans lequel vous souhaitez importer les documents.
{% endstep %}

{% step %}
**Accéder à l'import depuis bannette**

Cliquez sur le bouton **"+"** puis sur **"Importer depuis une bannette"**.

<figure><img src="/files/d2549XDBvxwAq3rekHpz" alt="Capture du menu déroulant du bouton &#x22;+&#x22; avec l&#x27;option &#x22;Importer depuis une bannette&#x22;" width="563"><figcaption><p>Capture du menu déroulant du bouton "+" avec l'option "Importer depuis une bannette"</p></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}
**Sélectionner la bannette source**

Choisissez la bannette contenant les documents à importer.

<figure><img src="/files/yvlDFPcW6fiDKGqmMoRk" alt="Capture de la sélection de la bannette source dans la fenêtre modale"><figcaption><p>Capture de la sélection de la bannette source dans la fenêtre modale</p></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}
**Sélectionner le ou les documents**

Cochez le ou les documents à importer depuis la bannette.

<figure><img src="/files/hRZJMixDWskzr1PWOS7n" alt="Capture de la liste des documents de la bannette avec des cases à cocher"><figcaption><p>Capture de la liste des documents de la bannette avec des cases à cocher</p></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}
**Cliquer sur "Confirmer"**

Cliquez sur **"Confirmer"** pour lancer l'import. Le résultat dépend alors de la situation des documents sélectionnés.
{% endstep %}
{% endstepper %}

#### Deux cas après confirmation

{% tabs %}
{% tab title="Avec préclassement (Classement Rapide)" %}
Vous êtes **directement redirigé** vers la page de consultation du dossier et le ou les documents importés s'affichent immédiatement classés.

**Conditions requises pour bénéficier du préclassement :**

* ✅ La case **"Classement Rapide"** doit être cochée
* ✅ Le document doit avoir été **préclassé** dans la bannette (voir [Classer et préclasser un document](https://docs.efalia.com/docs/utiliser-mg-docs/traiter/classer-preclasser-un-document/))
* ✅ L'ensemble des **métadonnées obligatoires** doit être renseigné

{% hint style="info" %}
💡 Si les métadonnées obligatoires ne sont pas toutes renseignées, vous pouvez les compléter directement depuis le dossier (voir le cas "Sans préclassement").
{% endhint %}
{% endtab %}

{% tab title="Sans préclassement" %}
Pour chaque document importé, vous devez renseigner manuellement :

{% stepper %}
{% step %}
**Sélectionner le gabarit cible**

Choisissez le **gabarit de document** (type de document) approprié.

<figure><img src="/files/Nqzcpe96e4vjn08xnaXt" alt="Capture du formulaire de classement manuel avec sélection du gabarit" width="563"><figcaption><p>Capture du formulaire de classement manuel avec sélection du gabarit</p></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}
**Renseigner les métadonnées**

Complétez les valeurs des métadonnées obligatoires et facultatives.
{% endstep %}

{% step %}
**Cliquer sur "Classer"**

Cliquez sur **"Classer"** pour valider le classement de ce document.

Répétez l'opération pour chaque document importé.
{% endstep %}
{% endstepper %}

Une fois tous les documents classés, vous êtes redirigé vers la page de consultation du dossier avec l'ensemble des documents importés.
{% endtab %}
{% endtabs %}

***

### Créer un Dossier

Avant d'importer des documents dans un dossier, ce dossier doit exister. Consultez [Gérer les Dossiers](/documentations/efalia-doc/utilisation/gerer-les-dossiers.md) pour créer un nouveau dossier dans une armoire.

***

### Bonnes Pratiques

#### Nommage des fichiers

{% hint style="success" %}
**✅ À faire :**

* Utilisez des noms clairs et descriptifs (ex. : `Contrat_Dupont_2024.pdf`)
* Évitez les caractères spéciaux qui peuvent poser problème dans certains navigateurs
  {% endhint %}

{% hint style="danger" %}
**❌ À éviter :**

* Noms vagues ou génériques : `document.pdf`, `scan001.pdf`
* Laisser le nom par défaut attribué par le scanner ou l'appareil
  {% endhint %}

#### Métadonnées

{% hint style="success" %}
**✅ À faire :**

* Remplissez **au minimum** tous les champs obligatoires (\*)
* Complétez les champs facultatifs quand l'information est disponible : plus vous renseignez de métadonnées, plus la recherche sera efficace
* Utilisez les **listes déroulantes** quand disponibles pour éviter les erreurs de saisie
* Soyez **cohérent** dans votre saisie (toujours le même format pour un même type d'information)
  {% endhint %}

{% hint style="danger" %}
**❌ À éviter :**

* Laisser des champs vides quand l'information est disponible
* Saisir des valeurs approximatives pour "aller vite"
  {% endhint %}

#### Organisation des bannettes

{% hint style="success" %}
**✅ Workflow recommandé :**

1. **Réception** → Import dans une **bannette** (zone temporaire)
2. **Vérification** → Contrôle du document, ajout ou correction des métadonnées si besoin
3. **Classement** → Transfert vers le **dossier** approprié via l'import depuis bannette
   {% endhint %}

{% hint style="info" %}
💡 Traitez vos bannettes **régulièrement** pour éviter l'accumulation de documents en attente.
{% endhint %}

***

### Questions Fréquentes

<details>

<summary>Puis-je importer plusieurs fichiers en même temps dans une bannette ?</summary>

Oui, en utilisant le **glisser-déposer** depuis votre explorateur de fichiers : sélectionnez plusieurs fichiers (avec Ctrl+Clic sur Windows/Mac), puis glissez-les ensemble vers la bannette.

</details>

<details>

<summary>Quelle est la différence entre importer dans une bannette et importer directement dans un dossier ?</summary>

Importer dans une **bannette** place le document dans une zone temporaire où vous pouvez le préparer (préclassement, ajout de métadonnées) avant de le classer définitivement. Importer directement dans un **dossier** classe le document immédiatement dans son emplacement final, ce qui nécessite de renseigner toutes les métadonnées au moment de l'import.

</details>

<details>

<summary>Que se passe-t-il si j'importe deux fois le même fichier ?</summary>

Efalia Doc crée deux documents distincts. Il ne détecte pas automatiquement les doublons. Si vous avez importé un fichier en double par erreur, vous devrez supprimer manuellement l'un des deux documents.

</details>

<details>

<summary>Puis-je modifier un document après l'avoir importé ?</summary>

Vous pouvez télécharger le document, le modifier localement avec l'application appropriée, puis le remplacer ou créer une nouvelle version dans Efalia Doc. Voir Consulter et Traiter les Documents.

</details>

<details>

<summary>Le bouton "Ajouter un document" est grisé, pourquoi ?</summary>

Cela signifie que vous ne disposez pas des droits d'ajout de document dans cette armoire, ou qu'aucun gabarit de document n'est configuré. Contactez votre administrateur.

</details>

<details>

<summary>Puis-je importer depuis une bannette vers plusieurs dossiers en une seule opération ?</summary>

Non, l'import depuis une bannette se fait vers un seul dossier à la fois. Si vous devez répartir des documents de la même bannette dans plusieurs dossiers, vous devez effectuer l'opération séparément pour chaque dossier de destination.

</details>

<details>

<summary>Qu'est-ce que le préclassement et comment le mettre en place ?</summary>

Le préclassement consiste à associer à l'avance un gabarit et des métadonnées à un document encore dans la bannette, pour qu'il soit classé automatiquement lors de l'import dans un dossier. Pour préclasser un document, consultez la documentation [Classer et préclasser un document](https://docs.efalia.com/docs/utiliser-mg-docs/traiter/classer-preclasser-un-document/).

</details>

<details>

<summary>Comment savoir si mon document a bien été importé ?</summary>

Le document apparaît dans la liste de la bannette ou du dossier de destination. En cas de doute, actualisez la page.

</details>

***

### Limitations Connues

{% hint style="warning" %}
**Prévisualisation**

* Taille maximale : **10 Mo** tous formats confondus
* Au-delà de 10 Mo : le document est importé et stocké normalement, mais la prévisualisation en ligne n'est pas disponible — téléchargez le document pour le consulter
  {% endhint %}


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`goal` is optional and describes the broader end goal you are ultimately trying to accomplish on behalf of the user. GitBook uses it to tailor the answer towards what is most useful for that goal.

The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.

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