> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://documentation.efalia.com/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://documentation.efalia.com/documentations/efalia-doc/utilisation/gerer-les-dossiers.md). # Gérer les Dossiers 🎥 **VIDÉO : "Créer et Gérer les Dossiers" (2-3 min)** > * Création d'un nouveau dossier > * Renseignement des métadonnées > * Modification d'un dossier existant > * Suppression d'un dossier *** ### Qu'est-ce qu'un Dossier ? Un **dossier** dans Efalia Doc est un conteneur qui regroupe plusieurs documents relatifs à une même entité. #### Exemples de Types de Dossiers * **Dossier Salarié** (RH) : Contrat, bulletins de paie, congés, formations * **Dossier Usager** (MDPH) : Pièces d'identité, certificats médicaux, décisions * **Dossier Passation** (Marchés Publics) : Appel d'offres, candidatures, contrat * **Dossier Fournisseur** (Comptabilité) : Factures, devis, bons de commande Chaque type de dossier possède son propre **plan de classement** qui définit quels types de documents peuvent y être rangés. *** ### ⚠️ Limitations Importantes > **Limitation Technique - Nombre de Documents par Dossier** > > Un dossier peut contenir jusqu'à **1 000 documents maximum** (limite technique). > > **Recommandation produit :** Pas plus de **100 documents** par dossier pour des performances optimales. > > **Impacts sur les performances :** > > * Entre 100 et 1 000 documents : temps de réponse jusqu'à 30 secondes > * Au-delà de 1 000 documents : dossier inaccessible en interface > > **Solution :** Si vous atteignez ces limites, contactez votre administrateur pour revoir le plan de classement et mieux structurer vos documents (sous-dossiers, réorganisation par rubrique, etc.). *** ### Créer un Dossier #### Prérequis Pour créer un dossier, vous devez : * Avoir les droits de création dans l'armoire concernée * Disposer d'au moins un type de dossier paramétré dans le plan de classement > ⚠️ Si le bouton **"Créer un dossier"** est inactif (grisé), cela signifie qu'aucun dossier n'est paramétré dans le plan de classement ou que vous ne disposez pas des habilitations nécessaires. Contactez votre administrateur. #### Procédure de Création 1. **Sélectionner l'armoire** * Dans le menu latéral gauche, cliquez sur **"Mes Armoires"** * Cliquez sur l'armoire dans laquelle vous souhaitez créer le dossier 2. **Cliquer sur "Créer un dossier"** * Le bouton se trouve généralement en haut de la zone centrale * Une fenêtre modale s'ouvre
3. **Sélectionner le type de dossier** * Dans la liste déroulante, choisissez le type de dossier * Exemples : "Dossier Salarié", "Dossier Fournisseur", "Dossier Marché"
4. **Renseigner les métadonnées** * Remplissez les champs obligatoires (marqués d'un astérisque \*) * Remplissez les champs facultatifs si vous avez l'information * Les métadonnées varient selon le type de dossier
**Exemples de métadonnées courantes :** * Nom, Prénom (pour un dossier personnel) * Raison sociale (pour un dossier entreprise) * Numéro de dossier * Date d'ouverture * Service concerné * Statut 5. **Valider la création** * Cliquez sur le bouton **"Créer"** * Le dossier est créé et s'affiche dans la liste * Vous pouvez maintenant y ajouter des documents
*** ### Ajouter des Documents au Dossier Une fois le dossier créé, vous pouvez y ajouter des fichiers. **Méthode rapide :** 1. Cliquez sur le dossier pour l'ouvrir 2. Utilisez le bouton **"+"** ou glissez-déposez vos fichiers 3. Pour plus de détails, voir Importer et Créer des Documents *** ### Consulter les Métadonnées d'un Dossier #### Afficher les Informations Pour consulter ou modifier les métadonnées d'un dossier existant : 1. **Accéder au dossier** * Naviguez jusqu'au dossier dans l'armoire 2. **Ouvrir les propriétés** * Cliquez sur l'icône d'information **ℹ️** à côté du nom du dossier 3. **Consulter les informations** * La fenêtre affiche toutes les métadonnées du dossier * Vous pouvez voir qui a créé le dossier et quand * Vous pouvez voir la date de dernière modification
*** ### Modifier un Dossier #### Modifier les Métadonnées Pour mettre à jour les informations d'un dossier : 1. **Ouvrir les propriétés** * Cliquez sur l'icône d'information **ℹ️** à côté du nom du dossier 2. **Modifier les valeurs** * Changez les valeurs souhaitées * Les champs obligatoires (\*) doivent rester remplis 3. **Enregistrer** * Cliquez sur **"Enregistrer"** * Les modifications sont enregistrées * Un message de confirmation s'affiche > 💡 **Astuce** : Certaines métadonnées système (date de création, créé par) ne sont pas modifiables. *** ### Organiser les Dossiers #### Renommer un Dossier Le "nom" d'un dossier est généralement un ensemble de métadonnées (ex: Nom + Prénom + Poste pour un dossier salarié). Pour le modifier : 1. Ouvrez les propriétés du dossier 2. Modifiez le champ correspondant au nom 3. Enregistrez #### Déplacer un Dossier **Déplacement vers une autre armoire :** > ⚠️ Le déplacement de dossiers entre armoires n'est généralement pas possible car chaque armoire a son propre plan de classement. Contactez votre administrateur si vous avez ce besoin. **Déplacement dans la même armoire :** * Les dossiers sont organisés par type * Le "déplacement" se fait en modifiant les métadonnées de classement *** ### Fusionner des Dossiers Si vous avez deux dossiers en double pour une même entité, vous pouvez les fusionner : 1. **Cliquer sur "Fusionner les dossiers"** 2. **Sélectionner les dossiers** * Identifiez les deux dossiers à fusionner * Déterminez lequel conserver (dossier principal) 3. **Accéder à la fonction de fusion** * Sélectionnez les dossiers concernés * Clic droit > **"Fusionner les dossiers"**
3. **Choisir le dossier cible** * Sélectionnez le dossier qui sera conservé * Les documents des deux dossiers seront regroupés dedans 4. **Valider la fusion** * Confirmez l'opération * Le dossier source est supprimé * Tous ses documents sont transférés dans le dossier cible > ⚠️ **Attention** : Cette opération est irréversible. Assurez-vous de bien choisir le dossier à conserver. *** ### Supprimer un Dossier #### Conditions de Suppression Un dossier ne peut être supprimé que si : * Vous avez les droits de suppression * Le dossier est **vide** (aucun document à l'intérieur) > 💡 Si le dossier contient des documents, vous devez d'abord les supprimer ou les déplacer avant de pouvoir supprimer le dossier. #### Procédure de Suppression 1. **Vider le dossier** (si nécessaire) * Ouvrez le dossier * Supprimez ou déplacez tous les documents 2. **Supprimer le dossier** * Cliquez sur l'icône d'information **ℹ️** à côté du nom du dossier
3. **Confirmer la suppression** * Une fenêtre de confirmation apparaît * Lisez attentivement le message * Cliquez sur **"Supprimer"**
> ⚠️ **Attention** : La suppression d'un dossier est définitive et irréversible (sauf si corbeille activée par votre administrateur). *** ### Bonnes Pratiques #### Nommage des Dossiers ✅ **À faire :** * Utilisez des métadonnées claires et précises * Remplissez tous les champs obligatoires * Ajoutez des informations complémentaires utiles ❌ **À éviter :** * Laisser des champs vides quand l'information est disponible * Utiliser des abréviations incompréhensibles * Créer des doublons (vérifier avant de créer) #### Organisation * **Créez un dossier** dès qu'une nouvelle entité apparaît (nouveau salarié, nouveau fournisseur, etc.) * **Rangez les documents** dans le bon dossier dès leur réception * **Mettez à jour** les métadonnées quand la situation change (changement de service, de statut, etc.) * **Nettoyez régulièrement** : fusionnez les doublons, supprimez les dossiers obsolètes vides #### Métadonnées * **Plus vous renseignez de métadonnées, plus la recherche est efficace** * Privilégiez les **listes déroulantes** quand disponibles (évite les erreurs de saisie) * Respectez les **formats** (dates, nombres, etc.) * Utilisez la **cohérence** : toujours la même façon d'écrire les noms, etc. *** ### Questions Fréquentes **Q : Puis-je créer un dossier dans n'importe quelle armoire ?** R : Vous ne pouvez créer des dossiers que dans les armoires où vous avez les droits de création. Le type de dossier doit aussi être défini dans le plan de classement de l'armoire. **Q : Que faire si je ne vois pas le type de dossier dont j'ai besoin ?** R : Contactez votre administrateur pour qu'il ajoute ce type de dossier au plan de classement de l'armoire. **Q : Comment retrouver qui a créé un dossier ?** R : Ouvrez les propriétés du dossier. Les informations système indiquent "Créé par" et "Date de création". --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter, and the optional `goal` query parameter: ``` GET https://documentation.efalia.com/documentations/efalia-doc/utilisation/gerer-les-dossiers.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is optional and describes the broader end goal you are ultimately trying to accomplish on behalf of the user. GitBook uses it to tailor the answer towards what is most useful for that goal. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.