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# Consulter et traiter les documents

### Visualiser un Document

{% tabs %}
{% tab title="Documents PDF" %}
La visionneuse intégrée dans l'application permet de consulter des documents PDF directement dans votre navigateur, sans installation d'un logiciel tiers.

{% stepper %}
{% step %}
**Localiser le document**

Accédez à votre bannette ou naviguez jusqu'au dossier contenant le document à consulter.
{% endstep %}

{% step %}
**Cliquer sur le nom du document**

Un simple clic sur le nom du document suffit à l'ouvrir.
{% endstep %}

{% step %}
**Consulter dans la visionneuse**

La visionneuse s'ouvre et affiche le PDF. Vous pouvez naviguer entre les pages, zoomer et faire défiler le contenu.

<figure><img src="/files/uKBBnDrrjA7JR9WUq6Qq" alt="Capture montrant un document PDF ouvert dans la visionneuse intégrée, avec barre d&#x27;outils visible"><figcaption><p>Capture montrant un document PDF ouvert dans la visionneuse intégrée, avec barre d'outils visible</p></figcaption></figure>
{% endstep %}
{% endstepper %}
{% endtab %}

{% tab title="Documents Bureautiques" %}
Lorsque vous importez un document de la Suite Office (Word, Excel, PowerPoint) dans l'application, une **version simplifiée** du document est créée pour un aperçu rapide.

{% hint style="warning" %}
⚠️ **Mise en forme simplifiée**

Des problèmes de mise en forme sont susceptibles d'apparaître dans cet aperçu. Pour consulter le document dans sa mise en forme d'origine, téléchargez-le et ouvrez-le avec votre application habituelle.

👉 Voir [Télécharger un document](#telecharger-un-document)
{% endhint %}
{% endtab %}
{% endtabs %}

***

### Éditer un Document avec OnlyOffice

Les documents de la Suite Office peuvent être édités directement dans Efalia Doc grâce à **OnlyOffice**, sans quitter l'application.

**Formats supportés :** Word (DOC, DOCX) · Excel (XLS, XLSX) · PowerPoint (PPT, PPTX)

{% stepper %}
{% step %}
**Ouvrir le document en consultation**

Cliquez sur le nom du document depuis votre bannette ou dossier. La visionneuse s'affiche.

<figure><img src="/files/gZIZzCRdLVYppPLl2HSg" alt="Capture de la visionneuse avec le bouton &#x22;Modifier&#x22; mis en évidence"><figcaption><p>Capture de la visionneuse avec le bouton "Modifier" mis en évidence</p></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}
**Cliquer sur le bouton "Modifier"**

Dans la barre d'outils de la visionneuse, cliquez sur le bouton **"Modifier"**.
{% endstep %}

{% step %}
**Éditer dans OnlyOffice**

Une fenêtre modale s'ouvre avec l'éditeur OnlyOffice complet. Vous disposez de toutes les fonctionnalités Office habituelles pour modifier votre document.

<figure><img src="/files/fUr0OI2fsFbzY2RsH72q" alt="Capture de la fenêtre modale OnlyOffice avec un document en cours d&#x27;édition"><figcaption><p>Capture de la fenêtre modale OnlyOffice avec un document en cours d'édition</p></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}
**Fermer l'éditeur**

Fermez la fenêtre modale une fois vos modifications terminées.

{% hint style="info" %}
💡 Les modifications sont **enregistrées automatiquement** lors de la fermeture de l'éditeur. Si le versioning est activé sur ce type de document, une nouvelle version est créée automatiquement.
{% endhint %}
{% endstep %}
{% endstepper %}

{% hint style="warning" %}
⚠️ **Limite d'édition collaborative**

Maximum **20 personnes** en édition simultanée sur un même document (mode sans licence OnlyOffice). Au-delà, les utilisateurs supplémentaires ne pourront pas ouvrir l'éditeur.

OnlyOffice nécessite également une **connexion internet active** pour fonctionner. Pour éditer hors ligne, téléchargez le document, modifiez-le localement, puis remplacez-le dans Efalia Doc.
{% endhint %}

***

### ⚠️ Limitation — Prévisualisation

{% hint style="warning" %}
**Limite Technique — Taille des Fichiers**

La prévisualisation est limitée à **10 Mo maximum** pour tous les formats (PDF, Office, images).

**Au-delà de 10 Mo :**

* Un message "Fichier trop volumineux pour prévisualisation" s'affiche
* Solution : téléchargez le document pour le consulter localement

Cette limite concerne uniquement la **visualisation en ligne**. L'import et le stockage fonctionnent normalement quelle que soit la taille du fichier.
{% endhint %}

***

### Télécharger un Document

{% tabs %}
{% tab title="Depuis une Bannette" %}
{% stepper %}
{% step %}
**Localiser le document**

Ouvrez votre bannette et repérez le document à télécharger.
{% endstep %}

{% step %}
**Ouvrir le menu d'options**

Cliquez sur l'icône **…** (ou **⋮**) à droite du document pour afficher le menu contextuel.

<figure><img src="/files/tuz7XfJoCjqyOSiVicsr" alt="Capture du menu contextuel dans une bannette avec l&#x27;option &#x22;Télécharger&#x22; visible"><figcaption><p>Capture du menu contextuel dans une bannette avec l'option "Télécharger" visible</p></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}
**Sélectionner "Télécharger"**

Cliquez sur **"Télécharger"**. Le fichier se télécharge dans votre dossier "Téléchargements" habituel.
{% endstep %}
{% endstepper %}
{% endtab %}

{% tab title="Depuis une Armoire" %}
Selon la situation du document dans l'armoire, la procédure varie légèrement.

**Cas 1 — Document dans un gabarit de dossier**

{% stepper %}
{% step %}
**Ouvrir le menu d'options**

Cliquez sur l'icône **…** à droite du document.

<figure><img src="/files/qCb5tYeQNvvFAz1ByYuS" alt="Capture du menu contextuel dans un dossier avec l&#x27;option &#x22;Télécharger&#x22;"><figcaption><p>Capture du menu contextuel dans un dossier avec l'option "Télécharger"</p></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}
**Sélectionner "Télécharger"**

Cliquez sur **"Télécharger"**. Le fichier se télécharge immédiatement.
{% endstep %}
{% endstepper %}

***

**Cas 2 — Document hors gabarit de dossier**

{% stepper %}
{% step %}
**Ouvrir le document en consultation**

Cliquez sur le nom du document pour l'ouvrir dans la visionneuse.
{% endstep %}

{% step %}
**Cliquer sur le bouton "Télécharger"**

Dans la barre d'outils de la visionneuse, cliquez sur le bouton **"Télécharger"**.

<figure><img src="/files/ZisWW6Tihj8xftOq2NgX" alt="Capture du bouton &#x22;Télécharger&#x22; dans la barre d&#x27;outils de la visionneuse"><figcaption><p>Capture du bouton "Télécharger" dans la barre d'outils de la visionneuse</p></figcaption></figure>
{% endstep %}
{% endstepper %}

***

**Cas 3 — Document versionné**

{% stepper %}
{% step %}
**Ouvrir le document en consultation**

Cliquez sur le nom du document pour l'ouvrir dans la visionneuse.
{% endstep %}

{% step %}
**Cliquer sur l'icône de téléchargement**

Cliquez sur l'icône de téléchargement dans la barre d'outils pour télécharger la **version actuelle**.
{% endstep %}
{% endstepper %}

{% hint style="info" %}
💡 Pour télécharger une **version spécifique** (et non la version actuelle), consultez la section [Gérer les versions d'un document](#gerer-les-versions-dun-document).
{% endhint %}
{% endtab %}
{% endtabs %}

***

### Consulter les Métadonnées d'un Document

Les métadonnées sont les informations associées au document : type, date, auteur, référence, et toute métadonnée personnalisée configurée par votre administrateur.

{% tabs %}
{% tab title="Depuis une Bannette" %}
Pour un document enregistré en vue de classement :

{% stepper %}
{% step %}
**Ouvrir le menu d'options**

Cliquez sur l'icône **…** à droite du document dans la bannette.
{% endstep %}

{% step %}
**Sélectionner "Classer"**

Cliquez sur **"Classer"**. Le formulaire de classement s'ouvre et affiche les métadonnées pré-enregistrées.

<figure><img src="/files/zKbnILlNaYa92kEP2Y97" alt="Capture montrant le formulaire de classement avec les métadonnées pré-remplies"><figcaption><p>Capture montrant le formulaire de classement avec les métadonnées pré-remplies</p></figcaption></figure>
{% endstep %}
{% endstepper %}
{% endtab %}

{% tab title="Depuis une Armoire" %}
**Cas 1 — Document dans un gabarit de dossier**

{% stepper %}
{% step %}
**Ouvrir le menu d'options**

Cliquez sur l'icône **…** à droite du document dans la liste du dossier.
{% endstep %}

{% step %}
**Sélectionner "Informations du document"**

Cliquez sur **"Informations du document"**. Un panneau latéral s'ouvre et affiche l'ensemble des métadonnées.

<figure><img src="/files/ccwwKkmILfsJgxIhBBvJ" alt="Capture du panneau &#x22;Informations du document&#x22; avec les métadonnées affichées" width="563"><figcaption><p>Capture du panneau "Informations du document" avec les métadonnées affichées</p></figcaption></figure>
{% endstep %}
{% endstepper %}

***

**Cas 2 — Document hors gabarit de dossier**

Ouvrez le document en consultation (clic sur le nom). Les métadonnées s'affichent automatiquement dans le panneau latéral.
{% endtab %}
{% endtabs %}

***

### Modifier les Métadonnées d'un Document

{% stepper %}
{% step %}
**Accéder aux métadonnées**

Ouvrez le panneau des métadonnées du document selon votre contexte (voir section précédente).
{% endstep %}

{% step %}
**Modifier les valeurs**

Cliquez sur les champs à modifier et saisissez les nouvelles valeurs.

<figure><img src="/files/vmDmIdIQAOy3dFJJ3WtU" alt="Capture du formulaire de métadonnées en mode édition, avec un champ en cours de modification" width="375"><figcaption><p>Capture du formulaire de métadonnées en mode édition, avec un champ en cours de modification</p></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}
**Enregistrer les modifications**

Cliquez sur **"Enregistrer"** pour valider vos changements.
{% endstep %}
{% endstepper %}

{% hint style="info" %}
💡 Seules les métadonnées configurées comme **modifiables** par l'administrateur sur le type de document peuvent être modifiées. Les métadonnées système (date de création, auteur, etc.) ne sont pas éditables.
{% endhint %}

***

### Découper un PDF

La découpe PDF permet de diviser un PDF multi-pages en plusieurs documents distincts. C'est particulièrement utile pour traiter les lots de documents scannés en une seule fois.

**Exemples d'utilisation :**

* Courrier multi-sociétés scanné en un seul PDF → diviser par société
* Lots de factures scannées ensemble → séparer chaque facture
* Document fusionné à tort → recréer les documents individuels

{% hint style="danger" %}
⚠️ **Pas de versioning sur la découpe**

Dans la version actuelle, le PDF original est **modifié** lors de la découpe. Il n'existe pas de versioning automatique. Si vous souhaitez conserver le document original, **téléchargez-le avant de découper**.
{% endhint %}

{% tabs %}
{% tab title="Depuis une Bannette" %}
🎥 **VIDÉO : "Découpe PDF depuis la bannette"**

> [Voir la vidéo de démonstration](https://efalia69-my.sharepoint.com/:v:/g/personal/majolibois_efalia_com/EQj1CsQFeOZFgNOFewH_-3IBEDU0ZEatG81Drwfkry7ekQ)

{% stepper %}
{% step %}
**Ouvrir la bannette et sélectionner le PDF**

Accédez à votre bannette, localisez le PDF à découper et cliquez sur l'icône **…** à droite du document. Lancez la découpe via l'option **"Extraire"** dans le menu contextuel.

<figure><img src="/files/IN0dg1wzqhV4Qj4h3c2x" alt="Capture de l&#x27;interface de découpe montrant les pages du PDF sous forme de miniatures"><figcaption><p>Capture de l'interface de découpe montrant les pages du PDF sous forme de miniatures</p></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}
**Sélectionner les pages d'un lot**

Les lots sont sauvegardés dans la session navigateur. Pour constituer un lot, sélectionnez les pages qui le composent.

Deux méthodes de sélection disponibles :

* **Saisie manuelle** : entrez les numéros de pages dans le champ "Pages sélectionnées"
* **Clic / clavier** : cliquez sur les miniatures des pages à inclure

<figure><img src="/files/B9c88Ir1MLv7OnciOVNp" alt="Capture montrant la sélection de pages pour constituer un lot"><figcaption><p>Capture montrant la sélection de pages pour constituer un lot</p></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}
**Choisir le mode de découpe**

Sélectionnez l'un des 3 modes disponibles :

{% tabs %}
{% tab title="Extraire" %}
Le lot est créé et enregistré directement en bannette.

**Idéal pour :** une découpe rapide sans renommage ni classement immédiat.
{% endtab %}

{% tab title="Extraire et Renommer" %}
Le lot est créé en bannette avec un nom personnalisé que vous définissez.

**Idéal pour :** organiser immédiatement les documents avec des noms clairs.
{% endtab %}

{% tab title="Extraire et Classer" %}
Le lot est créé et peut être classé directement dans le bon gabarit de dossier.

**Idéal pour :** un workflow complet bannette → dossier en une seule opération.
{% endtab %}
{% endtabs %}

<figure><img src="/files/rqeySBboRzquTA76VmgH" alt="Capture montrant les 3 modes de découpe disponibles" width="320"><figcaption><p>Capture montrant les 3 modes de découpe disponibles</p></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}
**Valider**

Cliquez sur **"Valider"**. Les nouveaux documents PDF sont créés en bannette et peuvent ensuite être classés dans des dossiers.
{% endstep %}
{% endstepper %}
{% endtab %}

{% tab title="Depuis un Dossier" %}
La procédure est identique à la découpe depuis une bannette.

{% stepper %}
{% step %}
**Importer depuis une bannette**

Cliquez sur le bouton **+** et sélectionnez **Imorter depuis une bannette**. Naviguez jusqu'à la bannette contenant le PDF.
{% endstep %}

{% step %}
**Lancer le mode découpe**

Cliquez sur **Découpe PDF**, sélectionnez le document PDF puis cliquez sur **Confirmer**

<figure><img src="/files/eq29f1ulkVSyWML5obUc" alt="" width="375"><figcaption></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}
**Sélectionner les pages et choisir le mode**

Suivez les mêmes étapes que pour la découpe en bannette. Cliquez sur **Extraire et Classer**.
{% endstep %}

{% step %}
**Classer les lots créés**

Sélectionnez le gabarit et remplissez les métadonnées pour chaque lot créés.

<figure><img src="/files/fTiAES8jRUaz9u9kNZpz" alt="" width="375"><figcaption></figcaption></figure>
{% endstep %}
{% endstepper %}
{% endtab %}
{% endtabs %}

***

### Gérer les Versions d'un Document

Le versioning permet de conserver l'historique complet des modifications d'un document. Chaque remplacement de fichier crée une nouvelle version, les précédentes restant accessibles.

{% hint style="info" %}
💡 Le versioning doit être **activé par l'administrateur** sur le type de document (gabarit). Si vous ne voyez pas de section "Versions", c'est que le versioning n'est pas activé pour ce type de document.
{% endhint %}

#### Consulter l'historique des versions

{% tabs %}
{% tab title="Document dans un gabarit de dossier" %}
{% stepper %}
{% step %}
**Ouvrir le menu d'options**

Cliquez sur l'icône **…** à droite du document dans le dossier.
{% endstep %}

{% step %}
**Sélectionner "Informations du document"**

Cliquez sur **"Informations du document"**. Le panneau latéral s'ouvre et affiche les métadonnées, suivies de la liste des versions.

<figure><img src="/files/US6Ew3Al8HYHekN4x9US" alt="Capture montrant la liste des versions du document dans le panneau informations" width="375"><figcaption><p>Capture montrant la liste des versions du document dans le panneau informations</p></figcaption></figure>
{% endstep %}
{% endstepper %}
{% endtab %}

{% tab title="Document hors gabarit de dossier" %}
{% stepper %}
{% step %}
**Ouvrir le document en consultation**

Cliquez sur le nom du document pour l'ouvrir dans la visionneuse.
{% endstep %}

{% step %}
**Consulter le panneau latéral**

Les versions sont affichées automatiquement à la suite des métadonnées dans le panneau latéral.

<figure><img src="/files/SCcrSxnYhHolscgsBpxZ" alt="" width="375"><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="info" %}
Vous pouvez **Restaurer**, **Consulter** ou **Télécharger** les versions précédentes.
{% endhint %}
{% endstep %}
{% endstepper %}
{% endtab %}
{% endtabs %}

#### Restaurer une version antérieure

{% stepper %}
{% step %}
**Accéder à l'historique des versions**

Ouvrez le panneau "Informations du document" selon votre contexte (voir ci-dessus).
{% endstep %}

{% step %}
**Localiser la version à restaurer**

Parcourez la liste des versions (v1, v2, v3…) et identifiez celle que vous souhaitez restaurer.
{% endstep %}

{% step %}
**Cliquer sur l'icône de restauration**

Cliquez sur l'icône de restauration à droite de la version souhaitée.

<figure><img src="/files/ib0YSszygHyQ6eMXhEIu" alt="Capture montrant l&#x27;icône de restauration à côté d&#x27;une version" width="563"><figcaption><p>Capture montrant l'icône de restauration à côté d'une version</p></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}
**Confirmer la restauration**

Confirmez l'action dans la boîte de dialogue. La version sélectionnée devient la **version actuelle**.
{% endstep %}
{% endstepper %}

#### Remplacer un fichier (créer une nouvelle version)

Pour mettre à jour un document tout en conservant l'historique des versions précédentes :

{% stepper %}
{% step %}
**Sélectionner le document**

Repérez le document à mettre à jour dans votre dossier.
{% endstep %}

{% step %}
**Menu contextuel > "Remplacer un document"**

Cliquez sur l'icône **…** puis sur **"Remplacer un document"**.
{% endstep %}

{% step %}
**Sélectionner le nouveau fichier**

Parcourez votre ordinateur pour sélectionner le fichier de remplacement.
{% endstep %}

{% step %}
**Valider**

Confirmez le remplacement. Une nouvelle version est créée. Les versions précédentes restent accessibles dans l'historique.
{% endstep %}
{% endstepper %}

{% hint style="info" %}
💡 **Autres façons de créer une nouvelle version :**

* Éditer le document avec OnlyOffice (si versioning activé, chaque enregistrement crée une version)
* Télécharger, modifier localement, puis remplacer le fichier
  {% endhint %}

***

### Partager un Document

Chaque document possède un **identifiant unique** qui permet de le partager directement via un lien.

{% tabs %}
{% tab title="Partager par Email" %}
{% stepper %}
{% step %}
**Ouvrir le menu de partage**

Sélectionnez le document, cliquez sur l'icône **…** puis sur **"Partager"**.
{% endstep %}

{% step %}
**Sélectionner "Envoyer par mail"**

Cliquez sur **"Envoyer par mail"**. Une boîte de dialogue s'ouvre avec le lien du document pré-inséré.
{% endstep %}

{% step %}
**Rédiger et envoyer**

Modifiez le corps du message si nécessaire, ajoutez un ou plusieurs destinataires, puis cliquez sur **"Envoyer"**.

Le destinataire reçoit un email avec le **lien direct** vers le document.
{% endstep %}
{% endstepper %}
{% endtab %}

{% tab title="Partager par Teams" %}
{% stepper %}
{% step %}
**Ouvrir le menu de partage**

Sélectionnez le document, cliquez sur l'icône **…** puis sur **"Partager"**.
{% endstep %}

{% step %}
**Sélectionner "Envoyer par Teams"**

Cliquez sur **"Envoyer par Teams"**. Vous serez redirigez vers votre messagerie.
{% endstep %}

{% step %}
**Rédiger et envoyer**

Modifiez le corps du message si nécessaire, ajoutez un ou plusieurs destinataires Teams, puis cliquez sur **"Envoyer"**.

Le destinataire reçoit un **message Teams** avec le lien direct vers le document.
{% endstep %}
{% endstepper %}

{% hint style="info" %}
💡 **Alternative :** Vous pouvez aussi télécharger le document et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie habituelle.
{% endhint %}
{% endtab %}
{% endtabs %}

***

### Déplacer un Document

{% tabs %}
{% tab title="Vers un autre dossier" %}
Vous pouvez déplacer un document d'un dossier vers un autre, à condition que les deux dossiers soient **de même gabarit**.

{% hint style="warning" %}
⚠️ **Conditions requises pour déplacer un document :**

* Droit de **suppression** dans le dossier source
* Droits d'**ajout et d'écriture** dans le dossier cible
* Les deux dossiers doivent être du **même gabarit** (même type)
  {% endhint %}

{% stepper %}
{% step %}
**Sélectionner le document**

Repérez et sélectionnez le document à déplacer dans votre dossier.
{% endstep %}

{% step %}
**Menu contextuel > "Déplacer"**

Cliquez sur l'icône **…** puis sur **"Déplacer"**.
{% endstep %}

{% step %}
**Définir le dossier de destination**

Naviguez dans l'arborescence qui s'affiche pour localiser et sélectionner le dossier cible.
{% endstep %}

{% step %}
**Valider**

Cliquez sur **"Déplacer"** pour confirmer. Le document est immédiatement déplacé vers le dossier cible.
{% endstep %}
{% endstepper %}
{% endtab %}

{% tab title="Vers une bannette" %}
{% stepper %}
{% step %}
**Sélectionner le document**

Repérez et sélectionnez le document à déplacer.
{% endstep %}

{% step %}
**Menu contextuel > "Déplacer vers une autre bannette"**

Cliquez sur l'icône **…** puis sur **"Déplacer vers une autre bannette"**.
{% endstep %}

{% step %}
**Sélectionner la bannette de destination**

Choisissez la bannette cible dans la liste qui s'affiche.
{% endstep %}

{% step %}
**Valider**

Confirmez le déplacement. Le document est transféré vers la bannette sélectionnée.
{% endstep %}
{% endstepper %}
{% endtab %}
{% endtabs %}

***

### Supprimer un Document

{% hint style="danger" %}
⚠️ **La suppression peut être définitive selon la configuration**

Le comportement varie selon le paramétrage de votre administrateur. Vérifiez toujours le mode actif avant de supprimer.
{% endhint %}

#### Les deux modes de suppression

{% columns %}
{% column %}
**Mode Immédiat (délai = 0)**

* Le document est supprimé **définitivement et immédiatement**
* **Aucune récupération possible**
* Aucun état intermédiaire
  {% endcolumn %}

{% column %}
**Mode Intermédiaire (délai > 0)**

* Le document passe en **"instance de suppression"**
* Il apparaît **grisé** dans la liste
* Récupération possible pendant le délai configuré
* Suppression définitive à l'expiration du délai
  {% endcolumn %}
  {% endcolumns %}

#### Supprimer un document

{% stepper %}
{% step %}
**Sélectionner le ou les documents**

Sélectionnez un ou plusieurs documents à supprimer (Ctrl + clic pour sélection multiple).
{% endstep %}

{% step %}
**Menu contextuel > "Supprimer"**

Cliquez sur l'icône **…** puis sur **"Supprimer"**.

Selon le mode configuré :

* **Mode immédiat :** le document est supprimé définitivement sans autre action
* **Mode intermédiaire :** le document apparaît en grisé (état "En instance de suppression")

<figure><img src="/files/6JvrnCEvvjhmnzX5tEFz" alt="Capture montrant un document grisé en attente de suppression" width="563"><figcaption><p>Capture montrant un document grisé en attente de suppression</p></figcaption></figure>
{% endstep %}
{% endstepper %}

#### Restaurer un document supprimé par erreur

{% hint style="info" %}
Cette option est disponible **uniquement si la suppression intermédiaire est activée** et si le délai n'est pas expiré.
{% endhint %}

{% stepper %}
{% step %}
**Repérer le document grisé**

Localisez le document en instance de suppression (affiché en grisé transparent dans la liste).
{% endstep %}

{% step %}
**Menu contextuel > "Annuler la suppression"**

Cliquez sur l'icône **…** puis sur **"Annuler la suppression"**.

<figure><img src="/files/Lp038bl54PejgYYIdbsI" alt="Capture du menu contextuel avec l&#x27;option &#x22;Annuler la suppression&#x22;"><figcaption><p>Capture du menu contextuel avec l'option "Annuler la suppression"</p></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}
**Document restauré**

Le document retrouve immédiatement son état initial et redevient pleinement accessible.
{% endstep %}
{% endstepper %}

#### Supprimer définitivement avant expiration du délai

{% stepper %}
{% step %}
**Sélectionner le document grisé**

Repérez le document en instance de suppression.
{% endstep %}

{% step %}
**Menu contextuel > "Supprimer définitivement"**

Cliquez sur l'icône **…** puis sur **"Supprimer définitivement"**.
{% endstep %}

{% step %}
**Confirmer**

Validez la confirmation.

{% hint style="danger" %}
⚠️ Cette action est **irréversible**. Le document et toutes ses versions seront supprimés définitivement.
{% endhint %}
{% endstep %}
{% endstepper %}

{% hint style="info" %}
💡 **Suppression automatique :** si aucune action n'est entreprise pendant le délai configuré par l'administrateur, le document est supprimé définitivement de façon automatique. En cas d'échec (document verrouillé, problème serveur), un message d'erreur est affiché.
{% endhint %}

***

### Ajouter un Document aux Favoris

Les favoris permettent d'accéder rapidement à vos documents les plus utilisés depuis le tableau de bord.

{% hint style="warning" %}
⚠️ **Maximum 6 documents favoris.** Pour en ajouter un nouveau, retirez d'abord un favori existant.
{% endhint %}

#### Ajouter aux favoris

{% tabs %}
{% tab title="Depuis un dossier" %}
Deux options disponibles :

**Option 1 — Via l'icône étoile :** cliquez sur l'icône **⭐** dans la barre d'outils au-dessus de la visionneuse.

**Option 2 — Via le menu contextuel :** cliquez sur l'icône **…** puis sur **"Ajouter aux favoris"**.

<figure><img src="/files/Ybvfa6xs1s4BMyOWB5yW" alt="Capture de l&#x27;icône étoile dans la barre d&#x27;outils de la visionneuse" width="563"><figcaption><p>Capture de l'icône étoile dans la barre d'outils de la visionneuse</p></figcaption></figure>
{% endtab %}

{% tab title="Depuis la racine d" %}
{% stepper %}
{% step %}
**Ouvrir le document en consultation**

Cliquez sur le nom du document pour l'ouvrir dans la visionneuse.
{% endstep %}

{% step %}
**Cliquer sur l'icône ⭐**

Cliquez sur l'icône étoile dans la barre d'outils. L'étoile devient bleue et pleine pour confirmer l'ajout aux favoris.
{% endstep %}
{% endstepper %}
{% endtab %}
{% endtabs %}

**Indicateur visuel :** une **étoile bleue pleine ⭐** indique que le document est en favori.

#### Retirer des favoris

Trois méthodes équivalentes :

* Cliquer sur **l'étoile bleue ⭐** dans la barre d'outils de la visionneuse
* Cliquer sur **l'étoile bleue** du document favori sur le tableau de bord
* Menu contextuel (icône **…**) > **"Supprimer des favoris"**

<figure><img src="/files/3hpEk1bYrQr0CMCpu6hv" alt="Capture du tableau de bord montrant les documents favoris avec leurs étoiles bleues" width="563"><figcaption><p>Capture du tableau de bord montrant les documents favoris avec leurs étoiles bleues</p></figcaption></figure>

***

### Bonnes Pratiques

#### Organisation

{% hint style="success" %}
**✅ À faire :**

* **Nommer clairement** les documents lors de l'import (évitez "Document1.pdf", "Scan\_001.pdf")
* **Renseigner toutes les métadonnées** obligatoires pour faciliter les recherches
* **Utiliser les favoris** pour accéder rapidement aux documents fréquents
* **Activer le versioning** sur les gabarits de documents importants
  {% endhint %}

{% hint style="danger" %}
**❌ À éviter :**

* Laisser les noms par défaut ("Document1.pdf", "Scan\_001.pdf")
* Laisser les métadonnées vides ou incomplètes
* Multiplier les copies d'un même document (préférez les versions)
  {% endhint %}

#### Découpe PDF

{% hint style="success" %}
**✅ À faire :**

* Utiliser le mode **"Extraire et Classer"** pour un workflow complet
* Créer des lots cohérents (par société, par type de document)
* Nommer clairement les lots lors de la découpe
* **Télécharger le PDF original** avant de découper si vous souhaitez le conserver
  {% endhint %}

{% hint style="danger" %}
**❌ À éviter :**

* Découper sans avoir planifié les lots (risque de perdre des pages)
* Oublier que le document original est modifié (pas de versioning automatique)
  {% endhint %}

#### Partage

{% hint style="success" %}
**✅ À faire :**

* Partager **par email ou Teams** plutôt que dupliquer le document
* Vérifier les permissions du destinataire avant de partager
* Personnaliser le message de partage pour donner le contexte
  {% endhint %}

{% hint style="danger" %}
**❌ À éviter :**

* Partager sans message explicatif
* Dupliquer les documents pour les partager
  {% endhint %}

#### Suppression

{% hint style="success" %}
**✅ À faire :**

* Vérifier le mode de suppression actif (immédiat ou intermédiaire)
* Utiliser "Annuler la suppression" immédiatement en cas d'erreur
* Supprimer définitivement uniquement quand vous êtes certain
  {% endhint %}

{% hint style="danger" %}
**❌ À éviter :**

* Supprimer sans vérifier le contenu du document
* Ignorer les documents grisés en instance de suppression
  {% endhint %}

***

### Questions Fréquentes

<details>

<summary>Puis-je modifier un PDF directement dans Efalia Doc ?</summary>

Non, les PDF ne sont pas éditables en ligne dans Efalia Doc. Pour modifier un PDF, vous devez le télécharger, le modifier localement avec un logiciel adapté (Adobe Acrobat, LibreOffice…), puis utiliser **"Remplacer un document"** pour mettre à jour la version dans Efalia Doc.

</details>

<details>

<summary>Quelle est la différence entre "Remplacer" et créer une nouvelle version ?</summary>

"Remplacer un document" crée automatiquement une **nouvelle version** si le versioning est activé sur le type de document — les versions précédentes restent alors accessibles dans l'historique. Si le versioning n'est pas activé, le remplacement écrase simplement le fichier existant sans conserver l'ancien.

</details>

<details>

<summary>La découpe PDF supprime-t-elle le PDF original ?</summary>

Dans la version actuelle, le PDF original est **modifié** lors de la découpe — il n'y a pas de versioning automatique sur cette opération. Si vous souhaitez conserver l'original tel quel, pensez à le **télécharger avant de lancer la découpe**.

</details>

<details>

<summary>Comment savoir si un document est versionné ?</summary>

Ouvrez **"Informations du document"** depuis le menu contextuel. Si une section **"Versions"** apparaît avec la liste des versions (v1, v2, v3…), le versioning est actif sur ce type de document. Si cette section est absente, le versioning n'est pas activé.

</details>

<details>

<summary>Combien de versions d'un document puis-je conserver ?</summary>

Il n'existe pas de limite technique au nombre de versions. Toutes les versions sont conservées indéfiniment, sauf configuration spécifique de purge mise en place par votre administrateur.

</details>

<details>

<summary>Puis-je partager un document avec quelqu'un qui n'a pas de compte Efalia Doc ?</summary>

Oui, via le partage par email ou Teams. Le destinataire reçoit un lien direct vers le document. Selon la configuration de votre instance, il pourra consulter le document sans s'authentifier ou devra s'identifier pour y accéder.

</details>

<details>

<summary>Comment retrouver mes documents favoris ?</summary>

Les documents favoris (6 maximum) sont affichés directement sur votre **tableau de bord d'accueil**. Pour y accéder, cliquez sur le logo Efalia ou le bouton "Accueil" dans la navigation.

</details>

<details>

<summary>Que se passe-t-il si je dépasse le délai de suppression intermédiaire ?</summary>

Si vous ne restaurez pas le document avant la fin du délai configuré par l'administrateur, il est **automatiquement supprimé définitivement**. Il n'est alors plus récupérable par l'interface (une restauration depuis les sauvegardes serveur reste possible via l'administrateur).

</details>

<details>

<summary>Puis-je déplacer plusieurs documents en une seule fois ?</summary>

Oui. Sélectionnez plusieurs documents en même temps (Ctrl + clic ou via les cases à cocher), puis utilisez l'option **"Déplacer"** du menu contextuel. Tous les documents sélectionnés seront déplacés vers la même destination.

</details>

<details>

<summary>OnlyOffice fonctionne-t-il hors ligne ?</summary>

Non, OnlyOffice nécessite une **connexion internet active** pour fonctionner. Pour travailler hors ligne, téléchargez le document, modifiez-le localement avec votre application Office habituelle, puis remplacez-le dans Efalia Doc à votre reconnexion.

</details>

<details>

<summary>Les modifications dans OnlyOffice créent-elles automatiquement une nouvelle version ?</summary>

Oui, si le **versioning est activé** sur le type de document. Chaque fermeture de l'éditeur OnlyOffice qui implique des modifications enregistrées crée une nouvelle version dans l'historique.

</details>

***

### Limitations Connues

{% hint style="warning" %}
**Prévisualisation**

* Taille maximale : **10 Mo** tous formats confondus
* Documents Office : mise en forme simplifiée, problèmes d'affichage possibles
* Au-delà de 10 Mo : téléchargement requis pour consulter
  {% endhint %}

{% hint style="warning" %}
**Découpe PDF**

* Pas de versioning automatique : le PDF original est modifié
* Recommandation : télécharger l'original avant toute découpe si conservation nécessaire
  {% endhint %}

{% hint style="warning" %}
**Favoris**

* Maximum : **6 documents** favoris par utilisateur
* Pour en ajouter un nouveau : retirer d'abord un favori existant
  {% endhint %}

{% hint style="warning" %}
**Édition OnlyOffice**

* Maximum **20 personnes** en édition simultanée (mode sans licence)
* Connexion internet requise (pas de mode hors ligne)
  {% endhint %}


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## Querying This Documentation
If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question.

Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter, and the optional `goal` query parameter:

```
GET https://documentation.efalia.com/documentations/efalia-doc/utilisation/consulter-et-traiter-les-documents.md?ask=<question>&goal=<endgoal>
```

`ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language.
`goal` is optional and describes the broader end goal you are ultimately trying to accomplish on behalf of the user. GitBook uses it to tailor the answer towards what is most useful for that goal.

The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.

Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.