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# Collaborer sur les Documents

### Partager un Document

Chaque document dans Efalia Doc possède un **identifiant unique** et une URL permanente. Vous pouvez envoyer cette URL directement à vos collègues sans avoir à télécharger ni dupliquer le document.

{% hint style="info" %}
💡 **Avantage du partage par lien**

En partageant le lien direct plutôt qu'une pièce jointe, vous garantissez que le destinataire consulte toujours la **version la plus récente** du document dans Efalia Doc. Aucun risque de travailler sur une version obsolète.
{% endhint %}

#### Partager par Email

{% stepper %}
{% step %}

#### Étape 1 : Sélectionner le document

Localisez le document à partager dans votre bannette ou votre dossier.
{% endstep %}

{% step %}

#### Étape 2 : Ouvrir le menu contextuel

Cliquez sur les **trois points (…)** du document et sélectionnez **"Partager"**.

<figure><img src="/files/epxh4HOdE7ZHr4UNweMp" alt="Capture du menu contextuel d&#x27;un document avec l&#x27;option &#x22;Partager&#x22; visible"><figcaption><p>Capture du menu contextuel d'un document avec l'option "Partager" visible</p></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}

#### Étape 3 : Choisir "Envoyer par mail"

Dans le sous-menu, sélectionnez **"Envoyer par mail"**.

<figure><img src="/files/a8cLn3uZmDRrEE6LdbGD" alt="Capture du sous-menu avec les options &#x22;Envoyer par mail&#x22; et &#x22;Envoyer par Teams&#x22;"><figcaption></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}

#### Étape 4 : Rédiger et envoyer

Une **boîte de dialogue s'ouvre** avec le lien du document pré-intégré.

1. **Éditez le corps du mail** si nécessaire (optionnel)
2. **Ajoutez un ou plusieurs destinataires**
3. **Envoyez**

**Résultat :** Le destinataire reçoit un email contenant le **lien direct** vers le document dans Efalia Doc.
{% endstep %}
{% endstepper %}

#### Partager par Microsoft Teams

{% stepper %}
{% step %}

#### Étape 1 : Sélectionner le document

Localisez le document à partager dans votre bannette ou votre dossier.
{% endstep %}

{% step %}

#### Étape 2 : Ouvrir le menu contextuel

Cliquez sur les **trois points (…)** du document et sélectionnez **"Partager"**.
{% endstep %}

{% step %}

#### Étape 3 : Choisir "Envoyer par Teams"

Dans le sous-menu, sélectionnez **"Envoyer par Teams"**.

<figure><img src="/files/a8cLn3uZmDRrEE6LdbGD" alt="Capture du sous-menu avec l&#x27;option &#x22;Envoyer par Teams&#x22; sélectionnée"><figcaption><p>Capture du sous-menu avec l'option "Envoyer par Teams" sélectionnée</p></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}

#### Étape 4 : Rédiger et envoyer

Une **boîte de dialogue s'ouvre** avec le lien du document pré-intégré.

1. **Éditez le corps du message** si nécessaire (optionnel)
2. **Ajoutez un ou plusieurs destinataires** Teams
3. **Envoyez**

**Résultat :** Le destinataire reçoit un message Teams contenant le **lien direct** vers le document dans Efalia Doc.
{% endstep %}
{% endstepper %}

{% hint style="info" %}
💡 **Alternative : partager en pièce jointe**

Si vous préférez envoyer le fichier directement sans lien, vous pouvez télécharger le document sur votre poste puis l'envoyer en pièce jointe par votre messagerie habituelle.
{% endhint %}

#### Accès du Destinataire

{% hint style="warning" %}
⚠️ **Selon la configuration de votre organisation**

Quand un destinataire reçoit un lien vers un document Efalia Doc :

* **Si accès sans authentification configuré** : Il peut consulter le document directement via le lien
* **Si authentification requise** : Il devra se connecter à Efalia Doc avec ses identifiants avant d'accéder au document

Vérifiez avec votre administrateur la politique d'accès en vigueur dans votre organisation.
{% endhint %}

***

### Éditer un Document avec OnlyOffice

Efalia Doc intègre **OnlyOffice**, un éditeur bureautique en ligne complet. Il vous permet d'éditer vos documents Office directement dans le navigateur, sans télécharger ni réimporter le fichier.

{% hint style="info" %}
🆕 **Fonctionnalité disponible**

L'édition en ligne des documents Office est disponible via OnlyOffice directement depuis la visionneuse Efalia Doc.
{% endhint %}

#### Formats Supportés

L'édition OnlyOffice est disponible pour les formats de la Suite Office :

* **Word** : DOC, DOCX
* **Excel** : XLS, XLSX
* **PowerPoint** : PPT, PPTX

{% hint style="warning" %}
⚠️ **Les PDF ne sont pas éditables via OnlyOffice**

Pour modifier un PDF, vous devez le télécharger, le modifier avec un logiciel adapté (Adobe Acrobat, LibreOffice, etc.) puis utiliser Remplacer un document pour mettre à jour la version dans Efalia Doc.
{% endhint %}

#### Éditer un Document

{% stepper %}
{% step %}

#### Étape 1 : Ouvrir le document

Depuis votre bannette ou votre dossier, **cliquez sur le nom du document** Office pour l'ouvrir dans la visionneuse.

<figure><img src="/files/2AHPGdftq9SdPnKLnPqB" alt="Capture d&#x27;un document Office ouvert dans la visionneuse avec le bouton &#x22;Modifier&#x22; visible"><figcaption><p>Capture d'un document Office ouvert dans la visionneuse avec le bouton "Modifier" visible</p></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}

#### Étape 2 : Cliquer sur "Modifier"

Dans la barre d'outils de la visionneuse, cliquez sur le bouton **"Modifier"**.

<figure><img src="/files/pE1WHvzoLlGB9Thi0gFL" alt="Capture en gros plan du bouton &#x22;Modifier&#x22; dans la barre d&#x27;outils de la visionneuse"><figcaption><p>Capture en gros plan du bouton "Modifier" dans la barre d'outils de la visionneuse</p></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}

#### Étape 3 : Éditer dans OnlyOffice

Une **fenêtre modale s'ouvre** avec l'éditeur OnlyOffice chargé. Vous disposez des **fonctionnalités bureautiques complètes** pour éditer votre document (mise en forme, tableaux, formules Excel, etc.).

<figure><img src="/files/PTpYGnUqDz1jf5LiKLh8" alt="Capture de la fenêtre modale OnlyOffice avec un document Word en cours d&#x27;édition et la barre d&#x27;outils complète"><figcaption><p>Capture de la fenêtre modale OnlyOffice avec un document Word en cours d'édition et la barre d'outils complète</p></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}

#### Étape 4 : Fermer l'éditeur

Une fois vos modifications terminées, **fermez la fenêtre modale** OnlyOffice.

**Résultat :** Les modifications sont **enregistrées automatiquement** lors de la fermeture de l'éditeur. Si le versioning est activé sur ce type de document, une nouvelle version est créée.
{% endstep %}
{% endstepper %}

#### Édition Collaborative

OnlyOffice supporte l'**édition simultanée** par plusieurs utilisateurs sur le même document.

{% hint style="warning" %}
⚠️ **Limite d'édition simultanée**

En mode sans licence OnlyOffice, un maximum de **20 personnes** peuvent éditer le même document simultanément.

Au-delà de cette limite, les utilisateurs supplémentaires peuvent ouvrir le document en lecture seule.
{% endhint %}

{% hint style="info" %}
💡 **Fonctionnement de la co-édition**

Lorsque plusieurs utilisateurs éditent le même document simultanément dans OnlyOffice :

* Les modifications de chacun sont visibles en temps réel
* Un indicateur de présence signale les autres éditeurs actifs
* Les modifications sont automatiquement synchronisées

**Connexion requise** : OnlyOffice nécessite une connexion internet active. L'édition hors ligne n'est pas possible.
{% endhint %}

#### Versioning et OnlyOffice

{% hint style="info" %}
📋 **Création automatique de versions**

Si le **versioning est activé** sur le type de document, chaque modification dans OnlyOffice qui entraîne un enregistrement crée automatiquement une **nouvelle version**. Les versions précédentes restent accessibles et peuvent être restaurées à tout moment.

Pour en savoir plus : Gérer les versions d'un document.
{% endhint %}

***

### Bonnes Pratiques

#### Partage

{% hint style="success" %}
**✅ À faire :**

* **Partager par lien** (email ou Teams) plutôt que de dupliquer ou envoyer en pièce jointe : le destinataire accède toujours à la version actuelle
* **Personnaliser le message** lors du partage pour contextualiser le document envoyé
* **Vérifier les droits** du destinataire avant de partager : s'il n'a pas les droits d'accès au document dans Efalia Doc, le lien ne fonctionnera pas
  {% endhint %}

{% hint style="danger" %}
**❌ À éviter :**

* Partager un lien Efalia Doc avec des personnes extérieures à l'organisation sans vérifier la politique d'accès
* Envoyer une pièce jointe téléchargée quand un lien suffit (risque de version obsolète chez le destinataire)
* Partager sans message de contexte (le destinataire ne sait pas pourquoi il reçoit le document)
  {% endhint %}

#### Édition OnlyOffice

{% hint style="success" %}
**✅ À faire :**

* **Utiliser OnlyOffice** pour les modifications légères à moyennes sur des documents Word/Excel/PowerPoint
* **Fermer proprement la fenêtre** modale après édition pour s'assurer de la sauvegarde
* **Vérifier le versioning** activé sur vos types de documents importants pour conserver l'historique de vos modifications
* Pour des modifications importantes : **télécharger, modifier localement, puis remplacer** si vous préférez votre suite bureautique habituelle
  {% endhint %}

{% hint style="danger" %}
**❌ À éviter :**

* Fermer l'onglet navigateur principal pendant l'édition OnlyOffice (risque de perte de modifications en cours)
* Tenter d'éditer des PDF via OnlyOffice (format non supporté)
* Laisser plus de 20 personnes tenter d'éditer simultanément (limite mode sans licence)
* Éditer sans connexion internet (OnlyOffice nécessite une connexion active)
  {% endhint %}

***

### Questions Fréquentes

<details>

<summary>Puis-je partager un document avec quelqu'un qui n'a pas de compte Efalia Doc ?</summary>

Cela dépend de la configuration mise en place par votre administrateur. Via le partage par email ou Teams, le destinataire reçoit un lien direct vers le document. Selon la politique de votre organisation :

* **Accès ouvert configuré** : Le destinataire peut consulter le document sans se connecter
* **Authentification requise** : Le destinataire doit disposer d'un compte Efalia Doc et se connecter pour accéder au document

Consultez votre administrateur Efalia Doc pour connaître la politique en vigueur.

</details>

<details>

<summary>Quelle est la différence entre partager un lien et envoyer le document en pièce jointe ?</summary>

**Partager un lien** (via Efalia Doc) : Le destinataire accède au document directement dans Efalia Doc. Il voit toujours la **version la plus récente**. Le document reste centralisé, traçable et soumis aux droits d'accès définis.

**Envoyer en pièce jointe** : Le destinataire reçoit une copie figée du document à l'instant de l'envoi. Si le document est mis à jour dans Efalia Doc après l'envoi, sa copie sera obsolète. Le document échappe à la traçabilité et au contrôle d'accès.

La bonne pratique est de **toujours privilégier le partage par lien**.

</details>

<details>

<summary>OnlyOffice fonctionne-t-il hors ligne ?</summary>

Non. OnlyOffice nécessite une **connexion internet active** pour fonctionner. Pour éditer un document hors ligne, vous devez le télécharger sur votre poste, le modifier avec votre suite bureautique habituelle (Microsoft Office, LibreOffice, etc.), puis utiliser "Remplacer un document" dans Efalia Doc pour mettre à jour la version en ligne.

</details>

<details>

<summary>Les modifications dans OnlyOffice sont-elles sauvegardées automatiquement ?</summary>

Oui. Les modifications sont enregistrées automatiquement lors de la fermeture de la fenêtre modale OnlyOffice. Il est recommandé de **fermer proprement la fenêtre** modale (plutôt que de fermer l'onglet navigateur) pour s'assurer que toutes les modifications sont bien prises en compte.

</details>

<details>

<summary>Est-ce que les modifications OnlyOffice créent une nouvelle version du document ?</summary>

Oui, si le **versioning est activé** sur le type de document concerné. Dans ce cas, chaque modification enregistrée dans OnlyOffice génère automatiquement une nouvelle version. Les versions précédentes restent accessibles et restaurables depuis le panneau "Informations du document".

Si le versioning n'est pas activé, la modification écrase simplement la version courante.

</details>

<details>

<summary>Combien de personnes peuvent éditer simultanément un même document avec OnlyOffice ?</summary>

En mode sans licence OnlyOffice, le maximum est de **20 personnes en édition simultanée**. Au-delà de cette limite, les utilisateurs supplémentaires peuvent uniquement consulter le document en lecture seule. Si votre organisation a souscrit une licence OnlyOffice dédiée, cette limite peut être différente — contactez votre administrateur.

</details>

<details>

<summary>Puis-je éditer un PDF avec OnlyOffice ?</summary>

Non. OnlyOffice dans Efalia Doc ne prend pas en charge l'édition des PDF. Pour modifier un PDF, vous devez :

1. Télécharger le PDF sur votre poste
2. Le modifier avec un logiciel adapté (Adobe Acrobat, LibreOffice, etc.)
3. Revenir dans Efalia Doc et utiliser **"Remplacer un document"** pour mettre à jour la version

</details>

<details>

<summary>Puis-je voir qui d'autre est en train d'éditer le document en même temps que moi ?</summary>

Oui. Lorsque plusieurs utilisateurs éditent simultanément un document dans OnlyOffice, des **indicateurs de présence** signalent les autres éditeurs actifs. Les modifications de chacun sont visibles en temps réel dans l'éditeur.

</details>

<details>

<summary>Que se passe-t-il si je ferme mon navigateur pendant une édition OnlyOffice ?</summary>

Les modifications non encore sauvegardées peuvent être perdues si vous fermez le navigateur brutalement. Il est important de **toujours fermer la fenêtre modale OnlyOffice proprement** (bouton de fermeture de la modale) avant de quitter. OnlyOffice effectue des sauvegardes automatiques régulières, mais fermer la fenêtre via son bouton dédié garantit une sauvegarde complète.

</details>

<details>

<summary>Comment savoir si un document est actuellement verrouillé par un autre utilisateur ?</summary>

À **VALIDER avec Erick** : La documentation interne mentionne une fonctionnalité de verrouillage/déverrouillage de document. Merci de confirmer comment identifier visuellement qu'un document est verrouillé et par qui.

</details>

<details>

<summary>Puis-je partager plusieurs documents à la fois par email ou Teams ?</summary>

La fonctionnalité de partage dans Efalia Doc s'applique à **un document à la fois**. Pour partager plusieurs documents, vous devez répéter l'opération pour chacun. Alternativement, vous pouvez télécharger les documents et les envoyer groupés en pièces jointes via votre messagerie habituelle.

</details>

***

### Limitations Connues

{% hint style="warning" %}
**Édition OnlyOffice - Connexion requise**

* Fonctionne uniquement en ligne (connexion internet nécessaire)
* Pas d'édition hors ligne possible via OnlyOffice
  {% endhint %}

{% hint style="warning" %}
**Édition OnlyOffice - Limite collaborative**

* Maximum **20 personnes** en édition simultanée (mode sans licence)
* Au-delà : accès en lecture seule pour les utilisateurs supplémentaires
  {% endhint %}

{% hint style="warning" %}
**Formats non supportés par OnlyOffice**

* Les **PDF** ne sont pas éditables via OnlyOffice
* Seuls les formats DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, PPTX sont pris en charge
  {% endhint %}

{% hint style="warning" %}
**Partage - Droits d'accès**

* Le destinataire d'un lien doit avoir les droits d'accès au document dans Efalia Doc pour pouvoir le consulter (selon configuration de votre organisation)
  {% endhint %}


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