> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://documentation.efalia.com/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://documentation.efalia.com/documentations/efalia-doc/annexes/glossaire.md). # Glossaire Ce glossaire rassemble les termes spécifiques à **Efalia Doc**. Chaque concept est défini avec son rôle dans l'application et, le cas échéant, un lien vers l'article de référence. *** ## A ### Armoire Espace de stockage **définitif** des documents dans Efalia Doc. Chaque armoire représente un domaine documentaire de l'organisation (ex. : Ressources Humaines, Gestion Financière, Marchés Publics). Une armoire contient un **plan de classement** qui structure les dossiers et les documents. Un utilisateur ne voit que les armoires auxquelles ses droits lui donnent accès. {% hint style="info" %} 💡 **Analogie physique :** une armoire à tiroirs dans laquelle vous rangez définitivement vos dossiers classés. {% endhint %} → Voir [Gérer les Armoires](/documentations/efalia-doc/administration/gerer-les-armoires.md) *** ## B ### Bannette Espace de stockage **temporaire** dans lequel transitent les documents avant d'être classés dans une armoire. La bannette est la zone d'entrée des documents dans Efalia Doc. Un document en bannette n'est pas encore "rangé" dans la GED : il attend d'être traité, indexé puis classé dans son emplacement définitif. {% hint style="info" %} 💡 **Analogie physique :** la corbeille "courrier entrant" posée sur un bureau. Les documents y arrivent, sont traités, puis rangés à leur place définitive. {% endhint %} → Voir [Gérer les Bannettes](/documentations/efalia-doc/administration/gerer-les-bannettes.md) *** ## C ### Catégorie (Intercalaire / Rubrique) Niveau d'organisation intermédiaire à l'intérieur d'un gabarit de dossier. Les catégories (aussi appelées **intercalaires** ou **rubriques**) permettent de regrouper les gabarits de documents par thématique. **Exemple :** dans un dossier "Salarié", la rubrique "02 – PAIE" regroupe les gabarits de documents liés à la paie (bulletins de salaire, soldes de tout compte…). → Voir [Gérer les Armoires — Créer une Catégorie](/documentations/efalia-doc/administration/gerer-les-armoires.md#creer-et-parametrer-une-categorie-intercalaire) ### Classement Opération qui consiste à déplacer un document depuis une **bannette** vers un **dossier d'armoire**. Le document quitte la bannette et rejoint son emplacement définitif dans la GED. Le classement implique de sélectionner un **gabarit de document** et de renseigner les **métadonnées** correspondantes. → Voir [Organiser ses Documents et Dossiers](/documentations/efalia-doc/utilisation/organiser-son-travail.md) ### Contrôle d'Accès Interface d'administration permettant de configurer les **habilitations** des rôles sur les armoires ou les bannettes. Le contrôle d'accès définit précisément ce que chaque rôle peut faire (consulter, ajouter, modifier, supprimer) sur chaque gabarit. → Voir [Gérer les Armoires — Habilitations](/documentations/efalia-doc/administration/gerer-les-armoires.md#gerer-les-habilitations-dune-armoire) · [Gérer les Bannettes](/documentations/efalia-doc/administration/gerer-les-bannettes.md) *** ## D ### Découpe PDF Fonctionnalité permettant de diviser un fichier PDF multi-pages en **plusieurs documents distincts**. Utile pour traiter les scans en masse où plusieurs documents ont été numérisés en un seul fichier. → Voir [Importer et Créer des Documents](/documentations/efalia-doc/utilisation/importer-et-creer-des-documents.md) ### Dossier Unité de classement qui regroupe l'ensemble des documents relatifs à une même entité (une personne, un projet, un contrat, un fournisseur…). Un dossier est identifiable grâce aux **métadonnées** qui lui sont associées. Un dossier est toujours basé sur un **gabarit de dossier** qui définit sa structure et ses métadonnées. {% hint style="warning" %} ⚠️ **Limite technique :** un dossier peut contenir au maximum **1 000 documents**. Au-delà, le dossier devient inaccessible. La limite recommandée pour des performances optimales est de **100 documents**. {% endhint %} ### Droits Permissions attribuées à un **rôle** sur les gabarits d'une armoire ou sur les bannettes. Les droits disponibles sont : **Consulter**, **Ajouter**, **Modifier**, **Supprimer**. Les droits sont **cumulatifs** : si un utilisateur appartient à plusieurs rôles, il bénéficie de l'union de tous leurs droits. → Voir [Utilisateurs et Rôles](/documentations/efalia-doc/administration/utilisateurs-et-roles.md) *** ## F ### Favoris Raccourcis personnels permettant d'accéder rapidement aux documents et dossiers les plus consultés. Chaque utilisateur peut ajouter jusqu'à **6 documents** et **6 dossiers** en favoris. ### Filtre d'Accès Restriction dynamique appliquée à un rôle qui limite la visibilité des dossiers selon la valeur de certaines **métadonnées**. Un utilisateur avec un filtre d'accès ne voit, lors de ses recherches, que les dossiers correspondant aux critères du filtre. **Exemple :** un utilisateur RH ne voit que les dossiers salariés de son propre service. → Voir [Filtres d'Accès](/documentations/efalia-doc/administration/filtres-dacces.md) *** ## G ### Gabarit Modèle configurable par l'administrateur qui définit la structure et les **métadonnées** d'un type de dossier ou de document. Il y a deux types de gabarits : * **Gabarit de dossier** : définit les métadonnées d'une entité (ex. : un salarié avec nom, prénom, matricule) * **Gabarit de document** : définit les métadonnées d'un fichier (ex. : une facture avec numéro, date, montant) Les gabarits assurent l'homogénéité de la saisie et facilitent la recherche dans toute la GED. {% hint style="info" %} 💡 Les gabarits sont parfois désignés sous le terme **"types de documents"** ou **"types de dossiers"** dans l'interface. {% endhint %} → Voir [Gérer les Armoires — Gabarits](/documentations/efalia-doc/administration/gerer-les-armoires.md) ### GED **G**estion **É**lectronique de **D**ocuments. Désigne l'ensemble des processus et outils permettant de numériser, stocker, organiser, retrouver et partager des documents de façon électronique. Efalia Doc est la solution GED d'Efalia. *** ## H ### Habilitation Droit accordé à un **rôle** sur un gabarit de dossier, un gabarit de document ou une bannette. Les habilitations se configurent dans l'onglet **Contrôle d'accès** des armoires et des bannettes. → Voir [Gérer les Armoires — Habilitations](/documentations/efalia-doc/administration/gerer-les-armoires.md#gerer-les-habilitations-dune-armoire) *** ## I ### ID Externe Identifiant métier configurable sur les armoires, gabarits de dossiers, gabarits de documents et métadonnées. Il permet de manipuler ces éléments via un identifiant propre à l'organisation, en complément de l'UUID généré automatiquement par Efalia Doc. Utile pour les intégrations avec des outils tiers. ### Indexation Opération consistant à associer des **métadonnées** à un document lors de son classement. L'indexation rend le document retrouvable via la recherche. *** ## J ### Journal d'Activité Historique des opérations effectuées dans Efalia Doc (classement, modification, suppression, connexion…). Le journal permet à l'administrateur de suivre et d'auditer les actions des utilisateurs. → Voir [Journaux et Monitoring](/documentations/efalia-doc/administration/journaux-et-monitoring.md) *** ## L ### LDAP **L**ightweight **D**irectory **A**ccess **P**rotocol. Protocole standard permettant de synchroniser les comptes utilisateurs d'Efalia Doc avec un annuaire d'entreprise (Active Directory, OpenLDAP…). Évite la création manuelle des comptes et centralise la gestion des identités. → Voir [LDAP / SSO](/documentations/efalia-doc/administration/ldap-sso.md) ### Lien Inter-Gabarits Fonctionnalité permettant de **lier des gabarits de dossiers entre eux** pour qu'un utilisateur puisse visualiser en un seul affichage le contenu de plusieurs dossiers liés. **Exemple :** un dossier "Salarié" lié à un dossier "Contrat" — en ouvrant le dossier "Salarié", on voit directement les dossiers "Contrat" associés. {% hint style="warning" %} ⚠️ Un lien configuré de A vers B ne crée pas automatiquement le lien de B vers A (lien unidirectionnel par défaut). {% endhint %} → Voir [Gérer les Armoires — Liens Inter-Gabarits](/documentations/efalia-doc/administration/gerer-les-armoires.md#creer-des-liens-inter-gabarits-de-dossiers) *** ## M ### Menu Administration Interface réservée aux administrateurs, accessible depuis la barre de navigation principale. Regroupe tous les outils de configuration : armoires, bannettes, utilisateurs, rôles, options générales. ### Menu Contextuel Menu qui apparaît au clic sur l'icône **…** (trois points) d'un document ou d'un dossier. Il donne accès à toutes les actions disponibles sur l'élément : télécharger, classer, partager, supprimer, etc. ### Métadonnée Information descriptive associée à un document ou un dossier. Les métadonnées permettent d'indexer et de retrouver les documents via la recherche. **Exemples :** Numéro de facture, Date, Fournisseur, Montant TTC. **Types disponibles :** Texte, Paragraphe, Numérique, Date, Booléen (Oui/Non), Liste de valeurs. ### MGLogin Solution d'authentification centralisée de la suite Efalia. Permet de synchroniser les comptes utilisateurs via un mécanisme de Single Sign-On (SSO) propre à l'écosystème Efalia. → Voir [LDAP / SSO](/documentations/efalia-doc/administration/ldap-sso.md) *** ## N ### Nommage Dynamique Règle de construction **automatique** du nom d'un dossier ou d'un document à partir de ses métadonnées. Le nom est généré lors du classement selon la règle configurée par l'administrateur dans le gabarit. **Exemple :** un gabarit "Facture" avec la règle `Facture – [Numéro] – [Fournisseur]` génère automatiquement des noms comme "Facture – 2024-0042 – Acme Corp". → Voir [Gérer les Armoires — Nommage Dynamique](/documentations/efalia-doc/administration/gerer-les-armoires.md) *** ## O ### OCR **O**ptical **C**haracter **R**ecognition (Reconnaissance Optique de Caractères). Traitement automatique qui extrait le texte d'un **PDF image** (document scanné) pour le rendre recherchable. * Instantané pour les fichiers **< 5 Mo** * Différé à la nuit suivante pour les fichiers **≥ 5 Mo** {% hint style="warning" %} ⚠️ L'OCR est utile uniquement pour les **PDF image** (scannés). Il n'a aucun effet sur les PDF nativement textuels ni sur les fichiers Office. {% endhint %} ### OnlyOffice Suite bureautique intégrée dans Efalia Doc permettant d'éditer des fichiers Word, Excel et PowerPoint **directement dans le navigateur**, sans quitter l'application. {% hint style="warning" %} ⚠️ **Limite :** maximum **20 personnes** en édition simultanée sur un même document (mode sans licence OnlyOffice). OnlyOffice nécessite une connexion internet active. {% endhint %} → Voir [Consulter et Traiter les Documents — Éditer avec OnlyOffice](/documentations/efalia-doc/utilisation/consulter-et-traiter-les-documents.md#editer-un-document-avec-onlyoffice) *** ## P ### Partage (Lien de partage) Fonctionnalité permettant d'envoyer l'URL permanente d'un document à un collègue, par **email** ou via **Microsoft Teams**. Le destinataire accède directement au document dans Efalia Doc sans avoir à le télécharger. → Voir [Collaborer sur les Documents](/documentations/efalia-doc/utilisation/collaborer-autour-des-dossiers-documents.md) ### Plan de Classement Structure complète de rangement d'une armoire. Le plan de classement définit la hiérarchie : gabarits de dossiers → catégories (rubriques) → gabarits de documents. Il détermine "où" et "comment" chaque type de document doit être rangé dans la GED. → Voir [Gérer les Armoires — Plan de Classement](/documentations/efalia-doc/administration/gerer-les-armoires.md#plan-de-classement) ### Préclassement Étape intermédiaire avant le classement définitif. Le document **reste en bannette** mais est associé à l'avance à un gabarit et à ses métadonnées (signalé par un point bleu). Il sera classé dans l'armoire ultérieurement. {% hint style="info" %} 💡 **Différence clé :** * **Préclasser** → le document reste en bannette, tagué pour classement futur * **Classer** → le document quitte immédiatement la bannette et rejoint l'armoire {% endhint %} → Voir [Organiser ses Documents et Dossiers](/documentations/efalia-doc/utilisation/organiser-son-travail.md) ### Processus (Circuit de Validation) Workflow automatisé créé dans **Efalia Process** et associé à un gabarit de document dans Efalia Doc. Permet de soumettre un document à un circuit de validation (approbation, signature, révision…) lors de son classement. → Voir [Associer des Processus Efalia Process](/documentations/efalia-doc/administration/associer-processus-efalia-process.md) *** ## R ### Recherche Avancée Mode de recherche permettant d'effectuer des requêtes **multi-critères** sur les métadonnées des dossiers et documents d'une armoire spécifique. Offre une granularité fine pour retrouver des documents selon des critères précis. → Voir [Rechercher des Documents et Dossiers](/documentations/efalia-doc/utilisation/rechercher-des-documents-dossiers.md) ### Recherche Rapide Mode de recherche accessible depuis la **barre supérieure** de l'application, disponible en permanence quelle que soit la page consultée. Permet de retrouver rapidement un document ou un dossier depuis n'importe où dans Efalia Doc. → Voir [Rechercher des Documents et Dossiers](/documentations/efalia-doc/utilisation/rechercher-des-documents-dossiers.md) ### Rôle Groupe logique d'utilisateurs auquel sont attribués des **droits** sur les armoires, bannettes et gabarits. Les rôles permettent de gérer les permissions de façon centralisée : modifier un rôle impacte tous les utilisateurs qui lui sont rattachés. → Voir [Utilisateurs et Rôles](/documentations/efalia-doc/administration/utilisateurs-et-roles.md) ### Rubrique Synonyme de **Catégorie** ou **Intercalaire**. Sous-organisation à l'intérieur d'un gabarit de dossier, permettant de regrouper les gabarits de documents par thématique. *** ## S ### SSO **S**ingle **S**ign-**O**n (Authentification Unique). Mécanisme permettant à un utilisateur de se connecter une seule fois pour accéder à plusieurs applications sans ressaisir ses identifiants. Efalia Doc supporte le SSO via **LDAP** (Active Directory) et **MGLogin**. → Voir [LDAP / SSO](/documentations/efalia-doc/administration/ldap-sso.md) ### Suppression Intermédiaire Mode de suppression avec un délai de grâce pendant lequel les documents supprimés sont **grisés mais récupérables**. Passé ce délai, les documents sont définitivement supprimés. {% hint style="info" %} 💡 Ce délai est configurable par l'administrateur. Lorsque le délai est à 0, la suppression est immédiate et irréversible. {% endhint %} *** ## T ### Type de Document Synonyme de **Gabarit de Document**. Désigne le modèle qui définit la structure et les métadonnées d'un document dans le plan de classement d'une armoire. ### Type de Dossier Synonyme de **Gabarit de Dossier**. Désigne le modèle qui définit la structure et les métadonnées d'un dossier dans le plan de classement d'une armoire. *** ## U ### UUID Identifiant unique généré automatiquement par Efalia Doc pour chaque élément (armoire, gabarit, document, dossier…). Complété le cas échéant par un **ID Externe** configurable pour les intégrations. ### Utilisateur Compte permettant à une personne de se connecter à Efalia Doc. Chaque utilisateur est rattaché à un ou plusieurs **rôles** qui définissent ses droits dans l'application. {% hint style="warning" %} ⚠️ **Limites techniques :** maximum **5 000 utilisateurs** par instance · maximum **1 000 utilisateurs** affichés dans l'interface d'administration. {% endhint %} → Voir [Utilisateurs et Rôles](/documentations/efalia-doc/administration/utilisateurs-et-roles.md) *** ## V ### Version (Versioning) Historique des modifications d'un document. Lorsque le versioning est activé sur un gabarit de document, chaque remplacement de fichier crée une nouvelle version tout en conservant les précédentes. Il est possible de restaurer une version antérieure. {% hint style="warning" %} ⚠️ Le versioning **ne s'active pas automatiquement**. Il doit être activé par l'administrateur sur chaque gabarit de document. Sans versioning, remplacer un fichier écrase définitivement la version précédente. {% endhint %} ### Visionneuse Interface intégrée dans Efalia Doc permettant de consulter des documents **directement dans le navigateur**, sans téléchargement ni logiciel tiers. Supporte les PDF nativement ; les documents Office sont affichés en aperçu simplifié. {% hint style="warning" %} ⚠️ **Limite :** la prévisualisation est limitée à **10 Mo maximum**. Au-delà, téléchargez le document pour le consulter localement. {% endhint %} → Voir [Consulter et Traiter les Documents](/documentations/efalia-doc/utilisation/consulter-et-traiter-les-documents.md) *** ## Pour Aller Plus Loin * [Concepts Clés](/documentations/efalia-doc/vue-densemble/concepts-cles.md) — Introduction aux notions fondamentales d'Efalia Doc * [Visite Guidée de l'Interface](/documentations/efalia-doc/quickstart/visite-guidee-de-linterface.md) — Découvrir l'interface pas à pas * [FAQ](/documentations/efalia-doc/annexes/faq.md) — Questions fréquentes sur Efalia Doc --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter, and the optional `goal` query parameter: ``` GET https://documentation.efalia.com/documentations/efalia-doc/annexes/glossaire.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is optional and describes the broader end goal you are ultimately trying to accomplish on behalf of the user. GitBook uses it to tailor the answer towards what is most useful for that goal. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. 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