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# Journaux et Monitoring
### Présentation des Journaux
Efalia Doc propose deux journaux complémentaires, accessibles depuis le **Menu Administration > Journaux** :
{% columns %}
{% column %}
**Journal Fonctionnel**
Historique de toutes les **actions manuelles** réalisées par les utilisateurs et administrateurs : création, modification, classement, suppression, connexion, etc.
**Utilisé pour :** audit, conformité, résolution de litiges, traçabilité réglementaire.
{% endcolumn %}
{% column %}
**Journal des Tâches**
Historique de toutes les **tâches automatiques** réalisées par le système sans intervention humaine : OCR, indexation, suppressions automatiques, synchronisation LDAP, etc.
**Utilisé pour :** surveillance technique, diagnostic d'erreurs, monitoring des traitements batch.
{% endcolumn %}
{% endcolumns %}
#### Accéder aux Journaux
{% stepper %}
{% step %}
**Ouvrir le Menu Administration**
Cliquez sur le **Menu Administration** depuis la barre de navigation d'Efalia Doc. Vous devez disposer des droits administrateur.
{% endstep %}
{% step %}
**Cliquer sur « Journaux »**
Sélectionnez l'item **« Journaux »** dans le menu.
{% endstep %}
{% step %}
**Choisir l'onglet souhaité**
L'interface s'ouvre avec deux onglets : **Journal fonctionnel** et **Journal des tâches**. Sélectionnez celui qui correspond à votre besoin.
{% endstep %}
{% endstepper %}
***
### Journal Fonctionnel
Le Journal fonctionnel enregistre l'ensemble des **actions manuelles** réalisées dans Efalia Doc.
#### Filtres Disponibles
Vous pouvez filtrer les entrées du journal selon trois critères :
| Filtre | Description |
| -------------------- | ------------------------------------------- |
| **Auteur** | Compte utilisateur qui a réalisé l'action |
| **Message** | Type d'action, document ou dossier concerné |
| **Date de création** | Date et heure de réalisation de l'action |
Capture du Journal fonctionnel avec les filtres Auteur, Message et Date visibles
#### Utiliser le Journal Fonctionnel
{% tabs %}
{% tab title="Suivre les actions d" %}
{% stepper %}
{% step %}
**Filtrer par Auteur**
Dans le filtre **Auteur**, saisissez le nom du compte utilisateur dont vous souhaitez voir les actions.
{% endstep %}
{% step %}
**Affiner par période**
Ajoutez un filtre sur la **Date de création** pour limiter la recherche à une plage de dates.
{% endstep %}
{% step %}
**Analyser les résultats**
La liste affiche chronologiquement toutes les actions de l'utilisateur. Pour chaque entrée, vous voyez : la date, l'auteur, le type d'action, et l'identifiant du document ou dossier concerné.
{% endstep %}
{% endstepper %}
{% endtab %}
{% tab title="Retrouver l" %}
{% stepper %}
{% step %}
**Récupérer l'identifiant du document**
Dans Efalia Doc, sélectionnez le document dans son dossier. L'**identifiant unique** du document est visible dans l'**URL du navigateur**.
{% hint style="warning" %}
⚠️ Les dossiers et documents sont référencés dans les journaux par leur **identifiant alphanumérique** (ex : `a3f7c2b9-...`), et non par leur nom. Vous devez récupérer cet ID depuis l'URL avant de chercher dans le journal.
{% endhint %}
{% endstep %}
{% step %}
**Filtrer par Message**
Dans le filtre **Message**, collez l'identifiant du document ou dossier.
{% endstep %}
{% step %}
**Consulter l'historique complet**
Vous voyez toutes les actions réalisées sur ce document : qui a fait quoi et quand.
{% endstep %}
{% endstepper %}
{% endtab %}
{% tab title="Audit sur une période" %}
{% stepper %}
{% step %}
**Définir la plage de dates**
Utilisez les filtres de **Date de création** pour définir la période d'audit (ex : le mois écoulé, une semaine spécifique).
{% endstep %}
{% step %}
**Consulter l'ensemble des actions**
Sans autre filtre, vous voyez toutes les actions de tous les utilisateurs sur la période.
{% endstep %}
{% step %}
**Affiner si nécessaire**
Ajoutez le filtre **Auteur** ou **Message** pour restreindre les résultats à un périmètre plus précis.
{% endstep %}
{% endstepper %}
{% endtab %}
{% endtabs %}
***
### Journal des Tâches
Le Journal des tâches enregistre l'ensemble des **traitements automatiques** du système : OCR, indexation des documents, suppressions différées, synchronisations LDAP, etc.
#### Filtres Disponibles
| Filtre | Description |
| -------------------- | ------------------------------------------------------- |
| **Nom** | Type de tâche ou identifiant du document/dossier traité |
| **Créé le** | Date de début de la tâche |
| **Terminé le** | Date de fin de la tâche |
| **En erreur le** | Date de l'éventuelle erreur rencontrée |
| **Statut** | État de la tâche (succès, erreur, en cours…) |
| **Message d'erreur** | Message renvoyé lors d'une erreur d'exécution |
Capture du Journal des tâches avec tous les filtres visibles
#### Utiliser le Journal des Tâches
{% tabs %}
{% tab title="Diagnostiquer une erreur" %}
{% stepper %}
{% step %}
**Filtrer par Statut « Erreur »**
Dans le filtre **Statut**, sélectionnez **Erreur** pour n'afficher que les tâches qui ont échoué.
{% endstep %}
{% step %}
**Affiner par période**
Ajoutez un filtre sur **En erreur le** ou **Créé le** pour limiter les résultats à la période concernée.
{% endstep %}
{% step %}
**Consulter le Message d'erreur**
Cliquez sur une entrée en erreur pour afficher le **Message d'erreur** détaillé. Cette information est précieuse pour le diagnostic et à transmettre au support Efalia si nécessaire.
{% endstep %}
{% endstepper %}
{% endtab %}
{% tab title="Vérifier une tâche OCR" %}
{% stepper %}
{% step %}
**Filtrer par Nom avec « ocr »**
Dans le filtre **Nom**, saisissez `ocr` pour filtrer les tâches d'OCR.
{% endstep %}
{% step %}
**Vérifier le statut**
Consultez le statut des tâches OCR : succès indique que les documents ont bien été traités pour l'indexation plein texte.
{% endstep %}
{% step %}
**En cas d'erreur**
Si des tâches OCR sont en erreur, l'identifiant du document concerné est visible dans le Nom. Récupérez cet ID pour identifier le document problématique dans Efalia Doc.
{% endstep %}
{% endstepper %}
{% endtab %}
{% tab title="Contrôler les synchronisations LDAP" %}
{% stepper %}
{% step %}
**Chercher dans le Journal fonctionnel**
Les synchronisations LDAP apparaissent dans le **Journal fonctionnel** (et non dans le Journal des tâches). Filtrez par **Message** avec le terme `LDAP` ou `synchronisation`.
{% endstep %}
{% step %}
**Vérifier les résultats**
L'entrée de journal affiche le nombre de nouveaux utilisateurs importés et d'utilisateurs supprimés/désactivés lors de chaque synchronisation.
{% endstep %}
{% endstepper %}
{% endtab %}
{% endtabs %}
***
### Bonnes Pratiques
#### Audit et Conformité
{% hint style="success" %}
**✅ À faire :**
* Consulter régulièrement le Journal fonctionnel pour les actions sensibles (suppressions, modifications de droits)
* Conserver les exports de journaux pour les périodes réglementaires (durée selon votre secteur)
* Utiliser l'identifiant URL pour cibler précisément un document ou dossier dans le journal
* Vérifier le Journal des tâches après tout incident ou comportement inattendu
{% endhint %}
{% hint style="danger" %}
**❌ À éviter :**
* Chercher par nom de document dans le journal (utilisez l'ID technique depuis l'URL)
* Ignorer les tâches en erreur répétées (symptôme d'un problème technique sous-jacent)
{% endhint %}
#### Résolution d'Incidents
{% hint style="success" %}
**✅ À faire :**
* Lors d'un ticket support, toujours inclure : la date/heure de l'incident, l'auteur, l'ID du document concerné, et le message d'erreur du journal
* Vérifier d'abord le Journal des tâches avant le Journal fonctionnel pour les problèmes de traitement automatique
* Croiser les deux journaux pour reconstituer une chronologie d'incident complète
{% endhint %}
***
### Questions Fréquentes
Les journaux sont-ils conservés indéfiniment ?
La durée de conservation des journaux dépend de la configuration de votre instance. Par défaut, les journaux peuvent s'accumuler indéfiniment, mais une politique de purge peut être configurée. Consultez votre référent technique Efalia pour connaître la rétention de votre instance.
Pourquoi les documents sont-ils référencés par un ID alphanumérique et non par leur nom ?
Les identifiants techniques garantissent l'unicité et la traçabilité même si un document est renommé. Le nom d'un document peut changer, mais son ID reste permanent. Pour faire le lien, sélectionnez le document dans Efalia Doc et copiez son ID depuis l'URL du navigateur.
Peut-on exporter les journaux ?
L'export direct des journaux n'est pas disponible dans l'interface (à valider avec Efalia selon votre version). En alternative, les données sont accessibles via l'API d'Efalia Doc pour une extraction personnalisée.
**À VALIDER** : disponibilité de la fonctionnalité d'export CSV du journal dans votre version.
Quelles actions sont tracées dans le Journal fonctionnel ?
Le Journal fonctionnel trace toutes les actions manuelles : connexion/déconnexion, création de dossier/document, modification de métadonnées, classement, déplacement, suppression, lancement de processus, synchronisation LDAP, et toutes les actions d'administration.
Comment savoir qui a supprimé un document ?
Récupérez l'identifiant du document depuis l'URL (si vous pouvez encore le retrouver), puis filtrez le Journal fonctionnel par Message avec cet identifiant et le terme « suppression ». L'auteur de l'action apparaît dans la colonne Auteur.
Les erreurs OCR sont-elles graves ?
Pas nécessairement. Certains formats de fichiers peuvent ne pas être compatibles avec l'OCR. En revanche, des erreurs OCR répétées sur des PDFs classiques peuvent signaler un problème de configuration ou de performance. Signalez les erreurs récurrentes au support Efalia avec le message d'erreur du journal.
Le Journal des tâches affiche-t-il les suppressions automatiques différées ?
Oui. Les suppressions automatiques à expiration du délai intermédiaire apparaissent dans le Journal des tâches. En cas d'échec (document verrouillé, problème serveur), une entrée en erreur est créée avec le message explicatif.
***
### Limitations Connues
{% hint style="warning" %}
**Identifiants techniques**
* Les journaux référencent les documents et dossiers par leur **identifiant technique alphanumérique**, pas par leur nom. L'identification depuis l'URL du navigateur est indispensable pour les retrouver.
{% endhint %}
{% hint style="warning" %}
**Pas de recherche par nom**
* Il n'est pas possible de rechercher directement par nom de document ou de dossier dans les journaux. Passez systématiquement par l'identifiant technique.
{% endhint %}
---
# Agent Instructions
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## Querying This Documentation
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```
GET https://documentation.efalia.com/documentations/efalia-doc/administration/journaux-et-monitoring.md?ask=&goal=
```
`ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language.
`goal` is optional and describes the broader end goal you are ultimately trying to accomplish on behalf of the user. GitBook uses it to tailor the answer towards what is most useful for that goal.
The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.
Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.