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# Gérer les Bannettes

### Qu'est-ce qu'une Bannette ?

Les bannettes sont des **espaces de stockage temporaires** dans lesquels les fichiers transitent en attendant d'être classés dans les armoires de la GED.

Pensez à une bannette comme un bac « Courrier à traiter » posé sur un bureau : les documents y arrivent, sont consultés et préparés, puis transférés vers leur emplacement définitif dans une armoire.

***

### Accéder à l'Administration des Bannettes

L'administration des bannettes s'effectue depuis le **Menu Administration**, en cliquant sur l'item **« Bannettes »**.

La fenêtre de gestion des bannettes s'affiche. Elle se décompose en deux onglets :

* **Onglet « Liste des bannettes »** — création des bannettes et activation des fonctionnalités sur leurs documents
* **Onglet « Contrôle d'accès »** — gestion des habilitations des rôles sur les bannettes et leur contenu

<figure><img src="/files/rLmMpWKGLSwYVVShgKpI" alt="Capture de la fenêtre principale avec les deux onglets visibles" width="375"><figcaption><p>Capture de la fenêtre principale avec les deux onglets visibles</p></figcaption></figure>

***

### Créer une Bannette

{% stepper %}
{% step %}
**Ouvrir l'onglet "Liste des bannettes"**

Dans la fenêtre d'administration des bannettes, assurez-vous d'être sur l'onglet **« Liste des bannettes »**.
{% endstep %}

{% step %}
**Cliquer sur le bouton d'ajout**

Cliquez sur le **bouton d'ajout** (+) pour ouvrir le formulaire de création.
{% endstep %}

{% step %}
**Saisir le nom de la bannette**

Une fenêtre apparaît. Saisissez le **nom** de la nouvelle bannette.

<figure><img src="/files/9l3AZDAPuttNLvhv3SV2" alt="Capture de la fenêtre de création avec le champ nom" width="563"><figcaption><p>Capture de la fenêtre de création avec le champ nom</p></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}
**Valider**

Cliquez sur le **bouton de validation**. La nouvelle bannette apparaît immédiatement dans la liste.
{% endstep %}
{% endstepper %}

{% hint style="success" %}
✅ La bannette est créée. Vous pouvez maintenant la sélectionner dans la liste pour accéder à ses paramètres.
{% endhint %}

***

### Paramétrer une Bannette

Sélectionnez une bannette dans la liste de l'onglet **« Liste des bannettes »** pour afficher son panneau de paramétrage à droite.

#### Propriétés générales

<figure><img src="/files/oZafSbZWqGfFId71c5tU" alt="Capture du panneau de paramétrage d&#x27;une bannette sélectionnée"><figcaption><p>Capture du panneau de paramétrage d'une bannette sélectionnée</p></figcaption></figure>

| Champ                                                         | Description                                                                                                                                                                                     |
| ------------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Nom**                                                       | Nom de la bannette affiché aux utilisateurs dans Efalia Doc                                                                                                                                     |
| **Activer la recherche sur le contenu des documents ajoutés** | Si cette option est activée, les documents PDF image subissent un traitement OCR pour en extraire le texte. Cela permet aux utilisateurs de faire des recherches dans le contenu des documents. |

{% hint style="info" %}
💡 **Fonctionnement de l'OCR**

Le traitement OCR est **instantané** pour les fichiers de taille inférieure à **5 Mo**. Pour les fichiers plus volumineux, le traitement est différé à la nuit suivant leur arrivée dans la bannette.

Cette fonctionnalité doit être utilisée de manière raisonnable, car elle consomme des ressources et de l'espace sur le serveur GED.
{% endhint %}

{% hint style="warning" %}
⚠️ **Quand activer l'OCR ?**

L'OCR est utile uniquement pour les **PDF image** (documents scannés). Il ne produit aucun effet sur les PDF nativement textuels (générés par ordinateur) ni sur les fichiers Office (Word, Excel…), qui contiennent déjà leur texte.
{% endhint %}

#### Renommer une Bannette

Pour renommer une bannette, sélectionnez-la dans la liste, modifiez le champ **Nom** dans le panneau de paramétrage, puis enregistrez.

***

### Gérer les Habilitations sur les Bannettes

Les habilitations définissent ce que chaque rôle peut faire sur chaque bannette. Elles se configurent dans l'onglet **« Contrôle d'accès »**.

{% stepper %}
{% step %}
**Ouvrir l'onglet "Contrôle d'accès"**

Cliquez sur l'onglet **« Contrôle d'accès »** dans la fenêtre de gestion des bannettes.

La liste de tous les rôles définis dans la section **« Utilisateurs »** de l'administration s'affiche.

<figure><img src="/files/XfUW3a4crthDcsKToYU0" alt="Capture de l&#x27;onglet Contrôle d&#x27;accès avec la liste des rôles" width="563"><figcaption><p>Capture de l'onglet Contrôle d'accès avec la liste des rôles</p></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}
**Sélectionner un rôle**

Cliquez sur le **rôle** pour lequel vous souhaitez définir les habilitations sur les bannettes.
{% endstep %}

{% step %}
**Configurer les droits**

Un tableau à double entrée s'affiche : les bannettes en lignes, les niveaux de droits en colonnes.

Cochez les cases souhaitées pour octroyer les droits à ce rôle sur chaque bannette.

<figure><img src="/files/UQOdQKxrmsMAoZUOFcSo" alt="Capture du tableau à double entrée avec les bannettes en lignes et les droits en colonnes" width="563"><figcaption><p>Capture du tableau à double entrée avec les bannettes en lignes et les droits en colonnes</p></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}
**Enregistrer**

Cliquez sur le **bouton d'enregistrement**. Si vous souhaitez appliquer immédiatement les nouveaux droits, rafraîchissez la page du navigateur.
{% endstep %}
{% endstepper %}

#### Détail des droits disponibles

| Droit                                | Description                                                                                                                                                                                                                     |
| ------------------------------------ | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Aucun droit** (aucune case cochée) | Les utilisateurs du rôle ne voient pas la bannette. Pour eux, elle n'existe pas.                                                                                                                                                |
| **Consulter**                        | Les utilisateurs voient la bannette et peuvent consulter ses documents. Ce droit inclut également la possibilité de télécharger les documents, d'envoyer un lien par mail et de transférer un document vers une autre bannette. |
| **Ajouter**                          | Les utilisateurs peuvent ajouter des documents dans la bannette (import, numérisation, transfert depuis une autre bannette, versement depuis un outil tiers…)                                                                   |
| **Modifier**                         | Les utilisateurs peuvent modifier les documents dans la visionneuse en mode écriture, renommer un document et en remplacer un par un autre.                                                                                     |
| **Supprimer**                        | Les utilisateurs peuvent supprimer des documents de la bannette. La suppression est **définitive** (pas de corbeille).                                                                                                          |

{% hint style="info" %}
💡 **Droits cumulatifs**

Les droits des rôles sont cumulatifs pour un utilisateur donné. Si un utilisateur appartient à deux rôles, il suffit qu'un seul de ces rôles possède le droit « Supprimer » pour que l'utilisateur bénéficie de ce droit sur la bannette.
{% endhint %}

***

### Supprimer une Bannette

{% hint style="danger" %}
⚠️ **Condition préalable obligatoire**

La suppression d'une bannette est **impossible si elle contient encore des documents**. Vous devez impérativement la vider de son contenu avant de procéder.
{% endhint %}

{% stepper %}
{% step %}
**Vider la bannette**

Avant de supprimer, assurez-vous que tous les documents ont été classés ou supprimés. La bannette doit être vide.
{% endstep %}

{% step %}
**Cliquer sur le bouton de suppression**

Dans l'onglet **« Liste des bannettes »**, cliquez sur le **bouton de suppression** (icône corbeille) à côté du nom de la bannette à supprimer.

<figure><img src="/files/3PtwOEUeiYmyeNCXlpWX" alt="Capture avec le bouton de suppression visible à côté du nom de la bannette" width="375"><figcaption><p>Capture avec le bouton de suppression visible à côté du nom de la bannette</p></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}
**Confirmer la suppression**

Une fenêtre de confirmation s'affiche pour éviter une suppression accidentelle. Cliquez sur le **bouton de validation** pour confirmer.
{% endstep %}
{% endstepper %}

***

### Bonnes Pratiques

#### Nommage et organisation

{% hint style="success" %}
**✅ À faire :**

* Choisir un **nom explicite** qui reflète l'usage (ex : "Courrier Entrant RH", "Factures à Traiter Compta")
* Créer **une bannette par usage précis** — ne pas mélanger des flux différents dans une même bannette
* Vider régulièrement les bannettes pour éviter l'accumulation de documents non traités
  {% endhint %}

{% hint style="danger" %}
**❌ À éviter :**

* Les noms génériques ("Bannette 1", "Temp", "Divers")
* Laisser des bannettes se remplir indéfiniment sans traitement
* Créer trop de bannettes — privilégiez une navigation simple pour vos utilisateurs
  {% endhint %}

#### OCR

{% hint style="success" %}
**✅ Activer l'OCR si :**

* La bannette reçoit des **documents scannés** (PDF image)
* Vous avez besoin de **recherche dans le contenu** des documents
  {% endhint %}

{% hint style="danger" %}
**❌ Ne pas activer l'OCR si :**

* Les documents sont déjà nativement numériques (PDF texte, Word, Excel…)
* La bannette est un simple espace de transit sans besoin de recherche full-text
* Les volumes sont importants et les ressources serveur limitées
  {% endhint %}

#### Workflow recommandé

```
1. RÉCEPTION   → Le document arrive dans la bannette
2. CONSULTATION → L'utilisateur ouvre et identifie le document
3. PRÉPARATION → Les métadonnées sont saisies (préclassement)
4. CLASSEMENT  → Le document est transféré dans son dossier définitif
5. BANNETTE VIDE → Prête à recevoir de nouveaux documents
```

***

### Questions Fréquentes

<details>

<summary>Combien de bannettes puis-je créer ?</summary>

Il n'y a pas de limitation documentée sur le nombre de bannettes. Privilégiez toutefois un nombre raisonnable pour conserver une navigation claire pour vos utilisateurs.

</details>

<details>

<summary>Puis-je déplacer des documents d'une bannette à une autre ?</summary>

Oui. Les utilisateurs disposant du droit **Consulter** sur la bannette source peuvent transférer un document vers une autre bannette (à condition d'avoir aussi le droit **Ajouter** sur la bannette cible).

</details>

<details>

<summary>L'OCR fonctionne-t-il sur tous les types de documents ?</summary>

L'OCR traite uniquement les **PDF image** (documents scannés dont le texte est une image). Il n'a aucun effet sur les PDF nativement textuels ni sur les fichiers Office (Word, Excel, PowerPoint), qui contiennent déjà leur texte en format exploitable.

</details>

<details>

<summary>Que se passe-t-il si je tente de supprimer une bannette non vide ?</summary>

La suppression est **bloquée**. Efalia Doc affiche un message indiquant que la bannette contient encore des documents. Vous devez d'abord classer ou supprimer tous les documents qu'elle contient avant de pouvoir la supprimer.

</details>

<details>

<summary>Un utilisateur peut-il voir une bannette sans avoir de droits dessus ?</summary>

Non. Si aucune case n'est cochée pour le rôle d'un utilisateur sur une bannette, cette bannette lui est **totalement invisible** — comme si elle n'existait pas. La visibilité d'une bannette commence uniquement à partir du droit **Consulter**.

</details>

<details>

<summary>Comment savoir si une bannette a de nouveaux documents ?</summary>

Le nombre de documents s'affiche dans l'interface côté utilisateur. Consultez l'article Consulter et Traiter les Documents pour les détails sur l'utilisation des bannettes au quotidien.

</details>

<details>

<summary>Les droits se définissent-ils par utilisateur ou par rôle ?</summary>

Les habilitations sur les bannettes se définissent **par rôle**. Il n'est pas possible d'attribuer des droits à un utilisateur individuel directement depuis l'administration des bannettes. Pour qu'un utilisateur ait accès à une bannette, il doit appartenir à un rôle qui dispose des droits correspondants.

</details>

***

### Limitations Connues

{% hint style="warning" %}
**Traitement OCR**

* Instantané pour les fichiers **< 5 Mo**
* Différé à la nuit suivante pour les fichiers **> 5 Mo**
* Consomme des ressources serveur : à activer avec discernement
  {% endhint %}

{% hint style="warning" %}
**Volume de documents en bannette**

* En interface (front) : affichage limité, la pagination n'est pas encore disponible
* Via API : pagination côté back-end à **1 000 documents** par appel
* Recommandation : traiter régulièrement les bannettes pour éviter l'accumulation
  {% endhint %}


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