> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://documentation.efalia.com/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://documentation.efalia.com/documentations/efalia-doc/administration/filtres-dacces.md).

# Filtres d'Accès

### Principe de Fonctionnement

Par défaut, tout utilisateur habilité sur un gabarit de dossier peut voir **l'ensemble des dossiers** de ce gabarit. Les filtres d'accès permettent de **limiter la visibilité** à un sous-ensemble de dossiers, selon des critères définis.

{% hint style="warning" %}
⚠️ **Activation requise**

Cette fonctionnalité doit être **activée au niveau du manifeste** de l'application par Efalia (via le QG Efalia). Si l'item "Filtres d'accès" n'apparaît pas dans votre Menu Administration, contactez votre interlocuteur Efalia.
{% endhint %}

#### Les deux types de filtres

Efalia Doc propose deux types de filtres d'accès :

{% columns %}
{% column %}
**Type "Liste personnalisée de valeurs"**

Le filtre fonctionne par **correspondance de valeur** entre l'utilisateur et le dossier.

**Exemple :** un filtre "Zone géographique" avec les valeurs NORD / EST / SUD / OUEST. Pierre est associé à "NORD" : il ne voit que les dossiers dont la zone est "NORD".
{% endcolumn %}

{% column %}
**Type "Liste d'utilisateurs"**

Le filtre fonctionne par **correspondance directe avec le nom d'un utilisateur** renseigné sur le dossier.

**Exemple :** un filtre "Employé" sur des dossiers RH. Seul l'utilisateur dont le nom correspond à la valeur du dossier peut y accéder.
{% endcolumn %}
{% endcolumns %}

***

### ⚠️ Limitations — Filtres d'Accès

{% hint style="warning" %}
**Limites Techniques**

* **Maximum : 20 filtres d'accès** par instance
* **Recommandation produit :** pas plus de **5 valeurs de filtres par utilisateur**
* L'interface front est limitée à **1 000 utilisateurs** pour la sélection sur les filtres d'accès
* Au-delà de 20 filtres ou de volumes importants, l'interface peut devenir lourde pour l'administrateur
* **Un seul filtre d'accès par rôle** peut être activé sur un gabarit de dossier
  {% endhint %}

***

### Filtre de Type "Liste Personnalisée de Valeurs"

#### Étape 1 — Créer le filtre et ses valeurs

{% stepper %}
{% step %}
**Accéder aux filtres d'accès**

Dans le Menu Administration, cliquez sur **"Filtres d'accès"**.
{% endstep %}

{% step %}
**Ouvrir la fenêtre de création**

La liste des filtres existants s'affiche. Cliquez sur le bouton **"+"** et choisissez l'option **"Liste personnalisée de valeurs"**.

<figure><img src="/files/yEtORiwhl2d7BmckAihK" alt="Capture de la fenêtre principale Filtres d&#x27;accès avec la liste des filtres existants et le menu déroulant &#x22;+&#x22; affichant les deux options de type"><figcaption><p>Capture de la fenêtre principale Filtres d'accès avec la liste des filtres existants et le menu déroulant "+" affichant les deux options de type</p></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}
**Saisir le nom du filtre**

Une fenêtre apparaît pour définir le nom du filtre. Saisissez le nom souhaité (ex. : "Zone géographique") et validez.
{% endstep %}

{% step %}
**Configurer les valeurs**

Le filtre apparaît dans la liste. Sélectionnez-le pour afficher son paramétrage dans le panneau de droite.

Le panneau contient deux onglets :

{% tabs %}
{% tab title="Onglet Général" %}
Permet de **modifier le nom** du filtre après sa création. Cela n'impacte pas son fonctionnement.
{% endtab %}

{% tab title="Onglet Valeurs" %}
Permet de **définir les valeurs possibles** du filtre. Vous pouvez ajouter, modifier, désactiver ou supprimer des valeurs.

<figure><img src="/files/UggzO5Renrb150l2Olno" alt="Capture de l&#x27;onglet Valeurs avec la liste des valeurs et les boutons d&#x27;action (ajouter, modifier, désactiver, supprimer)"><figcaption><p>Capture de l'onglet Valeurs avec la liste des valeurs et les boutons d'action (ajouter, modifier, désactiver, supprimer)</p></figcaption></figure>

**Désactivation d'une valeur :** la valeur n'est plus proposée dans les listes de sélection, mais les utilisateurs et dossiers qui l'ont déjà conservent cette valeur.
{% endtab %}
{% endtabs %}
{% endstep %}
{% endstepper %}

{% hint style="warning" %}
⚠️ **Suppression de valeur impossible si utilisée**

À partir du moment où une valeur est utilisée sur au moins un utilisateur ou un dossier, **elle ne peut plus être supprimée**. Utilisez la désactivation dans ce cas.
{% endhint %}

***

#### Étape 2 — Associer les utilisateurs aux valeurs du filtre

L'association se fait au niveau de chaque fiche utilisateur.

{% stepper %}
{% step %}
**Accéder à la fiche utilisateur**

Dans le Menu Administration > "Utilisateurs", survolez la ligne de l'utilisateur concerné et cliquez sur le bouton de modification.
{% endstep %}

{% step %}
**Ouvrir l'onglet "Filtres d'accès"**

Dans la fenêtre de modification, cliquez sur l'onglet **"Filtres d'accès"**.

<figure><img src="/files/FeOQ958PWmAFdP9TsWBS" alt="Capture de l&#x27;onglet &#x22;Filtres d&#x27;accès&#x22; dans la fiche d&#x27;un utilisateur, montrant un filtre &#x22;Zone géo&#x22; avec la valeur &#x22;Est&#x22; sélectionnée" width="375"><figcaption><p>Capture de l'onglet "Filtres d'accès" dans la fiche d'un utilisateur, montrant un filtre "Zone géo" avec la valeur "Est" sélectionnée</p></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}
**Attribuer une valeur**

Pour chaque filtre d'accès disponible, sélectionnez la valeur à associer à cet utilisateur. Validez.

**Résultat :** l'utilisateur ne verra que les dossiers dont la valeur du filtre correspond à la sienne.
{% endstep %}
{% endstepper %}

{% hint style="info" %}
💡 **Recommandation produit :** ne pas attribuer plus de **5 valeurs de filtres** par utilisateur.
{% endhint %}

***

#### Étape 3 — Associer le filtre au gabarit de dossier

{% stepper %}
{% step %}
**Accéder à l'armoire concernée**

Dans le Menu Administration > "Armoires", sélectionnez l'armoire contenant le gabarit de dossier sur lequel appliquer le filtre.
{% endstep %}

{% step %}
**Ouvrir le Plan de classement et sélectionner le gabarit**

Cliquez sur l'onglet **"Plan de classement"**, puis sélectionnez le gabarit de dossier souhaité dans l'arborescence de gauche.
{% endstep %}

{% step %}
**Ajouter le filtre dans l'onglet "Filtres d'accès"**

Dans le panneau de droite, cliquez sur l'onglet **"Filtres d'accès"** du gabarit. Cliquez sur le bouton **"+"** pour sélectionner le filtre à appliquer parmi ceux disponibles.

<figure><img src="/files/YjXYRGyy5W7PcnxlU36U" alt="Capture de l&#x27;onglet &#x22;Filtres d&#x27;accès&#x22; d&#x27;un gabarit de dossier, avec la liste des filtres appliqués"><figcaption><p>Capture de l'onglet "Filtres d'accès" d'un gabarit de dossier, avec la liste des filtres appliqués</p></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}
**Valider le choix**

Cliquez sur **"Valider"**. Le filtre apparaît dans la liste des filtres appliqués à ce gabarit.
{% endstep %}
{% endstepper %}

***

#### Étape 4 — Activer le filtre pour les rôles concernés

L'ajout d'un filtre sur un gabarit ne signifie pas qu'il s'applique à tous les utilisateurs. Il faut définir **quels rôles** sont concernés par ce filtre.

{% stepper %}
{% step %}
**Accéder à l'onglet "Contrôle d'accès" de l'armoire**

Depuis la même armoire, cliquez sur l'onglet **"Contrôle d'accès"**.
{% endstep %}

{% step %}
**Sélectionner le rôle concerné**

Cliquez sur le rôle pour lequel vous souhaitez activer le filtre.

<figure><img src="/files/aEvdhMbD4P1lOCm0gmxI" alt="Capture de l&#x27;onglet Contrôle d&#x27;accès avec la liste des rôles" width="563"><figcaption><p>Capture de l'onglet Contrôle d'accès avec la liste des rôles</p></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}
**Activer le filtre sur le gabarit de dossier**

Dans la fiche du rôle, sur la ligne du gabarit de dossier concerné, **activez le filtre d'accès**.

<figure><img src="/files/ErKldZ8alwvHJH0zv2kn" alt="Capture de la fiche du rôle dans le contrôle d&#x27;accès, avec le filtre &#x22;Zone géo&#x22; activé sur le gabarit &#x22;RSA&#x22;"><figcaption><p>Capture de la fiche du rôle dans le contrôle d'accès, avec le filtre "Zone géo" activé sur le gabarit "RSA"</p></figcaption></figure>
{% endstep %}
{% endstepper %}

{% hint style="info" %}
💡 **Résultat :** seuls les utilisateurs de ce rôle voient leur accès aux dossiers filtré par la valeur du filtre. Les utilisateurs d'autres rôles (sans filtre activé) continuent de voir tous les dossiers.
{% endhint %}

***

### Filtre de Type "Liste d'Utilisateurs"

#### Principe

Ce type de filtre fonctionne par **correspondance entre une information du dossier et le nom d'un utilisateur**. Par exemple, un filtre "Employé" sur des dossiers RH : chaque dossier a le nom d'un employé renseigné, et seul cet employé peut y accéder.

#### Étape 1 — Créer le filtre

{% stepper %}
{% step %}
**Accéder aux filtres d'accès**

Dans le Menu Administration, cliquez sur **"Filtres d'accès"**.
{% endstep %}

{% step %}
**Ouvrir la fenêtre de création**

Cliquez sur le bouton **"+"** et choisissez l'option **"Liste d'utilisateurs"**.
{% endstep %}

{% step %}
**Saisir le nom du filtre**

Entrez le nom souhaité (ex. : "Employé") et validez. Le filtre apparaît dans la liste.

{% hint style="info" %}
💡 **Aucune valeur à configurer.** Contrairement au filtre "Liste personnalisée de valeurs", les valeurs possibles d'un filtre "Liste d'utilisateurs" sont **automatiquement la liste de tous les utilisateurs d'Efalia Doc**.
{% endhint %}
{% endstep %}
{% endstepper %}

#### Étapes 2 et 3 — Associer au gabarit et activer pour les rôles

La procédure est **identique** au filtre de type "Liste personnalisée de valeurs" :

1. Associer le filtre au gabarit de dossier depuis l'onglet "Plan de classement" → "Filtres d'accès" de l'armoire
2. Activer le filtre pour les rôles concernés depuis l'onglet "Contrôle d'accès" de l'armoire

{% hint style="info" %}
💡 Pour ce type de filtre, la valeur du filtre sur le dossier est directement le nom d'un utilisateur. C'est l'administrateur ou l'intégrateur qui renseigne cette valeur lors de la création ou de l'import des dossiers.
{% endhint %}

***

### Règle d'Accès avec Plusieurs Rôles

{% hint style="warning" %}
⚠️ **Cas complexe — Utilisateur avec plusieurs rôles**

Si un utilisateur appartient à plusieurs rôles et que ces rôles sont concernés par des filtres d'accès sur un même gabarit de dossier, la règle suivante s'applique :

**L'accès à un dossier est autorisé si et seulement si :**

**Option A :** au moins un des rôles de l'utilisateur est habilité sur le gabarit de dossier **sans être concerné par un filtre d'accès**

**OU**

**Option B :** tous les rôles de l'utilisateur sont concernés par un filtre d'accès sur ce gabarit, **ET** les valeurs des filtres sont toutes renseignées (non vides) sur la fiche utilisateur et sur le dossier, **ET** pour chaque filtre, la valeur de l'utilisateur correspond à celle du dossier.

**Dans tous les autres cas, l'accès est refusé.**
{% endhint %}

***

### Bonnes Pratiques

{% hint style="success" %}
**✅ À faire :**

* Planifier les filtres avant de les créer (noms clairs, valeurs exhaustives)
* Limiter à **5 valeurs de filtres par utilisateur** (recommandation produit)
* Désactiver les valeurs obsolètes plutôt que de les supprimer (si déjà utilisées)
* Tester le filtre avec un compte utilisateur de test avant de le déployer à grande échelle
* Documenter la matrice Rôle / Gabarit / Filtre pour faciliter la maintenance
  {% endhint %}

{% hint style="danger" %}
**❌ À éviter :**

* Créer plus de **20 filtres** (limite technique)
* Activer des filtres sur un rôle sans avoir préalablement associé les valeurs aux utilisateurs (les utilisateurs n'auraient accès à aucun dossier)
* Tenter de supprimer une valeur déjà utilisée sur un utilisateur ou un dossier (impossible)
* Multiplier les rôles avec filtres pour un même utilisateur sans maîtriser la règle d'accès combinée
  {% endhint %}

***

### Questions Fréquentes

<details>

<summary>Quelle est la différence entre les deux types de filtres ?</summary>

Le filtre **"Liste personnalisée de valeurs"** utilise des valeurs que vous définissez librement (ex. zones géographiques, services, agences). Chaque utilisateur se voit attribuer une de ces valeurs dans sa fiche.

Le filtre **"Liste d'utilisateurs"** utilise directement les noms des utilisateurs Efalia Doc comme valeurs possibles. Aucune configuration de valeurs n'est nécessaire : c'est la liste des utilisateurs de l'application qui sert de référence.

</details>

<details>

<summary>Un utilisateur sans valeur de filtre renseignée peut-il accéder aux dossiers ?</summary>

Non. Si un filtre est activé pour son rôle sur un gabarit de dossier et qu'aucune valeur n'est renseignée sur sa fiche, l'accès est refusé à tous les dossiers de ce gabarit. Pensez bien à renseigner les valeurs pour chaque utilisateur concerné avant d'activer le filtre.

</details>

<details>

<summary>Un dossier sans valeur de filtre renseignée est-il accessible ?</summary>

Non. Si un filtre est activé sur le gabarit d'un dossier et qu'aucune valeur n'est renseignée sur ce dossier, l'accès est refusé à tous les utilisateurs pour lesquels le filtre est actif.

</details>

<details>

<summary>Peut-on appliquer plusieurs filtres d'accès à un même gabarit de dossier ?</summary>

Oui, plusieurs filtres peuvent être associés à un gabarit de dossier. Cependant, **on ne peut activer qu'un seul filtre d'accès par rôle** sur un gabarit donné. Si un utilisateur appartient à plusieurs rôles avec des filtres différents, la règle d'accès combinée s'applique (voir section dédiée).

</details>

<details>

<summary>Un filtre d'accès s'applique-t-il à tous les utilisateurs de l'application ?</summary>

Non. Un filtre activé sur un gabarit de dossier ne concerne que les utilisateurs des **rôles pour lesquels il a été explicitement activé** dans l'onglet "Contrôle d'accès" de l'armoire. Les utilisateurs d'autres rôles (sans filtre) continuent de voir tous les dossiers du gabarit.

</details>

<details>

<summary>Peut-on supprimer un filtre d'accès ?</summary>

La suppression d'un filtre est possible si ses valeurs ne sont pas encore utilisées. Si au moins une valeur a été attribuée à un utilisateur ou un dossier, cette valeur ne peut plus être supprimée (désactivation uniquement). La suppression du filtre entier nécessite que toutes ses valeurs soient préalablement retirées des utilisateurs et dossiers concernés.

</details>

<details>

<summary>Combien de filtres d'accès peut-on créer ?</summary>

Maximum **20 filtres d'accès** par instance. Au-delà, l'interface peut devenir difficile à gérer pour l'administrateur.

</details>

<details>

<summary>Les filtres d'accès fonctionnent-ils sur les bannettes ?</summary>

Non. Les filtres d'accès s'appliquent uniquement aux **gabarits de dossiers** dans les armoires. Les accès aux bannettes sont gérés par les habilitations de rôles directement dans les paramètres des bannettes.

</details>

***

### Limitations Connues

{% hint style="warning" %}
**Nombre de filtres**

* Maximum : **20 filtres d'accès** par instance
  {% endhint %}

{% hint style="warning" %}
**Valeurs par utilisateur**

* Recommandation produit : pas plus de **5 valeurs de filtres** par utilisateur
  {% endhint %}

{% hint style="warning" %}
**Interface front**

* Limité à **1 000 utilisateurs** pour la sélection sur filtre d'accès
* Au-delà : utiliser l'API
  {% endhint %}

{% hint style="warning" %}
**Filtre par rôle**

* **Un seul filtre d'accès par rôle** sur un gabarit de dossier
* Cas multi-rôles : la règle d'accès combinée s'applique (voir section dédiée)
  {% endhint %}

{% hint style="warning" %}
**Suppression de valeur**

* Impossible si la valeur est utilisée sur au moins un utilisateur ou un dossier
* Utiliser la désactivation dans ce cas
  {% endhint %}


---

# Agent Instructions
This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com.

## Querying This Documentation
If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question.

Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter, and the optional `goal` query parameter:

```
GET https://documentation.efalia.com/documentations/efalia-doc/administration/filtres-dacces.md?ask=<question>&goal=<endgoal>
```

`ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language.
`goal` is optional and describes the broader end goal you are ultimately trying to accomplish on behalf of the user. GitBook uses it to tailor the answer towards what is most useful for that goal.

The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.

Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.