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# Associer des Processus Efalia Process
### Objectif et Principe
Efalia Doc s'intègre nativement avec **Efalia Process** (BPM), la brique de gestion des processus de la suite Efalia. Cette intégration permet aux utilisateurs de **déclencher un circuit de validation** (visa, signature, consultation) directement depuis un document stocké dans Efalia Doc.
**Exemples concrets :**
* Un utilisateur ouvre une facture dans Efalia Doc et lance un circuit d'approbation
* Un contrat dans la GED déclenche un circuit de signature avec les signataires appropriés
* Un document RH est soumis à un circuit de validation multi-niveaux sans quitter Efalia Doc
{% hint style="warning" %}
⚠️ **Prérequis obligatoires**
Cette fonctionnalité requiert :
1. Une instance **Efalia Process fonctionnelle** et déployée
2. Une **activation dans le manifeste** d'Efalia Doc par Efalia (QG Efalia)
Sans ces deux conditions, la section « Processus » n'apparaît pas dans le Menu Administration.
{% endhint %}
***
### Vérifier la Connexion avec Efalia Process
Avant de configurer les processus, vérifiez que la connexion entre Efalia Doc et Efalia Process est opérationnelle.
{% stepper %}
{% step %}
**Accéder à la section Processus**
Dans le **Menu Administration**, cliquez sur **« Processus »**.
{% endstep %}
{% step %}
**Consulter l'onglet « Efalia Process »**
Dans la fenêtre qui s'ouvre, l'onglet **« Efalia Process »** affiche les informations de l'instance Efalia Process connectée (URL, statut de connexion).
Capture de l'onglet Efalia Process avec les informations de connexion et le statut
{% endstep %}
{% step %}
**Vérifier l'absence d'alerte**
Si la connexion est saine, aucune alerte n'est affichée. Si un **message d'alerte** apparaît, cliquez dessus pour afficher le détail de l'erreur et contactez votre équipe technique.
📸 **CAPTURE : admin-processus-03-alerte-connexion.png**
> Capture d'une alerte de connexion avec le détail de l'erreur
{% hint style="info" %}
💡 La configuration de la connexion (URL, identifiants) est réalisée par les administrateurs techniques lors de l'installation d'Efalia Doc et **n'est pas modifiable depuis le menu d'administration**.
{% endhint %}
{% endstep %}
{% endstepper %}
***
### Déclarer un Processus Efalia Process
Avant de pouvoir l'utiliser depuis Efalia Doc, chaque processus Efalia Process doit être **déclaré** dans l'administration d'Efalia Doc.
{% stepper %}
{% step %}
**Aller dans l'onglet « Liste des processus »**
Dans **Menu Administration > Processus**, cliquez sur l'onglet **« Liste des processus »**.
{% endstep %}
{% step %}
**Créer un nouveau processus**
Cliquez sur le **bouton d'ajout** (icône +).
📸 **CAPTURE : admin-processus-04-liste-processus-ajout.png**
> Capture de l'onglet Liste des processus avec le bouton d'ajout et les processus existants
> {% endstep %}
{% step %}
**Renseigner les informations du processus**
Une fenêtre s'ouvre avec les champs suivants :
| Champ | Description | Exemple |
| --------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------- | ---------------------- |
| **Nom** | Nom affiché dans Efalia Doc (libre, lisible par les utilisateurs) | « Validation facture » |
| **Nom technique** | Identifiant exact du processus dans Efalia Process (doit correspondre exactement) | `validation_facture` |
| **Nom du document généré** | Nom donné au document dans Efalia Process après transfert depuis Efalia Doc | « Facture à valider » |
| **Nom du rôle de l'acteur** | Rôle Efalia Process avec lequel le compte pilote lancera le processus | `gestionnaire_doc` |
📸 **CAPTURE : admin-processus-05-formulaire-declaration.png**
> Capture du formulaire de déclaration d'un processus avec les 4 champs renseignés
{% hint style="warning" %}
⚠️ **Le Nom technique doit correspondre exactement** au nom du processus dans Efalia Process. Une erreur de saisie empêchera le lancement du processus.
{% endhint %}
{% endstep %}
{% step %}
**Valider la déclaration**
Cliquez sur **Valider**. Le processus apparaît dans la liste des processus déclarés.
Répétez l'opération pour chaque processus que vous souhaitez rendre disponible depuis Efalia Doc.
{% endstep %}
{% endstepper %}
***
### Associer un Processus à un Gabarit de Document
Une fois le processus déclaré, il faut l'associer aux **gabarits de documents** depuis lesquels il pourra être lancé. Un processus non associé à un gabarit n'est pas disponible pour les utilisateurs.
{% stepper %}
{% step %}
**Accéder à l'armoire concernée**
Dans **Menu Administration**, ouvrez l'armoire contenant le gabarit de document auquel vous souhaitez associer le processus.
{% endstep %}
{% step %}
**Sélectionner le gabarit de document**
Dans l'onglet **« Plan de classement »**, naviguez jusqu'au **gabarit de document** concerné et sélectionnez-le.
{% endstep %}
{% step %}
**Ouvrir l'onglet « Processus »**
Pour chaque gabarit de document, un onglet **« Processus »** est disponible dans le panneau de paramétrage.
📸 **CAPTURE : admin-processus-06-onglet-processus-gabarit.png**
> Capture de l'onglet Processus dans le paramétrage d'un gabarit de document
> {% endstep %}
{% step %}
**Associer le processus**
Cliquez sur le **bouton d'ajout**. La liste des processus déclarés s'affiche. Sélectionnez le(s) processus à associer à ce gabarit et validez.
📸 **CAPTURE : admin-processus-07-selection-processus.png**
> Capture de la liste des processus disponibles pour l'association au gabarit
Le processus associé apparaît dans l'onglet Processus du gabarit.
📸 **CAPTURE : admin-processus-08-processus-associe.png**
> Capture du gabarit de document avec le processus associé visible
> {% endstep %}
> {% endstepper %}
***
### Résultat Côté Utilisateur
Une fois la configuration réalisée, les utilisateurs disposent d'un **nouveau bouton d'action** sur tous les documents classés selon le gabarit concerné.
📸 **CAPTURE : admin-processus-09-bouton-lancer-processus.png**
> Capture d'un document dans Efalia Doc avec le bouton « Lancer le processus » visible dans la barre d'actions
En cliquant sur ce bouton, l'utilisateur peut déclencher le circuit Efalia Process directement depuis son document, sans quitter Efalia Doc.
{% hint style="info" %}
💡 Pour en savoir plus sur l'utilisation des processus depuis Efalia Doc (côté utilisateur), consultez l'article dédié : Lancer et Suivre des Processus.
{% endhint %}
***
### Cas d'Usage Courants
#### Validation de Factures
Configuration type :
* Gabarit de document : « Facture »
* Processus associé : « Circuit approbation facture » → les responsables peuvent approuver ou rejeter directement depuis le document
#### Signature de Contrats
Configuration type :
* Gabarit de document : « Contrat »
* Processus associé : « Circuit signature contrat » → les signataires reçoivent une notification et peuvent signer via Efalia Sign
#### Circuits RH
Configuration type :
* Gabarit de document : « Bulletin de paie » ou « Fiche RH »
* Processus associé : « Validation RH » → la direction peut valider les documents RH dans un circuit formalisé
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### Bonnes Pratiques
{% hint style="success" %}
**✅ À faire :**
* Vérifier le **Nom technique** du processus dans Efalia Process avant de le saisir dans Efalia Doc
* N'associer un processus qu'aux gabarits de documents pour lesquels il est réellement pertinent
* Tester le lancement du processus avec un utilisateur test avant mise en production
* Vérifier régulièrement la connexion Efalia Doc ↔ Efalia Process (onglet Efalia Process > absence d'alerte)
* Documenter la correspondance entre les noms affichés et les noms techniques pour la maintenance
{% endhint %}
{% hint style="danger" %}
**❌ À éviter :**
* Associer un processus à trop de gabarits de documents (risque de confusion utilisateur)
* Oublier de vérifier la connexion Efalia Process avant de déclarer des processus
* Utiliser des noms techniques approximatifs (doit être identique au nom dans Efalia Process)
{% endhint %}
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### Questions Fréquentes
Peut-on associer plusieurs processus à un même gabarit de document ?
Oui. Un gabarit de document peut avoir **plusieurs processus associés**. L'utilisateur pourra choisir quel processus lancer depuis le document. Limitez le nombre de processus associés pour ne pas surcharger l'interface utilisateur.
Comment savoir si la connexion Efalia Process est active ?
Dans Menu Administration > Processus > onglet Efalia Process. Si la connexion est saine, aucune alerte n'est visible. En cas de problème, une alerte apparaît — cliquez dessus pour voir le détail de l'erreur.
Le Nom du processus affiché dans Efalia Doc peut-il être différent de son nom dans Efalia Process ?
Oui. Le **Nom** (affiché aux utilisateurs dans Efalia Doc) est libre et peut être différent du **Nom technique** (identifiant dans Efalia Process). C'est même recommandé pour afficher un libellé métier clair aux utilisateurs (ex : « Validation facture » pour un processus nommé techniquement `valid_fac_v2`).
Que se passe-t-il si le nom technique est incorrect ?
Efalia Doc ne peut pas valider en temps réel si le nom technique correspond à un processus Efalia Process existant. Si le nom technique est erroné, le lancement du processus échouera côté utilisateur. Vérifiez le nom exact dans l'administration d'Efalia Process avant la saisie.
La fonctionnalité Processus est-elle disponible sur toutes les instances Efalia Doc ?
Non. Elle requiert une activation spécifique dans le manifeste de l'application (réalisée par Efalia) et une instance Efalia Process opérationnelle. Si l'item « Processus » n'apparaît pas dans le Menu Administration, contactez votre contact Efalia.
Les processus lancés depuis Efalia Doc apparaissent-ils dans les journaux ?
Oui. Le lancement d'un processus depuis Efalia Doc est tracé dans le **Journal fonctionnel** avec le compte utilisateur qui l'a déclenché, la date et l'identifiant du document concerné.
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# Agent Instructions
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## Querying This Documentation
If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question.
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GET https://documentation.efalia.com/documentations/efalia-doc/administration/associer-processus-efalia-process.md?ask=&goal=
```
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`goal` is optional and describes the broader end goal you are ultimately trying to accomplish on behalf of the user. GitBook uses it to tailor the answer towards what is most useful for that goal.
The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.
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