> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://documentation.efalia.com/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://documentation.efalia.com/documentations/efalia-compose/appic/utilisation/starsafe-3-module-consultation.md).
# Starsafe 3 – Module Consultation
## INTRODUCTION
StarSafe est un outil de gestion et d’archivage des données dont l’objectif est de pérenniser l’information avec la possibilité de la restituer de manière complètement identique à l’origine.
Il permet d’archiver les documents, et cela, quelque soit leur format, c’est à dire qu’il assure le stockage, la recherche et la consultation en ligne de ces documents.
StarSafe consultation est le module de consultation des documents archivés à l’aide du module administration.
## CONNEXION
### OUVERTURE D’UNE SESSION
*Identifiant*
*Mot de passe*
*Connexion*
Cocher *Mémoriser les identifiants* si vous désirez sauvegarder *Identifiant* et *Mot de passe* sur la machine via les cookies. Il n’est possible de mémoriser qu’un seul identifiant et mot de passe par machine.
Dans le cas d’une gestion multi société (cf manuel administration), saisir le
*Code société*
Une fois votre session ouverte, la liste des entités pouvant être consultée est affichée dans la partie gauche de la fenêtre sous forme d’un menu déroulant. Vous ne pouvez consulter que les documents et réaliser que les opérations qui vous ont été autorisés. Cliquer sur une archive puis, sur une entité pour afficher la fenêtre de recherche de documents dans cette entité.
*L*
*Archive n’est pas chargée*
Pour connaître le numéro de version de votre logiciel, passez la souris sur le mot
*Version* accolé au logo.
Cliquer sur le lien *Déconnexion* en haut à droite permet de clore la session.
### PROFIL DE L’UTILISATEUR
Cliquer sur le lien *Mon Profil* en haut à droite de la fenêtre principale affiche une fenêtre permettant :
* de sélectionner une requête par défaut pour une archive,
* de changer votre mot de passe si ce droit vous a été attribué par l’administrateur à la création de votre profil.
Sélectionner à l’aide d’une liste déroulante une archive pour laquelle a été précédemment enregistrée au moins une requête. Puis sélectionner à l’aide d’une liste déroulante la requête sauvegardée visée.
Cliquer sur *Sauvegarder les requêtes* active automatiquement la requête à l’ouverture de l’archive c’est-à-dire qu’un clic sur l’archive affiche alors directement la liste des documents répondant à la requête.
Si *Peut changer son mot de passe* a été coché dans l’administration des profils de l’interface administration (cf manuel StarSafe administration), saisir votre mot de passe dans le champ *Mot de passe actuel* puis saisir le futur mot de passe que vous voulez désormais utiliser dans le champ *Nouveau mot de passe*. Confirmer votre saisie et cliquer sur *Changer le mot de passe*.
A la prochaine connexion, vous devrez saisir votre identifiant ainsi que votre nouveau mot de passe.
Selon le mode d’affichage désiré des différentes archives composant le classeur virtuel, cocher *Par tiroirs* ou *Par onglets*.
## RECHERCHE DE DOCUMENTS
### ESPACE DE RECHERCHE
Trois espaces de recherche sont disponibles dans un menu déroulant de la fenêtre listant le(s) document(s) d’une archive.
La barre d’icônes varie selon l’espace de recherche sélectionné.
* Consultation
* Corbeille
* Anomalie
Seuls deux espaces de recherche *Consultation* et *Corbeille* sont disponibles dans la fenêtre listant les documents d’un classeur.
L’espace de recherche affiché par défaut est l’espace **Consultation**. C’est l’espace ou sont stockés, suite au processus d’archivage, les documents sans anomalies.
L’espace **Corbeille** est l’espace où se trouvent les documents supprimés par activation, dans l’espace consultation, de l’icône
*Supprimer*
**non définitive**
Dans cet espace, deux boutons permettent, soit, à l’inverse, de déplacer le document dans l’espace consultation
L’espace **Anomalie** contient les documents dont au moins un des champs de recherche défini comme obligatoire n’a pas été trouvé par StarSafe lors du processus d’archivage.
Pour traiter l’anomalie, ouvrir la fenêtre de consultation du document (cf § Fenêtre de visualisation), puis cliquer sur l’icône *Modification d’un document* (cf § Modification du document en anomalie).
### MODES DE RECHERCHE
StarSafe dispose de trois méthodes de recherche :
* Le **mode simple** permet de rechercher des documents de façon rapide et intuitive.
Le pop-up *Recherche de documents* affiché automatiquement à l’ouverture d’une archive et, également accessible à l’aide du bouton
*Rechercher*
Afin de faciliter la saisie, chaque champ, défini lors du paramétrage dans StarSafe Forms, est présélectionné par défaut dans la section *Sélectionnez vos critères*. Il en résulte donc que le pop-up up *Recherche de documents* présente autant de lignes que de critères définis.
Pour faciliter la saisie, le format des champs sélectionnés est automatiquement affiché dans la section *Format*.
Puis saisir la valeur ou l’intervalle de valeurs recherché en renseignant respectivement le premier champ *Valeur recherchée* ou les deux champs de saisie *Valeur recherchée* et *Compris entre*.
Cliquer sur *Effacer* permet de supprimer la ligne de requête correspondante.
**OU**
**ET**
* remplace plusieurs caractères alors que \_ remplace un caractère.
*Valeur recherchée*
*Compris entre*
Cliquer sur *Valider* confirme la saisie et ferme le pop-up. Les documents répondant à la requête sont affichés sous forme de liste (cf § Liste des résultats).
* Le **mode avancé** permet de composer des requêtes de recherche complexes. Cliquer sur le bouton *Recherche Avancée* ouvre un pop-up *Recherche avancée*.
Pour composer une expression de recherche, utiliser les listes déroulantes *Liste d’index*, *Opérateurs, Variables* ou *Attributs* ou saisir directement l’expression dans le champ *Requête en cours* (sachant qu’une valeur doit être comprise **entre simples quotes**). Les expressions de recherche peuvent être combinées en utilisant les opérateurs **and, et, or, ou, not**.
**% remplace plusieurs caractères alors que \_ remplace un caractère**
L’utilisateur a la possibilité soit, de cliquer sur *Lancer la requête* soit, d’enregistrer la requête.
Pour ce faire, saisir un nom pour la requête dans le champ *Requêtes sauvegardées* puis cliquer sur *Sauvegarder la requête*. La requête enregistrée est alors disponible dans les listes déroulantes *Requêtes sauvegardées* (pop-up *Recherche avancée)* et *Liste des requêtes* (fenêtre listant le(s) document(s) d’une archive).
Cliquer sur *Lancer la requête* pour appliquer l’expression de recherche sélectionnée à tous les documents de l’archive.
*Supprimer la requête*
Toute requête enregistrée est liée à l’utilisateur qui l’a créée ainsi qu’à l’archive sur laquelle elle porte.
* Le **mode texte intégral**
Si la fonction *Recherche sur tous les mots* a été activée lors de la création de l’archive, un bouton supplémentaire *Recherche sur tous les mots* permet d’ouvrir un pop-up *Recherche sur tous les mots*.
Renseigner le champ *Mots* par un ou plusieurs mots séparés par un espace susceptible(s) d’être contenu(s) dans le(s) document(s) pour accéder à celui (ou ceux- ci).
La recherche texte intégral ne peut être menée à bien que sur des documents textuels et non sur des images ou documents PDF. De plus, dans le cas de documents issus d’un traitement StarPage, la recherche est limitée au contenu des spools.
### RECHERCHE DANS UN CLASSEUR VIRTUEL
*Recherche de documents*
*Rechercher*
Saisir une partie (et utiliser le symbole \* remplaçant plusieurs caractères) ou l’ensemble de la valeur recherchée dans le champ *Valeur recherchée* puis cliquer sur *Valider*.
Les documents des différentes archives dont la valeur des index communs correspond à la valeur saisie sont affichés dans un tableau dont les colonnes sont renseignées par les valeurs des différents champs d’indexation, chaque archive étant présentée sous forme d’un onglet ou d’un tiroir.
* Exemple de l’utilité d’un classeur virtuel pour obtenir les factures et bons de commandes correspondant à un même client.
Si, au cours de la gestion des classeurs virtuels (cf § Administration des classeurs virtuels, manuel administration), un terme générique a été attribué aux champs d’indexation communs aux archives, il est affiché en tant que libellé du champ de recherche. Sinon, il est remplacé par le libellé *Valeur recherchée*.
### LISTE DES RESULTATS
La liste des résultats se présente sous la forme d’un tableau dont les colonnes sont renseignées par les valeurs des champs d’indexation. Une seule colonne est dédiée aux champs multiples (et ce, quelque soit leur nombre) ainsi qu’aux commentaires et pièces jointes. Cliquer sur le symbole clé ouvre un pop-up affichant les valeurs des différents champs multiples pour le document visé. La présence, pour un document, de commentaires et/ou de pièces jointes est indiquée par la couleur rouge des icônes relatives à ces deux objets.
La liste des documents affichés dépend du nombre maximal de documents en affichage défini dans l’interface administration (cf § Configuration de StarSafe, manuel administration).
Cliquer sur la ligne correspondant à un document sélectionne ou désélectionne celui- ci. Il est également possible d’utiliser l’icône
*Sélection*
*Sélectionner/Déselectionner toute la page*
*Sélectionner/Déselectionner tous les documents*
Cliquer avec le bouton droit sur une cellule du tableau listant les documents provoque un **filtrage** c’est-à-dire que, seuls les documents correspondant à la valeur du champ d’indexation sélectionnée, sont affichés.
### SELECTION DE DOCUMENTS
Cliquer sur *Sélectionner/Désélectionner toute la page* sélectionne / dé-sélectionne successivement l’ensemble des documents affichés sur la page courante et appartenant à l’archive, au dossier ou au classeur virtuel ouvert.
Cliquer sur *Sélectionner/Désélectionner tous les documents* sélectionne / dé- sélectionne successivement l’ensemble des documents de l’archive, du dossier ou du classeur virtuel ouvert.
Pour sélectionner individuellement un document, cliquer sur la ligne correspondant à celui-ci.
### VISUALISATION D’UN DOCUMENT
Après sélection d’un ou de plusieurs document(s), cliquer sur *Visualiser* ouvre une ou plusieurs fenêtre(s) de visualisation, dédiée(s) à l’affichage d’un document (cf § Consultation de documents).
### IMPRESSION DE LA LISTE DE DOCUMENTS
Cliquer sur *Imprimer la liste* permet d’imprimer la liste des documents en affichage dépendant du nombre maximal défini dans l’interface administration.
### ENVOI DANS LA CORBEILLE
Cliquer sur *Supprimer* pour envoyer tous les documents sélectionnés dans l’espace corbeille.
Un envoi à la corbeille est une suppression non définitive puisque le document de la corbeille peut être restauré dans l’espace consultation.
### FICHE D’IDENTITE D’UNE ARCHIVE
|  | Icône associée dans la barre d’outils. |
| -------------------------------- | -------------------------------------- |
Cliquer sur
*Archive info*
Il est possible de saisir des commentaires dans la section du même nom. Cliquer sur *Sauvegarder le commentaire et fermer la fenêtre* pour enregistrer la saisie puis, fermer le pop-up.
### FUSION DES DOCUMENTS
|  | Icône associée dans la barre d’outils. |
| -------------------------------- | -------------------------------------- |
**Cette fonction est réservée à un maximum de 25 documents d’une archive utilisant un scénario StarPage**.
Après sélection de plusieurs documents (maximum 25) au sein d’une archive StarPage, cliquer sur
*Fusion*
### REGROUPEMENT DE DOCUMENTS
|  | Icône associée dans la barre d’outils. |
| -------------------------------- | -------------------------------------- |
**Cette fonction, réservée à l’intégralité d’une requête (recherche) utilisant un scénario StarPage,** provoque, à l’instar de la fonction *Fusion des documents* (cf § Fusion des documents), le regroupement des documents d’une archive en un méga document.
Elle possède trois caractéristiques supplémentaires :
* Il faut sélectionner l’ensemble des documents d’une recherche via le bouton Sélectionner/Désélectionner tous les documents pour accéder à cette fonction, utile pour des volumes importants.
* le document PDF généré est stocké dans un répertoire spécifié dans le profil de l’utilisateur (cf § Administration des profils dans le manuel StarSafe administration)
* le nombre maximal de documents regroupés est de 2500.
*Sélection de documents*
*Regrouper les documents*
puis, si vous voulez recevoir un e-mail de confirmation lorsque le fichier PDF résultant du regroupement des documents sélectionnés est mis à disposition dans le répertoire lié à votre profil (cf § Administration des profils dans le manuel StarSafe administration).
Quelque soit la réponse, un message vous avertit du déroulement du processus.
### SUPPRESSION DEFINITIVE
|  | Icône associée dans la barre d’outils. |
| -------------------------------- | -------------------------------------- |
**Cette icône est spécifique à l’espace corbeille**.
Cliquer sur *Détruire définitivement* pour supprimer définitivement tous les documents sélectionnés dans l’espace corbeille.
### RESTAURATION D’UN DOCUMENT
|  | Icône associée dans la barre d’outils. |
| -------------------------------- | -------------------------------------- |
**Cette icône est spécifique à l’espace corbeille**.
Cliquer sur
*Restaurer*
## CONSULTATION DE DOCUMENTS
### FENÊTRE DE VISUALISATION
**dernière version d’Adobe Reader**
La fenêtre de visualisation d’un document présente quelques différences selon le format du document puisque celui-ci se présente dans son logiciel propriétaire.
* Exemple : Un document PDF s’ouvre dans Acrobat Reader.
*Récupérer le document par mail et Envoyer le document par mail à un ou plusieurs destinataires*
*Fermer*
Dans le cas d’un document StarParaph signé, la fenêtre ci-dessous présentant les propriétés du document est affichée (ici image de la version 2.29 de StarSafe, la version 3.0 et supérieur affiche le même contenu) :
### ENVOI PAR MAIL
Il existe deux boutons pour l’envoi par mail :
|  | Icône associée dans la barre d’outils. |
| -------------------------------- | -------------------------------------- |
*Récupérer le document par mail*
Un message est affiché pour indiquer que le mail est envoyé :
|  | Icône associée dans la barre d’outils. |
| -------------------------------- | -------------------------------------- |
Cliquer sur
*Envoyer le document par mail à un ou plusieurs destinataires*
Saisir éventuellement un sujet ainsi que le corps du message dans les champs respectifs
*Sujet du message* et *Message*.
Le nom du fichier attaché lié au message est renseigné par défaut. Il est cependant possible de le remplacer par la valeur d’un des champs d’indexations du document en sélectionnant, à l’aide d’une liste déroulante, le champ d’indexation voulu puis, en cliquant sur
*Nom du fichier attaché*
Saisir impérativement une signature ainsi que l’adresse mail du (ou d’un des) destinataire(s) du message.
Pour ce faire, renseigner le champ qui convient puis, cliquer sur
*Envoyer le mail*
L’adresse de l’expéditeur apparaissant lors de la réception du message est l’adresse renseignée dans le champ attribut *Email* du profil utilisateur ayant envoyé le message.
### GESTION DES PIECES JOINTES
Un document peut être accompagné avec une ou plusieurs pièces jointe. Dans ce cas, dans la liste des document l’icône du trombone
Une fois le document visualisé, cliquer sur l’icône *Affichage des pièces jointes* ouvre une section affichant la liste des pièces jointes ainsi que des icônes permettant, à l’instar de ceux de la fenêtre listant les documents (cf § Liste des résultats), la sélection ou désélection de toutes les pièces jointes, l’enregistrement et la suppression des pièces jointes sélectionnées ainsi que l’affichage de la pièce jointe sélectionnée.
|  | Icône associée dans la barre d’outils. |
| -------------------------------- | -------------------------------------- |
La liste des pièces jointes est présentée sous forme d’un tableau comprenant le titre de la pièce jointe mais, aussi, éventuellement, une description de celle-ci.
Pour ajouter une pièce jointe, cliquer sur le bouton *Parcourir* afin de naviguer dans l’explorateur de fichiers puis, sélectionner un fichier et cliquer sur *Ouvrir*. Le nom du fichier est alors affiché dans le champ attenant. Cliquer sur le bouton *Ajouter* valide l’ajout du fichier à la liste des pièces jointes et modifie la couleur de l’icône qui de jaune doré devient rouge.
Ajouter éventuellement une description dans le champ du même nom.
Cliquer sur l’icône *Annuler et Fermer* (cf § Fermeture de la page) pour fermer la section. Comme indiqué plus haut, l’icône est de couleur rouge
### AJOUT DE COMMENTAIRES
Un document peut être accompagné d’un commentaire. Dans ce cas, dans la liste des document l’icône du crayon est coloré en rouge :
Cliquer sur
*Ajouter un commentaire*
ouvre une section affichant deux champs.
Il est possible de saisir des commentaires dans le champ du même nom. Cliquer sur *Poster le commentaire* pour enregistrer la saisie et l’afficher dans le premier champ. Cliquer sur *Annuler et Fermer* pour fermer la section.
L’icône est de couleur rouge
**SUIVI DES DOCUMENTS STARAPH**
|  | Icône associée dans la barre d’outils. |
| -------------------------------- | -------------------------------------- |
### PREMIER DOCUMENT
|  | Icône associée dans la barre d’outils. |
| -------------------------------- | -------------------------------------- |
Cliquer sur l’icône
*remier document*
### DERNIER DOCUMENT
|  | Icône associée dans la barre d’outils. |
| -------------------------------- | -------------------------------------- |
Cliquer sur l’icône
*Dernier document*
### DOCUMENT PRECEDENT
|  | Icône associée dans la barre d’outils. |
| -------------------------------- | -------------------------------------- |
Cliquer sur l’icône
*Document précédent*
### DOCUMENT SUIVANT
|  | Icône associée dans la barre d’outils. |
| -------------------------------- | -------------------------------------- |
Cliquer sur l’icône
*Document suivant*
### ENVOI DANS LA CORBEILLE
|  | Icône associée dans la barre d’outils. |
| -------------------------------- | -------------------------------------- |
Cliquer sur l’icône
*Mettre le document à la corbeille*
*Sortir le document de la corbeille*
### RESTAURATION DU DOCUMENT
|  | Icône associée dans la barre d’outils. |
| -------------------------------- | -------------------------------------- |
Cliquer sur l’icône
*Restaurer*
### MODIFICATION DU DOCUMENT EN ANOMALIE
*Modifier les valeurs de champs*
|  | Icône associée dans la barre d’outils. |
| -------------------------------- | -------------------------------------- |
La section ouverte affiche, sous forme de tableau, la liste des champs d’indexation suivis de leur valeur.
Renseigner le(s) champ(s) obligatoire(s) avec des valeurs conformes aux exigences définies lors du paramétrage des champs d’indexation dans StarSafe Forms (module de configuration des champs d’indexation) puis, cliquer sur *Valider* pour fermer la section et déplacer le document modifié dans l’espace *Consultation*.
### FICHE D’IDENTITE D’UN DOCUMENT
*Informations sur le document*
|  | Icône associée dans la barre d’outils. |
| -------------------------------- | -------------------------------------- |
ouvre une section affichant la carte d’identité du document sous forme d’un tableau.
### CONTRÔLE DE L’INTEGRITE
Cliquer sur l’icône
*Vérifier l’intégrité du document*
|  | Icône associée dans la barre d’outils. |
| -------------------------------- | -------------------------------------- |
Un message est affiché vous apportant ou non la garantie que le document n’a pas été modifié volontairement ou involontairement depuis son archivage.
### FERMETURE DE LA PAGE
|  | Icône associée dans la barre d’outils. |
| -------------------------------- | -------------------------------------- |
Cliquer sur l’icône
*Fermer*
---
# Agent Instructions
This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com.
## Querying This Documentation
If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question.
Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter, and the optional `goal` query parameter:
```
GET https://documentation.efalia.com/documentations/efalia-compose/appic/utilisation/starsafe-3-module-consultation.md?ask=&goal=
```
`ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language.
`goal` is optional and describes the broader end goal you are ultimately trying to accomplish on behalf of the user. GitBook uses it to tailor the answer towards what is most useful for that goal.
The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.
Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.